當(dāng)代縣級(jí)檔案管理的體制機(jī)制現(xiàn)狀及優(yōu)化研究

摘要：隨著2019年初我國(guó)縣級(jí)事業(yè)單位與縣級(jí)行政部門的系列機(jī)構(gòu)改革的完成，作為縣級(jí)管理體系中的重要組成部分，縣級(jí)檔案管理部門職能劃分開始引起了各層領(lǐng)導(dǎo)的廣泛重視。特別是在縣級(jí)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與變化情況下，縣級(jí)檔案管理工作運(yùn)行的機(jī)制、體制改革面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，同時(shí)也暴露出了一些新問(wèn)題。對(duì)此，縣級(jí)檔案管理工作人員需要把握住發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和探索，有效解決出現(xiàn)的新問(wèn)題，并進(jìn)一步加強(qiáng)縣級(jí)部門檔案管理工作。故此，下面將重點(diǎn)圍繞縣級(jí)檔案管理工作的水平現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，而后提出了相應(yīng)的優(yōu)化建設(shè)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)部門? 檔案管理? 管理體制? 優(yōu)化建設(shè)

Abstract： With the completion of a series of institutional reforms of county-level public institutions and county-level administrative departments in China at the beginning of 2019， the functional division of county-level archives management departments has attracted extensive attention from leaders at all levels. Especially with the further development and changes of county-level archives management， the operation mechanism and system reform of county-level archives management are facing new opportunities and challenges， but also exposed some new problems. In this regard， the county-level archives management staff need to grasp the development opportunities， innovate and explore the archives management， effectively solve the new problems， and further strengthen the archives management of county-level departments. Therefore， the following will focus on the analysis of the current level and existing problems of county-level archives management， and then put forward the corresponding optimization construction countermeasures.

Key Words： County-level departments; Records management; Management System; Optimization and construction

縣級(jí)部門檔案信息中有諸多可靠性與參考性強(qiáng)的內(nèi)容，這些內(nèi)容對(duì)有關(guān)部門建設(shè)、日常管理、縣級(jí)單位文化宣傳方面都具有重要參考作用。同時(shí)，縣級(jí)部門對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，可以有效提高檔案管理質(zhì)量，讓檔案管理更加嚴(yán)謹(jǐn)與規(guī)范。所以，縣級(jí)部門有必要從根本上加強(qiáng)重視檔案管理工作，并基于此促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，全力提高檔案管理工作質(zhì)量。

1縣級(jí)檔案管理現(xiàn)狀

1.1縣級(jí)檔案局館機(jī)構(gòu)健全，人員數(shù)量基本滿足業(yè)務(wù)要求

各級(jí)檔案組織基本建立，特別是縣級(jí)及以下基層檔案組織，如縣直各單位與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道都有檔案室，至少有一名檔案管理人員;檔案局與館的權(quán)利清單、責(zé)任清單，人員身份清單已經(jīng)劃分清楚;通過(guò)建國(guó)后的不斷完善機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，作用正常發(fā)揮[1]。但是也存在上級(jí)垂直單位和企業(yè)檔案管理不重視，對(duì)其執(zhí)法管理困難問(wèn)題。

1.2縣級(jí)檔案庫(kù)房面積和硬件設(shè)施初具規(guī)模

檔案事業(yè)發(fā)展基金每年都列入財(cái)政預(yù)算，投入體制機(jī)制得到保障，并得到基本項(xiàng)目下的保障。通過(guò)多年的積累各地檔案館庫(kù)房都得到建設(shè)，并不斷增加設(shè)施設(shè)備，擴(kuò)大庫(kù)房面積，提高檔案保管水平，各地基本完成了數(shù)字化檔案館建設(shè)。但是有的地方因經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和地方財(cái)政收入少的原因，檔案館建設(shè)還是停留在多年前的水平，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和人民群眾的要求不相適應(yīng)。

1.3縣級(jí)檔案資料收集與利用初步顯現(xiàn)社會(huì)效益

縣級(jí)檔案局（館）通過(guò)對(duì)建國(guó)后檔案資料的收集、整理、編研、利用，檔案資料規(guī)模效益得到發(fā)揮，全面的歷史檔案資料積淀凸顯厚積薄發(fā)。查閱檔案資料被社會(huì)認(rèn)可，知名度和美譽(yù)度不斷提升。但也有個(gè)別縣直單位缺少獨(dú)立的綜合檔案室，辦公室、借閱室及檔案室三室合一，同時(shí)保管設(shè)施陳舊，未配置相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案櫥、密集架，“十防”工作沒(méi)有做到位，辦公室人員來(lái)往混雜，無(wú)法確保檔案保管安全。

1.4檔案管理制度建立齊全，執(zhí)行中還要差距

建國(guó)后全國(guó)人大通過(guò)不斷立法和修訂完善，制訂了《檔案法》及一大批規(guī)章制度，各級(jí)政府及職能部門建立了完備的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)學(xué)習(xí)國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，短短幾十年發(fā)展就取得巨大成績(jī)[2]。但是在基層實(shí)際工作中存在著文件資料收集不全面， 文件檔案分類不準(zhǔn)確，文件檔案保管不安全，文件檔案利用率不高的問(wèn)題。

2縣級(jí)部門檔案管理存在的問(wèn)題

2.1檔案管理理念還需轉(zhuǎn)變

新時(shí)期縣級(jí)部門檔案管理工作面臨兩大難題，首先是傳統(tǒng)管理效率低下，以至于許多檔案資料并未獲得有效保管和充分利用，后期要想查閱也存在一定難度。其次是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，縣級(jí)單位不斷深化改革。許多單位各項(xiàng)工作需要?dú)w檔與借閱檔案資料，因此檔案管理始終處于一個(gè)不穩(wěn)定的狀態(tài)。這是因?yàn)闄n案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，管理理念比較落后，甚至認(rèn)為檔案管理不過(guò)是簡(jiǎn)單的收集、整理及歸檔，并沒(méi)有將深層次的管理理念運(yùn)用到實(shí)際工作中，傳統(tǒng)的理念對(duì)縣級(jí)部門檔案管理水平造成了直接影響。

2.2缺欠穩(wěn)定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

主要有四方面體現(xiàn)：首先是省市縣機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理職能不統(tǒng)一;在縣級(jí)檔案局與館職能交叉，多年的實(shí)踐證明縣級(jí)檔案管理適合局館合一，一個(gè)機(jī)構(gòu)兩塊牌子，再分就不利于檔案工作的開展。其次管理系統(tǒng)不統(tǒng)一?？h直各單位所有類型的檔案材料都不能歸納到統(tǒng)一系統(tǒng)中，不同系統(tǒng)的檔案目錄與檔案信息內(nèi)容很難有所關(guān)聯(lián);三是檔案分類不準(zhǔn)確，縣級(jí)部門檔案管理方法不夠科學(xué)，雖然有一些部門制定了綜合檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，然而大多是沿用以往的歸檔管理方式;最后是縣級(jí)區(qū)域內(nèi)檔案沒(méi)有統(tǒng)一集中管理，有些單位多年積累的檔案資料積壓在文件柜和紙箱中。許多縣級(jí)部門檔案管理相對(duì)混亂，未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理[3]。

2.3檔案管理工作人員素質(zhì)達(dá)不到要求

在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員管理機(jī)制問(wèn)題上，近40年來(lái)機(jī)構(gòu)改革多次分分合合，個(gè)別工作人員對(duì)檔案事業(yè)前景迷茫，專業(yè)知識(shí)不足，缺乏行政執(zhí)法和信息技術(shù)能力。就算是檔案館根據(jù)現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)配備了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，由于缺少專業(yè)操作人員，先進(jìn)設(shè)備也難以充分發(fā)揮作用，以至于縣級(jí)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。此外，除了需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)，還需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，這需要工作人員具有較強(qiáng)的職業(yè)能力與素質(zhì)。

2.4對(duì)檔案管理的重視程度還應(yīng)提升

當(dāng)前，在縣級(jí)部門管理體系中，因?yàn)闄n案管理工作和其他部門并沒(méi)有密切關(guān)系，往往是等有需要的時(shí)候才會(huì)被記起，加之有關(guān)部門工作人員與檔案管理工作人員將更多精力與時(shí)間放在經(jīng)濟(jì)工作上，檔案管理工作并未受到足夠重視。最終導(dǎo)致縣級(jí)部門檔案管理工作人員的工作積極性降低，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的重視程度也降低了，影響到了縣級(jí)檔案更好地發(fā)展。

2.5對(duì)檔案現(xiàn)代化管理存在認(rèn)知偏差

因?yàn)檎J(rèn)知理念上存在偏差，部分縣級(jí)部門進(jìn)行檔案管理時(shí)，并未透徹理解現(xiàn)代化管理的含義，覺(jué)得配置先進(jìn)的設(shè)備、做好檔案數(shù)據(jù)錄入工作就是對(duì)檔案進(jìn)行了現(xiàn)代化管理。但這是種片面化的觀念，現(xiàn)代化檔案管理并非是達(dá)到設(shè)備與技術(shù)等硬件要求，還需要轉(zhuǎn)變管理理念以及創(chuàng)新管理方法等方面，也就是從建檔到銷檔、從人員到機(jī)構(gòu)、從政治待遇到工資福利全過(guò)程都需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理[4]。

3當(dāng)前縣級(jí)檔案管理優(yōu)化措施

3.1從根本上改進(jìn)檔案管理體制

檔案管理工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上是受檔案管理體制健全與否的影響，主要體現(xiàn)為檔案局與檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置，職能劃分，責(zé)任明確，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)等，檔案管理工作人員的檔案資料整理、收集、歸檔等各項(xiàng)工作是否科學(xué)與規(guī)范。實(shí)踐證明縣級(jí)檔案管理局館合一方式比較合理有效，能保障行政執(zhí)法和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的順暢開展。所以，要想從根源上減少出現(xiàn)不良的管理行為，需要對(duì)檔案管理工作實(shí)施科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w制。

3.2采取科學(xué)有效的日常監(jiān)管機(jī)制

對(duì)縣級(jí)部門檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)管，對(duì)縣以下基層加大檔案執(zhí)法檢查次數(shù)和獎(jiǎng)懲力度，以此確保檔案管理工作能夠有序推進(jìn)。要重視檔案管理工作人員政治待遇和工資福利，在管理崗位職數(shù)、級(jí)別，高級(jí)職稱數(shù)量，晉升渠道，給予支持關(guān)心。切實(shí)做好對(duì)檔案管理人員的日?？己撕湍甓瓤己嗽u(píng)價(jià)機(jī)制建設(shè)，用制度約束人，調(diào)動(dòng)人的工作積極性。落實(shí)誰(shuí)損壞誰(shuí)負(fù)責(zé)原則，因工作失誤而導(dǎo)致的檔案流失與損壞的，要嚴(yán)格查處和必要的懲罰。

3.3加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)并提高認(rèn)識(shí)

提高領(lǐng)導(dǎo)干部和全社會(huì)對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)，使縣級(jí)部門檔案管理工作水平進(jìn)一步提升。首先，讓所有人員都認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作不僅是自身職責(zé)，更是法律法規(guī)的要求，從而真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性;其次，需要將檔案管理工作與單位的組織建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)及其他各種社會(huì)事業(yè)放在相同地位，將檔案管理工作作為單位建設(shè)的組成部分[5]。

3.4加速推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在縣級(jí)檔案現(xiàn)代化管理工作中，加大互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，特別是一些建管較久的檔案館，館藏卷宗較多、種類復(fù)雜、資料陳舊等問(wèn)題在一定程度上提高了數(shù)字化、信息化、編研和利用工作難度與工作量。在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，縣級(jí)檔案館需要充分掌握館內(nèi)所有檔案的具體情況，依照檔案文件的重要程度、不同作用、利用率等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選，確定開放利用范圍及順序。

3.5建立一支高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍

當(dāng)前的縣級(jí)部門檔案管理工作中，首先需要對(duì)人才引進(jìn)方面不斷加大力度，引入一批高素質(zhì)、專業(yè)技能強(qiáng)的檔案管理人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。其次需要對(duì)已有的工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)與繼續(xù)教育，提高他們對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的的掌握應(yīng)用能力，把他們打造成具有理論知識(shí)與實(shí)踐能力的檔案管理隊(duì)伍。其次要用事業(yè)吸引人才，穩(wěn)住人才，要用優(yōu)厚政治經(jīng)濟(jì)待遇留住檔案人才。

3.6實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理流程與方法

要想提高縣級(jí)部門檔案管理工作水平與效率，應(yīng)該從檔案收集、歸檔、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，制定相配套的工作標(biāo)準(zhǔn)流程。以往的檔案管理工作中，因?yàn)榧夹g(shù)手段與管理方式同日益發(fā)展的檔案管理要求不相符，這使得許多縣級(jí)部門檔案管理工作出現(xiàn)檔案保管期限不準(zhǔn)確、相同文件重復(fù)保存、保存的檔案沒(méi)有利用價(jià)值等問(wèn)題[6]。為此，需要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，從系統(tǒng)中剔除沒(méi)有利用價(jià)值的檔案資料。規(guī)范化的目錄能夠保障檔案檢索的準(zhǔn)確率，避免檢索過(guò)程中出現(xiàn)文不對(duì)題的情況，有效節(jié)約檢索時(shí)間，真正提高檔案管理工作效率。

4結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，縣級(jí)部門檔案管理工作作為縣級(jí)部門管理體系中一個(gè)重要構(gòu)成部分，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理體制機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性主動(dòng)性，對(duì)于發(fā)揮檔案資源化作用，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義;而縣級(jí)部門檔案管理體制機(jī)制的改革、發(fā)展和演變，又為各級(jí)機(jī)構(gòu)改革、職能轉(zhuǎn)變、建設(shè)開放型服務(wù)型政府提供重要參考。檔案管理人員應(yīng)把握機(jī)遇，對(duì)檔案管理模式與技術(shù)進(jìn)行探索和創(chuàng)新，從而強(qiáng)化縣級(jí)部門檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介：盛萍（1965-），女，本科，副研究館員，從事檔案管理工作。

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