事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理分析

陳勝丹

摘要：近些年，在我國高速發(fā)展的背景下，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展將人們帶到了信息化時(shí)代。傳統(tǒng)的人事檔案基本上是以紙質(zhì)的形式存在的，檔案一旦發(fā)生變更，就要重新打印一份檔案。這樣不僅耗費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)紙張，整個事業(yè)單位的工作效率也會大幅度下降。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，朝著信息化管理的方向積極做出轉(zhuǎn)變，這樣人事檔案管理工作才能夠在事業(yè)單位管理中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;電子信息化;管理

引言

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，對事業(yè)單位的協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生至關(guān)重要的作用。隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化管理已經(jīng)逐步深入各個單位。新中國成立以來，信息化技術(shù)不斷發(fā)展，人事檔案管理工作得到了轉(zhuǎn)型升級，特別是針對事業(yè)單位，檔案管理是基礎(chǔ)性的工作，切實(shí)有效做好該項(xiàng)工作，能夠使其人事管理效率和各項(xiàng)管理工作取得更大的發(fā)展。

1事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理的價(jià)值

1.1讓檔案管理更為規(guī)范化

在以往的、老式的檔案管理工作中，由于大部分的檔案數(shù)據(jù)、信息都需要工作人員來填寫和錄入，但是工作人員之間的個體差異比較大，不同部門的工作人員在填寫、審核檔案數(shù)據(jù)信息的時(shí)候，存在一定的差異性，最終會影響檔案數(shù)據(jù)信息中整體的內(nèi)容和格式，無法保證檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容、格式的規(guī)范化。由此，單位要借助于信息化手段來開展檔案管理工作，能夠讓檔案管理更為規(guī)范，方便檔案信息、資源的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息、資源及時(shí)共享。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)、管理中，通過專人專崗的形式，讓檔案管理更為規(guī)范化、系統(tǒng)化。

1.2有利于促進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革不斷深入

事業(yè)單位在發(fā)展過程中會面臨人員流動頻繁的情況，而事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理能夠有效地促進(jìn)事業(yè)單位人事制度的不斷改革，能夠有效地解決一系列的招聘問題。比如，事業(yè)單位在招聘相關(guān)工作人員的時(shí)候，他們通過信息化電子檔案進(jìn)行篩選，所選擇的范圍更為廣闊，能夠挑選更為精準(zhǔn)的人才。通過這種方式選擇的人才，能夠給事業(yè)單位帶來巨大的效益，進(jìn)而深入地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事制度的改革。

2事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理的方法

2.1強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

只有做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，才能夠?yàn)闄n案信息化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案室通常是事業(yè)單位中的重要行政部門，在具體的檔案信息化建設(shè)、管理之中，要及時(shí)更新或置換老舊的設(shè)施設(shè)備，更換已經(jīng)有損壞、使用不便的資料庫架，可以使用滿足檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的帶鎖資料架，把一些涉密載體放置在帶密碼鎖的文件柜之中。在檔案信息化建設(shè)中，要安置通風(fēng)設(shè)備，配置專業(yè)的電子溫濕度檢測儀，以此來探測到檔案室中的溫度、濕度情況，確保檔案室的溫度濕度滿足檔案管理的需求。同時(shí)，相關(guān)部門一定要結(jié)合自身的發(fā)展需求、業(yè)務(wù)需求，設(shè)定相符的檔案信息化建設(shè)與管理系統(tǒng)平臺，以此來滿足長期檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)需求。在檔案信息化管理系統(tǒng)平臺之中，一定要檢測系統(tǒng)中的存儲功能、計(jì)算功能、負(fù)載功能，注重檔案信息化管理系統(tǒng)平臺的日常維護(hù)，讓系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行下去。

事業(yè)單位要保證檔案存儲格式與拓展接口之間的兼容性，結(jié)合用戶、管理人員實(shí)際需求，對當(dāng)前的系統(tǒng)平臺進(jìn)行更新與優(yōu)化，為之后的信息轉(zhuǎn)移、存儲工作奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，在事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要重視軟件、硬件管理，提升其安全性、利用率，對管理人員展開知識培訓(xùn)、知識學(xué)習(xí)活動，必要時(shí)要聘請專業(yè)的檔案信息化管理人員，引入相關(guān)的密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。

2.2提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

新形勢下對檔案管理工作人員的要求較高，因此，人事檔案管理工作人員一定要有較高的綜合素養(yǎng)。在日常工作中要不斷對事業(yè)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、職業(yè)道德、數(shù)據(jù)保密性等方面的培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。檔案員要注重?cái)?shù)據(jù)庫本身的安全和機(jī)讀目錄的保密，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)涉密網(wǎng)絡(luò)信息保密工作的法律法規(guī)，嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)磁盤等載體，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全意識，做好物理隔絕，建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系。建立一支專業(yè)素質(zhì)扎實(shí)，思想覺悟高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的干部人事檔案工作隊(duì)伍，為檔案管理工作的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

2.3采取多元化管理模式和手段

傳統(tǒng)的人事檔案管理通常是以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行，從上文可以得知，紙質(zhì)檔案管理其實(shí)是存在諸多問題的，不僅不容易長時(shí)間保存，占據(jù)的空間大，還極容易損毀，在調(diào)查和查找的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也極其低下。所以在展開電子信息化檔案管理的時(shí)候，要采取多元化的管理模式和手段。相關(guān)工作人員要充分利用一切可以利用的資源，最大限度地建立起更加完備的電子信息化人事檔案。比如針對于檔案的查找，工作人員在錄入人事檔案系統(tǒng)的時(shí)候，就應(yīng)該將“身份證號碼”作為重要的檢索信息，將其劃分成一個“檢索源”，其他的檔案信息在后面依次補(bǔ)充，這樣就能夠方便后續(xù)的查找與應(yīng)用。又比如，在針對于人事檔案信息的共享方面，事業(yè)單位之間可以建立一個“云檔案”平臺，單獨(dú)設(shè)置密碼，要一定級別的人員才能夠打開“云檔案”平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣既可以避免人事檔案信息的泄露，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

2.4確立人事檔案信息化管理晉升機(jī)制

在事業(yè)單位中，對于習(xí)慣以往紙質(zhì)人事存檔的老員工來說，可能存在年齡較大，對新時(shí)代的信息化知識學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，且學(xué)習(xí)意識不高，不愿與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)新的人事檔案管理知識，這種情況普遍存在各個事業(yè)單位。但是，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的信息時(shí)代，逐漸在日常工作中植入信息化技術(shù)且進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，是每個事業(yè)單位以及每位職工必須了解的，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)行人事檔案信息化管理已是必然趨勢。因此，這就要求事業(yè)單位采取措施，讓事業(yè)單位職工充分了解到信息化的優(yōu)勢所在，鼓勵信息化管理工作，并確立相應(yīng)的晉升機(jī)制，以培養(yǎng)出更多符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)和高技能的優(yōu)秀人才，提高事業(yè)單位職工的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平，從而提高人事檔案信息化管理的工作效率和質(zhì)量。

2.5嚴(yán)格執(zhí)行當(dāng)前的檔案管理制度

在進(jìn)行檔案管理工作過程中，首先要要求工作人員熟知當(dāng)前國家的檔案管理制度。目前《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《檔案法實(shí)施辦法》等國家檔案管理的政策法規(guī)對機(jī)構(gòu)合并、裁撤過程中檔案管理工作作出了明確的規(guī)定。因而在實(shí)際工作過程中，需對工作人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，讓其在一定程度上了解檔案管理工作的具體流程和實(shí)施方法，有助于后續(xù)的檔案管理工作順利開展，也能夠促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。相關(guān)機(jī)關(guān)裁撤合并的情況下的檔案管理在《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中有明確的規(guī)定，要求其檔案必須向主管單位和有關(guān)的檔案館進(jìn)行移交，從而避免了該過程中可能出現(xiàn)的檔案歸屬不明確的問題。

結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)該不斷發(fā)展和提升，要契合信息化時(shí)代的特色，讓整個管理工作能夠朝著電子信息化的方向發(fā)展。這樣既可以提高人事檔案管理工作的效率，發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值和作用;也能夠保證人事檔案的安全性，可以讓其更為長久的保存;還能夠?qū)崿F(xiàn)云共享，從整體上提高事業(yè)單位的工作效率。

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