探究不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理現(xiàn)存問題及應(yīng)對(duì)

曾驛涵

摘要：隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與科技的不斷發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代科技被應(yīng)用于各行各業(yè)。其中，信息化管理應(yīng)用于不動(dòng)產(chǎn)登記工作中得到了大眾的一致認(rèn)可。在檔案管理過程中采用信息化管理模式不僅能夠有效提高不動(dòng)產(chǎn)管理的效率，對(duì)于我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理工作也具有積極的推動(dòng)作用。但是目前將信息化管理手段應(yīng)用于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中還有一些較為突出的問題亟待解決。本文主要就不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理現(xiàn)存問題以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn);檔案登記;信息化管理;問題;應(yīng)對(duì)

分類號(hào)：G270.7;F299.23

前言：

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理指國(guó)家相應(yīng)機(jī)關(guān)部門在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的交易活動(dòng)、不動(dòng)產(chǎn)類型、不動(dòng)產(chǎn)登記以及不動(dòng)產(chǎn)建造等的管理過程中采用信息化的現(xiàn)代科技手段進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案的良好保存、有效整理以及科學(xué)記錄，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記的完善其中積極的促進(jìn)作用。同時(shí)，國(guó)家也出臺(tái)了一些適用于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度以維護(hù)好交易市場(chǎng)的安全與穩(wěn)定。相關(guān)工作人員對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作的現(xiàn)存問題進(jìn)行了深入分析并初步得出了幾點(diǎn)解決方案。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案登記信息化管理的現(xiàn)存問題

（一）檔案信息化管理較為分散且標(biāo)準(zhǔn)不一，利用時(shí)不便利

以黑河市自然資源局不動(dòng)產(chǎn)登記中心的工作開展為例，該市的檔案管理系統(tǒng)尚處于健全階段，沒有固定的集中對(duì)檔案管理場(chǎng)所，通常采用分散保存的方式，并未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。同時(shí)，每個(gè)部門進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣導(dǎo)致在對(duì)一些檔案進(jìn)行整合的時(shí)候難度系數(shù)較大，工作難以開展。這樣的檔案管理現(xiàn)狀為相關(guān)工作人員在調(diào)取檔案資料的過程中設(shè)置了難度。如，想要調(diào)取某一檔案卻需要同時(shí)登陸幾個(gè)部門的管理系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，浪費(fèi)時(shí)間不說，所獲取的檔案信息還需要二次加工整理才能夠被利用，對(duì)于有關(guān)部門工作的開展起到了阻礙作用。

（二）檔案管理的數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)有效關(guān)聯(lián)

不動(dòng)產(chǎn)登記工作中因?yàn)榈怯浄N類、登記性質(zhì)等的不同會(huì)建立專門的登記檔案，登記檔案的建立對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記工作的開展具有重要意義。但在實(shí)際的檔案管理工作過程中我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在的檔案管理數(shù)據(jù)于實(shí)際的業(yè)務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)一定的脫節(jié)問題，主要體現(xiàn)在檔案管理數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)有效關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致在開展工作的過程中，難以實(shí)現(xiàn)快速調(diào)取想要的檔案信息，工作也難以正常開展。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理現(xiàn)存問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的統(tǒng)一

為了有效解決現(xiàn)存不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作中分散管理、標(biāo)準(zhǔn)不一以及調(diào)取較難的問題，從事相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作的工作人員可以以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理統(tǒng)一的方式來解決。不管是對(duì)于管理場(chǎng)所、還是對(duì)于管理標(biāo)準(zhǔn)、亦或是調(diào)取原則都要進(jìn)行統(tǒng)一，在此基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新。這要求從事相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作的工作人員們?cè)谝哉袭?dāng)?shù)馗鞑块T的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案為工作重點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上集思廣益并建立一個(gè)統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，讓本市的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化資源能夠得到有效整理綜合。

例如，相關(guān)工作人員可以先發(fā)動(dòng)各部門、各單位的群眾力量進(jìn)行各類信息化管理工作的成果的整合，通過對(duì)比分析每個(gè)單位、部門的檔案管理量以及整合前后的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)差異總結(jié)出相關(guān)規(guī)律并找到解決辦法，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)開展的有效關(guān)聯(lián)。在初步完成整合工作之后相關(guān)部門還要建立專門的“問題偵察小組”，主要對(duì)后期檔案管理工作中遺留的問題進(jìn)行收集并分析提交，確保檔案信息化管理工作能夠高質(zhì)量、高精度進(jìn)行。

（二）將檔案管理信息化系統(tǒng)與實(shí)際的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成

從事相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)信息化管理工作的工作人員在實(shí)際開展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的過程中應(yīng)當(dāng)把檔案信息化工作置于首位，這樣能夠有效減少后期檔案管理的工作量。相關(guān)工作人員在實(shí)際為客戶辦理不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的過程中要在收件以及審批工作之前做好相關(guān)的信息化工作，方便后期工作的順利開展。

例如，從事相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作的工作人員要想方設(shè)法優(yōu)化工作流程，可以采用：一、在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心張貼不同種類不動(dòng)產(chǎn)登記的必備材料清單，讓業(yè)務(wù)受理人在一踏入檔案登記中心的時(shí)候就能夠清晰知道自己是屬于哪種類型并根據(jù)清單內(nèi)容準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案資料;相關(guān)工作人員在接收到業(yè)務(wù)受理人的資料好要做好核對(duì)以及整理工作。 二、在完成好人工登記工作之后相關(guān)的工作人員要立即將檔案受理人的資料原件進(jìn)行掃描并及時(shí)上傳到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息庫(kù)，并建立好信息庫(kù)與實(shí)際業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)。 三、前面的一系列準(zhǔn)備工作完成之后進(jìn)入正式辦理不動(dòng)產(chǎn)登記工作環(huán)節(jié)，工作人員可以實(shí)現(xiàn)直接從數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)取業(yè)務(wù)受理人的相關(guān)資料并實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的歸檔。這樣的工作流程不僅能夠幫助業(yè)務(wù)受理人清晰工作流程，對(duì)于相關(guān)工作人員檔案管理工作的開展也起到了積極的促進(jìn)作用，在提高效率的同時(shí)工作人員的工作量得以大大減輕，相應(yīng)地，工作失誤問題也會(huì)得到有效緩解。

總結(jié)：

綜上所述，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理在給不動(dòng)產(chǎn)登記工作帶來便利的同時(shí)也還存在一些問題需要解決，針對(duì)這些問題，相關(guān)單位的工作人員可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作效率的有效提升。

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