人力資源檔案信息化管理的探討

劉芙蓉

摘要：人力資源檔案信息化管理是開展人力資源管理工作的基礎(chǔ)，能提高檔案服務(wù)水平，促進人力資源開發(fā)，是新時期人才戰(zhàn)略的需要。通過分析人力資源檔案信息化管理中存在的問題，作者認為，應(yīng)強化人力資源檔案管理的信息化意識，建立健全檔案信息化管理制度，強化人力資源檔案信息化管理平臺建設(shè)，建立部門人力資源檔案管理中心，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，發(fā)揮人力資源檔案的應(yīng)有作用。

關(guān)鍵詞：人力資資源檔案? 檔案管理? 信息化管理? 信息技術(shù)

中圖分類號：F270.7;F271

Abstract： The information management of human resources archives is the basis of human resources management. It can improve the service level of archives and promote the development of human resources， which is the need of the talent strategy in the new era. By analyzing the problems in the information management of human resources archives， the author thinks that should enhance the consciousness of the archives management of human resources information， establish and improve the archives information management system， strengthening the management of human resources archives information platform construction， establish the department of human resources archives management center and improve the file management personnel's professional quality， play the role of human resource files.

Key Words： Human resources archives; Archives management; Information management; Information technology

人力資源檔案準確記錄每個人的工作閱歷和個人信息，用人單位通過人力資源檔案能全面了解個人能力和社會經(jīng)驗等信息，能及時聘用優(yōu)秀人才，促進單位發(fā)展。合理運用信息技術(shù)能科學規(guī)范管理人力資源檔案，保證人力資源檔案數(shù)字化信息的準確性。加強信息化建設(shè)，能夠顯著提高人力資源檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，能提高人力資源管理質(zhì)量和水平[1]。人力資源檔案信息化管理是一項系統(tǒng)工程，需要管理人員積極參與，發(fā)揮團隊協(xié)作精神，推動人力資源檔案信息化管理進程，適應(yīng)人力資源檔案管理服務(wù)的新要求。為此，本文探討人力資源檔案信息化管理的重要性、存在的問題和對策如下，推動單位和行業(yè)部門的長遠穩(wěn)定發(fā)展。

1人力資源檔案信息化管理的重要性

1.1是開展人力資源管理工作的基礎(chǔ)

人力資源檔案是人力資源管理的重要依據(jù)，兩者之間聯(lián)系緊密。人才是同行業(yè)競爭和協(xié)調(diào)發(fā)展的核心要素，個人檔案中記載的重要檔案信息，是今后職稱晉升、工作崗位合理安排、職務(wù)任免和崗位配置的參考。紙質(zhì)人事檔案保管是傳統(tǒng)檔案管理的主要工作，不便查詢，必須合理運用信息技術(shù)，對人力資源檔案進行信息化管理，才能高效管理人力資源，提高單位在同行業(yè)中的競爭力。

1.2提高檔案服務(wù)水平

人力資源檔案管理便于人力資源的科學管理，能及時發(fā)現(xiàn)人才，制定針對性措施，提升單位整體管理水平。利用信息技術(shù)開展人力資源檔案管理，是現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展的必然要求。第一，人力資源檔案信息化管理可將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字信息儲存在管理系統(tǒng)之中，只需輸入檢索關(guān)鍵詞便可實現(xiàn)智能查詢，有利于提高服務(wù)效率;第二，管理系統(tǒng)中反復(fù)認真校對的檔案信息較為準確，據(jù)此可實現(xiàn)科學規(guī)范管理人力資源檔案信息;第三，人力資源檔案信息可為單位發(fā)展提供關(guān)鍵信息，全面促進人力資源檔案研究數(shù)據(jù)信息遷移過程，顯著提高檔案信息的利用率。

1.3促進人力資源開發(fā)

人力資源檔案信息化管理能使組織內(nèi)人力資源效力得到最大程度發(fā)揮。人力資源檔案詳細記錄了個人學習工作歷程及發(fā)展過程，通過檔案可了解其過去，掌握現(xiàn)在，預(yù)測發(fā)展?jié)摿?，使人才得到及時發(fā)現(xiàn)和使用，實現(xiàn)人盡其才;依據(jù)人力資源檔案信息可揚長避短使用人才，做到才盡其用。

實現(xiàn)合理配置人力資源。通過人力資源檔案能進一步掌握工作能力和水平，實現(xiàn)科學管理，根據(jù)其能力和水平的不同，促使組織內(nèi)的不同崗位合理配置人力資源，實現(xiàn)因崗擇人，因人治崗，充分發(fā)揮人才的特長，促進人才在組織內(nèi)部的不同部門、不同系統(tǒng)和不同組織之間合理有序流動，使其揚長避短，通過卓有成效的團隊協(xié)作，做到愛崗敬業(yè)，促進單位和行業(yè)迅速發(fā)展。

科學化規(guī)范化預(yù)測人力資源需求。人力資源需求影響因素主要來自組織內(nèi)部，必須做到人力資源檔案信息的有效利用，運用統(tǒng)計預(yù)測方法對內(nèi)部的人力資源情況進行科學分析，通過預(yù)測組織內(nèi)部發(fā)展和變革對人力資源數(shù)量、專業(yè)結(jié)構(gòu)、能力水平的近期和遠期需要，制定和完善人力資源需求規(guī)劃。

1.4是新時期人才戰(zhàn)略的需要

經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)快速發(fā)展促使同行業(yè)形成激烈的熾熱化競爭，如仍采用傳統(tǒng)人力資源檔案管理方式，難以最優(yōu)配置單位或系統(tǒng)內(nèi)部人力資源。人力資源檔案信息管理便于檔案信息的存儲和利用，可利用統(tǒng)計學方法科學分析和分類不同類型、不同專業(yè)、不同特長的人才，建立并不斷完善反映人才培養(yǎng)背景、資質(zhì)經(jīng)歷、能力水平等綜合信息的管理平臺，有利于專業(yè)人才的科學選拔、有目標培養(yǎng)和合理聘用，實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標化、人才管理協(xié)調(diào)化、人才使用便捷化的目標。

2存在的問題

2.1對人力資源檔案信息管理重要性認識不足

單位或部門領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注行業(yè)發(fā)展，忽視人力資源檔案信息管理的重要性，認為人力資源沒有實質(zhì)工作，更加關(guān)注單位主要工作質(zhì)量和工作結(jié)果。在利用信息技術(shù)對人力檔案信息收集、保存和整理過程中，沒有意識到如何通過利用這些信息資源為用人單位、職能部門和用戶個體提供服務(wù)，甚至沒有向用戶個人提供有關(guān)于職業(yè)生涯發(fā)展的合理建議。善于運用人事檔案信息，充分發(fā)揮檔案信息價值[2]。

2.2管理制度針對性不強

在人力資源檔案信息管理工作中，部分單位制定的管理制度針對性不強，導(dǎo)致人力資源檔案信息管理未按照相關(guān)工作規(guī)范開展，出現(xiàn)懶惰敷衍心理，導(dǎo)致檔案信息與實際不符、檔案隨意外借等問題。這不僅會丟失或損毀檔案信息，還會導(dǎo)致人才流失，不利于單位和行業(yè)的整體發(fā)展。

2.3缺乏人力資源檔案信息管理硬件和軟件設(shè)施

資金缺乏可能導(dǎo)致部分單位或主管部門人力資源管理部門缺乏硬件和軟件設(shè)施，導(dǎo)致檔案的加工、處理及整理、分析受到影響，可能出現(xiàn)檔案信息記錄失誤，不利于人力資源檔案的信息化處理。文件標準體系建設(shè)、信息管理系統(tǒng)和普及等軟件問題，會影響電子文檔信息管理，影響管理效果和作用的發(fā)揮。如果計算機中存在病毒，會致人力資源檔案信息丟失或錯誤，嚴重影響單位和行業(yè)的發(fā)展。

3人力資源檔案信息化管理對策

3.1強化人力資源檔案管理的信息化意識

必須提高人力資源檔案信息化管理意識。管理者要提高人力資源檔案管理工作重要性的認知，將人力資源檔案管理與經(jīng)濟社會發(fā)展有機結(jié)合起來，強化科技化意識和信息化數(shù)字化意識，切實將人力資源檔案數(shù)字化管理模式替代傳統(tǒng)的手工操作管理模式。同時，領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持人力資源檔案信息化管理，要投入更多的經(jīng)費和人力資源，吸納先進管理經(jīng)驗，傾聽管理者的意見和建議，形成信息化管理社會大環(huán)境。

3.2建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度包括內(nèi)部控制和激勵機制等。內(nèi)部控制需要組織內(nèi)部對人力資源檔案信息進行精細管理，明確工作職責和標準管理流程，設(shè)專人把控檔案管理流程各環(huán)節(jié)。激勵機制是鼓勵檔案管理人員學習信息技術(shù)，提高管理能力和工作效率。要培養(yǎng)服務(wù)精神，提高工作效率和學習熱情，有利于檔案信息化管理制度建立和健全工作的順利開展。

在建立健全人力資源檔案信息化管理制度過程中，要精細化管理流程，規(guī)范檔案收集、整理、開發(fā)利用工作，增加原始數(shù)據(jù)的厚度與廣度和深度，確保歸檔質(zhì)量，統(tǒng)籌資源配置;要構(gòu)建人力資源檔案信息更新機制，定期更新檔案各項內(nèi)容和信息，確保檔案信息的準確性和完整性;要明確人力資源檔案中的基本信息，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案中缺少的信息，確保檔案能準確反映和評價個體經(jīng)歷、能力和業(yè)績。

3.3強化人力資源檔案信息化管理平臺建設(shè)

人力資源檔案信息化管理是利用信息技術(shù)處理、分析、保存檔案，方便調(diào)取利用，能有效提高檔案利用率，提高管理質(zhì)量和管理效率。強化建設(shè)人力資源檔案信息化管理平臺，要不斷完善信息化管理系統(tǒng)，確保獲得準確完整的檔案信息。應(yīng)根據(jù)單位管理狀況、人力資源狀況等選擇合適的管理軟件。要投入資金，配備人力資源檔案信息管理平臺所需的應(yīng)軟件設(shè)施;要利用防火墻控制、信息加密等技術(shù)手段對抗網(wǎng)絡(luò)病毒，保證檔案信息的安全性和完整性?；谌耸聶n案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計下的人事檔案管理能提高醫(yī)院人力資源管理效率，職工更加認可醫(yī)院人事管理工作[3];在具備條件的情況下，應(yīng)借助檔案管理平臺，開展基于移動服務(wù)平臺的數(shù)字檔案資源服務(wù)[4]。

3.4創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境

人力資源檔案信息化管理要為營造良好的發(fā)展環(huán)境。政府應(yīng)在人力資源檔案信息化管理建設(shè)中起主導(dǎo)作用，要加強內(nèi)部軟件環(huán)境建設(shè)，建立完善的管理制度、管理機制和管理文化，填補法律漏洞和空白，規(guī)范檔案管理工作流程，強化人力資源檔案信息化管理法律法規(guī)宣傳，自覺維護檔案工作的法治管理。應(yīng)建立完善的硬件環(huán)境機制，加強計算機設(shè)備及相關(guān)管理設(shè)備的普及，加大資金投入力度，并通過配置相應(yīng)的計算機設(shè)施設(shè)備，聯(lián)合科技公司開發(fā)專用軟件，滿足人力資源檔案管理工作在當前信息化時代發(fā)展中的必要需求。

3.5建立部門人力資源檔案管理中心

檔案信息資源開發(fā)是實現(xiàn)檔案價值的重要環(huán)節(jié)[5]。人才流動性更加頻繁，人力資源檔案信息已經(jīng)成為公共信息的組成部分，要求各部門能統(tǒng)一在一個管理系統(tǒng)當中，統(tǒng)一開發(fā)利用與管理人力資源檔案信息。人力資源檔案一般保存于用人單位，但同部門之間會相互進行人才交流，人才的流動性促進部門人力資源檔案管理中心的建立，這樣才能推動人力資源檔案信息管理工作的進一步發(fā)展。如黃垣森[6]開發(fā)設(shè)計的通信行業(yè)人事管理系統(tǒng)中包括檔案管理功能，該系統(tǒng)操作簡單，能夠滿足人力資源管理需求。

3.6提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

高素質(zhì)專業(yè)化的管理人員是人力資源檔案信息化管理的重要保證，管理者必須具有良好政治素質(zhì)、職業(yè)道德和專業(yè)能力。在實際工作中，要根據(jù)檔案信息化管理需要，熟練掌握計算機操作、檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全防護知識以及檔案管理理論知識和技能，將信息技術(shù)有機整合到檔案管理之中，不斷提高自身的信息化管理能力和水平。要吸納人力資源檔案信息化管理優(yōu)秀人才進入到管理隊伍，通過納新促使隊伍整體素質(zhì)的不斷提高;要通過現(xiàn)代化管理理論值和和技能以及新規(guī)章制度的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高現(xiàn)有管理人員整體素質(zhì)，提高檔案管理的準確性和效率;要建立良好的激勵體制，強化愛崗敬業(yè)和團隊協(xié)作能力的提高。

4結(jié)語

人力資源管理是用人單位重要的管理手段，通過人力資源檔案可以簡要清晰的了解一個人的成長過程，從學業(yè)水平到社會經(jīng)歷，是個人信息的重要載體，具有真實性、靈活性和機密性的特點，是法律承認的書面材料之一。人力資源檔案信息化管理是信息技術(shù)發(fā)展的必然要求，對于檔案管理部門和管理者來說，機遇和挑戰(zhàn)并存。人力資源檔案信息管理是推動單位和行業(yè)發(fā)展的重要手段，要通過卓有成效的管理工作，實現(xiàn)檔案服務(wù)便捷高效，優(yōu)化配置人才，促進人才合理流動，順應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展需要。

參考文獻

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[3]林麗.基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計與實踐價值[J].中國衛(wèi)生標準管理，2018，9（8）：9-11.

[4]趙凌云.基于移動服務(wù)平臺的數(shù)字檔案資源服務(wù)研究[D].保定：河北大學，2021.

[5]趙盈盈.綜合檔案館檔案信息資源社會開發(fā)研究[D].鄭州：鄭州大學，2018.

[6]黃垣森.通信行業(yè)人事管理系統(tǒng)研究[D].長沙：湖南大學，2019.

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