機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策

武晉梅 國家廣播電視總局七二五臺 山西 靈石 031308

隨著社會的發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位改革工作也在不斷推進。檔案管理作為其重要組成部分，對單位工作的開展有著重要影響。檔案記錄的是機關(guān)事業(yè)單位每個人的信息，這樣有助于單位人才資源的優(yōu)化配置。在信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，檔案管理部門需要在各個方面做的與時俱進，不斷創(chuàng)新，才能有效提高檔案管理成果。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

（一）為后期管理提供參考依據(jù)

檔案管理中所記錄的，不只是職工的各項信息，還有機關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過程中所取得的成就、對各項工作的總結(jié)分析，以及單位的發(fā)展歷程，是集中管理的重要體現(xiàn)。單位在后期管理過程中不僅可以參考檔案信息，通過對信息資料查詢熟知單位過往，找到之前地相同案例有效地處理問題；還可以對信息資料加以利用，完成人事調(diào)動，實現(xiàn)單位人力資源的優(yōu)化配置。檔案管理對信息資料的匯總和梳理，對企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，所以機關(guān)事業(yè)單位必須做好檔案管理工作。

（二）有助于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位重要的組成部分，并不只是簡單記錄職工信息的資料，還是單位發(fā)展的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。高效的檔案管理方式是單位管理能力的重要表現(xiàn)之一，科學(xué)開展檔案管理工作能夠讓領(lǐng)導(dǎo)層充分了解單位的運行狀況，有助于領(lǐng)導(dǎo)層做出的決策更加正確。所以必須對檔案管理工作給予足夠的重視，使檔案管理更加規(guī)范化。此外，加強檔案管理工作，從管理理念和工作方式上進行創(chuàng)新，順應(yīng)新時代探索新的管理途徑，高效反映本單位情況，既有助于社會經(jīng)濟穩(wěn)健發(fā)展，也能夠提升單位的綜合實力，有助于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

少數(shù)機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面，并沒有配備專業(yè)人員，而是調(diào)用其他崗位的職工兼職檔案管理，或是聘用臨時工作人員來管理檔案。由于專業(yè)人員的欠缺，管理工作者身兼數(shù)職，容易導(dǎo)致其面對繁雜的檔案管理工作時出現(xiàn)紕漏；對于細節(jié)問題的疏忽或者錯誤，容易導(dǎo)致檔案管理混亂不堪。雖然有些單位配備了專職檔案管理人員，但大多工作態(tài)度消極應(yīng)付，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，也會讓檔案管理工作的效果不如人意。諸如此類問題還有對本職工作沒有責(zé)任心和認同感；檔案歸類不夠整齊合理；對信息資料的更新不夠及時，導(dǎo)致檔案資料難以最大限度發(fā)揮作用。此外，單位人員流動時，沒有做好檔案管理工作的交接，也會導(dǎo)致信息資料缺失。

（二）缺乏科學(xué)的檔案管理和利用機制

機關(guān)事業(yè)單位能有序開展檔案管理工作，離不開完善的規(guī)章制度和規(guī)范的工作流程。目前少數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，仍是讓各部門自行管理，使得檔案資料分散在各個科室，沒有統(tǒng)一管理會大大降低檔案的使用性。同時，部分單位還沿用“信袋式”檔案管理，紙質(zhì)管理手段增加了工作難度；不科學(xué)、不專業(yè)的管理方式，使信息提取難度加大，使用起來比較麻煩，難以充分發(fā)揮檔案的作用。

（三）檔案管理工作信息化程度比較低

隨著現(xiàn)信息科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛運用，已經(jīng)深度到我國人民群眾日常生活和事業(yè)中的,所以，單位的檔案管理工作也必須要順應(yīng)這一形勢,不斷改革創(chuàng)新,利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更好地對檔案進行管理。電子檔案相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,存儲范圍大,保存方便，而且能高效收集、整理、分析信息資料，便于提取和利用信息資料。雖然有些單位已經(jīng)采取了信息化檔案管理，但在保密方面還有待進一步加強。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作難點解決對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作具有專業(yè)性、復(fù)雜性和綜合性的特點，這要求工作人員要有較高的素質(zhì)，不只是較強的專業(yè)素質(zhì)，還要有較高的道德素養(yǎng)，和對本職工作的認同感和責(zé)任心。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作有著重要影響，所以單位必須注重對人員的培養(yǎng)。首先，要選用專職人員負責(zé)檔案管理工作，避免管理人員頻繁變動，加強人員的穩(wěn)定性。其次，要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的檔案管理知識，提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作也要與時俱進，對檔案管理工作人員進行考核，敦促工作人員對過往工作進行總結(jié)分析。進而提高其道德品質(zhì)和工作能力，更好地做好本職工作。

（二）不斷完善檔案管理和利用機制

機關(guān)事業(yè)單位需要認識到檔案管理的重要性，根據(jù)實際情況完善檔案管理和使用機制；明確各崗位工作人員的職責(zé)，嚴格按照檔案管理制度和流程開展具體工作，杜絕違法違規(guī)行為的出現(xiàn)。同時，要對檔案管理人員進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。根據(jù)制度要求分類管理檔案信息，確保檔案管理工作更加科學(xué)。各單位應(yīng)當(dāng)成立專門的檔案管理工作小組，對檔案管理工作制定詳細計劃；并以此做為重要依據(jù)，保證檔案管理工作的有序開展。

（三）提高檔案管理信息化建設(shè)程度

為提高檔案管理工作的效率，單位不僅要在思想上的重視，還應(yīng)做好物質(zhì)投入工作。充分運用現(xiàn)代化設(shè)施管理檔案，提高檔案信息化程度。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也不斷普及，加強檔案信息化建設(shè)，能夠有效提高工作的效率。有助于檔案資料的分類，為機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供更全面、更專業(yè)的信息資料。信息化檔案能夠更全面搜集資料信息；管理檔案工作人員應(yīng)當(dāng)加強對圖像與影音等資料的記錄。同時，還可以建立檔案信息資料共享平臺，便于信息資料的登記與查詢，提高信息資料的使用率。提高檔案管理工作信息化程度，工作人員也應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識，激發(fā)自身積極性，掌握相關(guān)安全知識，做好部分檔案的保密工作，使檔案管理工作更加科學(xué)安全。

（四）提升管理工作的創(chuàng)新服務(wù)意識

檔案管理工作要跟隨時代腳步，在新形勢下提升創(chuàng)新服務(wù)管理意識。對此，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺便捷的優(yōu)點，開通自主查詢和分類查詢信息的功能，及時補充更新檔案資料，使檔案資料更為準確有效，為單位發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。檔案管理工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，將單位實際發(fā)展情況與檔案管理機制相融合，進行創(chuàng)新管理，才能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使檔案管理工作取得進步。

各單位要對檔案管理工作給予重視，制定符合單位發(fā)展的檔案管理機制，找準工作重難點，并積極解決檔案管理工作存在的問題，提高檔案管理者的素質(zhì)，引入信息化技術(shù)，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新服務(wù)意識，使檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化，為單位發(fā)展提供保障。