遠程辦公環(huán)境中如何管理多個云協(xié)作工具

Bob Violino 陳琳華

新冠肺炎疫情和向遠程在家辦公模式的轉(zhuǎn)型帶來的一個重要IT發(fā)展趨勢是，視頻會議系統(tǒng)等協(xié)作工具的使用量急劇增加。

Gartner在2020年6月發(fā)布的報告中指出，受疫情影響，越來越多的用戶開始遠程辦公，這使得2020年全球在基于云計算的網(wǎng)絡會議產(chǎn)品上的支出將增長24%，達到41億美元。

從員工的連通性和生產(chǎn)力的角度出發(fā)，這些系統(tǒng)的大量使用是一種積極的發(fā)展趨勢。遠程辦公的員工可以輕松地與同事、客戶、業(yè)務伙伴和其他人保持聯(lián)系并分享內(nèi)容。但是一旦企業(yè)對組織內(nèi)使用的應用程序和平臺的數(shù)量和類型失去控制，那么問題就出現(xiàn)了。

工具的泛濫將導致風險和效率低下

由于這些產(chǎn)品大多基于云計算，因此部署起來比較容易。實際操作中，任何部門、團隊，甚至個人都可以在IT主管或業(yè)務經(jīng)理不知情的情況下下載一個在線會議應用程序并使用它們。

即便是那些已經(jīng)對員工應使用何種視頻會議和協(xié)作平臺制定了規(guī)劃和相關(guān)規(guī)定的公司，也可能會突然發(fā)現(xiàn)員工在使用其他的工具和平臺。

IDC的高級研究分析師Rich Costello說：“我發(fā)現(xiàn)目前許多企業(yè)都在大量使用多供應商產(chǎn)品。業(yè)務終端用戶通常都是面向消費者的，因此他們更喜歡使用直觀的、易用的且能夠提供更佳用戶體驗的協(xié)作工具和應用程序。這些優(yōu)點對辦公室內(nèi)的日常辦公也同樣具有吸引力?！?p>

Carousel Industries 統(tǒng)一通信與協(xié)作業(yè)務副總裁Tony McQueen

IT與云服務提供商Carousel Industries的統(tǒng)一通信與協(xié)作業(yè)務副總裁Tony McQueen發(fā)現(xiàn)，很多客戶都在運行二三個協(xié)作系統(tǒng)。

McQueen說：“有些企業(yè)的2個會議室就在隔壁，但是2個會議室使用的卻使用兩種完全不同的技術(shù)召開在線會議。所有的解決方案都有自己的一套安全方法、報告工具和故障排除步驟，這本身就是一個挑戰(zhàn)。這使得企業(yè)很難獲得一個統(tǒng)一的控制平臺，以確定解決方案是如何被使用的以及是否獲得了投資回報?！?/p>

事實上，基于多云工具的激增將給IT部門帶來大量挑戰(zhàn)。Costello說：“IT部門非常關(guān)心能否有效地監(jiān)控和管理這些協(xié)作工具，特別是在安全性和合規(guī)性方面。”

Gartner的高級首席分析師Megan Fernandez表示，多種會議和協(xié)作工具的最大問題是系統(tǒng)的成本和全面部署。

Fernandez指出，如果企業(yè)使用了多種產(chǎn)品，那么他們肯定存在為相同服務重復付費的情況。她舉例稱：“例如，協(xié)作解決方案一也支持外部會議，但是沒有解決方案二好用。如果企業(yè)購買了兩個獨立的解決方案，那么由于它們需要多個許可證，因此成本會更高?！?/p>

Fernandez說，如果企業(yè)為了節(jié)約成本只授權(quán)部分員工使用這些服務，那么企業(yè)可能將無法享受到大批量采購才能享受的折扣優(yōu)惠。用戶數(shù)量達到500個的企業(yè)可以享受25%的許可證折扣，用戶數(shù)量達到1000個企業(yè)可以享受40%的許可證折扣，1000個以上用戶的企業(yè)可以享受50%的許可證折扣。批量折扣已經(jīng)成為了企業(yè)降低成本的一個重要途徑?！?/p>

協(xié)作平臺部署和使用的范圍越廣，效果就會越好。她說：“如果一個企業(yè)內(nèi)只有少量用戶在使用該解決方案，那么用戶將無法體驗到協(xié)作的優(yōu)勢?！?/p>

作為一家?guī)椭髽I(yè)選擇視頻會議提供商和協(xié)作工具的云通信咨詢公司，GetVoIP見證了企業(yè)在整合所有不同平臺以獲得最大收益時所面臨的困難。

該公司創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Reuben Yonatan表示：“因為無法判斷應該優(yōu)先考慮哪個平臺，以及工具是如何發(fā)揮作用的，這些企業(yè)最終只能使用每個平臺的一小部分，從而無法享受到這些平臺的所有優(yōu)勢?！?h3>應對挑戰(zhàn)

如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)自己處于這種情況，那么他們到底應該怎么做？對員工使用非企業(yè)選定的視頻會議和協(xié)作工具的行為進行打壓可能會導致不滿和反彈。如果采取“視而不見”的態(tài)度又可能會導致管理出現(xiàn)混亂。

IDC的Costello說：“我認為在這個問題上需要有一定的靈活性。終端用戶使用這些非企業(yè)選定的工具是有特定原因的，IT部門和企業(yè)必須要認識到這一點，并努力搞清楚它們?yōu)槭裁词軉T工歡迎。”

如果企業(yè)選擇更為靈活的處理方法，那么他們需要采取措施以確保這些平臺能夠獲得成功。

了解在用工具的所有信息

首先，IT部門需要發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部正在使用哪些工具和平臺。這意味著需要展開一次內(nèi)部審查，甚至是對業(yè)務部門負責人進行一次簡單的調(diào)查，從而確定員工正在使用哪些協(xié)作工具和會議服務。

Costello說，作為這項工作的一部分，IT部門需要在企業(yè)內(nèi)部找到這些協(xié)作工具的支持者并與其進行坦誠的交流。這些支持者可以幫助IT部門搞清楚為什么這些協(xié)作工具會受到業(yè)務線的終端用戶的歡迎。

他指出：“業(yè)務部門內(nèi)的產(chǎn)品擁護者也可以協(xié)助IT部門進行調(diào)查，提供他們自己的反饋意見，并就調(diào)查對象、相關(guān)問題等提供指導。在發(fā)現(xiàn)過程中，還需要識別并解決企業(yè)部署的協(xié)作解決方案中存在的安全漏洞和合規(guī)性漏洞。此外，及時更新協(xié)作軟件非常重要?！?/p>

與此同時，Gartner的Fernandez指出，了解在用平臺的全部功能同樣也很重要。