數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式研究

吳晨 黑龍江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150028

引 言

近些年，各高校對(duì)數(shù)字化校園的建設(shè)提出了更高要求，相應(yīng)的投入力度不斷增加，但是在檔案管理化建設(shè)方面沒(méi)有足夠重視，導(dǎo)致大量的數(shù)字資源缺乏安全性、可靠性，這也是影響檔案管理工作進(jìn)展的重要層面。為了迎合時(shí)代和高校發(fā)展需求，應(yīng)該提升對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，不斷提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，借助數(shù)字化、信息化等高新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)保存，從而提升檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，目前來(lái)看，如何提升高校檔案管理成效已經(jīng)成為各高校的關(guān)注焦點(diǎn)，也是短時(shí)間內(nèi)亟需解決的問(wèn)題，助力于高校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀

(一)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)有待于提升

高校檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作，表現(xiàn)出服務(wù)性、記錄性、業(yè)務(wù)性等強(qiáng)的特點(diǎn)，但是很多檔案管理人員對(duì)自身工作不夠重視，常以口頭形式開(kāi)展工作，從根本上忽視檔案管理的重要性。檔案管理是隨著高校的發(fā)展逐漸形成的完整的信息資料，對(duì)當(dāng)下高校的發(fā)展不會(huì)造成很大的影響，這也是檔案管理人員忽視這一工作重要性的根本原因。另外，很多高校沒(méi)有充分利用學(xué)校數(shù)字化資源，仍然采取紙質(zhì)版的檔案管理形式，導(dǎo)致檔案管理模式與時(shí)代和校園發(fā)展脫軌，跟不上信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，很大程度上影響檔案管理的時(shí)效性。

(二)檔案管理體制有待于完善

一些高校在檔案管理方面缺乏完善的管理體制，或者不健全或者缺失，造成檔案管理工作無(wú)據(jù)可依，影響檔案管理工作的規(guī)范性，這一問(wèn)題的產(chǎn)生原因主要是高校對(duì)檔案管理的投入力度不到位，不重視管理人員培養(yǎng)，部分工作人員忽視數(shù)字化管理的開(kāi)展，還存在高校檔案管理部門與其它部門的工作銜接不到位，最終導(dǎo)致高校檔案的完整性、統(tǒng)一性，并且缺少專業(yè)的技術(shù)保護(hù)和安全管理[1]，影響檔案管理的成效，制約著檔案管理水平的提升。由此可見(jiàn)，高校檔案管理若想跟上時(shí)代步伐，走入正軌的管理模式，需要采取行之有效的管理方法，全面貫徹各項(xiàng)制度的落實(shí)，保障檔案管理工作的秩序性，才能促進(jìn)其穩(wěn)步發(fā)展。

(三)服務(wù)技術(shù)有待于提升

如今是信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，將其與高校建立聯(lián)系是高校發(fā)展的重要方向，促使很多高校開(kāi)始配備信息化設(shè)施及設(shè)備，在這種數(shù)字化的校園背景下，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理造成了很大的沖擊，因而，數(shù)字化檔案管理是高校檔案管理的核心目標(biāo)。結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校已經(jīng)完成了信息化設(shè)施辦公設(shè)備的建設(shè)，可以完成檔案信息的錄入，但是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，需要進(jìn)一步完善。如果高校檔案管理仍然停留在人工為主的管理模式下，不僅會(huì)增加檔案管理人員的工作量和工作壓力，還會(huì)影響檔案管理效率和質(zhì)量。另外，如果再缺乏先進(jìn)的檔案管理理念及方法，將會(huì)造成檔案管理水平停止不前，嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新意識(shí)，影響檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

(四)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

往往高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)整個(gè)檔案管理工作成效起到?jīng)Q定性作用，很多檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)認(rèn)知不到位，沒(méi)有掌握信息化技術(shù)的操作方法及技巧，難以開(kāi)展數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，因此，若想保證高校檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，必須要加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，有針對(duì)的擴(kuò)充檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和操作技能，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)靈活運(yùn)用到高校檔案管理中，從而形成一支高素質(zhì)、高技術(shù)型的檔案管理隊(duì)伍，為高校的良好發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)[2]。

二、優(yōu)化數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式的有效措施

(一)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作意識(shí)

數(shù)字化校園為檔案管理信息化建設(shè)搭建了良好的平臺(tái)，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的理想目標(biāo)，強(qiáng)化高校管理人員的檔案管理意識(shí)是首要任務(wù)，這樣有助于達(dá)到事半功倍的管理效果。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，落實(shí)責(zé)任制度，有計(jì)劃、有目的的推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理制度，樹(shù)立正確的聯(lián)合統(tǒng)籌資金理念，為實(shí)現(xiàn)多元化的信息化建設(shè)開(kāi)辟道路，使信息化檔案管理的功能性更強(qiáng)，為高效檔案管理水平的進(jìn)一步提升奠定基礎(chǔ)。

(二)加強(qiáng)檔案管理體制的建設(shè)

首先，結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案各管理部門之間的配合度，明確劃分各管理部門的工作內(nèi)容及各自責(zé)任，梳理高校檔案管理流程、要點(diǎn)及重難點(diǎn)，避免出現(xiàn)管理漏洞[3]；其次，制定完善的檔案管理制度，對(duì)所有管理環(huán)節(jié)如收集整理、保管、開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，要求所有人員務(wù)必安裝檔案管理制度執(zhí)行工作，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展。

(三)做好基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)

數(shù)字化校園背景下，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備是開(kāi)展高校檔案管理的基礎(chǔ)保障，若想加快檔案管理信息化建設(shè)，首先要配備齊全的信息化設(shè)備和管理軟件，將檔案管理信息化建設(shè)納入高校重點(diǎn)規(guī)劃建設(shè)內(nèi)容，保證檔案管理信息化與校園數(shù)字化發(fā)展的一致性，嚴(yán)格遵照國(guó)家及高校的檔案信息化建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校自身管理需求，選擇適宜的軟件設(shè)施，通過(guò)完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享性，這樣一來(lái)，為高校師生提供了極大的便利性，也是促進(jìn)高校檔案信息管理不斷完善和優(yōu)化的重要路徑。

(四)加強(qiáng)管理人才建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息管理人才建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的有效方式，也是一個(gè)首要問(wèn)題，高校要具備一定的前沿性和預(yù)見(jiàn)性，明確數(shù)字化校園的發(fā)展方向，結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，引入先進(jìn)技術(shù)，為這些管理人員提供進(jìn)修和互通學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷汲取他人優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)、方法，彌補(bǔ)自己的短板，從而更好的勝任檔案管理工作[4]。同時(shí)，定期開(kāi)展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，以檔案管理現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，制定完善的培養(yǎng)計(jì)劃，促使檔案管理人員具備豐富的專業(yè)知識(shí)和管理技能，滿足檔案信息化建設(shè)的管理需求。

三、結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化校園是各大高校的發(fā)展目標(biāo)，在此大環(huán)境背景下，推動(dòng)各高校檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，但是縱觀我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀，仍然存在很多弊端影響其管理水平的提升，為了保證檔案管理工作的有效性，迎合時(shí)代和高校發(fā)展需求，應(yīng)采取正確、科學(xué)的決策，重點(diǎn)解決檔案管理問(wèn)題，以提升高校檔案管理信息化水平，滿足高校的發(fā)展需求，一方面實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，提升檔案管理成效，為高校發(fā)展提供充足的信息資源，另一方面，推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)的發(fā)展，有效提升高校的形象和威望。