信息時(shí)代的檔案電子化管理初探

劉曉宇

（白城市圖書館，吉林 白城 137000）

檔案管理需要與先進(jìn)的技術(shù)相結(jié)合，采取信息化的管理模式，這樣才有利于檔案管理的良性發(fā)展?，F(xiàn)如今，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)得到了極大的普及，開發(fā)了大量的檔案信息資源，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施也在快速的建設(shè)實(shí)施，互聯(lián)網(wǎng)上大量的檔案網(wǎng)站如雨后春筍般的出現(xiàn)。以往人工檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ剑酝敕忾]以及封閉式的管理模式，已經(jīng)演變?yōu)楝F(xiàn)階段的開放式管理，檔案館也具備了先進(jìn)的信息服務(wù)功能。所以需要對檔案信息電子化管理進(jìn)行更加深入的探索。

一、檔案信息電子化的概念界定

所謂檔案信息電子化，就是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來整理、篩選、歸納紙質(zhì)或機(jī)讀形式的檔案資料，進(jìn)行深層次的加工，使其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒亩挝墨I(xiàn)資料，便于人們的使用。構(gòu)建檔案信息電子化系統(tǒng)，需要運(yùn)用多項(xiàng)專業(yè)技術(shù)，多門學(xué)科的知識(shí)，各環(huán)節(jié)配套，各部門協(xié)作的方式來構(gòu)建，是一個(gè)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。新時(shí)代的到來使計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛普及，信息電子化、無紙化、辦公自動(dòng)化在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到了極為廣泛的應(yīng)用。以往的檔案管理模式也逐漸被摒棄，轉(zhuǎn)向了信息電子化的檔案管理模式，以往紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮游募问降臋n案，查閱方式也不再依賴于紙質(zhì)查閱，而是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、打印、復(fù)制、下載。電子檔案在大數(shù)據(jù)分析和管理過程中，可以實(shí)現(xiàn)快速的分析和查詢結(jié)果[1]。因此，在現(xiàn)如今檔案管理工作的發(fā)展過程中，檔案信息電子化是大勢所趨。

二、檔案信息電子化的重要作用

其一，能夠使計(jì)算機(jī)的作用得到充分發(fā)揮，提高設(shè)備利用率?，F(xiàn)階段，很多基層檔案館中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)過于簡單，功能十分單一，只能進(jìn)行文字打字貯存以及檔案的著錄，利用效率太低，導(dǎo)致大量的財(cái)力、人力、物力與精力被浪費(fèi)，導(dǎo)致這些信息化設(shè)備沒有做到物盡其用。其二，能夠使二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間得以縮短，使檔案信息的時(shí)效性得到提升。一般通過選題、選材、編輯、出版的形式來手工進(jìn)行信息加工，這種人為形式的工作周期過長，很容易出現(xiàn)信息失效的情況，對檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值帶來了負(fù)面影響。檔案信息電子化，可以使編者對機(jī)讀形式的文件進(jìn)行直接性的運(yùn)用，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息資料的加工，使二次文獻(xiàn)能夠快速出版。其三，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入多次產(chǎn)出。能夠使信息加工過程中的經(jīng)費(fèi)限制得到突破。人工進(jìn)行信息編研出版要花費(fèi)很多的經(jīng)費(fèi)，僅通過上級(jí)撥款很難使經(jīng)費(fèi)問題得到徹底解決，并且在解決的過程中也會(huì)產(chǎn)生一系列新的問題。

三、現(xiàn)階段檔案信息電子化管理中存在的問題

1.重開發(fā)輕利用

很多單位的檔案部門過于形式主義，只追求檔案館藏?cái)?shù)字化的量，并未深入分析館藏資源，數(shù)字化工作進(jìn)行的非常盲目，極大地浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，并且導(dǎo)致檔案信息資源建設(shè)過程中的精力被分散。信息數(shù)據(jù)的過量，會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)壓力，會(huì)對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)帶來負(fù)擔(dān)。此外，部分單位的檔案室在進(jìn)行信息資源開發(fā)的過程中，沒有選用優(yōu)質(zhì)的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，只是按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，對檔案室的信息整合與共享極為不利，不利于檔案信息資源的合理利用。

2.建設(shè)資金投入有限

網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施與信息基礎(chǔ)設(shè)施的配置，是開展檔案信息工作的重中之重。需要對信息資源開發(fā)過程中的信息存儲(chǔ)、信息共享以及信息安全等問題進(jìn)行綜合全面的考量，選用穩(wěn)定性與安全性較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與容量大的存儲(chǔ)設(shè)備。例如，模數(shù)化終端組合電器、服務(wù)器、縮微影響數(shù)字化設(shè)備、高速掃描儀、光盤庫、磁盤陣列、磁帶機(jī)等。這些設(shè)備售價(jià)較貴，往往需要花費(fèi)大量資金。很多單位在建設(shè)檔案信息化的過程中資金不足，難以購置這些信息基礎(chǔ)設(shè)施。因此，資金有限是阻礙檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的問題之一。

3.推廣的管理軟件品種過多

軟件產(chǎn)品如果種類太過繁多，對區(qū)域的統(tǒng)一培訓(xùn)管理十分不利，并且會(huì)對區(qū)域檔案信息共享與信息資源開發(fā)帶來極大阻礙?，F(xiàn)階段市場上較多的單機(jī)版的檔案管理軟件，價(jià)格十分低廉，能夠利用它們開展檔案管理工作。但是對以后的檔案信息化建設(shè)，無法有效適應(yīng)。特別是較早期的一些管理軟件，沒有和CA系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)互通的借口，缺乏網(wǎng)絡(luò)使用拓展功能。

4.檔案從業(yè)者信息化素質(zhì)偏低

由于部分檔案管理人員對電子信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠了解，導(dǎo)致檔案電子化管理技術(shù)還存在不少問題[2]。檔案從業(yè)人員雖然進(jìn)行了大量的關(guān)于檔案信息化的教育培訓(xùn)，有著較高的檔案信息意識(shí)，但是因?yàn)槿狈I(yè)技能與專業(yè)教育，在實(shí)際操作與技術(shù)基礎(chǔ)方面有很大的缺陷。很多檔案工作者對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用不夠熟練，這對檔案信息化工作的準(zhǔn)確性與有效性帶來了非常負(fù)面的影響。

四、優(yōu)化檔案信息電子化管理的幾點(diǎn)對策

1.提高信息化建設(shè)意識(shí)

在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，需要很多資金，并且見效周期較長。很多開展檔案管理工作的主管部門與領(lǐng)導(dǎo)以及大眾對檔案信息化建設(shè)缺乏深入的認(rèn)識(shí)，缺乏重視。這使得檔案館開展信息化建設(shè)的投入資金無法得到增加，所以需要開展大量的宣傳工作。例如，大力建設(shè)相關(guān)網(wǎng)站，構(gòu)建現(xiàn)行文件利用中心與愛國教育基地，使檔案資源數(shù)據(jù)的社會(huì)利用率得到大幅度提升，從而使檔案管理工作得到人們的重視，這樣才能使全民的檔案信息化意識(shí)得到大幅提升。只有徹底認(rèn)同了信息化建設(shè)，才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，才能有效爭取到大量的資金來開展基礎(chǔ)建設(shè)。

2.多途徑擴(kuò)大資金投入

檔案行政部門需要促進(jìn)政府提高檔案信息化建設(shè)的預(yù)算，將其列入到電子政府建設(shè)規(guī)劃與地方信息化來獲取大量的資金支持。檔案信息化建設(shè)所需的資金量較大，檔案館不僅要依靠政府，還需要拓展思路，擴(kuò)大資金投入范圍，對全社會(huì)進(jìn)行動(dòng)員，多元化地吸納資金，使檔案信息化工程得到良好的發(fā)展。比如，可以與電信部門進(jìn)行合作，得到在互聯(lián)網(wǎng)資源方面的優(yōu)惠或免費(fèi)政策，和跨區(qū)域的大型IT公司進(jìn)行合作，通過該公司的市場政策與形象開拓需求，獲得較優(yōu)惠的資源、技術(shù)與資金。

3.推廣規(guī)范化檔案管理軟件

大多數(shù)信息化產(chǎn)品都會(huì)隨著需求的改變而不斷更新淘汰，但是檔案管理軟件沒有這些特征。檔案管理軟件需要具備市場穩(wěn)定性，并且與地區(qū)的特點(diǎn)相適應(yīng)，能夠在實(shí)際工作的過程中持續(xù)升級(jí)。關(guān)于檔案管理軟件的功能，需要與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)相符，軟件的品牌并不重要。但是需要重視軟件和實(shí)際工作以及區(qū)域特點(diǎn)相融合。另外，在檔案館之中，因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)以及局域網(wǎng)都取得了極大發(fā)展，在選用檔案管理軟件時(shí)需要能夠與互聯(lián)網(wǎng)操作相適應(yīng)。很多地區(qū)的檔案館仍然選用單機(jī)版檔案管理客戶端，利用OA系統(tǒng)進(jìn)行電子政務(wù)信息的采集后，需要進(jìn)行管理歸檔，在單機(jī)版與OA間需要進(jìn)行數(shù)據(jù)接口的安裝?，F(xiàn)階段很多檔案館所應(yīng)用的管理軟件，沒有這種加裝數(shù)據(jù)接口的功能。因此，想要使電子文件歸檔與電子文件中心建設(shè)工作得到有效的實(shí)施，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件的普及與推廣。

4.注重檔案信息安全管理

在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的匯編以及檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往會(huì)牽涉到著作權(quán)等方面，需要保護(hù)著作人的合法權(quán)益，并且促使知識(shí)與信息的服務(wù)范圍。在開發(fā)檔案信息資源的過程中，往往會(huì)引發(fā)很多的信息安全隱患。因此，需要對檔案信息內(nèi)容的安全有高度重視。對于牽涉到個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密以及國家安全等方面的檔案，很多是單行、單頁、單份或者整卷機(jī)密文件，都需要進(jìn)行嚴(yán)格的保密。針對這類機(jī)密性文件，在外放的過程中必須高度警惕，在數(shù)字化的過程中也要格外重視其安全性。需要對數(shù)據(jù)庫與操作系統(tǒng)的安全性予以保障。對于那些安全級(jí)別很高的操作系統(tǒng)，需要異地備份或定期備份數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志進(jìn)行維護(hù)，實(shí)施非常嚴(yán)格的訪問控制與用戶身份鑒別等安全管理辦法，從而有效杜絕因?yàn)槿藶樵蛞约跋到y(tǒng)問題所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損壞。需要高度關(guān)注建設(shè)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理帶來很大便捷，檔案信息的共享化是非常復(fù)雜的工程，主要包括了安全措施、總體設(shè)計(jì)、查詢管理、設(shè)備選型、光盤備份、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案管理等工作，是一種軟件與硬件并存的系統(tǒng)。因此，需要構(gòu)建完善的檔案查詢系統(tǒng)，這樣才能使檔案管理安全管理效率得到大幅提升。在開展網(wǎng)絡(luò)查詢工作的過程中，使檔案能夠良好地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸。另外，還需要對電子檔案管理工作進(jìn)行卷內(nèi)目錄、操作目錄、檔案密級(jí)、系統(tǒng)環(huán)境等的細(xì)分管理，從而使檔案信息共享與檔案信息安全性得到大幅度提升。

5.強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在現(xiàn)如今的檔案管理工作中應(yīng)用十分廣泛，以往勞動(dòng)密集型的檔案管理工作，逐漸演變?yōu)榱爽F(xiàn)階段的知識(shí)密集型工作。因此，需要高技術(shù)、高水平的管理工作者來進(jìn)行，精確地管理那些有較強(qiáng)專業(yè)性的檔案，并且在提供檔案數(shù)據(jù)信息的過程中，需要和需求者的要求相符。針對部分檔案管理人才，給予高度注重，保證檔案管理工作能夠順利落實(shí)[3]。只有具備專業(yè)的技能與知識(shí)水平，才能有效地勝任這些工作。檔案管理部門需要運(yùn)用多元化的方式，對檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，使其深入的鉆研計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)，使檔案管理工作者的信息化管理水平得到大幅提升。這樣才能使以往傳統(tǒng)模式的檔案管理工作，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)階段的信息化管理模式。