大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

蘆軍萍

摘要：大數(shù)據(jù)時代是社會、科學(xué)和技術(shù)信息發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)據(jù)信息呈爆炸性增長，這就迫切需要人們在這種背景下加強(qiáng)檔案管理。因此，各部門和工作人員都應(yīng)認(rèn)識到檔案的重要性，反思、改革、創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)和制度，并改進(jìn)內(nèi)部和外部傳統(tǒng)檔案管理，以便為檔案管理的長期發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。本文主要闡述了大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點思考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息化 挑戰(zhàn)

Reflections on Enterprise Archives Information Construction in the Era of Big Data

LU Junping

（Yangquan Tap Water Co.， Ltd.， Yangquan， Shanxi Province， 045000 China）

Abstract： The big data era is the product of the development of social， scientific and technological information. Data information is growing explosively， it urgently requires us to strengthen archives management under this background. Therefore， all departments and staff should recognize the importance of archives， then reflect， reform and innovate archives management systems and systems， and improve internal and external traditional archives management， so as to lay a solid foundation for the long-term development of archives management. This paper mainly expounds some thoughts on the informatization construction of enterprise archives in the era of big data.

Key Words： Big data; Archives management; Promotion of information technology; Challenge

隨著企業(yè)工作環(huán)境的不斷變化，專注于檔案資料管理，更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能有效提升管理工作的信息化，對于檔案應(yīng)用研究具有重要意義。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，留存紙質(zhì)資料的方式限制了企業(yè)發(fā)展，局限性尤為突出。為此，必須注重檔案資料的管理路徑選擇，借助先進(jìn)的管理技術(shù)，更好地優(yōu)化檔案資料，確保資料收集、整理、處理、發(fā)布、傳遞、查詢、留存等系統(tǒng)管理一體化，實現(xiàn)檔案信息傳遞電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，改善并優(yōu)化當(dāng)前企業(yè)檔案資料的管理工作^[1]。

1檔案信息化建設(shè)的時代背景

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始重視檔案管理工作，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為發(fā)展趨勢。以信息技術(shù)為特點的企業(yè)檔案管理模式將逐步取代傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法。在當(dāng)前信息時代這樣一個大背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)迎來了前所未有的機(jī)遇。人們需要重新定位企業(yè)檔案管理工作，盡可能地利用現(xiàn)代技術(shù)的手段和新型管理方法，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案信息管理。當(dāng)前數(shù)據(jù)提取、數(shù)據(jù)封裝、通信網(wǎng)絡(luò)和其他與信息建設(shè)有關(guān)的技術(shù)正在迅速發(fā)展，企業(yè)數(shù)字檔案（會議室）、地下供水管線綜合管理信息系統(tǒng)、電子文件歸檔和電子檔案管理等試點項目也在迅速發(fā)展。這些因素為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供了良好的外部環(huán)境，因此企業(yè)應(yīng)抓住機(jī)遇，全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以提高檔案管理現(xiàn)代化水平。實現(xiàn)企業(yè)檔案信息管理在公用通信平臺基礎(chǔ)上的互聯(lián)，有利于建成全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的企業(yè)檔案信息化管理、服務(wù)體系，實現(xiàn)資源共享^[2]。

2大數(shù)據(jù)時代檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理者的態(tài)度要轉(zhuǎn)變

檔案在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，但在某種程度上卻是后臺服務(wù)，因此大多數(shù)人并不了解和真正欣賞檔案的作用。大數(shù)據(jù)時代的到來打破了公眾對檔案的傳統(tǒng)看法，檔案管理逐漸擴(kuò)大，檔案管理開始朝著正確的方向發(fā)展。然而，由于長期以來沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，而且檔案管理并不直接具有成本效益，許多檔案管理員對檔案管理的態(tài)度尚未完全改變，從而影響到檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，檔案管理員迫切需要改變態(tài)度，重新認(rèn)識檔案管理的重要性^[3]。

2.2檔案員的專業(yè)水平需要提高

“十年育樹，百年育人。”雖然人才的培養(yǎng)要困難得多，但優(yōu)秀的人才可以帶來不可想象的好處，有助于提高競爭力。要成為一名優(yōu)秀的檔案工作者，單靠相關(guān)理論知識不足以解決檔案管理問題，因此需要在公司內(nèi)部予以重視，增加專業(yè)知識的培訓(xùn)，涉獵多種類型的知識，提高管理人員對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用的研究、分析、綜合的專業(yè)能力。

2.3管理硬件設(shè)備有待完善

擴(kuò)大電子信息技術(shù)和因特網(wǎng)的應(yīng)用沒有及時實施。也就是說，企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作的硬件設(shè)備沒有相應(yīng)的資金投入，無法滿足當(dāng)今數(shù)字信息發(fā)展的需要，只需配置企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫設(shè)備，這就有一定的局限性。鑒于當(dāng)前海量數(shù)據(jù)環(huán)境的特點，檔案管理的現(xiàn)代化需要使用先進(jìn)的設(shè)施來加強(qiáng)檔案管理。從企業(yè)各類檔案信息獲取過程中分析，沒有明確化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息獲取過程，信息獲取不夠準(zhǔn)確，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理存在時間和空間問題。企業(yè)檔案管理設(shè)備相對落后，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)不足^[4]。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

3.1加強(qiáng)前端控制，規(guī)范文件收集

由于電子文件主要由業(yè)務(wù)部門制作，而且其格式和數(shù)量與傳統(tǒng)紙張文件大不相同，因此需要加強(qiáng)對電子文件特別是每項具體業(yè)務(wù)活動中電子文件的保管控制。企業(yè)檔案部門應(yīng)事先確定電子文件的歸檔范圍，檢查收集文件的完整性，及時督促有關(guān)部門歸檔電子文件。在收集過程中，檔案部門應(yīng)嚴(yán)格其準(zhǔn)則，及時與企業(yè)各部門加強(qiáng)聯(lián)系，指導(dǎo)大量電子記錄的接收、組織和存儲，并保護(hù)電子記錄的原始信息。技術(shù)處理可以用只讀文件取代存檔的電子文件，從而確保其準(zhǔn)確性和與紙面文件一樣有用。

3.2改進(jìn)獎勵和報酬制度

企業(yè)將為提高職工的生產(chǎn)力而設(shè)立的獎勵制度與職工報酬制度相結(jié)合，從工資與資金制度、團(tuán)隊精神、評估與晉升等方面入手來進(jìn)行改進(jìn)，促使員工積極性、創(chuàng)造性得到提升，同時滿足員工的安全需要、社會保障需要與尊重需要，并鼓勵檔案管理員積極競爭，從而更加努力地完成日常工作，更好地營造公司內(nèi)部良好的工作氛圍。企業(yè)嚴(yán)格制定獎勵制度的目的即為達(dá)到員工個體與企業(yè)集體的雙贏。當(dāng)然，在制定薪酬制度時，必須與財務(wù)部門謹(jǐn)慎、科學(xué)地協(xié)商，以盡量減少開支，同時確保最大限度的盈利^[5]。

3.3改進(jìn)硬件配置和升級

確保公司檔案管理設(shè)備的升級更有利于公司檔案管理，大大提高管理水平。結(jié)合國有企業(yè)管理工作和大數(shù)據(jù)技術(shù)，以當(dāng)前工作為基礎(chǔ)的信息化更好地體現(xiàn)了企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。首先，國有企業(yè)檔案部門必須對自己的設(shè)備應(yīng)用程序進(jìn)行全面檢查，了解設(shè)施配置的先進(jìn)性。基礎(chǔ)軟件設(shè)備的存儲空間足夠大，可以滿足國有企業(yè)多部門集中數(shù)據(jù)管理的要求，確保國有企業(yè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲和集中整合。還可以在企業(yè)內(nèi)部建立檔案數(shù)據(jù)管理平臺，擴(kuò)大相關(guān)信息系統(tǒng)的范圍，提高企業(yè)檔案管理信息化水平。這種方法不僅可以提高文件整合請求的效率，還可以保護(hù)數(shù)據(jù)信息免遭盜竊，從而逐步完善企業(yè)歸檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

3.4開展質(zhì)檢，有效監(jiān)控

為了確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)的總體質(zhì)量控制。第一，必須在掃描文件之前檢查文件質(zhì)量。要掃描的文件原件必須完整、有序、明確標(biāo)識，嚴(yán)重?fù)p壞、混亂、無法讀取的文件原件必須提前修復(fù)和分類。第二，必須控制和控制數(shù)字化數(shù)據(jù)和圖像的質(zhì)量。掃描文檔的圖像表面應(yīng)正確定位并按照原始紙張文件的順序排序，保持原始外觀清晰且無失真的書寫方式，避免信息丟失、增加或泄露檢測。如果文件中的數(shù)據(jù)和圖像出現(xiàn)質(zhì)量問題，必須及時找出原因并重新掃描。第三，在連接數(shù)據(jù)后，特別是通過光學(xué)讀取目錄數(shù)據(jù)庫和掃描文件圖像之間的接口，進(jìn)行質(zhì)量控制，以確定是否可以進(jìn)行一對一的匹配，以確保文件掃描質(zhì)量^[6]。

3.5充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行歸檔創(chuàng)新

隨著企業(yè)的快速發(fā)展，最初的紙面歸檔管理模式在滿足實際需求方面進(jìn)展緩慢，新的基于平臺的歸檔研發(fā)出版物（如web平臺和信息技術(shù)）將成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的新選擇，如數(shù)字期刊、電子期刊、電子期刊等，因此，企業(yè)檔案人員應(yīng)積極參與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、科學(xué)組織和保存檔案信息，以及向企業(yè)管理人員提供更有用的信息。其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)用于文件傳輸。歸檔人員必須積極使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來檢索和保留對業(yè)務(wù)運(yùn)營有用的信息，還可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析業(yè)務(wù)主管的需求，并為他們準(zhǔn)確傳遞文件信息，例如使用電子郵件分發(fā)方法和主題匯編推送的方式等，更好地發(fā)揮自身的作用。

3.6構(gòu)建共享系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息的流通

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用不僅在于提高檔案管理效率，而且還在于促進(jìn)檔案信息資源的流動，提高檔案信息的利用效率。因此，企業(yè)應(yīng)建立共享系統(tǒng)，以加強(qiáng)檔案部門與其他部門之間的溝通和聯(lián)系，并改善檔案信息的流動條件。信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式的創(chuàng)新需要企業(yè)建立檔案信息管理系統(tǒng)。隨著信息的逐漸普及，檔案管理部門無法更好地利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果進(jìn)行檔案管理，從而減少了檔案管理方面的重復(fù)，并提高了檔案的價值。檔案管理處應(yīng)處理傳統(tǒng)紙面檔案數(shù)據(jù)。為了對現(xiàn)有電子檔案資源進(jìn)行分類和整合，必須建立檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須建立檔案資源使用授權(quán)，避免泄露公司機(jī)密，并提供相應(yīng)的賬號和密碼。與此同時，可以知道訪問日志查閱了哪些賬戶及查閱的時間和地點，計算機(jī)化文件不允許非工作人員下載和復(fù)制，必要時可以在檔案系統(tǒng)中啟動查閱（借用）該文件的進(jìn)程， 并經(jīng)檔案管理員授權(quán)，以水印方式下載及列印，有效防止檔案泄露，確保檔案安全。

3.7建立檔案人才隊伍

該要點強(qiáng)調(diào)“加快推動檔案人才隊伍的培養(yǎng)，提高檔案的智力支持能力”。歸檔工作是企業(yè)管理工作中高度專業(yè)、多學(xué)科的基礎(chǔ)管理工作。檔案的收集、整理、保存、使用、識別和搜索離不開檔案管理人才隊伍，檔案信息化建設(shè)離不開高質(zhì)量復(fù)合型檔案專業(yè)人員。隨著新時代企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對檔案管理、整個生命周期管理和知識管理的上游控制對當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。隨著企業(yè)檔案管理難度的增加，檔案管理工具也在快速升級，需要各種專業(yè)知識。面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有一支由高質(zhì)量的政治、創(chuàng)新、問責(zé)和知識結(jié)構(gòu)檔案組成的隊伍，才能為企業(yè)檔案的持續(xù)發(fā)展提供不可動搖的動力。一是加強(qiáng)政治能力，改善檔案管理者的政治判斷力、政治理解力和政治執(zhí)行力。二是積極引進(jìn)檔案、信息技術(shù)方面專業(yè)人才，同時也重視企業(yè)基層兼職檔案人員的培訓(xùn)。三是積極組織企業(yè)兼職專業(yè)檔案員深入研究檔案法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，明確新時期檔案發(fā)展的新趨勢，為檔案員提供更多的學(xué)習(xí)與深造機(jī)會，豐富他們的專業(yè)知識，提升他們的社會地位，使他們真正成為專業(yè)的、技術(shù)過硬的檔案管理人才。

4結(jié)語

檔案管理是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)很多，只有直面這些挑戰(zhàn)并切實解決問題，才能在市場中占據(jù)有利地位。因此，要制定科學(xué)合理的檔案管理制度，運(yùn)用多元的檔案管理方法靈活應(yīng)對這些挑戰(zhàn);要完善激勵以及薪酬制度，整體優(yōu)化檔案管理體系，從內(nèi)部提升核心競爭力;引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，通過知識和創(chuàng)新武裝自己。只有真正認(rèn)識到檔案管理的重要性，并從內(nèi)到外加強(qiáng)檔案管理工作，才能在未來發(fā)展中持續(xù)保持優(yōu)勢。

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