“智能+”時代檔案管理方法創(chuàng)新探討

李巖

摘 要：為了能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，本文對“智能+”時代檔案管理方法創(chuàng)新進行研究，首先闡述了“智能+”時代檔案管理方法創(chuàng)新意義，然后提出了明確自身需求，提升檔案智能化管理意識、突破技術瓶頸，促進創(chuàng)新智能化應用場景這兩個創(chuàng)新策略，希望可以提供給相關人員參考。

關鍵詞：“智能+”時代;檔案管理;管理方法創(chuàng)新

分類號：G271

引言

最近幾年，隨著我國信息技術不斷發(fā)展，“智能+”時代到來了。在“智能+”時代背景下，給檔案管理帶來了較大的挑戰(zhàn)和契機。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足新時代需求，這就需要對檔案管理方法進行創(chuàng)新?；凇爸悄?”時代，在檔案管理中利用數(shù)字技術，不僅可以有效提升檔案管理的智能化水平，還可以有效緩解檔案管理人員的工作壓力，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。因此，在實際工作中，檔案管理工作人員需要結合實際情況，基于“智能+”時代特點，通過多樣化的手段，對檔案管理方法進行創(chuàng)新，進而充分發(fā)揮出數(shù)字技術的作用和價值，從根本上提升檔案管理效果。

一、“智能+”時代檔案管理方法創(chuàng)新意義

1.管理業(yè)務需要

在“智能+”時代背景下，檔案資源逐漸趨向電子化、數(shù)據(jù)化，且類型多樣、增長迅速，這給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)[1]。在該情況下，怎樣收集大量檔案、怎樣有效鑒定、怎樣檢索半結構化和非結構化文檔、怎樣管理數(shù)據(jù)檔案，已經(jīng)成為了當下檔案管理人員思考的重點問題。最近幾年，雖然在檔案管理中利用了很多技術，但是檔案管理工作仍然在很大程度上依靠人力，難以順應時代發(fā)展需求，急需利用新思路和新模式進行創(chuàng)新。“智能+”時代，重復的、程式化的、僅僅憑借記憶和練習便可以掌握的技能，是沒有價值的，大部分都可以由機器來完成。在檔案管理工作中，這樣的業(yè)務大量存在，只有對人工智能進行更好的學習、融合、應用，才可以有效提升檔案管理工作質(zhì)量，促使檔案管理工作進一步發(fā)展。

二、“智能+”時代檔案管理方法創(chuàng)新策略

1.明確自身需求，提升檔案智能化管理意識

在檔案管理工作中應用數(shù)字技術，可以有效解放檔案管理人員，保證管理效率;并且通過挖掘和重組檔案數(shù)據(jù)，能夠及時產(chǎn)生對用戶有價值的知識與信息，提供給用戶良好的參考咨詢服務。因此，在實際工作中，檔案管理人員需要打破傳統(tǒng)檔案管理思維的束縛，意識到智能化檔案管理的重要意義，在注重專業(yè)技能的同時，對前沿技術的理論和實踐經(jīng)驗進行學習，對檔案滾利工作中的難點、痛點進行及時發(fā)現(xiàn)與總結，深入分析哪些業(yè)務可以對相關數(shù)字技術進行引入，有效提升管理效率[3]。此外，檔案管理人員需要對研究領域進行拓展，更多的關注檔案智能管理方面，在收集、整理、保管、利用檔案中，注重對數(shù)字技術的應用研究。例如，以人工智能知識庫系統(tǒng)為基礎，智能檢索檔案;以協(xié)同過濾技術為基礎，個性化推薦檔案信息;以檔案數(shù)字資源為基礎，智能管理和挖掘分析等等。檔案管理人員可以和業(yè)界進行深度合作，通過互相促進，有效促進檔案智能化管理發(fā)展。

2.突破技術瓶頸，促進創(chuàng)新智能化應用場景

在“智能+”時代下，在檔案管理工作中，怎樣利用數(shù)字技術智能管理、數(shù)據(jù)挖掘、提供利用檔案數(shù)據(jù)，是當下檔案管理人員思考的重要問題。首先，檔案管理人員需要結合當下各個業(yè)務環(huán)節(jié)中的難點，對檔案智能化應用場景進行不斷拓展。例如，在檔案價值鑒定環(huán)節(jié)中，可以利用專家系統(tǒng)、自然語言處理等技術，結合檔案數(shù)字化全文中提名關鍵詞、文號、責任者、時間等關鍵要素，對智能化軟件進行研發(fā)，對文件判斷是否歸檔、劃分保管期限等工序進行自動實現(xiàn);在檔案整理環(huán)節(jié)，可以通過智能化軟件，對全文中關鍵詞進行提取，并把其作為檔案必要著錄項目，自動進行文件級著錄;在檔案提供利用環(huán)節(jié)，可以通過自然語言處理、大數(shù)據(jù)等技術，自動關聯(lián)和聚類當心信息內(nèi)容，且利用三維可視化、虛擬現(xiàn)實等技術，多維度展示檔案信息資源[4]。其次，因為智能機器人和人們相比，情緒態(tài)度較為穩(wěn)定，不需要休息，可以準確快速的對用戶問題進行解答，所以在檔案管理工作中可以靈活利用智能機器人提供給用戶一般性咨詢服務、陳列解說、展覽等服務。并且，在統(tǒng)計環(huán)節(jié)中，檔案管理人員也可以通過智能化軟件，對各類工作數(shù)據(jù)進行提取，進而自動形成各類檔案管理統(tǒng)計報表。在檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)中，檔案管理人員可以利用智能化技術，實現(xiàn)自動處理圖像、分件、自動檢測糾錯，還可以通過網(wǎng)絡空閑時間進行自動掛接。此外，檔案管理人員還可以利用語言識別、機器視覺等技術，保證檔案智能化安全保管。現(xiàn)階段，庫房安全是較為常見的一種應用場景，例如，人臉識別、虹膜識別、指紋識別、語音識別等職能識別技術，在這樣的安防系統(tǒng)下，可以有效通過傳感器進行智能監(jiān)控庫房環(huán)境，有效保證檔案安全。

三、結束語

總而言之，在“智能+”時代下，檔案管理方法創(chuàng)新是非常重要的，不僅可以有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，還可以促進檔案管理進一步改革發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，檔案管理還存在一些問題，沒有充分結合時代特點開展工作，嚴重影響到了管理效果。因此，在實際工作中，檔案管理人員需要意識到“智能+”時代下檔案管理方法創(chuàng)新的重要性，并結合實際情況和“智能+”時代的特點，通過科學合理的手段，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理方法，進而有效提升工作效率和準確性。

參考文獻：

[1]史江，羅紫菡.“智能+”時代檔案管理方法創(chuàng)新探討[J].檔案學研究，2021（02）：54-59.

[2]薛圓圓.人工智能時代檔案管理創(chuàng)新路徑研究[J].蘭臺世界，2021（01）：84-86.

[3]宋朝霞.人工智能時代檔案管理革新路徑分析[J].參花（下），2020（12）：41-42.

[4]周楓，呂東偉.基于“智能+”檔案管理初探[J].北京檔案，2019（09）：39-41.

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