大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與數(shù)字化建設(shè)思考

額定其其格

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理部門需要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式和理念，加快構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，更好地發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值和作用，充分挖掘檔案信息背后的價(jià)值，確保檔案管理工作的有效開展，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與完善。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各類數(shù)據(jù)、信息呈現(xiàn)爆炸性的增長，用傳統(tǒng)的方法很難對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的分析、整理，于是就出現(xiàn)了大數(shù)據(jù)。利用大數(shù)據(jù)可以不斷優(yōu)化企業(yè)的經(jīng)營過程，提高企業(yè)的決策與分析能力，同時(shí)也可以通過新的理論模式來儲(chǔ)存和使用各種不同的信息。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、功能多、數(shù)據(jù)類型豐富、數(shù)據(jù)傳送速度快等顯著特征。充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，是實(shí)現(xiàn)檔案管理及數(shù)字化建設(shè)信息化的一種重要手段，也是提升檔案管理數(shù)字化水平的必然選擇。

1淺析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1檔案管理的觀念與方法陳舊

目前，依舊有部分檔案管理人員未對(duì)檔案工作的重要性形成正確認(rèn)識(shí)，而且缺乏對(duì)數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值與內(nèi)涵的全面了解，不利于檔案管理和數(shù)字化建設(shè)的有效開展。由于傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容屬于日常管理工作的一部分，因此工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案比較依賴，在其看來網(wǎng)絡(luò)以及電子檔案存在著不安全性，在這一觀念的影響下，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的開展。

1.2檔案管理工作缺少總體計(jì)劃

目前由于一些檔案管理部門缺乏整體的規(guī)劃和部署，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)受到一些阻礙，缺乏對(duì)整體目標(biāo)的細(xì)化，未將具體的工作部署落到實(shí)處，建設(shè)過程中盲目引入與本單位發(fā)展現(xiàn)狀不相匹配的檔案管理體系，或是沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行集成化的處理，導(dǎo)致在檔案管理過程中存在不少問題。比如所購置的管理信息系統(tǒng)與現(xiàn)有的信息管理技術(shù)不相匹配或是無法兼容，不僅會(huì)導(dǎo)致信息處理效率較低，還會(huì)造成資源的浪費(fèi)，影響檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

1.3信息安全未得到保證

當(dāng)前我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題之一是缺少統(tǒng)一的規(guī)范，使其無法保證信息的安全。檔案的保存和使用是檔案從建立到歸檔的全過程，涉及到大量的珍貴資料和保密資料，因而要確保檔案的安全。

1.4檔案數(shù)字化管理的輔助設(shè)備不健全

盡管目前從大的環(huán)境來看，檔案管理職能部門都提升了對(duì)數(shù)據(jù)化檔案建設(shè)的重視程度，可是對(duì)一些基礎(chǔ)比較薄弱的部門而言，尚無足夠的資本投入到檔案數(shù)字化建設(shè)中，也缺乏對(duì)相關(guān)技術(shù)以及人才的引進(jìn)。而要想建立科學(xué)高效的檔案信息數(shù)據(jù)庫，就必須借助于計(jì)算機(jī)服務(wù)器和其他相關(guān)技術(shù)設(shè)備的支持，因此要想真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)，就必須要加強(qiáng)軟件與硬件的雙重配合，這相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言就需要投入更多的人力、物力和財(cái)力，并且需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期的優(yōu)化和完善，這對(duì)于那些級(jí)別相對(duì)較低或者技術(shù)薄弱的檔案管理部門來說，其生存與發(fā)展都面臨著挑戰(zhàn)，自然沒有更多的精力投入資本去進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

1.5檔案管理人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案信息化管理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)均提出了更高的要求，但由于信息化能力的欠缺，致使其難以有效勝任數(shù)字化建設(shè)工作。更因長期受到傳統(tǒng)檔案管理方式和理念的影響，大多檔案管理人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和了解，因而難以有效勝任檔案管理信息化建設(shè)的具體工作。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理與數(shù)字建筑的優(yōu)化

2.1拓展檔案的內(nèi)涵

由于大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案管理提出了更高的要求，因此需要檔案管理部門優(yōu)化和完善檔案管理方式，對(duì)其內(nèi)涵予以延伸，從而提出新的管理辦法。比如對(duì)事業(yè)單位而言，在構(gòu)建數(shù)字檔案管理的過程中可以將有實(shí)際價(jià)值的相關(guān)信息記錄也視為檔案，因?yàn)閱挝幻繒r(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生大量新的數(shù)據(jù)信息，需要將其收集到計(jì)算機(jī)中并進(jìn)行保存，以便于在需要之時(shí)可以有效訪問和查找相關(guān)信息。這些都是人工所無法完成的，因此需要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等信息處理手段和方式，同時(shí)也需要檔案管理人員提升技術(shù)手段和認(rèn)知水平，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地歸類。

2.2制定檔案系統(tǒng)，完善歸類工作

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要前提就是信息的收集分析和整理，而傳統(tǒng)的人工手段難以對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理，因此必須要借助現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持，形成完整的檔案管理鏈條，用科學(xué)化的管理方式對(duì)檔案管理各個(gè)流程和環(huán)節(jié)中的信息與數(shù)據(jù)予以有效把控，對(duì)關(guān)鍵信息和核心數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)密保管，這就離不開對(duì)檔案體系的合理優(yōu)化，并做好檔案信息的精準(zhǔn)分類，從技術(shù)層面為檔案管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3拓展利用檔案的途徑

要想充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，就要全面開拓檔案的使用渠道，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。檔案管理人員要改變傳統(tǒng)被動(dòng)的管理方式和理念，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的作用，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效傳遞，構(gòu)建新的檔案管理體系，并且在交互文件以及信息端口等方面進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，以此增強(qiáng)檔案管理的實(shí)用性，同時(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和有效性，更好地滿足新時(shí)代背景下廣大用戶對(duì)檔案管理的實(shí)際需求。

2.4增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)

檔案數(shù)字化管理與體系建設(shè)的前提就是要對(duì)檔案信息進(jìn)行有效地收集、整理和分析、儲(chǔ)存，因而需要對(duì)軟件和硬件進(jìn)行有效運(yùn)用，對(duì)相關(guān)設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、大型高速交換器等信息處理設(shè)備熟練地掌握和使用，同時(shí)對(duì)檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行定期優(yōu)化，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這就需要全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)相關(guān)軟硬件設(shè)備進(jìn)行全面地了解與學(xué)習(xí)，從而為檔案管理數(shù)字化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

3結(jié)束語

綜上述，在信息化和信息化的飛速發(fā)展中，我國已邁入了一個(gè)新的時(shí)代，在這一新的形勢下，檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必須不斷深化，不斷創(chuàng)新，更好適應(yīng)新時(shí)代背景下的檔案管理工作。

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