論事業(yè)單位檔案日常管理存在的問題與解決對策

張海鵬 煙臺體育公園管理服務(wù)中心

隨著信息化發(fā)展進程的加快，事業(yè)單位檔案的日常管理工作越來越重要，在事業(yè)單位發(fā)展中有著重要的積極作用。事業(yè)單位檔案主要是對單位內(nèi)部日常工作管理的記錄，記錄著事業(yè)單位對檔案管理的日常工作信息。但是，具體檔案管理工作仍存在諸多問題，嚴重影響了事業(yè)單位公務(wù)的正常開展，所以必須要采取有效的解決對策，加強事業(yè)單位檔案的日常管理。文章闡述了事業(yè)單位檔案日常管理的作用，分析了當前日常管理中存在的問題，并針對這些問題提出針對性的解決對策。

事業(yè)單位檔案進行日常管理的重要性

第一，有助于提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率。一些事業(yè)單位在發(fā)展中各個部門之間的溝通比較少，遇到問題時不能及時地協(xié)調(diào)解決，這給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了不利影響。事業(yè)單位檔案日常管理能夠把各個部門緊密聯(lián)系起來，使得各個部門之間協(xié)調(diào)合作，充分發(fā)揮檔案信息資源的指導作用，能夠有效提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。第二，有助于推動事業(yè)單位的精神文化建設(shè)。事業(yè)單位檔案的日常管理工作與事業(yè)單位精神文化的構(gòu)建有著緊密聯(lián)系，日常管理檔案能夠真切地反映事業(yè)單位在文化建設(shè)中的活動紀要以及員工的表現(xiàn)，它是事業(yè)單位珍貴的文獻資料和影像資料，是事業(yè)單位進行精神文化建設(shè)的重要源泉，對于精神文化建設(shè)有著重要的促進作用。第三，有助于健全事業(yè)單位的服務(wù)功能。事業(yè)單位是國家的服務(wù)型機構(gòu)，其中與民生相關(guān)的事業(yè)單位服務(wù)水平切實關(guān)系到廣大人民群眾的利益。在對事業(yè)單位進行的考核中，其服務(wù)內(nèi)容是重要的考核標準之一。

事業(yè)單位檔案的日常管理存在的問題

企業(yè)單位在進行檔案的日常管理工作時，檔案管理是非常重要的組成部分，對檔案進行科學管理，不僅能夠提高事業(yè)單位的管理水平，而且能夠促進事業(yè)單位良好發(fā)展。但是在實際日常管理中，仍然存在諸多問題[1]。

（一）缺乏完善的檔案管理體系

事業(yè)單位要想健康穩(wěn)定地發(fā)展，檔案管理體系是必不可少的。但是在實際管理工作中，部分事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度不夠完善，在開展相關(guān)工作時缺少規(guī)范性，對于日程工作沒有資料可供查詢，對于檔案資料的收集范圍不夠明確，而且沒有按照相關(guān)規(guī)定進行資料的歸檔，導致檔案管理工作陷入混亂。這些問題嚴重影響了檔案日常管理的質(zhì)量和效果。還有一些事業(yè)單位雖然制定了檔案管理制度，卻沒有很好地落實下去，使得檔案日常管理工作比較隨意，相關(guān)工作人員的執(zhí)行能力比較差，在實際工作中積極性比較差，使得檔案管理制度喪失了權(quán)威性，沒有達到預期的成效。同時，檔案管理工作是比較枯燥的，為事業(yè)單位帶來的效益不太明顯，而且整個管理過程需要耗費大量的人力物力，一些事業(yè)單位不愿進行相關(guān)資源的投入，導致諸多問題出現(xiàn)，給檔案日常管理工作帶來了很大阻力，同時也無法發(fā)揮檔案日常管理工作的作用。

（二）檔案管理方式比較陳舊，信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，其逐漸得到社會各個領(lǐng)域的推廣和應用。事業(yè)單位也不例外。事業(yè)單位的檔案日常管理工作引進了新技術(shù)和新設(shè)備，但是總體上其檔案管理的信息化程度仍然比較低。這是因為在實際檔案管理中，工作人員對信息技術(shù)的利用率不高，只是把信息技術(shù)當成一種管理方式，沒有針對信息技術(shù)實行完善的信息共享機制，也沒有把這種理念滲透到檔案管理的方方面面[2]。而且事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間缺乏互動和交流，使得整體信息化程度不高。此外，事業(yè)單位的檔案日常管理仍然沿用陳舊的管理方式，在實際管理工作中存在一定不足。比如，在檔案信息錄入時，一些檔案管理人員只是把紙質(zhì)檔案錄入到計算機系統(tǒng)中成為電子檔案，卻沒有進行后期的整理和分類，使得檔案利用程度不高，檔案日常管理的整體水平難以提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待進一步提高

檔案管理內(nèi)部相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)會直接影響到檔案日常管理的水平。當前檔案管理工作中，一些工作人員缺乏專業(yè)知識和專業(yè)能力，職業(yè)素養(yǎng)也不高，難以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。其中一些兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就參加到工作中，一些人員甚至都不了解檔案管理工作的流程，這種情況對檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生了不良影響，嚴重制約了檔案管理工作水平的提升。此外，很多檔案管理人員缺乏信息化專業(yè)技術(shù)，沒有把信息化技術(shù)的作用發(fā)揮出來，嚴重制約了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進程。

針對事業(yè)單位檔案日常管理存在問題的解決對策

當今社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，事業(yè)單位逐漸認識到了檔案日常管理工作的重要性，為了保障檔案管理質(zhì)量的提升，事業(yè)單位需要正視當前管理工作中的實際問題，及時采取針對性的解決對策，不斷提高檔案的日常管理水平[3]。

（一）加大對檔案日常管理的重視力度，將其重要作用充分發(fā)揮出來

在日常管理工作中，事業(yè)單位的檔案管理人員要充分認識到檔案管理的作用，加大對日常管理工作的重視力度，意識到對其進行科學管理能夠推動事業(yè)單位的發(fā)展。在日常管理工作中，要積極創(chuàng)新管理方法和管理形式，把相關(guān)制度融入到檔案日常管理工作的全過程中，進一步提升工作效率。

（二）樹立正確的檔案管理理念，適應時代發(fā)展需要

事業(yè)單位要想實現(xiàn)長遠健康發(fā)展的目標，應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，創(chuàng)新科學的管理理念，盡可能提升檔案管理工作質(zhì)量。當前現(xiàn)代化管理方式順應時代發(fā)展出現(xiàn)，事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理方式時需要增強創(chuàng)新意識，緊跟時代發(fā)展的趨勢，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，提高檔案日常管理效率，適應時代發(fā)展需要。

（三）建立健全的檔案管理體系，提高檔案日常管理的水平

在日常檔案管理工作過程中，需要以健全的管理體系作為依據(jù)。相應的管理體系能夠為檔案管理工作提供強有力的保障，在科學的管理體系下，檔案日常管理工作才能高效發(fā)展。在實際工作中，要把檔案日常管理工作納入整體工作規(guī)劃，結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，設(shè)立綜合性的檔案管理機構(gòu)，專門負責檔案日常工作，同時將檔案日常管理工作的職責落實到具體工作人員上。通過這種方式，讓相關(guān)工作人員明確自身的職責，在工作中規(guī)范自身的行為，提高檔案日常管理的水平。

（四）強化信息化建設(shè)，最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)得到了各個領(lǐng)域的推廣和應用。事業(yè)單位的檔案日常管理也不例外，同樣要強化信息化建設(shè)。在實際工作中，可以利用檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，促進單位內(nèi)部資源與外部資源的交流，同時提高資源的利用效率。一方面要加強相應的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強經(jīng)費的控制工作，積極引進新技術(shù)和新設(shè)備，為檔案日常管理工作配備配套的設(shè)備。同時要優(yōu)化庫房的硬件條件，確保庫房安全，從整體上提高管理水平。另一方面要創(chuàng)新管理方式。在日常管理工作中，運用現(xiàn)代化的管理理念，提高管理質(zhì)量。最后，要做好檔案的安全管理工作。在檔案管理信息化過程中，要及時對檔案進行備份，設(shè)置檔案使用權(quán)限，提高電子檔案的安全性。在使用檔案時，需要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，積極整理檔案信息，按時提交檔案，使得事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間能夠共享檔案信息，把檔案管理的作用發(fā)揮到最大。

（五）重視人員培訓，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理相關(guān)工作人員的管理水平直接影響檔案日常管理的質(zhì)量和成效，事業(yè)單位必須要重視人才培養(yǎng)。首先，事業(yè)單位要加強專業(yè)培訓，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作配備專業(yè)的管理人才。為了有效激發(fā)檔案管理人員的潛能，事業(yè)單位應當使用合理的激勵制度，讓他們規(guī)范自己的行為，自覺更新自身的知識體系，更好地適應管理工作，滿足當前檔案管理工作的要求。其次，還要提高檔案管理相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)。在新時代，檔案日常管理要逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化，其工作人員需要掌握信息技術(shù)。

綜上所述，檔案日常管理工作是事業(yè)單位管理的重要組成部分，也是事業(yè)單位健康發(fā)展的重要助力。要想快速提升檔案管理水平，需要正視當前檔案管理問題，并采取合適的解決對策，通過建立健全的檔案管理體系，提高管理工作水平；強化信息化建設(shè)，最大程度發(fā)揮檔案管理的作用；加大培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等對策，推動事業(yè)單位檔案日常管理工作的順利開展。