基于RFID的醫(yī)院智能檔案管理系統(tǒng)建議

黃辛卉

（福建中醫(yī)藥大學附屬康復醫(yī)院，福建 福州 350003）

醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院在行政管理、醫(yī)學研究、病歷資料等運行過程與結(jié)果，是醫(yī)院的最基礎的信息資源，也是醫(yī)院管理工作中不可或缺的寶貴資料。然而，過于刻板的檔案管理措施，是無法充分調(diào)動資源去提升醫(yī)院的管理水平，推動醫(yī)院的健康發(fā)展。

為了適應新時代下社會的經(jīng)濟發(fā)展，持續(xù)提高檔案利用效率，切實縮短人力成本，加快檔案管理向自動化、智能化方向發(fā)展至關(guān)重要。本文將分別從醫(yī)院檔案管理的重要性、主流檔案管理技術(shù)以及RFID技術(shù)的應用，逐步深入，探討智能化檔案管理系統(tǒng)的設計思路與應用在檔案柜的可行性。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的重要憑證，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證[1]。不僅如此，醫(yī)院檔案記錄的內(nèi)容可全面、客觀地反映醫(yī)院發(fā)展歷程中各個時期、各個階段背景下的重大事件、工作及人物，有助于推進醫(yī)院的深化改革，提升醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量水平，在醫(yī)院制定決策、執(zhí)行計劃以及開展各項協(xié)調(diào)事務等工作中扮演著十分關(guān)鍵的角色，是不可或缺的重要資料。同時，隨著社會的進步，檔案管理也逐步為各大醫(yī)院重視。此時如何結(jié)合新時期醫(yī)院的實際特征，探索醫(yī)院檔案管理的新理念、新方法是醫(yī)院管理人員所需要達成的一項能力要求，筆者認為RFID技術(shù)是被低估地可以促進檔案信息智能化建設的重要工具，RFID 技術(shù)還有許許多多可以與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合的地方，然而在查閱近幾年的文獻資料過程中，發(fā)現(xiàn)關(guān)于此類技術(shù)的研究少之又少。

2 主流檔案管理系統(tǒng)中運用關(guān)鍵的技術(shù)

然而，傳統(tǒng)的檔案庫房管理已不能適應新時代的發(fā)展需要，作為檔案管理人員，該如何在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，尋求技術(shù)幫助，全力推進檔案管理系統(tǒng)自動化、智能化？我在應用RFID技術(shù)（射頻識別技術(shù)）的主流檔案柜上看到了曙光，應用RFID技術(shù)可以通過閱讀器與標簽之間的非接觸式數(shù)據(jù)通信進行識別，提升檔案庫房的科學化管理程度，可以實現(xiàn)自動分揀、排序的功能（就如同快遞運輸一樣），還可以提升歸檔編目的自動查重的精度和速度，進而有效地提升檔案工作效率。

1）RFID技術(shù)加快智能檔案柜讀取與管理效率。物聯(lián)網(wǎng)概念科普，物聯(lián)網(wǎng)指的是利用感知技術(shù)以及采集技術(shù)等提取到外部環(huán)境中的特定信息，然后將采集到的信息傳輸?shù)教幚砥髦羞M行處理和分析，根據(jù)處理后的結(jié)果做出對應的響應，其具有明顯的智能化特征，使得各種類型的設備通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡進行連接，便于進行管理和操作[2]。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展中最核心的技術(shù)就是無線射頻技術(shù)、無線傳感器網(wǎng)絡，其中常用的無線射頻技術(shù)主要是RFID技術(shù)，該技術(shù)作為一種高可靠的通信技術(shù)引發(fā)了較大的關(guān)注，RFID技術(shù)是通過無線電波實現(xiàn)讀寫及識別標記，從結(jié)構(gòu)上來看，其主要包括電子標簽和閱讀器，它在檔案管理的應用中，能夠識別物體信息通過讀取寫入RFID標簽的數(shù)據(jù)實現(xiàn)快速入庫檔案，并就實際儲位情況快速調(diào)整，提高管理效率與質(zhì)量[3]。RFID系統(tǒng)總體劃分為讀寫器、電子標簽、主機以及天線等部分，運用RFID技術(shù)構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)需要增設相應的讀寫與接收設備。在檔案盒貼上電子標簽，實現(xiàn)終端的管理。在檔案室設置主機及天線等各個部分，在成功建立通信之后（即實現(xiàn)了信息的傳輸功能），由此可以完成檔案信息的感知、處理。同時，包括了檔案信息以及外部環(huán)境信息等。檔案管理系統(tǒng)具體的功能架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)

2）分級權(quán)限技術(shù)方便檔案錄入兼顧檔案信息安全。當前主流的檔案管理系統(tǒng)通常會采用權(quán)限分級進行管理，方便向不同等級用戶提供不同的權(quán)限操作。這一功能的實現(xiàn)只要需要在每件檔案盒上貼上RFID標簽，用以明確物品的位置信息，檔案管理人員就能夠通過模糊查詢、精準查詢等檢索方式查詢、輸入檔案柜號將柜門打開，獲得檔案資料所在的位置，實現(xiàn)對檔案資料的自動識別及自動存取。其中，精準查詢功能能夠?qū)z索到的檔案柜號發(fā)送到打開輸入?yún)^(qū)域，檔案管理人員要想取走檢索的檔案資料，只需要點擊打開按鈕。此外，主流的檔案管理系統(tǒng)還應配備人臉識別功能，通過人臉識別系統(tǒng)獲得相應權(quán)限[4]。

另外，增設具有自動報警功能的監(jiān)控設備，能大大提升了智能檔案柜自動化的安全性。

3 基于RFID的檔案管理系統(tǒng)升級優(yōu)勢

如今，已有許許多多檔案館開始運用自動化輔助的手段進行信息管理工作,并設計了符合自身需求的管理系統(tǒng)。事實證明，利用RFID技術(shù)的優(yōu)勢構(gòu)筑的檔案管理系統(tǒng)促進了傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)采集向信息的自動采集的轉(zhuǎn)變，節(jié)約了大量人力成本。

1）數(shù)據(jù)比對實現(xiàn)在歸檔過程中，檔案自動查重。通過RFID技術(shù)對往年未完結(jié)事件添加標簽，在新檔案編碼的過程中對標簽事件進行提取組合，有效避免因檔案管理人員變化而導致檔案順序紊亂，利用不及時等問題，并有利于檔案信息進行二次文獻利用。

為實現(xiàn)檔案柜即時自動查重功能，同時避免花費過多的成本進行系統(tǒng)更換，可以從硬件、數(shù)據(jù)庫以及軟件功能三個部分分別對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化。其中，硬件部分就是在原硬件設備的基礎上，為RFID技術(shù)的運行提供硬件支持，在此次檔案編目自動查重的硬件系統(tǒng)中需要安裝的硬件設備包括RFID讀寫標簽、檔案盒閱讀器以及網(wǎng)絡通信設備，將網(wǎng)絡通信設備安裝在檔案室內(nèi)，形成醫(yī)院檔案管理內(nèi)部的局域網(wǎng)絡，并將書架、傳感器、RFID讀寫標簽以及書籍閱讀器等設備接入到網(wǎng)絡環(huán)境當中，實現(xiàn)檔案編目數(shù)據(jù)信息的實時調(diào)取與傳輸；然后，通過與數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的比對，計算出同類事件，在軟件上增設合并功能，對同一事件不同歸口問題進行組合歸檔。

2）檔案柜搭載智能檔案管理系統(tǒng)，庫房安全可視化。伴隨網(wǎng)絡環(huán)境下黑科技術(shù)的日趨成熟，發(fā)展電子檔案的同時亦要兼顧實體檔案的建設。RFID技術(shù)在智能化檔案柜中的應用是推進檔案室高效管理進程的重要手段，也是針對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行改革的可靠方 法[5]。因此，針對基于RFID技術(shù)的智能檔案柜的研究可以大幅度提高管理效率，完成傳統(tǒng)方法所不能完成的任務。

通過升級檔案柜，利用RFID技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)搭建智能庫房模塊，由計算機來處理檔案信息，生成可視化檔案存儲的文檔平面圖，將檔案柜中所存儲的檔案文件的位置、內(nèi)容等信息進行可視化展示[6]。檔案管理人員則可以隨時隨地（遠程）監(jiān)控檔案室情況，確保庫房安全；其次，通過操作智能檔案柜控制屏幕，輸入關(guān)鍵詞查詢，檔案管理人員權(quán)限下點選打開對應檔案柜，能更快地處理借閱需求，且借閱與歸還過程均需經(jīng)過掃碼識別檔案編碼，生成相應借閱記錄，此舉確保了檔案實體的完整、準確和可追溯，實現(xiàn)對文檔的快速查詢及有效管理，減輕了工作量，提高了工作效率。特殊情況下，檔案管理人員還可以通過機械鎖打開柜門等應急方式對檔案直接管理。最后，集成的智能化檔案柜還可以直接導出利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)，自動生成醫(yī)院歷年重大事件、重要工作及主要人物的時刻表方便檢索與獲取檔案。

檔案的管理雖無直接作用卻亦與醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)?？偠灾?，為了發(fā)揮醫(yī)院檔案的有效作用，應全面提高信息化技術(shù)水平，推動醫(yī)院檔案電子化建設，提供更加優(yōu)質(zhì)、便利的檔案服務。