巧施妙招快速整理工作表為A4樣式

俞木發(fā)

對(duì)于超過(guò)A4頁(yè)面的文檔，如果需要將內(nèi)容打印在一張A4紙上，我們可以先在Excel中依次切換到“視圖→頁(yè)面布局”，然后再切換到“視圖→普通”，這樣在當(dāng)前頁(yè)面就會(huì)使用虛線顯示A4紙的范圍，可以看到文檔的右側(cè)超出A4范圍（圖1）。

如果要在一張A4紙上打印上述文檔，切換到打印預(yù)覽窗口后在“設(shè)置”欄的下方選擇“將工作表調(diào)整為一頁(yè)”，這樣就可以將文檔縮為符合A 4 紙打印的樣式了。不過(guò)需要注意的是，這里對(duì)文檔進(jìn)行縮放，A5、A6列的內(nèi)容（即戶口所在地和常年居住地址）變成堆疊在一起無(wú)法完全顯示，因此我們還要進(jìn)行再次調(diào)整（圖2）。

因?yàn)樗泄ぷ鞅淼慕Y(jié)構(gòu)都是一樣的，所以為了調(diào)整的方便，可以錄制一個(gè)宏（設(shè)置快捷鍵為“Ct rl +W”），宏的內(nèi)容是調(diào)整A列的列寬到合適的位置，使得打印預(yù)覽后可以完全顯示單元格的內(nèi)容。然后將宏保存到“個(gè)人宏工作簿”，這樣打開(kāi)其他的文檔后，按下“Ctrl+W”即可實(shí)現(xiàn)批量調(diào)整，完成調(diào)整后再進(jìn)行打印即可打印在一張A4紙上了（圖3）。

上面的操作僅是在打印時(shí)進(jìn)行縮放操作，如果需要批量將文檔轉(zhuǎn)換為A4樣式顯示，那么我們可以借助VBA腳本實(shí)現(xiàn)。先將所有需要調(diào)整的文件全部放置在一個(gè)目錄下，打開(kāi)其中的任意一個(gè)文檔，同上使用錄制宏（假設(shè)宏名為“aa”）的方法對(duì)文檔的列寬進(jìn)行調(diào)整，使得文檔內(nèi)容正好顯示在A4區(qū)域中。

接下來(lái)到“https：//share.weiyun.com/7JJxgtr4”下載所需的代碼文件，按下“Alt+F11”組合鍵，然后點(diǎn)擊“插入→模塊”，將下載的代碼粘貼到代碼框中，再打開(kāi)上述錄制的宏aa，將其中類(lèi)似“Columns（"G：G"）.ColumnWidth=2.13”的調(diào)整列寬代碼粘貼到“sht.PageSetup.PaperSize=xlPaperA4”和“Next”之間（圖4）。

這樣只要運(yùn)行此代碼，便會(huì)依次自動(dòng)打開(kāi)目錄下的所有文檔并自動(dòng)調(diào)整列寬，使得文檔的內(nèi)容正好在A4紙的區(qū)域之內(nèi)。