醫(yī)療機(jī)構(gòu)物流管理優(yōu)化探析

蘭超歌

（上海工程技術(shù)大學(xué)，上海 201620）

1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)用物流管理的特點(diǎn)及研究現(xiàn)狀

醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為物資需求單位，在社會(huì)物資供應(yīng)鏈中處于末端位置之一，同時(shí)其內(nèi)部也運(yùn)營(yíng)著一個(gè)完整的物流子系統(tǒng)。醫(yī)用物流也稱醫(yī)院物流，是醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)學(xué)科研教育或醫(yī)院管理環(huán)節(jié)中，所需物資按需求量從供應(yīng)點(diǎn)向需求點(diǎn)配送并管理的過程，對(duì)物流管理的多樣性、效率性與安全性要求較高。物資采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)管理、內(nèi)部物資傳送和醫(yī)用廢棄物處理是物流系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，幾乎涵蓋了一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常工作和管理的全部業(yè)務(wù)，在現(xiàn)代醫(yī)院的管理中處于戰(zhàn)略性地位。

在CNKI 期刊網(wǎng)上輸入關(guān)鍵詞“物流”進(jìn)行檢索時(shí)，在1992-2020 年中旬這一時(shí)間段內(nèi)，數(shù)據(jù)庫(kù)中共有17 485 篇相關(guān)文獻(xiàn)，關(guān)鍵詞為“醫(yī)院管理”的文獻(xiàn)有12 434篇，關(guān)鍵詞為“醫(yī)院物流”的收錄文獻(xiàn)有189篇。在所有關(guān)鍵詞為“物流”的文獻(xiàn)中將檢索范圍縮小到“醫(yī)院物流”時(shí)，二者比例為1:0.71，將“醫(yī)院管理”檢索范圍縮小至“醫(yī)院物流管理”時(shí)，二者比例為1:0.2，三者總體占比如圖1所示。

我國(guó)對(duì)于物流甚至醫(yī)療物流方面的研究與發(fā)達(dá)國(guó)家相比呈現(xiàn)起步時(shí)間晚且發(fā)展速度慢的特征。在物流和醫(yī)療管理領(lǐng)域內(nèi)，醫(yī)院物流所占比重較小，內(nèi)容方面大多是對(duì)物流概念、醫(yī)用物流特殊性的闡釋，以及在當(dāng)時(shí)醫(yī)療物流運(yùn)行過程中的技術(shù)應(yīng)用等研究。但是關(guān)于如何根據(jù)我國(guó)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展來構(gòu)建物流系統(tǒng)的研究很少，不能給實(shí)際應(yīng)用提供借鑒。

圖1 1992至2020年10月中旬醫(yī)院物流文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)

2 國(guó)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)物流管理中存在的問題

2.1 管理方式較為簡(jiǎn)單和粗放

目前醫(yī)院的物資采購(gòu)機(jī)構(gòu)大都采用歸口管理方法，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況下放獨(dú)立的決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)[1]。但醫(yī)院每天都要進(jìn)行物資采購(gòu)，例如文書檔案、醫(yī)用物資、醫(yī)用標(biāo)本以及后勤采購(gòu)等，種類繁多且數(shù)量大，臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)的情況也時(shí)常發(fā)生。在實(shí)際運(yùn)行中常因?qū)τ诓少?gòu)業(yè)務(wù)的管理決策權(quán)配置失當(dāng)而導(dǎo)致管理混亂，真正具有財(cái)務(wù)管理知識(shí)的專業(yè)人員或利益相關(guān)部門無法全面參與決策；對(duì)采購(gòu)模式的管理多集中在購(gòu)買環(huán)節(jié)，忽視了驗(yàn)收環(huán)節(jié)，各項(xiàng)職能沒有明確的權(quán)限劃分，不能有效分離。

2.2 倉(cāng)儲(chǔ)管理專業(yè)人才短缺

存儲(chǔ)環(huán)節(jié)是醫(yī)院倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)藥品、醫(yī)療器械、后勤用品等入庫(kù)物資的數(shù)量和周轉(zhuǎn)情況進(jìn)行整理和管控的過程，需要綜合型人才，既要能夠監(jiān)控入庫(kù)的藥品質(zhì)量狀態(tài)，也能通過倉(cāng)儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)反映庫(kù)房的實(shí)際情況和變化趨勢(shì)[2]。醫(yī)藥物流人才短缺致使倉(cāng)儲(chǔ)管理的難度加大，而據(jù)近期網(wǎng)站發(fā)布的職業(yè)數(shù)據(jù)顯示：醫(yī)藥物流人才已經(jīng)是職場(chǎng)三大緊俏型人才之一。伴隨著我國(guó)醫(yī)藥流通結(jié)構(gòu)變革進(jìn)一步深化，在政策和市場(chǎng)的雙重驅(qū)動(dòng)下，培養(yǎng)現(xiàn)代物流經(jīng)營(yíng)管理的高級(jí)人才是當(dāng)務(wù)之急。

2.3 庫(kù)存管理成本居高不下

由于需求波動(dòng)、訂貨周期的不確定性以及防止因物資短缺影響病人的治療等因素，許多醫(yī)院都選擇在倉(cāng)庫(kù)多儲(chǔ)備一些物資，但時(shí)間一長(zhǎng)，伴隨著體制和政策的改變，很多原先囤放的物資無法繼續(xù)使用，累積成倉(cāng)耗，占有資金，造成儲(chǔ)存成本上升、醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)率低等后果。醫(yī)用物資的內(nèi)部分配，從領(lǐng)取入庫(kù)到登記領(lǐng)用以及庫(kù)存清點(diǎn)都需要專項(xiàng)人員進(jìn)行管理，在這一內(nèi)部流通環(huán)節(jié)中，存在物資信息化程度低、配送人員人工配送效率低下且不安全等問題，無形中也增加了物流管理成本。當(dāng)前國(guó)內(nèi)第三方物流處于發(fā)展階段，尚未成熟，社會(huì)分銷商暫時(shí)無法滿足一間醫(yī)院的多種需求，所以醫(yī)院只能加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存成本的管理，采購(gòu)時(shí)要求供應(yīng)商能夠保障供給，盡量及時(shí)送達(dá)以減輕庫(kù)存壓力。

2.4 物資配送方式落后

與以前醫(yī)院自備貨車去各供應(yīng)公司拉貨的狀況不同，現(xiàn)在基本上都是商家送貨上門，醫(yī)院內(nèi)向物流的運(yùn)輸壓力減輕，自備貨車也多已取消。目前在物流管理方面所重點(diǎn)關(guān)注的是如何把在庫(kù)的物資安全、高效地配送到各科室。受物流理念、醫(yī)院場(chǎng)地、配送設(shè)施和服務(wù)人員等因素影響，大部分的醫(yī)院仍是采用原始的人工取貨、發(fā)貨的方式，用四輪推車將物資送到各科室，部分物資還需各使用單位專門派人去倉(cāng)儲(chǔ)中心領(lǐng)取。雖然部分醫(yī)院已在硬件建設(shè)和信息化方面逐步改良物流系統(tǒng)且初步取得成效，但大多數(shù)醫(yī)院的物資運(yùn)送仍是人物混行，消耗大量人力、物力，物流成本增加，無法保障安全且配送效率低[3]。

3 影響并制約醫(yī)療機(jī)構(gòu)物流配送發(fā)展的原因

3.1 醫(yī)用物資的特殊性質(zhì)加大了醫(yī)療物流系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)難度

首先醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)藥用品的供給時(shí)效性要求很高，增加了供應(yīng)商分配與發(fā)貨的壓力，同時(shí)也給采購(gòu)部門的談判工作增加了壓力，選擇和更換供貨商時(shí)要考慮價(jià)格和供貨時(shí)間等多種因素，有時(shí)為了確保產(chǎn)品供應(yīng)的數(shù)量，無法選擇多種供應(yīng)渠道來實(shí)現(xiàn)規(guī)模優(yōu)勢(shì)。其次，采購(gòu)部門同時(shí)面臨內(nèi)部臨床科室和外部患者的壓力：醫(yī)院內(nèi)部科室往往出于利益而將降低成本放在首位，患者的首要要求是保證醫(yī)療用品的質(zhì)量[4]。因此醫(yī)療物流系統(tǒng)需遵循客戶滿意和適用的原則，綜合考慮各方的利益并努力平衡。

3.2 物流和配送的制度大環(huán)境還需進(jìn)一步改革深化

醫(yī)療機(jī)構(gòu)與物流配送處于同樣的發(fā)展環(huán)境中，包括技能人才培養(yǎng)制度、市場(chǎng)準(zhǔn)入和退出制度、產(chǎn)權(quán)制度等。以人才使用制度為例，據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)每年物流管理人才的需求量都超過一百萬，但全國(guó)各類院校的物流專業(yè)畢業(yè)人才總數(shù)卻不到五十萬，無法填補(bǔ)物流管理的人才需求缺口。從我國(guó)技能人才培養(yǎng)制度的發(fā)展現(xiàn)狀看，存在培訓(xùn)體系不健全、人才結(jié)構(gòu)不合理及整體專業(yè)物流素質(zhì)不高等問題，雖然探索了校企合作等多種方式，但仍然無法滿足醫(yī)療機(jī)構(gòu)或者物流市場(chǎng)的需求，也不能與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革要求相匹配。因此在當(dāng)前的制度大環(huán)境下，醫(yī)療體制的改革與發(fā)展需要進(jìn)一步的制度改革，營(yíng)造快速健康的物流發(fā)展環(huán)境。

4 醫(yī)療機(jī)構(gòu)物流管理優(yōu)化方向

4.1 完善醫(yī)院物流信息系統(tǒng)

本質(zhì)上，物流信息系統(tǒng)是連接物流活動(dòng)與另一個(gè)一體化過程的渠道，需要依靠大數(shù)據(jù)掌握業(yè)務(wù)信息，包括客戶的需求強(qiáng)度、需求時(shí)間間隔及數(shù)量，要求物流信息系統(tǒng)的作業(yè)面覆蓋需求整理、管理控制、決策分析及戰(zhàn)略計(jì)劃的制定，上述四個(gè)層次的功能實(shí)現(xiàn)依賴于信息流和物資流。

圖2是通用的醫(yī)院物流信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖，將物流管理分為三個(gè)部分以實(shí)現(xiàn)醫(yī)療物資流動(dòng)的全程管理。流通過程中，各部分都要以庫(kù)存管理為核心展開相應(yīng)的工作，但在其他方面，由于各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的專業(yè)偏重和業(yè)務(wù)流程差異，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)也有所變化，例如醫(yī)院物資采購(gòu)大多交由采購(gòu)部門，只有小部分醫(yī)院取消采購(gòu)部門并直接由倉(cāng)庫(kù)或者藥局與廠商對(duì)接。

圖2 醫(yī)院物流信息系統(tǒng)示意圖

4.2 加強(qiáng)醫(yī)療物資字典管理

我國(guó)醫(yī)療事業(yè)及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了醫(yī)療物資及設(shè)備的更新，不僅物資種類不斷增多，其名稱、規(guī)格及效用也逐漸復(fù)雜，而醫(yī)療物資字典可以有效避免繁多的基礎(chǔ)信息可能帶來的混亂。醫(yī)療物資字典作為醫(yī)院物流信息系統(tǒng)的檢索依據(jù)，有完整、準(zhǔn)確和集中控制的特點(diǎn)[6]。其中的字典編碼伴隨著整個(gè)物資流通過程，涉及院外的采購(gòu)與配送與院內(nèi)各部門物資使用的基礎(chǔ)信息，對(duì)精確性要求極高。在編碼時(shí)所有入庫(kù)的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、包裝及日期等所有關(guān)鍵信息不能缺漏，必須確保專碼專用，確保一種規(guī)格和包裝的物資在系統(tǒng)中只有一個(gè)專屬的編碼，以免在院內(nèi)流通過程中造成混亂。為確保上述字典管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，應(yīng)派遣專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)并維護(hù)，以確保完整、準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)要求。

4.3 優(yōu)化庫(kù)存管理

庫(kù)存管理這一模塊的運(yùn)行首先要對(duì)所有入庫(kù)的物資進(jìn)行信息化和控制參數(shù)的統(tǒng)計(jì)并上傳，確保系統(tǒng)中的信息與當(dāng)前的庫(kù)存情況一致，否則會(huì)影響日后使用。當(dāng)訂貨信息和發(fā)票傳送上后，醫(yī)療物資賬目管理人員負(fù)責(zé)將信息錄入到系統(tǒng)中并打印入庫(kù)單，庫(kù)存管理人員掌管入庫(kù)單并計(jì)入賬簿。當(dāng)各部門的物資申領(lǐng)信息傳到系統(tǒng)上后，先由醫(yī)療機(jī)構(gòu)物流配送中心進(jìn)行審核，通過后打印調(diào)撥單進(jìn)行調(diào)撥，調(diào)劑部門根據(jù)庫(kù)存情況適當(dāng)調(diào)劑，這一流程結(jié)束后就可以出庫(kù)開單了，在這之前允許各部門在系統(tǒng)中審核并修改一次，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏可以退回入庫(kù)糾正。每隔一段時(shí)間進(jìn)行一次盤存，對(duì)出入庫(kù)和現(xiàn)存量進(jìn)行清點(diǎn)總結(jié)以確保賬物一致。盤存包括手工盤點(diǎn)庫(kù)存物資和計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)產(chǎn)品賬目，并生成盤存表。在盤存過程中如果存在賬物無法對(duì)應(yīng)的情況，要在盤存期內(nèi)查明原因，將盤存盈虧記錄并上傳到系統(tǒng)中，生成的數(shù)額作為下一階段的盤存期初數(shù)[7]。信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析不僅能應(yīng)用于日常出入庫(kù)和盤存等基礎(chǔ)庫(kù)存管理工作，更主要的是利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析功能來控制庫(kù)存平衡。

5 結(jié)語

伴隨著我國(guó)科技文化水平和社會(huì)保障水平的進(jìn)一步提升與發(fā)展，人民群眾的快捷、高效就醫(yī)需求更加強(qiáng)烈，醫(yī)療物資的妥善管理和高效流通是保障人民有效就醫(yī)、滿足醫(yī)療服務(wù)需求的關(guān)鍵。因此，在物流技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引進(jìn)信息化的物流管理系統(tǒng)，優(yōu)化醫(yī)療物資管理，以實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)低成本的物流管理，助力醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步提高，增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。