電力工程檔案歸檔問(wèn)題分析及對(duì)策

程帆

摘要：在電力工程企業(yè)中，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理工作比較繁瑣而且工作量也很大，在實(shí)際工作中，如果可以有效地將檔案管理工作的效率提高，實(shí)現(xiàn)高效率以及高質(zhì)量的檔案管理功能，那么對(duì)電力工程企業(yè)的發(fā)展會(huì)有很大的幫助。目前，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)于電力工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，創(chuàng)新電力工程企業(yè)原有的基礎(chǔ)管理，運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念，以及信息化手段，對(duì)檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理，從而提高電力工程的工作效率。

關(guān)鍵詞：電力工程;檔案管理;問(wèn)題;措施

引言

檔案管理工作并不局限于某一領(lǐng)域，社會(huì)各界相關(guān)單位在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中都會(huì)涉及檔案管理工作，因此，檔案管理工作是促進(jìn)我國(guó)市場(chǎng)良性循環(huán)的重要環(huán)節(jié)。各單位在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中想要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保證其在當(dāng)今市場(chǎng)環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展，就必須結(jié)合實(shí)際情況不斷對(duì)傳統(tǒng)的管理方式以及運(yùn)行模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該充分重視檔案管理工作并充分發(fā)揮出檔案管理工作在單位發(fā)展過(guò)程當(dāng)中加強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展以及促進(jìn)其全面管理的作用。新時(shí)代下，除了各單位在實(shí)際發(fā)展過(guò)程當(dāng)中需要對(duì)管理模式和運(yùn)行模式進(jìn)行改革，檔案管理這一領(lǐng)域本身也需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其管理方式和模式進(jìn)行創(chuàng)新與改革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高其在單位運(yùn)行中的利用率。

1電力工程檔案管理的重要性

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作實(shí)施創(chuàng)新與改革成為必然的趨勢(shì)，沒(méi)有創(chuàng)新與改革的企業(yè)亦是沒(méi)有靈魂的，無(wú)法獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的，檔案管理工作是如此。伴隨著各種高科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。當(dāng)企業(yè)想要迅速獲得某一方面的檔案信息時(shí)，如果依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過(guò)手工查閱，耗時(shí)耗力且效率低，不能滿足用戶的需求。在信息化時(shí)代背景下，檔案信息資源的管理方式應(yīng)當(dāng)是創(chuàng)新式的、人性化和高效的。因此要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的創(chuàng)新，檔案工作者應(yīng)當(dāng)發(fā)揮創(chuàng)新精神，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限，實(shí)施創(chuàng)新的管理方式，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

2電力工程檔案歸檔問(wèn)題

2.1案信息化規(guī)劃落后

現(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)單位管理階層已經(jīng)意識(shí)到了在單位實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中引入信息化技術(shù)的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重點(diǎn)而對(duì)檔案信息的重視程度不足，因此，多數(shù)單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作未引進(jìn)相應(yīng)的信息化技術(shù)以及信息化設(shè)備，其檔案信息化規(guī)劃嚴(yán)重落后。

2.2管理意識(shí)不到位

在我國(guó)企業(yè)中，對(duì)檔案管理不夠重視的問(wèn)題仍然普遍存在，許多高層管理者還沒(méi)有完全樹(shù)立起“檔案效益”的意識(shí)，即好的檔案管理工作不是簡(jiǎn)單地將檔案作為陳設(shè)擺在那里，而是有其獨(dú)特的價(jià)值。但是在部分企業(yè)中，檔案管理人員的專業(yè)性參差不齊，這樣的企業(yè)檔案管理不可避免地會(huì)存在著較多的安全隱患，無(wú)法為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)應(yīng)有的價(jià)值。不準(zhǔn)確、不規(guī)范的企業(yè)檔案給企業(yè)的管理帶來(lái)了較多的問(wèn)題。

2.3檔案資料收集不全面

檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和瑣碎性，相關(guān)工作人員想要做好檔案管理首先需要做好檔案資料的收集。從現(xiàn)階段我國(guó)各單位的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)看，大中型規(guī)模的單位在運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中都會(huì)產(chǎn)生較多瑣碎的檔案信息，而由于相關(guān)工作人員的專業(yè)性不足或者是管理階層對(duì)其重視程度不足導(dǎo)致單位的檔案收集工作效率低下，這主要表現(xiàn)在一些仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)的單位內(nèi)，本身單位所涉及的檔案資料數(shù)量較大，種類較多，如果仍然采用傳統(tǒng)的人為采集的方式，很難保證檔案的全面性和精確性。

3電力工程檔案歸檔對(duì)策

3.1完善檔案管理的系統(tǒng)性

在電力工程的檔案管理工作中的系統(tǒng)性主要指對(duì)檔案管理工作實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于電力工程檔案在電力工程生產(chǎn)施工和運(yùn)行過(guò)程中具有很大的指導(dǎo)意義，所以要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理，這對(duì)施工人員在查閱檔案時(shí)起到了有利作用，通過(guò)及時(shí)記錄和查詢檔案管理文件，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理及施工中存在的問(wèn)題和缺陷，并且在后期評(píng)估和確定工程質(zhì)量時(shí)，可以通過(guò)有關(guān)檔案的記錄對(duì)此提出有效的改進(jìn)措施以及有針對(duì)性的建議，在查找檔案時(shí)因?yàn)闄n案的統(tǒng)一性能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提取所需案卷。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案系統(tǒng)還可以存檔不同工程類型的檔案并對(duì)檔案分類，從而使電力工程檔案管理系統(tǒng)化程度有進(jìn)一步的提升。只有采用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類整理歸檔，才能保證對(duì)電力工程中復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行有效的管理，才能更好地發(fā)揮其作用。

3.2完善檔案信息管理體系

加強(qiáng)信息化管理能夠有效保障檔案信息工作的發(fā)展。建立完善的信息管理系統(tǒng)是檔案管理順利推進(jìn)的保證。建立完整檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)部門合作和服務(wù)聯(lián)系，嚴(yán)格按照檔案信息化的法律條例，建立新的電子管理系統(tǒng)，并加強(qiáng)內(nèi)部的信息流動(dòng)服務(wù)。首先，注意建立和改進(jìn)檔案管理制度，以確保工作順利進(jìn)行。在信息管理系統(tǒng)的建立、歸檔服務(wù)方面，應(yīng)建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)制，并與其他信息管理法律法規(guī)相結(jié)合，確保檔案管理政策的全方位落實(shí)。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)各部門之間的合作，建立各部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，積極響應(yīng)電子檔案管理的新形勢(shì)。

3.3加快檔案信息化管理步伐

在電力工程企業(yè)檔案管理中實(shí)施信息化建設(shè)，可以提高工作的效率，并且可以更加方便、快捷地查詢檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)可以對(duì)通過(guò)權(quán)限調(diào)閱檔案信息，突破了時(shí)間和空間的限制，使工程建設(shè)管理和決策更加高效。電力企業(yè)應(yīng)加快檔案信息化管理的步伐，只有這樣才能做到與時(shí)俱進(jìn)。在施工過(guò)程中，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案和電子文件，且有關(guān)檔案管理人員要及時(shí)收集這些信息，并確保電子文檔的完整以準(zhǔn)確，根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案實(shí)施分類歸檔，并且將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化或者掃描成電子文檔統(tǒng)一管理，既保證了檔案信息的完整性，又提高了檢索和利用效率，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了部門間檔案資源共享，促進(jìn)了部門間的合作，使企業(yè)各項(xiàng)工作都能夠順利開(kāi)展。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在保證單位內(nèi)部檔案管理工作已成規(guī)模的前提下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員相關(guān)能力的重視程度，提高對(duì)檔案管理領(lǐng)域的經(jīng)費(fèi)劃分比例，可以由管理階層定期組織交流會(huì)的方式加強(qiáng)各部門之間的溝通，通過(guò)對(duì)內(nèi)引進(jìn)與對(duì)外學(xué)習(xí)雙管齊下的方式，提升相關(guān)工作人員的專業(yè)能力和實(shí)際操作水平，擴(kuò)大檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍并提升管理人員整體能力，將檔案管理人員的工作能力與其績(jī)效進(jìn)行掛鉤，通過(guò)相應(yīng)措施連接個(gè)人利益與單位利益，帶動(dòng)檔案管理工作人員的自主學(xué)習(xí)意識(shí)和管理創(chuàng)新意識(shí)。在對(duì)檔案管理工作人員綜合實(shí)力的提升上，需要管理階層結(jié)合實(shí)際情況針對(duì)單位內(nèi)部各崗位的特點(diǎn)，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，充分發(fā)揮出培訓(xùn)的作用。

結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化時(shí)代，檔案信息是一項(xiàng)非常重要的資源，無(wú)論是對(duì)于國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，還是對(duì)于企業(yè)獲取核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有強(qiáng)有力的推動(dòng)作用。檔案管理人員應(yīng)不斷努力，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新與改革，在不久的將來(lái)一定會(huì)呈現(xiàn)出檔案管理方式的一種全新局面。

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