城建檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量及安全控制分析

陜芳

摘 要：在檔案管理工作實施期間，檔案數(shù)字化是一項必然發(fā)展形式，其產(chǎn)生的作用極高，主要是共享檔案信息資源，其中，檔案數(shù)字化屬于整體檔案信息化工作中關(guān)鍵的一方面，對于檔案數(shù)字化實施單位來講，很有必要加強對檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全方面的控制力度，并以此有效的開展檔案信息化工作。

關(guān)鍵詞：城建檔案數(shù)字化;掃描質(zhì)量;安全控制

自從進入了大數(shù)據(jù)時代以后，機遇和挑戰(zhàn)同時出現(xiàn)，當前階段，需要做好檔案數(shù)字化方面的建設(shè)工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)期間，檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全控制是非常重要的一方面，從實際情況來看，該環(huán)節(jié)包含內(nèi)容諸多，繁瑣性強，所需的人力資源和物力資源也特別多，運行期間問題頻繁出現(xiàn)。所以，務(wù)必強化數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全方面的控制，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進程。

1、提升城建檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量和安全控制的必然性

1.1有利于激發(fā)管理人員的工作積極性

當前階段，實施城建檔案數(shù)字化掃描工作除了可以滿足新形勢下的各項要求之外，同時還是開展城建工作的關(guān)鍵，健全的城建檔案數(shù)字化體系有利于提升數(shù)字化水平，扭轉(zhuǎn)以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作開展期間存在的各項難題，開辟出城建檔案數(shù)字化掃描的新局面，更為關(guān)鍵的一方面是，城建檔案數(shù)字化工作水平的提升還可以提高城建檔案數(shù)字化工作層次，提高城建檔案利率效率，激發(fā)管理人員的工作積極性，促使城建檔案數(shù)字化工作朝著良好趨勢發(fā)展。

1.2可以對城建檔案工作質(zhì)量以及水平進行精準的衡量

城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量對城建館信息化工作水平有著直接性的影響，構(gòu)建健全的城建檔案信息體系除了是對單位整體成果進行詳細記錄之外，同時還可以為城建工作的決策提供清晰信息網(wǎng)絡(luò)，為管理人員系統(tǒng)性分析城市建設(shè)方向提供良好依據(jù)。

1.3可以健全城建檔案管理體系

城建檔案管理人員應(yīng)當從城建檔案管理資料入手，無論是建設(shè)立項、施工還是后期竣工資料，都需要全部掃描數(shù)字化，以此確保城建檔案信息資料的健全性和準確性。

1.4可以為檔案利用提供便利

城建檔案館應(yīng)制定詳細的數(shù)字化工作方案，在消化庫房紙質(zhì)檔案的同時，對新進館的城建檔案實行紙質(zhì)與掃描電子檔案同時進庫房的接收要求。建設(shè)單位應(yīng)該在建設(shè)項目完成并做好檔案整理工作后，需依照檔案館制定的數(shù)字化標準進行城市建設(shè)竣工檔案資料的掃描工作，檔案館應(yīng)加強審核力度，明確各項準則，為后期查詢和應(yīng)用提供便利。

2、城建檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量及安全控制策略

2.1城建檔案數(shù)字化掃描工作之前的質(zhì)量控制

在城建檔案數(shù)字化掃描工作實施期間，一般是采取流水作業(yè)的方式，結(jié)合數(shù)字化掃描工序流程進行合理的分組操作，按照不同工序的加工總量科學(xué)配置作業(yè)人員。從當前情況來看，雖然包含的流程比較多，內(nèi)容較為復(fù)雜，不過各項工序均是技術(shù)人員單獨進行操作的，因此從職責方面進行合理劃分，掌握好各項細節(jié)要點，可以快速實現(xiàn)控制質(zhì)量的目的。在城建檔案數(shù)字化掃描工作開展的前期階段中，全面整理紙質(zhì)檔案的受損等情況，做好類型劃分，采取拆卷、修復(fù)以及整理等多種方式實施紙質(zhì)檔案全面掃描工作。

其一，進行調(diào)卷。在紙質(zhì)檔案整理期間，將年度當成一項單位看待，檔案管理人員在庫房內(nèi)應(yīng)當將數(shù)字化掃描檔案搬移到加工場地，儲存到臨時庫房內(nèi)。同時派遣專業(yè)性強并且經(jīng)驗豐富的人員專門清點、核對和登記檔案材料。

其二，核對方式。城建檔案數(shù)字化掃描人員依照年度、類別號進行合理分類，并校對檔案材料內(nèi)的頁碼，一旦發(fā)現(xiàn)有遺漏現(xiàn)象，必須馬上反饋給檔案管理人員，進行校正處理，確保沒有出現(xiàn)誤差的情況下進入下一流程。

其三，整理。數(shù)字化掃描工作人員逐頁檢查需要掃描的檔案，核對編號，對于無編號的檔案，使用黑色簽字筆重新進行編號處理，當出現(xiàn)了錯誤編碼現(xiàn)象以后，必須從原有基礎(chǔ)上入手加以改進，檢驗排列的正確性，發(fā)生誤差以后馬上更改和修復(fù)，依照掃描進行分頁和整理。

其四，對接目錄。當使用城建檔案管理系統(tǒng)實施掃描檔案目錄核對工作時，在出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象以后，需重新對電子目錄進行編制，依照具體情況在原有的基礎(chǔ)上展開添加工作。

2.2城建檔案數(shù)字化掃描工作中的質(zhì)量控制策略

在城建檔案數(shù)字化工作開展過程中，掃描是一項關(guān)鍵點，其中，涉及到的掃描質(zhì)量控制表現(xiàn)為多方面，分別是紙質(zhì)檔案掃描、圖像預(yù)處理和圖像質(zhì)量檢驗等。要想從一定程度上提升檔案數(shù)字化質(zhì)量，就需要嚴格控制好各項掃描階段，防止問題出現(xiàn)。

其一，掃描檔案。在實施檔案掃描工作時，必須依照紙張的實際規(guī)格、受損情況來選取與之相符的掃描儀設(shè)備。當紙張情況處于良好狀態(tài)時，可以使用高速掃描儀，當紙張情況不佳以及保存時間非常長的情況下，特別是受損現(xiàn)象明顯，可以應(yīng)用平板掃描儀。不管是高速掃描儀還是平板掃描儀等，都必須保持紙張內(nèi)容的完善程度，將其平整的放置到掃描儀內(nèi)，防止前后兩張出現(xiàn)不良的重疊現(xiàn)象。

其二，進行圖像預(yù)處理。完成掃描工作以后，將進行針對性的圖像處理。處理前期階段可以采用自動批量預(yù)處理，預(yù)處理流程包含了多項要點，分別是雜點、文字效果增強等，發(fā)現(xiàn)雜點和黑邊必須徹底消除。

其三，處理圖像。對圖像進行預(yù)處理以后，還必須詳細檢驗圖像文件，檢驗的要點包含了圖像去網(wǎng)紋、去黑邊以及去噪等，確保圖像內(nèi)信息和內(nèi)容與原有的檔案相符合。通常來講，掃描期間經(jīng)常留下黑線和指印以及陰影等部分，這些必須馬上清除干凈。分開掃描的圖像則按照原檔案內(nèi)容拼接到一起，以保障整卷檔案的完整性。

其四，驗收環(huán)節(jié)。按照驗收標準實施驗收，涉及內(nèi)容為目標錄入的準確程度、圖像質(zhì)量處理、檔案實體完善性和移交數(shù)據(jù)完善性等，驗收合格以后簽署成品數(shù)據(jù)，提交清單。當驗收不符合要求時，加工單位必須進行整改，一直到符合驗收標準為止。

2.3檔案數(shù)字化掃描安全控制策略

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案數(shù)字化是一項必然發(fā)展形式，電子數(shù)據(jù)的形成，可以有效減少對原始檔案的反復(fù)翻閱使用，提升城建檔案利用效率。為此，檔案數(shù)字化掃質(zhì)量等問題必須得到了全面重視，要想提升掃描期間紙質(zhì)材料和數(shù)據(jù)的質(zhì)量及安全，就應(yīng)當構(gòu)建安全的軟件環(huán)境和硬件環(huán)境，以保障檔案數(shù)字化掃描工作良好開展。其次，增強掃描工作人員自身的安全意識，加強安全教育力度，樹立責任心，結(jié)合工序流程劃分人員崗位。然后，依照實際情況制定健全的檔案信息安全體系和檔案信息保密制度等，對存在的檔案信息安全性和庫房安全性較低等現(xiàn)象必須進一步加大監(jiān)督和管理力度，把檔案數(shù)字化掃描安全工作落實在制度保障環(huán)節(jié)內(nèi)，最終實現(xiàn)檔案數(shù)字化掃描安全控制質(zhì)量。

3、結(jié)語

從以上論述來看，城建檔案是一項可以為城市規(guī)劃、建設(shè)以及管理等工作提供良好服務(wù)的文字資料，其在城市建設(shè)以及城市管理環(huán)節(jié)中起著重要作用。當前，城建檔案數(shù)字化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的一項主要內(nèi)容，在城建檔案館內(nèi)，包含的紙質(zhì)檔案類型非常多，任務(wù)繁瑣，必須加強對檔案數(shù)字化工作的安全管理，減少掃描的難度和復(fù)雜性，同時，城建檔案館應(yīng)制定完善的實施方案，保障檔案數(shù)字化安全性，促使城建檔案數(shù)字化工作高效率開展。

參考文獻：

[1]黃玉燕，姚琪，羅文武.大市域數(shù)字城建檔案管理的探索與實踐——以紹興市為例[J].浙江檔案，2020（10）：54-55.

[2]苗春丹.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題探析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（27）：23-24.

[3]韋艷蘭.紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描實施經(jīng)驗分享[J].城建檔案，2014（10）：23-24.