探究醫(yī)院人事檔案信息化管理

鄧健

摘 要：信息技術(shù)的應(yīng)用，顯著提升了各行業(yè)的工作效率。而在醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)快速發(fā)展的過程中，其人事檔案管理方面的要求也越來越高。為了更好地做好醫(yī)院人事檔案管理工作，醫(yī)院也應(yīng)該與時俱進地應(yīng)用信息化管理模式。為此本文概述了醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，分析了醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題，并提出了加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效策略，以供醫(yī)院相關(guān)人事檔案管理人員參考，進一步完善我國醫(yī)院人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理;問題;策略

人才的任用與培養(yǎng)直接關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，所以醫(yī)院十分有必要重視其人事檔案管理工作。但是相較于其它單位，醫(yī)院的人事檔案管理工作比較復(fù)雜，管理的員工較多，員工自身的醫(yī)學(xué)學(xué)歷、職稱、工作業(yè)績等一些人事信息量也十分龐大，這些都無形中增加了醫(yī)院人事檔案的管理難度。而積極應(yīng)用信息化管理方法，既有利于提升醫(yī)院的人事檔案管理成效，也有助于推動醫(yī)院的長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性

第一，可以為醫(yī)院更好地實施人才戰(zhàn)略奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。因為對于醫(yī)療行業(yè)來講，人才是發(fā)展的關(guān)鍵與前提，醫(yī)院采用人事檔案信息化管理可以創(chuàng)建集人才信息存儲與人才信息共享的一體化平臺，快速便捷地查詢醫(yī)院各部門人才的詳細(xì)信息，為醫(yī)院科學(xué)任用人才、優(yōu)化配置人才提供科學(xué)重要參考與有效保障。第二，能夠確保醫(yī)院人事檔案信息的安全性與完整性。信息化模式下的電子檔案管理，可以有效避免傳統(tǒng)人工管理的漏洞，從根本上防止檔案遺失、檔案磨損問題，同時還能依據(jù)管理權(quán)限對人事檔案信息進行相應(yīng)的加密處理和分級授權(quán)訪問。這就顯著提高了醫(yī)院人事檔案的完整性與安全性。第三，提升了醫(yī)院人事管理的整體效率。醫(yī)院人事檔案實施信息化管理可以有效解決傳統(tǒng)管理中的一些復(fù)雜難題，在短時間內(nèi)，保質(zhì)保量地完成醫(yī)院人事檔案管理工作，這就促進了醫(yī)院人事管理整體效率的提升。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）人事檔案信息化管理意識不強

醫(yī)院管理層對人事檔案信息化管理的重視程度直接影響著人事檔案信息化管理的推進程度。但是目前我國許多醫(yī)院的管理層對人事檔案信息化管理的重要性缺乏全面深刻的認(rèn)識，管理意識不強。沒有制定科學(xué)有效的管理制度全面落實國家在人事檔案信息化管理方面的法律法規(guī)。同時許多人事檔案管理人員也對本職工作認(rèn)識淺顯，在工作中混水摸魚，這樣就使得醫(yī)院的人事檔案管理效率一直難以得到提升[1]。

（二）人事檔案信息化管理人才不足

隨著醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的推進，醫(yī)院人事檔案管理人員的工作內(nèi)部也發(fā)生了較大變化。從之前的紙質(zhì)檔案收集、整理轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)在的電子檔案收集、掃描、歸檔、分類、存儲與共享。這就對醫(yī)院人事檔案管理人員提出了更高更專業(yè)的要求，然而當(dāng)前許多醫(yī)院的人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，專業(yè)的信息化管理人才明顯不足。一方面，部分檔案管理人員專業(yè)知識不足，信息化技能操作技能偏低。既缺乏專業(yè)的人事檔案信息化管理知識，也沒有熟練掌握人事檔案信息化管理工作所需應(yīng)用的相關(guān)計算機技術(shù)。另一方面，有些檔案管理人員自身年齡偏大，對新知識與新技能的接受與應(yīng)用能力不高，這就極大地限制了整個檔案信息化管理工作的進行。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)過程中急需聘用一些高素質(zhì)的復(fù)合型專業(yè)化人才，才能充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的實際應(yīng)用價值。

（三）人事檔案信息化管理設(shè)施滯后

完善的軟硬件設(shè)施可以有效保障醫(yī)院人事檔案管理工作的高效開展。但是目前由于醫(yī)院管理層對人事檔案信息化管理工作重視不足，所以其在人事檔案信息化管理方面的資金投入也較少，這就使得醫(yī)院開展人事檔案信息化管理所需的軟硬件設(shè)施明顯缺乏與滯后，檔案資料的收集、存儲、歸類等相關(guān)工作受到很大限制[2]。

三、加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的具體策略

（一）健全人事檔案管理體制

健全完善的人事檔案管理體制是醫(yī)院開展人事檔案信息化管理工作的制度基礎(chǔ)與參照規(guī)范，能夠顯著提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的效率與質(zhì)量?；谀壳霸S多醫(yī)院管理層不重視人事檔案管理工作，也沒有制定系統(tǒng)的人事檔案管理制度的現(xiàn)狀，醫(yī)院十分有必要盡早開展以下三方面的工作。第一，在增強全員人事檔案信息化管理意識的同時，深入調(diào)查與研究本院在人事檔案管理中存在的具體問題，而后結(jié)合自身人事檔案管理的實際狀況，依據(jù)信息時代的檔案管理發(fā)展趨勢，制定針對性強的人事檔案管理制度，并在實踐工作中不斷健全與完善此制度。充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)高效完成檔案的級別劃分、資料收集、整理、統(tǒng)計，歸檔與存儲工作。通過科學(xué)的管理制度與先進的信息技術(shù)進一步規(guī)范醫(yī)院人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、流程與內(nèi)容，切實確保醫(yī)院人事檔案信息化管理的規(guī)范性、科學(xué)性與高效性。第二，制定有效的人事檔案安全防護制度。通過創(chuàng)建科學(xué)的檔案信息化管理安全防護系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)范與監(jiān)管不同權(quán)限工作人員對人事檔案的調(diào)閱查看狀況，從源頭上防止醫(yī)院人事檔案被泄漏與隨意篡改的不良現(xiàn)象的發(fā)生，有效確保醫(yī)院人事檔案的完整性、安全性與真實性。第三，構(gòu)建科學(xué)的激勵機制。通過優(yōu)化人事檔案管理部門的組織架構(gòu)，實施相應(yīng)考核制度與獎懲措施，進一步規(guī)范人事檔案管理人員的工作行為，充分激發(fā)全體人事檔案管理人員的工作熱情。促使他們在恪守基本職業(yè)道德的基礎(chǔ)上，能夠主動提升自身的業(yè)務(wù)能力，積極發(fā)掘自身的工作潛力，充分滿足人事檔案信息化管理工作的實際需要[3]。

（二）加大對檔案信息化管理方面的資金投入

醫(yī)院的人事檔案信息化管理工作的順利開展可以顯著促進醫(yī)院整體工作效率的提升。所以為了更好地推進人事檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)我國最新的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)害施綱要》中的相關(guān)規(guī)定與內(nèi)容，進一步加大對檔案信息化管理工作的資金投入，進而為醫(yī)院人事檔案管理工作的有序進行提供強大的物資保障。這樣醫(yī)院人事檔案管理部門才有充足的資金構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理平臺，同時及時更新那些已經(jīng)明顯滯后的軟硬件設(shè)施，購置先進的人事檔案信息化管理軟件與相關(guān)殺毒軟件。

（三）強化人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的直接實施者，他們的職業(yè)能力高低直接關(guān)系著醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量與效率。所以要想提升醫(yī)院人事檔案信息化管理水平，就必須重視與強化相關(guān)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，進一步加強其檔案處理能力與信息化軟件應(yīng)用能力。一方面，醫(yī)院應(yīng)該定期對在崗位人員進行系統(tǒng)的檔案信息化管理培訓(xùn)，確保全體人事檔案管理人員都能熟練掌專業(yè)的檔案管理知識，熟練應(yīng)用相關(guān)信息化操作軟件。另一方面，醫(yī)院要重視高學(xué)歷、高素質(zhì)專業(yè)、復(fù)合型檔案管理人才的引進。這類人才既受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)教育，又具有較高信息技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用水平，能夠顯著促進人事檔案資源水平的提升[4]。

結(jié)語

總之，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動了醫(yī)院人事檔案管理的變革，促使其從傳統(tǒng)的人工管理模式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代、科學(xué)、高效的信息化管理模式。同時隨著醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的推進，其各種問題也日益突出。這就需要醫(yī)院通過健全人事檔案管理體制、加大對人事檔案信息化管理工作的資金投入等方法，進一步提升本院的人事檔案信息化管理水平，由此促進醫(yī)院各項事業(yè)順利開展與醫(yī)院的長久穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]牛靜麗.醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的策略探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2020，（6）：40，42.

[2]額爾登其木格.淺談醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)途徑[J].魅力中國，2020，（16）：329-330.

[3]楊玲.現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（5）：71，73.