文書檔案數(shù)字化歸檔管理的有效策略

陳惠菁 自然資源部第三海洋研究所

大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為文書檔案數(shù)字化管理提供了堅實的技術(shù)支撐。然而當(dāng)前文書檔案管理對于信息技術(shù)的應(yīng)用尚處于初級階段，無法充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢和作用。文章結(jié)合海洋檔案管理的實際情況，探討文書檔案數(shù)字化歸檔管理的有效策略，旨在更好地服務(wù)文書檔案管理工作。

海洋檔案是各種海洋信息資源的集合。海洋檔案數(shù)字資源主要來源于館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案移交和歸檔、電子聲像檔案素材和網(wǎng)絡(luò)資源采集等，它在信息時代背景下呈現(xiàn)出規(guī)模快速增長、類型日益豐富的發(fā)展趨勢?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要積極面對檔案信息資源多樣化的趨勢，加快數(shù)字信息資源轉(zhuǎn)型，并對海洋檔案數(shù)字化建設(shè)提出了新的要求。海洋檔案數(shù)字資源雖然突破了空間、時間的限制，便于共享和檢索，但是存在易被篡改的問題，這就需要提高管理技術(shù)水平。因此，數(shù)字化管理面臨著一系列的挑戰(zhàn)。

海洋文書檔案數(shù)字化歸檔管理的必要性

海洋檔案數(shù)字資源建設(shè)是文書檔案數(shù)字化歸檔的核心和基礎(chǔ)，同時也為檔案數(shù)字化建設(shè)提供資源保障。數(shù)字資源指的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對海洋檔案信息資源進(jìn)行采集、加工、存儲和管理的信息資源總和，其通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案信息服務(wù)。數(shù)字化歸檔管理離不開專業(yè)的檔案數(shù)字資源，數(shù)字資源建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工程。

第一，有利于推進(jìn)海洋信息化工作。數(shù)字資源是數(shù)字中國的前提和基礎(chǔ)，是我國未來政務(wù)信息化建設(shè)的核心。只有加強(qiáng)海洋檔案數(shù)字資源建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)字化歸檔管理，才能提升海洋檔案信息開發(fā)和利用水平，推動海洋檔案乃至海洋領(lǐng)域、自然資源領(lǐng)域的全面信息化。

第二，有利于提升海洋檔案開發(fā)利用效能。數(shù)字化歸檔管理顛覆了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式，將原本堆積在檔案室的資源推送給用戶，為用戶帶來高效、便捷的利用體驗。同時，借助信息挖掘、多媒體編輯等技術(shù)手段，可以更加充分地開發(fā)檔案資源的價值，彰顯檔案在海洋文化建設(shè)和宣傳工作中的作用，并借助統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和平臺，實現(xiàn)海洋檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一管理，推動海洋檔案信息資源的增值和共享。

第三，有利于推動海洋檔案管理理論與實踐的創(chuàng)新發(fā)展。海洋檔案數(shù)字化歸檔，為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。加快信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅使海洋檔案工作更加充分、全面地融入信息化進(jìn)程，同時也在管理理念、模式和方法上帶來了深刻變化。

數(shù)字化歸檔管理面臨的困難

海洋文書檔案數(shù)字化歸檔管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及一系列理論和技術(shù)問題，處理不好不僅會影響到數(shù)字化管理的進(jìn)程和效果，還會影響檔案數(shù)字資源的共享和利用，甚至導(dǎo)致檔案資源的閑置或損壞。

第一，文書檔案形式多樣化，尚無統(tǒng)一的數(shù)字化歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。由于海洋檔案數(shù)量、類型眾多，整理流程復(fù)雜，目前尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，很難對文書檔案科學(xué)分類。所以，文書檔案形式的多樣化制約了數(shù)字化歸檔管理的實施。

第二，文書檔案數(shù)字化歸檔能力有待加強(qiáng)。海洋檔案數(shù)字資源中既有館藏紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)化而來的數(shù)字化信息，也有信息系統(tǒng)自動生成的各種電子文件，以及海洋監(jiān)測儀器生成的電子數(shù)據(jù)信息等。然而當(dāng)前海洋檔案電子資源中非紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化的資源占比不高，數(shù)字資源自動歸檔能力較弱。同時，現(xiàn)有檔案管理人員和管理系統(tǒng)對于數(shù)字資源的歸檔管理和開發(fā)利用能力有限，未能為數(shù)字資源的采集、整理、存儲和開發(fā)利用提供足夠的支持，數(shù)字化程度并不高。

第三，文書檔案信息安全工作復(fù)雜。海洋檔案中存在很多涉及國家權(quán)益的寶貴信息，對于信息安全的要求很高。而在數(shù)字化建設(shè)過程中，海洋檔案數(shù)字資源的生成、傳遞、整理、歸檔、保管、利用都會涉及信息安全問題，尤其是數(shù)字資源易復(fù)制、易修改，信息載體不穩(wěn)定，導(dǎo)致信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

數(shù)字化歸檔管理的有效策略

文書檔案數(shù)字化歸檔是利用數(shù)字化管理軟件，按照統(tǒng)一格式對文書檔案進(jìn)行著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫，而后運用掃描法將文件掃描為數(shù)字圖像，形成全文數(shù)據(jù)庫，以自動生成目錄和統(tǒng)計信息。文書檔案數(shù)字化歸檔管理工作的開展，需要在檔案數(shù)字化建設(shè)的背景下不斷摸索和嘗試，以豐富和完善數(shù)字化歸檔管理模式和方法，推進(jìn)海洋檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的健康、有序發(fā)展。

統(tǒng)一數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)化體系包括文書檔案數(shù)字化歸檔范圍、數(shù)字資源加工規(guī)范、存儲標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)是檔案歸檔管理的前提條件，將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)納入海洋檔案數(shù)字化建設(shè)中長期規(guī)劃，這需要參照國際和國家標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合海洋檔案的特點與數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，以統(tǒng)一海洋文書檔案加工、存儲、交換、管理、安全等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

同時，要建立涵蓋海洋文書檔案歸檔制度在內(nèi)的全生命周期管理制度體系，就必須明確歸檔范圍和保管期限，以及數(shù)字資源收集、整理、保管、利用等方面的流程方法和管理要求。在建立健全文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系和管理制度的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化體系和管理制度的實施機(jī)制，有序推進(jìn)配套規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的完善與落實，以實現(xiàn)海洋檔案數(shù)字資源的集成共建，為文書檔案數(shù)字化歸檔管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

加強(qiáng)文書檔案歸檔管理能力

海洋文書檔案數(shù)字化歸檔工作對歸檔管理能力提出了很高的要求，不僅需要擁有強(qiáng)大的技術(shù)實力，還需要擁有專業(yè)的人員隊伍。這有助于改變檔案歸檔工作的被動性，真正將海洋檔案數(shù)字資源轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量的知識服務(wù)。

第一，要著力培養(yǎng)一批具有海洋專業(yè)背景、熟悉檔案數(shù)字化的專業(yè)館員，以增強(qiáng)館員隊伍的技術(shù)水平和服務(wù)能力。為了適應(yīng)文書檔案數(shù)字化歸檔管理的要求，需要大力培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字化素質(zhì)，館員不僅要熟悉專業(yè)知識，還要掌握檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫等方面的知識，以及熟悉文書檔案數(shù)字化歸檔和數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作。單位加強(qiáng)館員隊伍的培訓(xùn)教育，定期組織館員參與培訓(xùn)活動，有利于館員了解文書檔案的歸檔方式、統(tǒng)計方法等知識，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的運用技能，熟悉歸檔范圍、操作流程等工作內(nèi)容，以及更好地運用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化歸檔流程。

第二，要大力建設(shè)高水平的海洋檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。數(shù)字化歸檔管理需要在管理系統(tǒng)的支持下進(jìn)行，管理系統(tǒng)技術(shù)框架包括基礎(chǔ)環(huán)境層、資源層、應(yīng)用服務(wù)層和保障層?；A(chǔ)環(huán)境層是支撐數(shù)字化歸檔的系統(tǒng)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，其根據(jù)服務(wù)對象和資源密級不同而配置不同的基礎(chǔ)環(huán)境，實現(xiàn)按需配置，以提高服務(wù)效能和安全水平；資源層涵蓋普通文件、數(shù)據(jù)和音像類的數(shù)字資源，從資源生成、目錄建庫到報表輸出實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一；應(yīng)用服務(wù)層涵蓋資源采集、歸檔管理到開發(fā)利用等全過程的業(yè)務(wù)功能，面向用戶提供便捷的知識信息服務(wù)；保障層是支撐管理系統(tǒng)運行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括數(shù)字資源分類、著錄規(guī)范和存儲規(guī)則、備份機(jī)制、安全機(jī)制等。

提升文書檔案信息安全水平

在海洋文書檔案歸檔管理工作中，要加大對安全管理方面的投入，做好數(shù)字資源的存儲和備份工作。根據(jù)海洋文書檔案的不同分類，應(yīng)采用合理的在線存儲和離線存儲策略，并借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)對數(shù)字資源進(jìn)行監(jiān)測保護(hù)。

海洋文書檔案涉及到國家機(jī)密信息，必須嚴(yán)格劃定密級和時間范圍，分類分批做好密級鑒定，對涉及機(jī)密的數(shù)字資源進(jìn)行利用限制。在軟件設(shè)置方面，需要考慮不同的密級要求，為不同級別用戶設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，并采取安裝殺毒軟件、設(shè)置密碼輸入次數(shù)限制等安全防護(hù)措施。在硬件建設(shè)方面，應(yīng)在內(nèi)外網(wǎng)間設(shè)置防火墻，數(shù)字資源歸檔應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行。

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與運用，海洋檔案管理的要求也在不斷提高。深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作，使文書檔案數(shù)字化歸檔工作朝著全面數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。這不僅要求檔案管理部門充分認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，積極投入資金和人力物力，建構(gòu)完善的數(shù)字化管理平臺，提高軟硬件建設(shè)水平；還要統(tǒng)一文書檔案數(shù)字化歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全檔案管理制度體系，優(yōu)化檔案管理環(huán)境；同時也要打造高水平的專業(yè)人員隊伍，提高檔案管理人員的數(shù)字化素質(zhì)和綜合素養(yǎng)。此外，還要加強(qiáng)文書檔案信息安全管理，做好安全防護(hù)和保密工作，避免檔案資源被損壞或盜用。通過以上措施，全面保障文書檔案數(shù)字化歸檔工作的質(zhì)量，為檔案數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)奠定良好的條件。