新形勢下干部人事檔案管理的改革策略研究

劉艷珠 潘廣艷

（1.吉林省安圖縣干部信息管理中心，吉林 安圖 133600；2.吉林省安圖縣國土資源有償使用管理中心，吉林 安圖 133600）

干部人事檔案是根據(jù)黨的政策與組織，進(jìn)行干部培養(yǎng)、選拔、任用等所形成的一種記錄干部個人經(jīng)歷，政治思想，道德作風(fēng)以及履職能力，等等的部門，是貫徹黨的路線方針政策，為推進(jìn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)所服務(wù)，其工作的質(zhì)量直接關(guān)系到干部人事工作的質(zhì)量和效益，關(guān)系到黨的干部管理方針的具體落實和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理概述

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理的特點

第一，現(xiàn)實性。在調(diào)動與選拔任用干部人員的過程中，人力資源部門需要詳細(xì)地查閱檔案，了解干部人員的基本情況。因此，干部人事檔案的管理變得更加實用。第二，保密性。某些政府機(jī)關(guān)的干部人事檔案屬于機(jī)密文件。因此，管理層對人事檔案的管理也是高度保密的，需要有嚴(yán)格的保密制度來執(zhí)行這項任務(wù)。第三，動態(tài)性。眾所周知，政府機(jī)關(guān)或事業(yè)單位的行政職務(wù)和工作場所以及工作條件總是在變化的，因此，檔案信息也在不斷變化。在這種情況下，政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在管理執(zhí)行檔案的過程中，需要實現(xiàn)對人事檔案的及時更新動態(tài)管理，不僅僅是管理過去固定檔案的內(nèi)容，而是為政府機(jī)關(guān)或事業(yè)單位的發(fā)展提供更全面、更真實的人事檔案。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理的重要性

從整體經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的角度看，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要發(fā)揮公共服務(wù)職能，在全面推進(jìn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著非常重要的作用[1]。據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查，全國公務(wù)員約800萬人，事業(yè)單位從業(yè)人員約3000萬人，分布在經(jīng)濟(jì)、科技，文化、教育以及衛(wèi)生等多個領(lǐng)域，行政主體的管理是事業(yè)單位或整個事業(yè)單位發(fā)展的主體，對福利工作的發(fā)展和和諧社會的建設(shè)發(fā)揮了重要作用。干部人事檔案對管理層和員工都非常重要，包含個人的思想，經(jīng)歷，能力和業(yè)績，可以更客觀地展示干部的整體情況，也是對管理層和員工進(jìn)行考核評價過程中的重要參考內(nèi)容。因此，優(yōu)化管理和人事檔案管理方式，集中建設(shè)專業(yè)人才隊伍，對推進(jìn)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理具有重要作用。

二、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1.干部人事檔案管理制度未完善

首先，檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低。部分干部對檔案資料不夠重視，因此，檔案資料在某些收費過程中比較隨意。所以他們不按規(guī)定填寫信息，也導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確，在填寫“三齡”時，即填寫每個干部的出生日期，入黨時間，以及工作年齡。不一致的矛盾，涂鴉或筆跡更改等違規(guī)行為直接影響干部檔案信息的可靠性和完整性，給干部人事管理帶來隱患。此外，也極大地降低了文件組織的整體質(zhì)量。目前，許多機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)干部在文件分類和綁定方面存在諸多問題，導(dǎo)致文件審核和數(shù)據(jù)檢索出現(xiàn)諸多問題，使檔案資源使用效率進(jìn)一步惡化。檔案審核整體標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案審核是檔案管理的重要內(nèi)容，應(yīng)避免審核出現(xiàn)問題，例如相關(guān)資料收集不全，審核單位未加蓋公章，等等現(xiàn)象。

2.干部人事檔案利用率不高

干部人事檔案管理通?！昂窆疟〗瘛?，意思是很多舊資料已經(jīng)存檔，新資料補充晚，缺乏內(nèi)容。這反映了行政人員的個人信息和家庭管理的繁多，難以客觀且全面地反映出干部的實際情況。此外，干部人事檔案的整體利用效率較低。除了公務(wù)員，事業(yè)單位考試政審，職稱評審等外，很少參考到檔案內(nèi)容，即使是行政調(diào)動或晉升，也很少使用，更有某些單位直接跳過了查閱干部檔案的過程，使得干部人事檔案沒有得到充分科學(xué)的利用[2]。

3.干部人事檔案管理信息化水平不高

由于全球檔案管理者對信息管理的興趣相對較低，管理理念相對落后，管理方式?jīng)]有隨著時代的變化進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，政府機(jī)關(guān)或事業(yè)單位的檔案管理效率低下，無法實現(xiàn)信息共享。人力資源管理在干部變動過程中提供的整體檔案信息支持也非常少，檔案管理人員對干部人事檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展也不太重視。他們不熟悉當(dāng)前的檔案管理要求和特定條例，并且對人事檔案的具體要求和形式了解不多。另外，整個單位對檔案管理的信息化和創(chuàng)新發(fā)展不夠重視。這也是干部檔案管理水平低、效率低的重要原因。

4.檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

管理干部人事檔案看似簡單，但實際上是一項非常專業(yè)復(fù)雜的工作。檔案管理者除了專業(yè)培訓(xùn)外，還要在干部人事檔案的收集、分類、保管、使用等實踐中不斷總結(jié)，有效提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。然而，大多數(shù)干部人事檔案經(jīng)理不具備管理干部人事檔案的專業(yè)知識，檔案管理負(fù)責(zé)人不時變動，故未能落實推廣及指導(dǎo)。人事檔案管理部門很少組織系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理，并且適應(yīng)管理和人事檔案管理難度大，嚴(yán)重影響管理水平和人事檔案管理水平。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理的有效措施

1.提高檔案意識

為提高行政檔案管理效率，開創(chuàng)行政檔案管理新局面，必須強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識，認(rèn)識依法履行行政檔案管理任務(wù)的重要性。監(jiān)督審查的作用是嚴(yán)格執(zhí)行代理人檔案管理制度，實現(xiàn)代理人檔案管理的規(guī)范化、綜合化、系統(tǒng)化，干部人事檔案的價值在于反映管理的基本情況，反映人才的相關(guān)信息，為干部的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。對于新時代的干部檔案管理工作，需要加大宣傳力度，定期進(jìn)行干部檔案審查，以確保干部人事檔案的真實性和包容性。它不僅反映了干部的實際績效，也反映了干部成長和發(fā)展的方方面面[3]。

2.加強(qiáng)前期管理

干部人事檔案管理要樹立精細(xì)化理念，注重科學(xué)管理工作，塑造全面的干部人事檔案管理工作流程。一是通過加強(qiáng)干部人事檔案的動態(tài)管理，提高干部人事檔案管理的時效性，實現(xiàn)干部人事檔案管理的多元化，為干部人事檔案管理提供堅實的基礎(chǔ)。二要完善干部人事檔案信息分類，解決干部人事檔案信息不全問題，及時完善干部人事檔案管理制度，全面加強(qiáng)冗余管控工作，解決干部人事檔案問題解決應(yīng)從源頭管理。三是完善干部人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對干部人事檔案進(jìn)行審查，及時總結(jié)人事檔案管理中存在的主要問題。

3.更新技術(shù)設(shè)備

現(xiàn)代干部人事檔案管理需要構(gòu)建完善的人事檔案管理軟件系統(tǒng)，才能發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用。要加強(qiáng)安全防范管理體系建設(shè)，重視建立執(zhí)行人事檔案管理局域網(wǎng)，加強(qiáng)執(zhí)行檔案數(shù)據(jù)信息備份，有效防范干部人事檔案數(shù)據(jù)信息泄露的風(fēng)險。

4.開發(fā)服務(wù)平臺

新時代，干部人事檔案應(yīng)體現(xiàn)務(wù)實價值觀，構(gòu)建管理與服務(wù)并重，各方面廣泛完善的干部人事檔案管理平臺。一是著力加快干部人事檔案管理信息化建設(shè)，充分挖掘和利用各類數(shù)據(jù)信息，在綜合管理平臺上為各環(huán)節(jié)提供人事檔案服務(wù)。優(yōu)化以下干部人事檔案的訪問權(quán)限設(shè)置：在提升干部人事檔案服務(wù)便利性的同時，有效改善干部人事檔案管理封閉性。二是完善干部人事檔案的信息共享功能，維護(hù)干部資料信息更新的統(tǒng)一性，建立數(shù)據(jù)信息化、精準(zhǔn)化的干部人事檔案信息管理機(jī)制。

5.完善人事檔案管理制度

在當(dāng)今時代，對干部人事檔案管理的專業(yè)政策和操作要求非常高，如果設(shè)備的文件管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障，那么整個監(jiān)控系統(tǒng)將會出現(xiàn)問題，更會對文件管理的運行造成一定的影響，因此，評估篩選工作中存在問題的各種虛假舉報，將會直接影響到干部人事檔案的整體質(zhì)量，檔案評估的難度也會隨之增加，并直接影響人力資源的相關(guān)管理工作。因此，應(yīng)著力優(yōu)化干部人事的檔案管理制度，建立較為完善的審查報告體系，提高責(zé)任監(jiān)督的高質(zhì)量和有效性。

檔案管理者要重視資料審核，根據(jù)干部檔案管理的具體要求，設(shè)計明確的審核標(biāo)準(zhǔn)，確定具體的重點識別點，從整體上保證檔案運作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。在進(jìn)行識別和歸檔時，需要明確重點。例如，評估側(cè)重于干部檔案內(nèi)容的連續(xù)性和一致性，如晉升職位和教育背景。傳統(tǒng)的考核內(nèi)容往往是不充分的，必須要對干部人事檔案中的簡歷、個人問題報告、考察、考等等10類數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，及時發(fā)現(xiàn)紀(jì)律方面的缺陷，對工資、出國（境）等保值材料和其他可供參考的材料及時彌補遺漏。如果出現(xiàn)檔案范圍之外的材料，將對其進(jìn)行清理和適當(dāng)處理，對于填寫有誤、手續(xù)不完整的材料及時退回，并將文件進(jìn)行補充、更改和完善。

6.提高干部人事檔案的利用率

第一，需要通過向原始檔案添加一些真實信息來豐富干部人事檔案，例如家庭狀態(tài)、收入概況、近期表現(xiàn)、個人專業(yè)知識等。底第二，建立檔案管理和運用機(jī)制，增加執(zhí)行人事檔案的影響力，在執(zhí)行人員任免、晉升上崗、職務(wù)晉升等工作中充分參照執(zhí)行人事檔案。第三，還要創(chuàng)新檔案管理工作方式，搭建檔案信息平臺，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案利用水平，加強(qiáng)教育吸納人才，提高綜合素質(zhì)，并確保能夠勝任干部人事檔案的管理工作。第三，為了滿足組織和人事部門的需要，也滿足廣大群眾的實際需求，有必要建立檔案管理服務(wù)體系，擴(kuò)大檔案管理的適用范圍。

結(jié)語

隨著社會發(fā)展的需要，政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位必須提高其領(lǐng)導(dǎo)水平，不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理水平。首先，要認(rèn)真對待檔案管理，優(yōu)化制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，用最新的技術(shù)和方法來優(yōu)化檔案管理水平。其次，組織相關(guān)培訓(xùn)活動，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外，工作人員自身也應(yīng)密切注意歸檔材料的可靠性和正確性。最后，基于新的檔案管理理念的使用，使用最新的技術(shù)管理檔案，最大限度地提高整體檔案管理效率。