醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題及解決措施

周淑芬

摘 要：在醫(yī)院改革不斷向縱深推進的過程中，對人事檔案管理也提出了更高的要求。通過整合人事檔案資源、挖掘檔案利用價值，能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的人事決策、醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置，以及醫(yī)院職工技能培訓(xùn)等提供必要的參考。近年來醫(yī)院檔案管理的整體水平有了較大幅度的提升，配套的基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度等也在逐步完善。但是在個別方面仍然存在一些短板，如服務(wù)意識不強、開發(fā)利用水平不高、管理方法創(chuàng)新力度不夠等。這些問題的存在嚴重制約了人事檔案價值的發(fā)揮。為此，需要把加強人事檔案管理作為醫(yī)院改革的一項重要內(nèi)容，并針對現(xiàn)階段的問題，重點從提升人事檔案的服務(wù)意識與利用水平、建立健全人事檔案管理體制、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等方面，構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案管理工作體系，推進醫(yī)院人事檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;服務(wù)意識;信息數(shù)據(jù)庫;資源共享

人事檔案中記錄了職工個人的基本信息，包括工齡、籍貫、政治面貌等，也包含了許多重要信息，如獎懲情況、工作履歷等。通過人事檔案除了可以掌握一名職工的大體情況外，也可以為職務(wù)調(diào)動、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、人事任免等工作開展提供必要的參考。因此，做好人事檔案管理無論是對于職工個人的成長，還是對于醫(yī)院各項工作開展以及長遠發(fā)展，都是大有裨益的。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作的重視，為這一工作的創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境氛圍;另一方面，也要求每一位檔案工作者，能夠強化職責(zé)意識、提升專業(yè)技能，才能在本職崗位上實現(xiàn)人事檔案的價值最大化。

一、醫(yī)院人事檔案管理的價值分析

首先，檔案管理工作是醫(yī)院人事管理工作重要內(nèi)容。通過進行檔案管理能夠在人事管理工作中及時將人員進行調(diào)配，尤其是對調(diào)出離職或者是退休等人員的檔案進行更新，保證醫(yī)院的人事工作得到有效的開展。其次，能夠為人事管理工作提供強有力的信息依據(jù)。在進行檔案管理工作的過程當(dāng)中，通過將相關(guān)數(shù)據(jù)及時的錄入人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，能夠全面了解醫(yī)院職工的理論學(xué)習(xí)、職稱評定以及所有方面的綜合信息，這有利于對人力資源進行充分的挖掘，保證人盡其才。最后，根據(jù)各個部門、科室對于人才的需求信息，對比人事檔案內(nèi)容，可以為下一步的人才引進提供方向性的參考。盡快補充緊缺的、高素質(zhì)的人才，支持各部門、各科室相關(guān)工作的高質(zhì)量開展，讓醫(yī)院的服務(wù)水平、服務(wù)能力可以得到持續(xù)性的提升。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案的開發(fā)利用和信息服務(wù)意識不強

醫(yī)院人事檔案的接收、保存與管理，必須要為開發(fā)、利用而服務(wù)，這既是發(fā)揮檔案信息服務(wù)價值的有效手段，同時也是人事檔案管理的目標(biāo)所在。近年來，醫(yī)院人事檔案的數(shù)量不斷增加，檔案工作人員將大量的時間和精力，放于資料歸檔、內(nèi)容維護等基礎(chǔ)性工作上，而對于檔案資源的整合、內(nèi)容價值的挖掘，沒有給予過多的重視和大力的支持。在這種情況下，人事檔案的價值只能停留于表層，而沒有為人力資源配置、崗位職務(wù)調(diào)動提供必要的參考和借鑒，檔案的信息服務(wù)作用沒有得到很好的體現(xiàn)。醫(yī)院人事檔案工作中，存在的“重管理而輕開發(fā)”的現(xiàn)象，從短期來看，制約了人事檔案的價值體現(xiàn);從長遠來看，對醫(yī)院人才隊伍建設(shè)也造成了不可忽視的負面影響。

2.人事檔案管理體制的創(chuàng)新力度不足

醫(yī)院人事檔案由于包含了職工、干部的基本信息、獎懲情況、政治面貌等重要內(nèi)容，對檔案管理的規(guī)范性、嚴謹性、細致性都提出了極其嚴格的要求。從檔案工作人員角度來說，完善的人事檔案管理制度規(guī)范，可以作為一種行為準(zhǔn)則，除了顯著提升工作效率外，對減少工作失誤、保證檔案內(nèi)容真實、完整也有積極作用。近年來，醫(yī)院改革的步伐加快且不斷深入，但是人事檔案管理制度的內(nèi)容卻沒有緊跟醫(yī)院整體改革而做出同步的調(diào)整。例如，醫(yī)院緊跟信息化趨勢，積極推行無紙化辦公，電子檔案的比例不斷上升。電子檔案的管理方式、管理標(biāo)準(zhǔn)與紙質(zhì)檔案均有很大區(qū)別，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案管理制度中，并沒有專門適用于電子檔案的制度規(guī)范。由于人事檔案管理制度的創(chuàng)新力度不足，其約束價值和參考價值也會大打折扣。

3.人事檔案管理的方式方法相對落后

無論是從提升檔案管理效率角度，還是從深入挖掘檔案利用價值角度，醫(yī)院的人事檔案管理方法、模式，都需要堅持與時俱進。橫向?qū)Ρ葋砜?，醫(yī)院近幾年對于信息技術(shù)的應(yīng)用重視程度和支持力度不斷提升，各個部門、各個科室，信息基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)較為完善;縱向?qū)Ρ葋砜矗谌耸聶n案管理的方式方法上，醫(yī)院與社會上一些先進企業(yè)還是有一定的差距。例如，許多大型集團公司已經(jīng)實現(xiàn)了人事檔案從資料歸檔、內(nèi)容更新，再到整合利用、信息服務(wù)的全流程、自動化辦理，不僅極大減輕了一線檔案工作人員的負擔(dān)，縮減了人工成本，而且也可以依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，讓海量的人事檔案得以開發(fā)、利用，為人力資源管理工作開展提供支持。對比來看，醫(yī)院在人事檔案管理技術(shù)創(chuàng)新上還有較大的提升空間。

4.復(fù)合型檔案管理人員匱乏

新時期醫(yī)院對于人事檔案工作要求的提升，以及檔案事業(yè)自身的不斷發(fā)展，讓檔案從業(yè)者受到了首當(dāng)其沖的影響。醫(yī)院的每一名檔案工作者，都必須樹立學(xué)習(xí)意識、秉持進取精神，讓自己的專業(yè)技能得到提升，才能讓自己始終具備崗位勝任力，通過高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)完成人事檔案管理任務(wù)，彰顯自我的價值。結(jié)合調(diào)查情況來看，醫(yī)院人事檔案工作者在業(yè)務(wù)技能和專業(yè)水平上較為扎實，但是還存在一些“短板”。例如，在檔案管理信息化背景下，保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案的安全與隱私是一項重要工作內(nèi)容，但是許多檔案工作者并沒有熟練掌握這一方面的技能。此外，在職業(yè)素養(yǎng)方面，也發(fā)現(xiàn)個別檔案工作者存在思想懈怠的情況，不能嚴格遵循本部門規(guī)章制度，在工作上疏忽較多，檔案管理質(zhì)量不高。

5.人事檔案管理的資金投入有限

醫(yī)院在大力推進檔案管理改革，特別是檔案管理信息化發(fā)展的過程中，許多工作都需要給予必要的、充足的資金支持，如采購信息基礎(chǔ)設(shè)施，以及開展信息技能培訓(xùn)等。雖然從整體上來看，醫(yī)院每年的資金投入均有一定幅度的增加，但是仍然存在供不應(yīng)求的情況。隨著醫(yī)院改革逐步深入，產(chǎn)生的人事檔案數(shù)量也有明顯的增加趨勢。在具體開展人事檔案管理工作時，也迫切需要更多的資金，支持醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)在硬件采購與維護、軟件更新與升級等方面工作的開展。對比來看，一方面是醫(yī)院在檔案管理方面資金投入有限，另一方面則是檔案管理部門對資金需求量增加，兩者之間的矛盾并未得到有效解決。

三、醫(yī)院人事檔案管理常見問題的解決措施

1.提升人事檔案的服務(wù)意識與利用水平

在醫(yī)院內(nèi)部要營造一種自上而下高度重視人事檔案管理的氛圍，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)、人力資源管理部門、檔案管理部門等，要重視并支持人事檔案的開發(fā)利用工作。在這一基礎(chǔ)上，作為檔案工作人員應(yīng)從專業(yè)角度、利用專業(yè)知識，樹立起強烈的檔案服務(wù)意識，以人事檔案為基礎(chǔ)，為醫(yī)院人事工作開展和人力資源配置提供必要的參考。每一名檔案工作者，要形成“管理與服務(wù)并重，保存與開發(fā)同步”的意識，從職工個人成長角度，從醫(yī)院長遠發(fā)展角度，深刻認識到做好人事檔案信息服務(wù)的意義所在。要熟練運用現(xiàn)代化的設(shè)備、工具，輔助完成人事檔案的開發(fā)與利用工作，逐漸實現(xiàn)檔案管理從“低效”向“高效”，檔案服務(wù)從“被動”向“主動”的轉(zhuǎn)變。

2.建立健全管理體制，推進人事檔案管理規(guī)范化

完善的人事檔案管理制度能夠?qū)n案工作者產(chǎn)生一種約束、提供一種指導(dǎo)，進一步保障了人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟醫(yī)院改革步伐，以及新時期對于人事檔案管理工作提出的具體要求，在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上，主動做出調(diào)整和轉(zhuǎn)變。人事檔案管理部門必須按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合自身工作的需求和特點制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立完善人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有健全的制度保障，以達到相關(guān)工作的科學(xué)化和規(guī)范化。除了制定完善的人事檔案的部門設(shè)置和人員制度外，還要有人事檔案的檢索使用制度、轉(zhuǎn)遞制度、保存制度、安全保密制度等。此外，還應(yīng)建立人事檔案信息的交流制度，使各部門分別管理的人事檔案之間的信息互聯(lián)互通。這些規(guī)章制度的建立和嚴格執(zhí)行，是促進醫(yī)院人事檔案管理模式優(yōu)化的重要保證。

3.開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)

（1）構(gòu)建人事基本信息數(shù)據(jù)庫

應(yīng)用人事檔案管理信息系統(tǒng)，要先建立起人事基本信息數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)可以作為構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。信息數(shù)據(jù)庫的建立過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實性，包括出生年月、參加工作時間、加入黨團的時間以及學(xué)歷學(xué)位等項目。通過數(shù)據(jù)庫建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統(tǒng)計的檢索工具，該系統(tǒng)既要有良好的人機交互界面，又能方便用戶將信息導(dǎo)入、導(dǎo)出。具有修改、檢索、統(tǒng)計等功能，并隨著當(dāng)事人職稱、職務(wù)等的變化做出相應(yīng)的調(diào)整，不僅能為醫(yī)院的調(diào)資、任免職等提供幫助，也能對所有管理人員的情況進行研究總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息統(tǒng)計分析和情況預(yù)測。

（2）實現(xiàn)人事檔案資源共享共用

把醫(yī)院所有人事檔案整合并建立起人事信息數(shù)據(jù)庫后，還需要運用特定的應(yīng)用軟件、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對數(shù)據(jù)庫中的信息數(shù)據(jù)進行整合利用，進而為醫(yī)院人事工作開展提供強力的支持。在互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)據(jù)資源的共享共用讓信息數(shù)據(jù)的價值得到了進一步的提升，人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的技術(shù)優(yōu)勢，為醫(yī)院人力資源管理，以及高層領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。例如，醫(yī)院的人力資源部門，每隔一段時間會組織開展職工培訓(xùn)。如果能夠與人事檔案管理部門實現(xiàn)資源共享，就可以掌握每一名員工的工作能力與崗位要求之間存在的差距。然后就可以根據(jù)這些“差距”，制定個性化的培訓(xùn)方案，幫助醫(yī)院職工補齊短板，提高了培訓(xùn)的針對性。還有，在人才選拔、任免等方面，也可以參考人事檔案，從而讓人事工作具有更強的科學(xué)性，爭取讓每一名職工都能夠在合適的崗位上發(fā)光發(fā)熱。

（3）做好人事檔案內(nèi)容的安全與保密工作

近幾年醫(yī)院數(shù)字檔案的比例不斷升高，雖然為檔案管理工作開展提供了諸多便利，但是也面臨著安全問題，特別是一些涉及個人隱私的信息，是人事檔案管理的重中之重。為此，醫(yī)院人事檔案管理在全面推行數(shù)字化、信息化的過程中，也要形成強烈的安全意識、保密意識。每一名檔案工作者，要養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，如禁止將個人移動設(shè)備與辦公計算機連接，禁止將辦公計算機的登錄密碼透露給他人等。除了要嚴格遵循本部門的規(guī)章制度，杜絕因為個人不規(guī)范操作行為而增加安全風(fēng)險外，也要采取必要的技術(shù)手段。常規(guī)的安全技術(shù)手段有啟用防火墻、安裝殺毒軟件，高級的安全技術(shù)手段有數(shù)字簽名認證、動態(tài)登錄口令以及加密解密技術(shù)等。只有構(gòu)建完善的安全防護體系，才能切實保障人事檔案內(nèi)容的完整與安全。

4.注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時期的人事檔案管理工作，不僅在工作方法、模式上發(fā)生了較為明顯的改變，而且對檔案工作者的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。醫(yī)院方面需要針對其開展在職培訓(xùn)、鼓勵他們進行繼續(xù)教育，讓自己具備更強的勝任力。重點包括兩個層面：第一，專業(yè)技能的培訓(xùn)。以集中講座、外出學(xué)習(xí)等方式，讓檔案工作者學(xué)習(xí)新技能、新知識，不斷提升自我。既可以滿足職工自我發(fā)展的訴求，又可以在崗位上以更高效率完成人事檔案工作;第二，職業(yè)素養(yǎng)的提升。結(jié)合人事檔案管理的特點，要求每一名檔案工作者要具備一絲不茍、精益求精的職業(yè)精神，以及遵守制度規(guī)范、嚴格按章辦事的敬業(yè)意識等。只有檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)得以提升，才能為醫(yī)院人事檔案管理的不斷創(chuàng)新發(fā)展提供必要的支持。

5.建立長效投入機制，不斷優(yōu)化軟硬件設(shè)施

人事檔案管理的創(chuàng)新，離不開軟件和硬件設(shè)施的支持。當(dāng)前醫(yī)院雖然在檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)上提供了一定的支持，但是從檔案事業(yè)的長遠發(fā)展來看，還是存在一定的差距。為此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立長效投入機制，為人事檔案管理的高效開展、創(chuàng)新發(fā)展，提供扎實的物質(zhì)保障。每年財務(wù)人員在編制預(yù)算時，應(yīng)結(jié)合檔案部門的工作計劃，提供專項預(yù)算，為當(dāng)年檔案部門采購新的硬件設(shè)備（如掃描儀等），以及更新和升級軟件系統(tǒng)，提供資金支持。除此之外，也要加強對資金使用的監(jiān)管，確保每一筆資金都能夠真正應(yīng)用于人事檔案管理相關(guān)工作。在資金支出項目上，除了軟、硬件設(shè)施外，也可以設(shè)立獎金，對那些在人事檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)異的給予獎勵，這也是推動該工作不斷創(chuàng)新發(fā)展的重要措施。

四、結(jié)語

人事檔案管理既是醫(yī)院管理工作體系中的重要組成，同時也直接關(guān)系到醫(yī)院人事工作開展和人力資源利用。做好人事檔案管理工作，實現(xiàn)檔案資源整合利用與信息服務(wù)，對員工個人的自我發(fā)展，以及醫(yī)院各項工作的開展均有重要作用。醫(yī)院方面需要把人事檔案工作擺在戰(zhàn)略位置，并從資金方面、技術(shù)方面、人員方面、制度方面，提供全方位、立體化的支持，推動這一工作實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

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（作者單位：大連市中心醫(yī)院）