探討6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

王然

摘 要：檔案是醫(yī)院中的一項(xiàng)重要資源，具有獨(dú)特的作用，是記錄歷史、服務(wù)社會(huì)和傳承文化的工作，同樣是醫(yī)院發(fā)展中的重要工作之一，要給醫(yī)院整體發(fā)展提供服務(wù)。公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理體系得到了有效的推進(jìn)，這也促進(jìn)了信息化建設(shè)，要提升檔案管理的效果，就需要醫(yī)院管理者能夠堅(jiān)持對(duì)其精細(xì)化管理進(jìn)行完善，給醫(yī)院發(fā)展提供更好的服務(wù)。本文通過(guò)分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題，進(jìn)而提出了6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用策略和加強(qiáng)檔案管理的策略，促進(jìn)醫(yī)院檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：6S精細(xì)化管理;醫(yī)院檔案管理;運(yùn)用

醫(yī)院檔案具有重要的作用，是醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及創(chuàng)新的重要信息資源，為醫(yī)院的總體發(fā)展提供保障和服務(wù)。當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)得到了顯著的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理要提升有效性，就需要打破以往的管理思路以及理念，堅(jiān)持對(duì)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理進(jìn)行優(yōu)化和健全，在工作中加入6S管理理論，從服務(wù)利用、業(yè)務(wù)工作等層面促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，提升工作的規(guī)范性，給醫(yī)院的發(fā)展提供保障。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，我國(guó)各行業(yè)在發(fā)展中的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。對(duì)于醫(yī)院而言，由于醫(yī)院具有一定的特殊性，所以要想從根本上保證醫(yī)院綜合實(shí)力的有效提升，在面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)可以脫穎而出，占據(jù)有利位置，就必須重視醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的有序開(kāi)展。醫(yī)院檔案管理工作主要是指醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)護(hù)人員對(duì)日常醫(yī)療工作內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確、可靠的記錄。醫(yī)院檔案可以被看作是醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員日常醫(yī)療診治的主要依據(jù)。如果醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作無(wú)法有序開(kāi)展，現(xiàn)有檔案過(guò)于混亂，對(duì)醫(yī)護(hù)人員自身的工作質(zhì)量將會(huì)造成嚴(yán)重影響，甚至還會(huì)導(dǎo)致醫(yī)護(hù)工作人員的日常工作效率受到嚴(yán)重威脅。因此，針對(duì)這一現(xiàn)象，醫(yī)院當(dāng)前在檔案管理工作的具體開(kāi)展中，必須要保證檔案管理人員自身認(rèn)真、負(fù)責(zé)，將每天的相關(guān)任務(wù)全部都真實(shí)的落實(shí)到實(shí)處，體現(xiàn)在各環(huán)節(jié)中。醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作在具體開(kāi)展中，主要是將醫(yī)院內(nèi)部的一系列研究、管理工作以及醫(yī)療救治等整個(gè)過(guò)程信息，以光盤(pán)、視頻、影像或者是紙張等不同的方式進(jìn)行記錄，是醫(yī)院內(nèi)部日常管理中非常重要的一部分。通過(guò)檔案管理工作的有序開(kāi)展，還可以促使醫(yī)院與外界之間的聯(lián)系更加順暢，為自身的基本利益提供保證。因此，醫(yī)院檔案管理人員在日常工作時(shí)，必須要不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案的管理力度，保證相關(guān)工作的有序開(kāi)展，同時(shí)還要對(duì)一些先進(jìn)的管理理念、管理對(duì)策等進(jìn)行合理的引進(jìn)和應(yīng)用，這樣才能夠保證醫(yī)院檔案檔案管理水平的有效提升。

我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)事業(yè)一直在不斷的改革、創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)療體制等也提出了更高的要求。我國(guó)在醫(yī)療技術(shù)方面一直在研發(fā)，精細(xì)化管理理念在其中的應(yīng)用也逐漸受到了人們的廣泛關(guān)注和重視，管理模式的宗旨也就是將服務(wù)對(duì)象作為其中的核心要素。最根本的要求就是站在客戶(hù)的角度來(lái)對(duì)各種不同類(lèi)型的問(wèn)題進(jìn)行思考，盡量減少各種沒(méi)有價(jià)值的工作內(nèi)容，最大限度保證日常工作效率、質(zhì)量的有效提升。根據(jù)相關(guān)研究結(jié)果可以得出，在醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理工作開(kāi)展中，必須要對(duì)精細(xì)化管理理念以及相關(guān)模式進(jìn)行科學(xué)合理的引進(jìn)和利用，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的各種不同類(lèi)型檔案進(jìn)行劃分，以此來(lái)展開(kāi)有針對(duì)性的管理。將醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)有流程進(jìn)行簡(jiǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，將信息技術(shù)也一并融入其中，通過(guò)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行整體的匯總和統(tǒng)計(jì)，最終形成醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)。通過(guò)現(xiàn)有這些數(shù)據(jù)信息的合理應(yīng)用，有利于為醫(yī)務(wù)人員后期各項(xiàng)工作任務(wù)的有序開(kāi)展提供可靠的數(shù)據(jù)信息作為支持，同時(shí)還可以最大限度保證檔案管理的質(zhì)量、水平能夠得到有效提升。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺乏健全的檔案管理制度

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，讓醫(yī)療事業(yè)得到了顯著的發(fā)展，這也讓醫(yī)院間的競(jìng)爭(zhēng)更大，很多醫(yī)院都注重效益，但是對(duì)于檔案管理工作缺乏重視程度，在工作中沒(méi)有完善的制度提供指導(dǎo)和約束，影響了工作的效率和效果。除此之外，在醫(yī)院學(xué)術(shù)研究活動(dòng)中，因?yàn)槿狈R全的檔案資料，導(dǎo)致研究活動(dòng)受到了影響，無(wú)法確保真實(shí)性和效果，所以，這就要提升對(duì)檔案建設(shè)和管理工作的重視程度，給醫(yī)院醫(yī)療工作的開(kāi)展提供保障。

2.檔案管理方式落后

當(dāng)前很多醫(yī)院在檔案管理中還是沿用過(guò)去的管理模式和方法，一般都是粗放管理模式，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的需要，導(dǎo)致檔案容易出現(xiàn)損毀以及丟失的問(wèn)題。除此之外，由于醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，無(wú)法對(duì)管理進(jìn)行有效的更新，且在工作中相關(guān)部門(mén)間缺乏有效的協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作的效率和效果受到了消極的影響。

3.缺乏完善的信息化設(shè)施

現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)醫(yī)療體制在不斷的發(fā)展，這也促進(jìn)了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升。在醫(yī)療活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)據(jù)以及信息，這就讓檔案管理工作量增加，存在較大的挑戰(zhàn)。要提升工作的效率和效果，就需要進(jìn)行信息化建設(shè)，但是有一些醫(yī)院出于減少成本以及投入的目的，并未配置健全的硬件設(shè)施，在工作中很少運(yùn)用信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理水平受限。

三、6S精細(xì)化管理內(nèi)涵

6S管理屬于一種現(xiàn)場(chǎng)管理理念以及方法，顧名思義包含6個(gè)要素，分別是整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)以及安全，在檔案管理中應(yīng)用這種管理方法，能夠提升管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案室工作環(huán)境是干凈有秩序的，確保檔案的安全。這種管理方法其實(shí)就是一種執(zhí)行力，突出紀(jì)律性的醫(yī)院文化，可以給醫(yī)院的相關(guān)業(yè)務(wù)提供有效的管理平臺(tái)。在檔案管理實(shí)踐中需要運(yùn)用科學(xué)的原則以及方法，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，為檔案作用的發(fā)揮提供保障。相關(guān)環(huán)節(jié)有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、利用以及檢索等。在管理工作中，有效的運(yùn)用這一管理理念，對(duì)提升醫(yī)院檔案工作效果具有積極促進(jìn)作用。

四、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用策略

要想有效的在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用6S精細(xì)化管理模式，就要先了解其內(nèi)涵，再依據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的情況，采取有效的措施，將其滲透到工作中，促進(jìn)工作效率的提升，充分發(fā)揮出檔案的作用，促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。

1.醫(yī)院檔案整理

在檔案工作中，收集工作、整理工作以及鑒定工作是很重要的部分。醫(yī)院管理活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生很多的文檔資源，需要對(duì)這些實(shí)施歸檔管理。醫(yī)院中不同部門(mén)產(chǎn)生的文件都是各自分散的，但是要提升檔案利用的有效性，就需要將這些分散的文件資料進(jìn)行集中，要先收集文書(shū)檔案，但是收集到的內(nèi)容很多，這就需要檔案部門(mén)可以對(duì)這些檔案實(shí)施有效的整合，劃分類(lèi)型。醫(yī)院需要結(jié)合自身情況，設(shè)置相應(yīng)的文書(shū)檔案歸檔范圍，基于價(jià)值鑒定的理論，清楚劃分哪些檔案是要?dú)w檔的，哪些檔案不要?dú)w檔，制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，給檔案管理人員提供依據(jù)，合理的判定文件材料是否需要?dú)w檔，有效的進(jìn)行篩選，這樣可以避免一些沒(méi)有價(jià)值的文件資料歸檔，節(jié)省資源，減少醫(yī)院空間的占用。

2.醫(yī)院檔案整頓

在這個(gè)環(huán)節(jié)，需要分析當(dāng)前醫(yī)院檔案室的情況，有效的進(jìn)行整理，對(duì)管理程序進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范。對(duì)于檔案室中的必要物品需要放置在規(guī)定的位置上，做出標(biāo)記。對(duì)于各種檔案，需要依據(jù)其形成規(guī)律實(shí)施整理以及存放。在初步整理好文檔檔案之后，需要放到檔案庫(kù)房中，不能夠隨意擺放，而是需要對(duì)位置進(jìn)行規(guī)定，編制出多樣的檢索工具，為檔案的檢索提供便利，提升檔案的利用效率。所以，對(duì)檔案進(jìn)行有效的擺放以及合理的編目十分重要，可以促進(jìn)管理工作水平的提升。

3.檔案室清掃

要保持工作環(huán)境的干凈整潔，就需要注意現(xiàn)場(chǎng)的清掃工作。檔案保管是管理工作中相對(duì)來(lái)說(shuō)較為獨(dú)立的環(huán)節(jié)，因此，在管理工作也需要清掃檔案庫(kù)房，保證環(huán)境是干凈的，給工作人員營(yíng)造良好的工作環(huán)境，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

4.確保檔案安全

醫(yī)院檔案具有重要的價(jià)值，包含醫(yī)院長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展中的歷史記錄，因此，在管理工作中就需要注重維護(hù)檔案安全以及完整性，這也是管理工作的基本要求和核心任務(wù)。檔案管理者需要注重安全工作，不僅是檔案的安全，還有信息安全以及檔案工作人員的身體安全，營(yíng)造安全的工作環(huán)境。在管理工作中要注重檢查檔案的安全，尤其是注重檔案流動(dòng)中的安全防護(hù)，如保管、利用、復(fù)制、整理、數(shù)字化中等。還需要組織檔案工作人員開(kāi)展安全教育，提升他們的安全意識(shí)，更好落實(shí)檔案安全工作。

5.清潔

檔案庫(kù)房管理人員平日里要注重定期清掃庫(kù)房，節(jié)假日前需要全面的清掃，不留灰塵。在工作中不可以把和工作無(wú)關(guān)的物品帶到庫(kù)房中，不要在庫(kù)房中堆放雜物，不能夠喝水、吃東西以及抽煙。要注重庫(kù)房的整頓、清掃，形成一項(xiàng)制度，讓檔案始終處于清潔的環(huán)境中。清潔在6S管理中也具有重要作用，要確保所有的文書(shū)檔案在收集、整理中都是完整和干凈的，為其他環(huán)節(jié)提供良好的基礎(chǔ)。

6.素養(yǎng)

檔案工作人員的工作態(tài)度會(huì)影響到工作的效果，檔案工作并不簡(jiǎn)單，具有很強(qiáng)的技術(shù)性以及科學(xué)性，具有繁瑣、細(xì)致以及復(fù)雜的特征，要確保工作的效率和效果，就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，要注重培養(yǎng)創(chuàng)新型專(zhuān)業(yè)人才，滿(mǎn)足當(dāng)前方案管理工作發(fā)展的需要。所以，醫(yī)院需要注重檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提升他們的整體素質(zhì)水平，要具備較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)精神以及綜合能力，有效的落實(shí)檔案工作，促進(jìn)精細(xì)化管理的發(fā)展。檔案管理人員需要具備的職業(yè)素質(zhì)有知識(shí)、技能、價(jià)值觀和態(tài)度，但是當(dāng)前很多醫(yī)院中的檔案管理人員都不是專(zhuān)業(yè)的，有很多兼職現(xiàn)象存在，影響了檔案管理工作的效率，因此，這就需要對(duì)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，樹(shù)立良好的職業(yè)形象，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平。

五、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的策略

1.構(gòu)建完善精細(xì)化的檔案管理制度

要提升醫(yī)院檔案管理的水平，就需要先提升檔案管理人員的管理水平，要構(gòu)建完善的醫(yī)院6S精細(xì)化檔案管理制度，為他們的工作提供指導(dǎo)和約束。在對(duì)制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，需要結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門(mén)的情況和需求，在此基礎(chǔ)上科學(xué)的制定管理制度，還需要和過(guò)去的管理方式實(shí)施結(jié)合，讓檔案管理的規(guī)范性得到提升，在制度制定中還需要有效的融入6S精細(xì)化管理理念。醫(yī)院還需要對(duì)之前的管理方法進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)有關(guān)制度進(jìn)行健全，拋棄不合理的制度，讓新制度可以滿(mǎn)足當(dāng)前發(fā)展需要，促進(jìn)管理工作效率和效果的提升。當(dāng)前是信息時(shí)代，管理工作還需要和電子科技結(jié)合，促進(jìn)電子檔案發(fā)展，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，把其和傳統(tǒng)管理方式實(shí)施結(jié)合，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和健全，提升部門(mén)的工作效率和水平。

2.強(qiáng)化檔案管理責(zé)任體系

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理者需要改變以往的管理理念，創(chuàng)新管理方式，提升自己的意識(shí)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員都要全面的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，進(jìn)而提升管理者的管理能力，充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的作用。要促進(jìn)管理精細(xì)化水平的提升，全面落實(shí)檔案管理工作，就需要加強(qiáng)有關(guān)的檔案管理責(zé)任體系，清楚的規(guī)定和明確相關(guān)人員的責(zé)任，規(guī)定管理人員的職責(zé)情況，讓工作能夠有效、高效的開(kāi)展，提升管理的質(zhì)量。

3.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案歸檔中的應(yīng)用

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作在具體開(kāi)展中，精細(xì)化管理理念在應(yīng)用時(shí)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各種不同類(lèi)型檔案的歸檔、整合以及分類(lèi)應(yīng)用等具有非常重要的影響和作用。檔案管理工作人員必須要與醫(yī)院內(nèi)部實(shí)際情況進(jìn)行有效結(jié)合，對(duì)所有檔案展開(kāi)有針對(duì)性的收集、整合以及分類(lèi)，同時(shí)還要最大限度保證檔案當(dāng)中的內(nèi)容具有完整性、合理性以及科學(xué)性。由于醫(yī)院本身具有特殊性，醫(yī)院內(nèi)部所有的檔案資料相對(duì)比較多，涉及到的各種不同類(lèi)型信息數(shù)據(jù)也非常復(fù)雜，因此，在檔案管理工作開(kāi)展中，必須要嚴(yán)格按照各種不同類(lèi)型的檔案展開(kāi)有針對(duì)性的收集和整合。在實(shí)踐中，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，落實(shí)規(guī)范化的管理制度，對(duì)各種檔案進(jìn)行分類(lèi)別的保存和管理，這樣有利于檔案的查找、搜尋和瀏覽。與此同時(shí)，更為重要的一點(diǎn)就是效果結(jié)合實(shí)際情況，按照不同的等級(jí)進(jìn)行檔案分類(lèi)歸檔以及劃分，對(duì)整個(gè)檔案的歸檔過(guò)程進(jìn)行真實(shí)的記錄。在歸檔中，要盡量避免檔案出現(xiàn)丟失、破損等諸多問(wèn)題。這樣做的根本目的是為了保證檔案后期使用時(shí)的效率、質(zhì)量可以得到有效提升。按照不同類(lèi)別進(jìn)行劃分，有利于為后期的查找和使用提供便利。由此可以看出，在當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作開(kāi)展中，將精細(xì)化管理理念合理的應(yīng)用其中，其根本目的是為了最大限度保證醫(yī)院檔案管理工作的合理性、細(xì)致性等可以得到強(qiáng)化，同時(shí)還可以保證現(xiàn)有檔案的完整性、可靠性。除此之外，還要與醫(yī)院內(nèi)部實(shí)際需求進(jìn)行結(jié)合，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，這樣才能夠保證檔案管理水平的有效提升，為醫(yī)護(hù)人員日常醫(yī)療等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前國(guó)家很重視檔案事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院需要全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，了解到這是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的整個(gè)過(guò)程實(shí)施細(xì)化分解，在工作中融入6S精細(xì)化管理理念，提升檔案工作的規(guī)范性、科學(xué)性，為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫丹丹，武海萍.6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

[2]馬迎秋.淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[3]蔡蓉菲.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[4]高樹(shù)富.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[5]王若薔.精細(xì)化管理在醫(yī)院管理中的應(yīng)用探析[J].飲食保健，2018

[6]張曉琴，ZHANG，Xiaoqin，等. 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J]. 中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017

[7]劉 莉.借助"6S"管理方法，實(shí)施精細(xì)化管理[J].江蘇教育研究：實(shí)踐（B版）， 2015

（作者單位：濟(jì)寧市精神病防治院人力資源部）