淺談會計電算化檔案管理

馬清蘭 江 巧 季曉毓

會計電算化逐步取代手工記賬，是會計發(fā)展的必然趨勢，會計電算化普及對會計檔案管理提出了新的要求。

一、電算化會計檔案的內(nèi)容與特點

會計電算化檔案主要包括存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和電腦打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)則是指記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等數(shù)據(jù)。按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電腦進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財務(wù)部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比，有其自身的特點，主要表現(xiàn)為：

（一）存貯范圍更廣。電算化會計檔案存貯的范圍比傳統(tǒng)的會計檔案更廣，電算化會計檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括存貯在計算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會計信息，如程序開發(fā)設(shè)計說明書以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等。

（二）存貯形式更多。作為傳統(tǒng)審計對象的憑證、賬簿、報表等會計資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，會計數(shù)據(jù)不但以打印輸出的紙質(zhì)形式存在，還以電磁信號的形式存貯于軟盤、硬盤、光盤等載體上。磁性化存貯介質(zhì)方式的介入使檔案的管理更加簡潔、快速、有效。

（三）存放方式更嚴(yán)格。由于電算化會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，電算化會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤等，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等影響，因此存放點必須具有更加嚴(yán)密的防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等措施。

（四）對檔案管理的要求更強(qiáng)。電算化會計檔案的管理和利用受會計軟件的種類和版本的影響，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本和種類就越多，電算化會計檔案只有得到科學(xué)的管理，才能被正常利用。

二、會計電算化檔案管理存在的主要問題

（一）完整性、安全性不高。我國自實施會計電算化以來，采用會計電算化的單位較多，但多數(shù)單位真正運行時間較短。有些單位為了適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對會計軟件進(jìn)行了升級，而原有的會計軟件及相關(guān)資料未能及時進(jìn)行整理歸檔，這些會計檔案資料就得不到及時地收集和利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。

（二）電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善保管會計檔案的環(huán)境等。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識和計算機(jī)應(yīng)用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。

（四）計算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患。計算機(jī)系統(tǒng)盡管功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)，但仍有很多缺陷。首先，計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)輸入易被篡改，軟件被修改或破壞，安全存取功能薄弱等。其次，在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通五湖四海的今天，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機(jī)系統(tǒng)不安全的另一主要方面就是計算機(jī)病毒的危害，其破壞性極大。

（五）電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下，會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外，還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及全套文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這種通過計算機(jī)技術(shù)手段實施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會危害性，并且發(fā)現(xiàn)難度非常大。另外，電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等條件的影響。

三、加強(qiáng)會計電算化檔案管理的措施

（一）保持電算化會計檔案的完整性。管理會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出前，應(yīng)妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對會計電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

（二）完善管理制度。會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎(chǔ)工作。計算機(jī)替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應(yīng)的管理制度。各種紙質(zhì)的會計檔案和介質(zhì)的會計檔案要及時合理歸檔，做好記錄。歸檔的檔案做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。要建立嚴(yán)格的電算化會計檔案借閱制度，借出、查看、歸還要做詳細(xì)記錄。

（三）提高會計部門人員素質(zhì)。會計電算化不僅需要一定的專業(yè)會計人員，而且需要一定的計算機(jī)人員參與維護(hù)日常使用和確保其數(shù)據(jù)的安全。所以必須不斷提高會計人員的計算機(jī)操作能力，同時需要有一定數(shù)量的計算機(jī)高級人才管理與維護(hù)電算化會計軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運行，不斷開發(fā)更合理、高效的電算化會計軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證會計電算化正常運行。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。配備專業(yè)計算機(jī)管理人員，建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強(qiáng)對計算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，定期對系統(tǒng)安全性進(jìn)行檢測，排除安全隱患。

（五）會計數(shù)據(jù)雙備份。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)實行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。備份時要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個不同的地點，防止意外事故發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

總之，電算化會計檔案管理既是一項重要的會計管理工作，又是一項重要的檔案管理工作，各單位應(yīng)依據(jù)電算化會計檔案形成的規(guī)律和特點，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)管理方法，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的會計檔案信息優(yōu)勢，提高電算化會計檔案利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，真正使電算化會計檔案在會計工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。