“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式研究

田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

“互聯(lián)網(wǎng)+”已逐步應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)部門，并實(shí)現(xiàn)了驚人的效果。而這本身就是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，特別是在管理職能部門的檔案方面。在信息化進(jìn)程的加快的影響下，工作單位電子文件的有效管理已成為檔案管理者的一個(gè)關(guān)鍵問題。對(duì)此，有關(guān)人員必須采取相應(yīng)的防范措施，充分利用，完善專業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行[1]。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的時(shí)代特征

1.檔案管理數(shù)據(jù)化工作復(fù)雜而且繁重

管理事業(yè)單位檔案時(shí)，由于檔案管理本身具有復(fù)雜性和工作繁重的特征，這就要求員工必須具備良好的管理能力和較高的綜合素質(zhì)。過去，大多數(shù)檔案都使用紙質(zhì)文件。當(dāng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)，員工的工作量會(huì)突然增加。此外，現(xiàn)代歸檔資源中的數(shù)據(jù)量不斷增加，到目前為止，歸檔管理人員還無法有效地組織歸檔和數(shù)據(jù)。所有這些情況都使工作人員的工作越來越繁重。

2.檔案管理信息化需要不斷更新

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理的信息管理模式不是靜態(tài)的，必須始終適應(yīng)技術(shù)的時(shí)代和發(fā)展。電子檔案管理模式的實(shí)施隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步出現(xiàn)難以突破的問題。此外，關(guān)于檔案管理的法令也不充分。我們進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后，歸檔的執(zhí)行方法要以高度的行政思維方式、法律、法規(guī)為基礎(chǔ)進(jìn)行改善，但是目前我國沒有針對(duì)性的法令。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的新要求

1.完整性要求

檔案管理包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、存儲(chǔ)、識(shí)別和統(tǒng)計(jì)應(yīng)用，現(xiàn)在的管理非常的復(fù)雜。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理必須逐步轉(zhuǎn)向復(fù)雜的管理，在過渡期間，檔案管理必須逐步升級(jí)和不斷變化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，社會(huì)信息數(shù)量激增。檔案與個(gè)人就業(yè)和職務(wù)評(píng)價(jià)密切相關(guān)?；谟?jì)算機(jī)的文件管理平臺(tái)可以經(jīng)濟(jì)高效地檢索文件信息，高效地存儲(chǔ)和組織數(shù)據(jù)信息。這項(xiàng)技術(shù)可以保證文件管理的完整性[2]。

2.檔案管理內(nèi)容多元化

檔案管理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響下，內(nèi)容越來越多樣化，通過在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，檔案得到了信息和數(shù)字化的發(fā)展。這使得用于檔案管理文件的磁盤變得更加豐富。單位檔案管理信息平臺(tái)的建立大大提高了檔案管理中數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)和查詢的操作效率，進(jìn)一步提高了檔案利用率。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.信息化管理水平較低，設(shè)備不齊全

信息化時(shí)代，隨著事業(yè)單位檔案管理中電子文件數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，掃描、縮略圖等先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，可為檔案管理工作提供極大的幫助。但從事件的實(shí)際發(fā)展情況可以看出，事業(yè)單位檔案管理信息化的傳播程度仍然較低，管理水平較低，而信息化管理仍被視為行動(dòng)中的口號(hào)。同時(shí)，在檔案建設(shè)工作中，有很多不符合要求，這種落后的管理模式無助于單位的長期發(fā)展。

2.風(fēng)險(xiǎn)性高

事業(yè)單位檔案管理信息化雖然有很多好處，但由于發(fā)展時(shí)間較短，仍然存在一些風(fēng)險(xiǎn)因素。例如，與紙張文件管理相比，信息管理會(huì)將員工檔案資料上傳到云端中，從而增加員工信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn)，從而對(duì)國家安全和經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生不利影響。同時(shí)，一些事業(yè)單位缺乏管理個(gè)人檔案安全的明確政策和規(guī)則，可能會(huì)導(dǎo)致人員電子信息被盜，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的正常運(yùn)作。

3.信息資源的利用效率低

檔案在事業(yè)單位中的作用非常之大。雖然不可能直接轉(zhuǎn)化為物質(zhì)財(cái)富，但實(shí)際上可以增加一個(gè)單位的價(jià)值，給它提供一些非常準(zhǔn)確和有用的信息，有助于其穩(wěn)定發(fā)展。此外，一些事業(yè)單位在管理檔案時(shí)更加注重檔案的收集和整理，但如果管理這些檔案，卻不知道如何使用。隨著時(shí)間的推移，檔案的使用效率將逐漸下降。

4.思想觀念、服務(wù)方式存在局限

由于我國事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐存在諸多制約因素，傳統(tǒng)的管理方式和概念一直被用來指導(dǎo)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理其檔案。在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中，沒有與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的后臺(tái)更有效的結(jié)合，現(xiàn)在也沒有真正的事業(yè)單位對(duì)檔案管理的思想觀念和服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化。從互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景來看，事業(yè)單位的檔案信息不能充分發(fā)揮其價(jià)值。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式的策略

1.加強(qiáng)信息化理念的宣傳

如今，生活的每一個(gè)方面都或多或少地與互聯(lián)網(wǎng)相連，但如何將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合還是一個(gè)新的問題。很多人以前從未接觸過這一點(diǎn)，認(rèn)為這些概念尚未形成真正的著陸行為。事實(shí)上，許多部門并不知道電子檔案文件可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行管理，通過軟件登記，并通過RFID技術(shù)進(jìn)行精確控制。要宣傳理念，讓大家知道我們目前正在使用信息來管理員工的個(gè)人檔案，這樣每位員工都知道信息在日常工作中的重要作用。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以更好、更安全地實(shí)現(xiàn)文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化，大大降低文件丟失或被篡改的可能性。這也是每個(gè)員工都希望看到的變化。傳統(tǒng)的個(gè)人事檔案管理跟不上時(shí)代的發(fā)展，要用現(xiàn)代技術(shù)來彌補(bǔ)現(xiàn)在的問題，提高檔案管理的規(guī)范性。

2.構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫，提高信息資源的利用效率

各事業(yè)單位檔案管理部門要深入了解“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，真正將互聯(lián)網(wǎng)融入檔案管理，為檔案信息管理提供更好的平臺(tái)。不斷加強(qiáng)軟硬件設(shè)計(jì)，整合各類信息資源，進(jìn)而構(gòu)建相對(duì)完善的組織結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新時(shí)，可以建立數(shù)據(jù)庫，隨著時(shí)間的推移和變化，必須相應(yīng)地更新數(shù)據(jù)庫，以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的更新。同時(shí)，也應(yīng)該堅(jiān)持適應(yīng)當(dāng)?shù)厍闆r的基本原則，在電腦中錄入紙質(zhì)檔案資料，管理者也應(yīng)該合理分類，然后建立適當(dāng)?shù)姆?wù)窗口，方便與有關(guān)人員查看。

3.構(gòu)建檔案信息體系，實(shí)現(xiàn)信息共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，各事業(yè)單位需要建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)，以促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，從而確保各事業(yè)單位有效開發(fā)和利用檔案資源信息，確保單位間的充分溝通和有效共享。各組織可以將機(jī)構(gòu)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫與各自實(shí)體聯(lián)系起來，從而促進(jìn)了檔案信息資源的高度交流。這不僅有助于有效減輕檔案管理人員的工作量，而且有助于控制檔案管理的實(shí)際運(yùn)營成本，從而全面提高檔案管理的效率。

4.打造數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控

在數(shù)據(jù)和檔案管理方面，員工需要準(zhǔn)確的信息，跟上時(shí)代步伐，積極地將數(shù)據(jù)集成到數(shù)據(jù)中心中，并創(chuàng)建良好的數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)。建立數(shù)據(jù)中心后，可以使用該中心處理政府?dāng)?shù)據(jù)和信息，提高工作效率，降低檔案管理成本，確保檔案和信息的安全檔案管理人員必須是數(shù)據(jù)中心的人才，并合理提高其工作能力，以確保數(shù)據(jù)價(jià)值的創(chuàng)造。

5.加強(qiáng)檔案信息安全管理工作

事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展的背景下，充分利用云計(jì)算技術(shù)不僅可以幫助檔案管理人員有效地增強(qiáng)檔案管理功能，而且可以避免單位內(nèi)部信息的丟失，從而導(dǎo)致在實(shí)施往來時(shí)出現(xiàn)潛在的安全威脅。檔案管理人員還應(yīng)能夠使用云計(jì)算軟件設(shè)置一些適當(dāng)?shù)臋?quán)限，并采取措施加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的機(jī)密性。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)安全管理的總體思路。為有效防止犯罪分子利用網(wǎng)絡(luò)工具從內(nèi)部檔案中竊取信息，檔案管理部門應(yīng)安裝具有安全屏障功能的防火墻，定期檢查內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全漏洞，消除所有潛在安全隱患，不斷確保內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)的安全，盡一切努力防止檔案數(shù)據(jù)泄漏。

6.事業(yè)單位檔案管理工作的思維轉(zhuǎn)變

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案管理必須積極改變工作思路，在思想發(fā)展中進(jìn)行實(shí)踐創(chuàng)新。作為檔案管理人員，需要不斷構(gòu)思檔案信息化的思路，了解如何利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地創(chuàng)建電子檔案，科學(xué)地整理每個(gè)檔案的信息，將其輸入檔案管理平臺(tái)，最終構(gòu)建健康的信息檔案數(shù)據(jù)庫。有效歸檔可實(shí)現(xiàn)政府事業(yè)單位檔案信息的統(tǒng)一管理，有效減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，并通過為各部門提供背景數(shù)據(jù)進(jìn)一步便利檔案信息的提取。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案工作的舊思維必須轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)服務(wù)的思想，科學(xué)地利用合適的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案信息檢索的總體準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，需要不斷分析歸檔數(shù)據(jù)的相關(guān)信息，充分利用數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，全面提高歸檔資源的利用效率。檔案管理部門還應(yīng)定期組織員工參加在線培訓(xùn)，使員工掌握更多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效地向網(wǎng)絡(luò)用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)容。簡(jiǎn)而言之，檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到協(xié)作思維，加強(qiáng)各部門之間的溝通與合作，按照其他部門的信息反饋提供準(zhǔn)確的在線檔案信息，并幫助各部門開展一切實(shí)際工作，以便能夠及時(shí)傳遞和充分應(yīng)用有關(guān)這些檔案的信息。

7.完善檔案信息反饋系統(tǒng)

檔案信息反饋是收集檔案信息資源開發(fā)、利用和分配的成果，然后調(diào)整和控制信息資源的新發(fā)展，提高發(fā)展工作的科學(xué)性。具體來說，可以在檔案開發(fā)人員和用戶之間通過互聯(lián)網(wǎng)建立一個(gè)通信平臺(tái)，使檔案開發(fā)人員能夠及時(shí)了解用戶的信息需求，使檔案的匯編和開發(fā)更具有針對(duì)性，并為建立檔案用戶數(shù)據(jù)的機(jī)制提供現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)。所謂按需搜索系統(tǒng)，是指根據(jù)該部門以前的內(nèi)部搜索偏好和習(xí)慣而定制的搜索處理系統(tǒng)。通過記錄審核的持續(xù)時(shí)間和檔案的次數(shù)，可以找到用戶在使用和搜索方面的喜好，并根據(jù)每個(gè)用戶的實(shí)際需要建立一個(gè)專門的信息存儲(chǔ)庫來實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。

結(jié)語

隨著對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行有效研究的新階段的發(fā)展，重點(diǎn)應(yīng)放在繼續(xù)改進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案安全管理的結(jié)合上面，以便有效地提高事業(yè)單位檔案管理的效率。作為一個(gè)檔案管理的工作人員，必須不斷提高工作意識(shí)，深化工作實(shí)踐，為事業(yè)單位順利發(fā)展檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。