大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理的優(yōu)化策略研究

劉 明

（棗莊科技職業(yè)學(xué)院，山東 滕州 277599）

大數(shù)據(jù)時代的來臨對各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，大數(shù)據(jù)具有容量大、種類多、信息明了可靠價值高等特點。高新技術(shù)的推廣帶來的成效也是顯著的，發(fā)展數(shù)字化必須牢牢緊跟時代的腳步，現(xiàn)階段各高職院校都在主動采用數(shù)字化的檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理成為各個方面數(shù)字化工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。在保證信息安全的情況下，高職院校應(yīng)持續(xù)加大對大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究力度，加強數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)完善，緊跟時代的腳步，努力建立一個完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

一、高職院校檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）管理模式的改變

傳統(tǒng)的檔案管理模式在大數(shù)據(jù)的沖擊下顯然已經(jīng)無法滿足新時代的需求，數(shù)字化管理模式應(yīng)運而生。過去，以傳統(tǒng)紙張為信息承載媒介，存儲極為不便，龐大數(shù)量的紙質(zhì)檔案需要占用較大的場地空間，工作人員對于檔案的日常維護工作更是繁瑣，消耗大量的人力資源。與此同時，傳統(tǒng)人工檔案管理模式下的信息檢索、調(diào)用、共享等檔案管理操作效率大大落后于新型的信息檔案管理模式。系統(tǒng)、高效、全面的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)替代傳統(tǒng)管理模式后，信息的保存數(shù)據(jù)化，檢索智能化，傳遞和共享效率更是得到了大幅度提升。因此，高職院校從傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式變革已然是大勢所趨。

（二）管理多元化

近年來，各高職院校對于檔案管理工作的重視程度與日俱增。許多高職院校紛紛推進檔案管理模式的改革，增強管理特色，規(guī)范管理方式，制定完善的管理制度，建立起一套完善的檔案管理工作體系。由此，檔案管理進入欣欣向榮的發(fā)展階段，檔案信息的承載媒介也從原先的紙張衍生出電子文檔、音頻、視頻等許多類別，呈現(xiàn)出多元化的特點。檔案管理內(nèi)容包括整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、應(yīng)用、分享等，大數(shù)據(jù)背景下大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他信息技術(shù)的發(fā)展為高職院校檔案管理帶來了更加全面的功能，使檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量得到了極大的提高。與此同時，無紙化、現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理模式很大程度上改變了原有的檔案管理工作方式，由單一的人工服務(wù)向人機互動轉(zhuǎn)換。這種多元化的檔案管理模式能有效提高信息統(tǒng)合整理提取的效率。

（三）管理系統(tǒng)化

隨著文字?jǐn)?shù)據(jù)化以及電子文檔等的產(chǎn)生，建立一個系統(tǒng)化的檔案管理模式可以直接解決紙張管理煩瑣、占用空間大，提取信息效率低等缺點，有利于保存檔案、高效精準(zhǔn)地提取信息，實現(xiàn)檔案資源的高度整合和共享。在保證信息安全的情況下，為了實現(xiàn)檔案資源的高效率數(shù)字化處理，各高職院校必須建立一個完善的檔案信息管理平臺，打造檔案資源數(shù)據(jù)庫，配置成熟的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的各個功能一一呈現(xiàn)在平臺中，保證數(shù)字化的檔案管理工作系統(tǒng)有序。

二、目前高職院校檔案管理所面臨的問題

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不成熟

盡管互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展壯大為檔案管理工作帶來了諸多便利，但建立起一個功能完善的數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)并不是一蹴而就的。目前許多高職院校建立的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不夠成熟，徒有其表，缺乏內(nèi)在核心功能，只能做到對檔案資源的錄入、存儲和簡單調(diào)用，并不符合大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)字化檔案管理要求。多數(shù)高職院校對于大數(shù)據(jù)技術(shù)淺嘗輒止，沒有深入利用該技術(shù)對檔案管理模式進行深化改革，致使檔案管理模式數(shù)字化程度較低，難堪大用。這是由于現(xiàn)階段部分高職院校的大數(shù)據(jù)技術(shù)運用水準(zhǔn)較低，數(shù)字化管理普及應(yīng)用較慢，缺乏足夠的數(shù)字化檔案管理人才等各類因素共同導(dǎo)致的。與此同時，檔案信息安全性較低一直是許多高職院校數(shù)字化檔案管理模式的通病。部分高職院校對于數(shù)字化的檔案信息安全存在錯誤的認(rèn)知，依舊按照傳統(tǒng)的檔案信息保護方式管理數(shù)字化的檔案信息，沒有構(gòu)建高強度的信息安全防護體系，如檔案信息訪問權(quán)限要求較低，缺失防火墻等，難以為數(shù)字化的檔案信息提供安全保障。

（二）數(shù)字化管理的意識缺失

數(shù)字化的檔案管理模式對傳統(tǒng)的紙張檔案管理模式造成了很大的沖擊，越來越多高職院校的檔案管理工作人員開始轉(zhuǎn)變自身的管理理念和工作方式。但目前依然有部分高職院校延續(xù)著傳統(tǒng)紙張檔案的管理意識，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，無法脫離傳統(tǒng)檔案管理的舒適圈。舊事物向新事物過渡的過程從來都是緩慢且艱難的，需要許多人共同努力前行。部分高職院校檔案管理工作人員并沒有主動去適應(yīng)時代的發(fā)展，對新鮮事物的理解和接受能力較差，甚至帶有抵觸情緒，缺乏數(shù)字化管理意識，從而導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理模式改革工作推進緩慢。

（三）數(shù)字化檔案管理人才缺少

數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展至今不過十幾年，且涉及的大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)知識難度較大，難以快速精通和掌握，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的人才稀缺。目前兼具檔案管理知識技能和信息技術(shù)的數(shù)字化檔案管理人才數(shù)量有限，多數(shù)高職院校數(shù)字化檔案管理專業(yè)化的人才稀缺。迫不得已，許多高職院校依舊只能安排傳統(tǒng)的管理人員對數(shù)字化檔案進行管理，甚至錄用了大量的非專業(yè)的兼職人員。與此同時，部分高職院校對檔案管理的人才考核力度極低，導(dǎo)致檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，極大地影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由于缺乏專業(yè)的檔案管理人才，部分高職院校的紙質(zhì)檔案缺乏系統(tǒng)性分類，胡亂堆放，逐漸變得難以處理。許多檔案管理工作人員缺乏大數(shù)據(jù)時代下優(yōu)化檔案管理的知識和技術(shù)，完成日常的數(shù)字化檔案管理工作就已經(jīng)舉步維艱了，更遑論提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此如何培養(yǎng)優(yōu)秀的數(shù)字化檔案管理人才成了各高職院校的重要難題。

（四）數(shù)字化檔案管理的工作體系不完善

當(dāng)前我國多數(shù)高職院校并沒有建立起完善的數(shù)字化檔案管理工作體系，基礎(chǔ)設(shè)施簡陋、不完善，缺乏足夠的檔案管理專項資金，難以推動檔案管理工作體系改革。此外，信息技術(shù)運用不成熟、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后等一系列因素也是造成檔案管理數(shù)字化發(fā)展進程停滯的重要原因。一方面，許多檔案管理工作人員對于數(shù)字化檔案管理模式缺乏足夠的信心，對其發(fā)展前景抱有不確定的心理，從而難以全身心地參與到數(shù)字化檔案建設(shè)工作中。許多高職院校缺乏對檔案管理人員進行數(shù)字化管理技能的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理的從業(yè)人員信息技能水平落后，數(shù)字化檔案管理的工作體系難以有效確立。另一方面，多數(shù)高校缺少大型完善的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，難以高效率地對檔案信息數(shù)據(jù)進行保存、檢索、提取、分析，無法讓信息的處理效率達到最大化，導(dǎo)致數(shù)字化的檔案管理模式?jīng)]有達到預(yù)期的檔案管理成效。此外，數(shù)字化的檔案管理工作作為一個新興的行業(yè)，其相關(guān)的法律法規(guī)和福利保障制度并不完善，相應(yīng)的保障措施也不能得到很好的落實，造成數(shù)字化檔案管理的工作體系目前仍然處在缺失狀態(tài)。

三、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理的優(yōu)化策略

（一）大力發(fā)展科技，完善數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理朝數(shù)字化發(fā)展是大勢所趨。高職院校要加大對檔案管理系統(tǒng)信息技術(shù)的投入，全面推進檔案管理模式的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化改革。其中夯實大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)是在大數(shù)據(jù)時代背景下建立完善的檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時代比拼的就是高效強力的信息技術(shù)能力，高職院校如果能將檔案管理與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)有效結(jié)合，相輔相成，就能極大地提高檔案管理的效率，以科技引領(lǐng)檔案管理整個體系的發(fā)展。在搭建起較為完善的檔案管理體系以后，高職院校不能停下腳步，要繼續(xù)研究檔案管理的多元化發(fā)展途徑，將檔案管理系統(tǒng)跟學(xué)校中的辦公、學(xué)習(xí)、教務(wù)等各類信息系統(tǒng)相互對接，使各大系統(tǒng)成為一個巨大的復(fù)雜的整體，實現(xiàn)檔案信息的互通共享，從而達到對各類信息資源的最高效率管理。與此同時，高職院校還應(yīng)建立更加龐大的檔案資源數(shù)據(jù)庫，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的力量對檔案數(shù)據(jù)信息背后的價值進行深度挖掘，為用戶提供更加精準(zhǔn)、個性化的服務(wù)。

（二）樹立優(yōu)秀的數(shù)字化檔案管理意識

發(fā)展數(shù)字化檔案管理的前提是要樹立優(yōu)秀的數(shù)字化檔案管理意識。各高職院校要突破傳統(tǒng)手工、機械的檔案管理意識，充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要價值，樹立與大數(shù)據(jù)時代相匹配的數(shù)字化檔案管理意識。我國近年來出臺了一系列的關(guān)于大數(shù)據(jù)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)政策，要求打造科技強國、數(shù)字強國、信息強國，對于各高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)更是提出了明確的要求，督促各高職院校盡快完成檔案管理模式的改革。各高職院校要積極配合宣傳，落實好檔案管理相關(guān)政策，將數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理意識觀念推廣向各個檔案管理工作人員，打破檔案管理工作人員心中老舊的思想觀念，使其不再拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，學(xué)會主動學(xué)習(xí)和接受數(shù)字化檔案管理的相關(guān)知識和技能，從而開啟數(shù)字化時代的序幕。相關(guān)檔案管理工作人員也要主動接受數(shù)字化檔案管理的新思想、新觀念，在平時工作中有意識地培養(yǎng)數(shù)字化思想意識，用數(shù)字化的眼光看待和解決問題，更新自身的知識結(jié)構(gòu)，使自身能力能適應(yīng)全新的檔案管理工作體系。

（三）注重人才培養(yǎng)，提升管理人才素質(zhì)，打造專業(yè)化團隊

在數(shù)字化檔案管理模式下，管理主體依舊是各個工作者們，他們的綜合素質(zhì)是能否發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢、有效利用信息資源的關(guān)鍵。由于近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)的火箭式發(fā)展，大數(shù)據(jù)相關(guān)人才的數(shù)量和質(zhì)量難以跟上技術(shù)高速發(fā)展的步伐，致使各個領(lǐng)域有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的人才相當(dāng)稀缺。在國家持續(xù)加大大數(shù)據(jù)技術(shù)的研發(fā)和檔案管理人才教育投入的基礎(chǔ)上，各高職院校應(yīng)該采取內(nèi)培外引的方式壯大數(shù)字化檔案管理團隊，積極引入兼具大數(shù)據(jù)信息技術(shù)和檔案管理能力的雙向人才；同時也要對在職的檔案管理人員進行數(shù)字化技術(shù)的教育培訓(xùn)，更新其原有的知識結(jié)構(gòu)，加強其對于數(shù)字化檔案管理技能的掌握，爭取新手老手一手抓，既夯實原有的人才力量，又引入新鮮血液，增加人才的數(shù)量，提高人才的綜合素質(zhì)，為數(shù)字化的檔案管理提供充足的人才保障。此外，高職院校還可以定期舉辦數(shù)字化檔案管理的工作研討會，召集新老人才，聘請數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域的專家，加強人才之間交流和配合，營造良好的數(shù)字化檔案管理建設(shè)氛圍，打造一支專業(yè)化團隊。

（四）建立成熟的工作制度體系

大數(shù)據(jù)下的檔案信息管理是一個脫胎于傳統(tǒng)檔案管理的全新工作體系。建立一個成熟的工作體系是規(guī)劃數(shù)字化檔案管理操作、提高數(shù)字化檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。各高職院校應(yīng)積極為檔案管理工作人員打造良好的工作環(huán)境，充分保障他們的工作福利和個人權(quán)益，使他們能夠全身心地投入檔案管理工作，提高工作積極性。與此同時，高職院校還要建立健全的數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范工作人員的日常工作行為，使得各項工作有據(jù)可依，確保工作人員信息錄入方式正確，規(guī)避可以預(yù)見的管理問題，不斷增強監(jiān)管能力，提高員工的紀(jì)律性，通過制定一系列合理的獎懲機制，鼓勵工作人員在努力完成本職工作的基礎(chǔ)上積極探索創(chuàng)新性的數(shù)字化檔案管理手段，不斷完善數(shù)字化檔案管理的各項功能，滿足各方面對檔案管理數(shù)字化的需求。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)的時代浪潮下，高職院校的檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時代潮流進行數(shù)字化管理。盡管建立成熟的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)面臨很多困難和未知的挑戰(zhàn)，但同樣也是顯而易見的巨大機遇。各高職院校應(yīng)牢牢把握這一機遇，將檔案信息數(shù)字化，整合保存在數(shù)據(jù)庫中，提高數(shù)據(jù)檢索、提取、共享效率，同時還要保證數(shù)字化檔案管理的安全性。這是一次管理模式的重大革新，各高職院校需要加大重視力度，不斷推進檔案管理數(shù)字化的工作進展。