高職院校檔案管理信息化建設(shè)分析

吐遜江?阿布來(lái)提

摘 ?要：高職院校的檔案管理是高職院校管理工作的一部分，對(duì)高職院校發(fā)展有著重要影響，在現(xiàn)代化、信息化時(shí)代背景下，高職院校檔案管理信息化建設(shè)是迎合社會(huì)發(fā)展的有效舉措。本文將簡(jiǎn)述高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，分析高職院校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并探究提升高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化

引言：

信息化發(fā)展已經(jīng)逐漸成為國(guó)家發(fā)展的重要戰(zhàn)略方向，而高職院校作為國(guó)家教育行業(yè)的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)緊跟國(guó)家發(fā)展腳步，積極開(kāi)展信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提升高職院校檔案管理質(zhì)量。

1高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

1.1迎合信息化社會(huì)需求

隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，教育行業(yè)也在不斷擴(kuò)展信息化教育內(nèi)容，信息化已經(jīng)成為教育教學(xué)、校園生活的重要內(nèi)容，而伴隨著高職教育規(guī)模和網(wǎng)絡(luò)普及不斷擴(kuò)大，高職院校所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也日趨增加，其中檔案的類(lèi)型和總量也在不斷增多，管理工作的難度逐漸增加。近年來(lái)，我國(guó)有關(guān)部門(mén)已經(jīng)明確高校檔案信息資源、信息化建設(shè)的重要性，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程的要求。這為高職院校檔案管理信息化建設(shè)提供了發(fā)展方向。這也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中高校檔案信息化建設(shè)從理論向?qū)嵺`的跨越，使高職院校檔案管理信息化符合現(xiàn)代社會(huì)需求和教育發(fā)展趨勢(shì)。

1.2增強(qiáng)高職院校管理

檔案管理作為高職院校管理工作的重要部分，涉及教學(xué)、科研、師生信息等多種內(nèi)容，增強(qiáng)高職院校信息化水平也是促進(jìn)高職院校管理水平的有效方法。信息化建設(shè)，可以幫助高職院校規(guī)范管理流程，提高管理工作效率，節(jié)省人力物力。檔案管理信息化也是推進(jìn)現(xiàn)代化大學(xué)的必然選擇，檔案信息化水平也是評(píng)判高職院校現(xiàn)代化建設(shè)的重要指標(biāo)，檔案管理信息化能夠幫助高職院校提升管理、人事、教學(xué)等工作效率，為高職院校進(jìn)步發(fā)展提供有力支撐。

1.3提高檔案信息運(yùn)用

檔案管理信息化建設(shè)的重要作用包含對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，傳統(tǒng)的信息檔案過(guò)于陳舊，紙質(zhì)檔案使用也不如信息檔案便捷。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)可以讓更多檔案為學(xué)校發(fā)展建設(shè)服務(wù)。信息化也將改變檔案管理工作模式，從保管、整理變?yōu)橄蛐畔⒉杉?、服?wù)職能轉(zhuǎn)換邊，利用信息化優(yōu)勢(shì)頻繁而高效地利用檔案，打破時(shí)空的限制，大幅提升了檔案的使用效率和利用價(jià)值。

2高職院校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1檔案管理信息化建設(shè)力度不足

檔案管理工作本身在高職院校管理中處于服務(wù)性、輔助性的工作，對(duì)學(xué)校發(fā)展和管理起到間接作用，這也使得高校對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)重視和投入程度不高或不到位，往往只是連接起網(wǎng)絡(luò)，配備幾臺(tái)計(jì)算機(jī)便完成了檔案管理信息化建設(shè)，但是這種“信息化”根本滿足不了整個(gè)高職院校的管理活動(dòng)。另外，學(xué)校建設(shè)是多方面的，許多方面都在進(jìn)行建設(shè)發(fā)展，檔案管理難免會(huì)受到延后待遇，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)力度不足[1]。

2.2檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不準(zhǔn)

大多數(shù)高職院校的檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有明確的目標(biāo)，其本質(zhì)與核心內(nèi)容往往是將檔案數(shù)字化處理、檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行，檔案管理信息化建設(shè)與高職院校的發(fā)展沒(méi)有掛鉤，這也是檔案管理信息化建設(shè)不被重視的主要原因。只有構(gòu)建明確的目標(biāo)，了解檔案管理信息化建設(shè)對(duì)高職院校的提升和影響，才能使信息化建設(shè)更為有效，檔案管理工作更為可行。

2.3檔案管理工作信息化水平不高

檔案管理信息化建設(shè)以及后續(xù)的管理工作都需要相應(yīng)的信息化人才執(zhí)行，傳統(tǒng)檔案管理工作為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的效率不夠全面，檔案信息處于被動(dòng)獲取的狀態(tài)，檔案管理工作也是被動(dòng)服務(wù)。而在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)的檔案管理人員來(lái)建設(shè)，避免由于檔案管理人員水平不足、信息技術(shù)能力缺乏，而使得檔案管理信息化建設(shè)成效不佳，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作提供幫助。

3高職院校檔案管理信息化建設(shè)提升策略

3.1明確建設(shè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)資源整合

檔案管理信息化建設(shè)需要建立一個(gè)明確的目標(biāo)導(dǎo)向之上，具有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。沒(méi)有明確的目標(biāo)，檔案管理信息化建設(shè)就會(huì)如四不像一般，信息、管理、檔案、服務(wù)都難以得到有效的發(fā)展。而沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，就會(huì)使得高職院校的檔案管理模式、形式多種多樣，造成檔案信息收集、傳輸、檢索的難度增大。檔案管理信息化建設(shè)的核心目標(biāo)應(yīng)當(dāng)以建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度為基準(zhǔn)，以檔案管理工作提質(zhì)增效為核心的發(fā)展導(dǎo)向。一方面檔案管理信息化建設(shè)要迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建出更為優(yōu)質(zhì)的信息化建設(shè)內(nèi)容，以此提升整個(gè)高職院校的信息化管理水平。而且在信息化建設(shè)過(guò)程中要注重規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定，在檔案管理信息化工作之前就明確適合高職院校實(shí)際情況的運(yùn)作體系，既能夠保證檔案管理工作有效開(kāi)展，也能夠促進(jìn)信息化建設(shè)為高職院校管理提供幫助，為信息化檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。而另一方面檔案管理工作在信息化建設(shè)中也應(yīng)積極運(yùn)用信息資源的優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，將檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)有效整合，促進(jìn)檔案信息化使用水平，才能為信息化建設(shè)帶來(lái)提升[2]。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)投入

檔案管理信息化建設(shè)投入應(yīng)當(dāng)從三方面提升，來(lái)促進(jìn)信息化建設(shè)的力度。首先是高職院校本身對(duì)檔案管理的重視程度，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化對(duì)高校教學(xué)、科研和管理的重要作用，將檔案管理信息化建設(shè)作為高職院?，F(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的主要工作，明確檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容和環(huán)節(jié)，穩(wěn)步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

其次，應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，包括資金、軟硬件的投入，檔案管理信息化建設(shè)需要相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及配套的管理軟件。當(dāng)然，短時(shí)間內(nèi)投入大量的資金過(guò)于理想，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，從過(guò)往檔案數(shù)字化、現(xiàn)有檔案信息化處理、后續(xù)檔案網(wǎng)絡(luò)化采集傳輸，不斷投入建設(shè)，逐步完善整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化管理工作的進(jìn)步發(fā)展。

最后，加強(qiáng)對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)是檔案信息化管理工作有效開(kāi)展的基礎(chǔ)。在提高現(xiàn)有檔案管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)需求，培養(yǎng)檔案管理人才了解信息化工作內(nèi)容，或是讓信息化建設(shè)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的主要內(nèi)容，確保檔案信息化管理工作的有效配備，以此提高高職院校檔案管理信息化工作效率[3]。

3.3強(qiáng)化檔案管理信息化系統(tǒng)構(gòu)建

為了使檔案管理能夠更好地服務(wù)高職院校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)，讓所有使用者便利且快捷地使用檔案信息，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)的系統(tǒng)，檔案管理的核心應(yīng)當(dāng)是信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為傳輸、歸類(lèi)、接收提供相應(yīng)的支撐。檔案管理應(yīng)當(dāng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相互結(jié)合，積極擴(kuò)展檔案數(shù)據(jù)資源，并傳輸至網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，對(duì)網(wǎng)站內(nèi)部的檔案資源進(jìn)行展示和存儲(chǔ)，不僅能夠?yàn)閺V大師生提供更為便利的查詢方式，而且也節(jié)約了檔案信息的收集和傳輸時(shí)間。當(dāng)然，在構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)的同時(shí)也需提高信息化檔案安全水平，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要，為了避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，提高檔案信息價(jià)值，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)為檔案進(jìn)行加密，增強(qiáng)檔案管理在信息化建設(shè)過(guò)程中的安全性。

結(jié)論：

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化已經(jīng)成為高職院校發(fā)展的主要方向，高職院校檔案管理工作也應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)信息化建設(shè)，從高職院校實(shí)際情況出發(fā)，明確信息化建設(shè)方向和目標(biāo)，而相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制度下，充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)高職院校檔案管理工作的高效開(kāi)展，為高職院校管理提供支撐。

參考文獻(xiàn)

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[3] 李月.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J].知識(shí)文庫(kù)，2020（17）：197-198.

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