試析電子文檔特性及OA協(xié)同辦公平臺(tái)下的文秘工作

楊 虹，趙婭男，潘曉敏，黃 煒，楊嬌茹

（金川集團(tuán)股份有限公司，甘肅 金昌 737100）

1 電子文檔特性

1.1 容易復(fù)制、形成與銷毀

1.1.1 數(shù)字信息激增，副本快速擴(kuò)散

電子文檔的副本只需要簡(jiǎn)單的復(fù)制過(guò)程即可產(chǎn)生，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)的復(fù)印，易于控制復(fù)制份數(shù)。電子文檔一旦復(fù)制傳播，即可出現(xiàn)無(wú)數(shù)副本。

1.1.2 信息管理的責(zé)任分散

電子文檔不同于紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔的管理直觀，可以直接從文檔確認(rèn)，可看出文檔的制作者，修改者，以及寫(xiě)作和印刷過(guò)程都會(huì)留下直接的痕跡，便于追溯；但電子文檔則不同，如果未進(jìn)行特殊設(shè)置，整個(gè)編輯、排版、修改過(guò)程將不會(huì)被記錄下來(lái)，個(gè)別時(shí)候，修改次數(shù)過(guò)多，我們甚至不知道哪一份是是最終稿，需要查看他的屬性或者重新命名方可區(qū)分確認(rèn)。

1.1.3 保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)凸顯

這是與電子文檔的易于傳播的特性是相輔相成，由于傳播速度快，不易追究責(zé)任而造成保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作難度增加。

1.1.4 不同于傳統(tǒng)的銷毀

日常大家所理解的電子文檔容易銷毀，是指用DEL鍵刪除一個(gè)電子文檔的過(guò)程，只是將此文檔放入了回收站，即使清空回收站，在不重復(fù)向硬盤寫(xiě)入數(shù)據(jù)的情況下也很容易借助軟件恢復(fù)，因此不是真正意義上的銷毀。電子文檔的真正意義上的銷毀其難度很大，首先就是不易銷毀。其二，電子文檔有可能通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)途徑來(lái)回移動(dòng)傳播，比如OA系統(tǒng)、郵件、即時(shí)通訊工具、U盤、木馬病毒，均可在移動(dòng)傳輸過(guò)程被復(fù)制，在銷毀文件的時(shí)候，就應(yīng)該考慮該文件有無(wú)在網(wǎng)絡(luò)上傳播，如郵件服務(wù)器、即時(shí)通訊工具的服務(wù)器等留存的文件均應(yīng)完全銷毀，甚至于默認(rèn)目錄以及讀取緩存等，也需要清理，要真正全部銷毀所有可能復(fù)制的文件，才叫做徹底銷毀，否則是很難做到真正的銷毀。這一點(diǎn)與紙質(zhì)相比較有巨大的不同。

1.2 易于受到外來(lái)攻擊

我們都有過(guò)丟失電子文檔或者電子文檔被損壞的經(jīng)歷。那么產(chǎn)生這種結(jié)果的原因，就是電子文檔的一個(gè)特性：易于受到外來(lái)攻擊。

1.2.1 人為破壞

電子辦公環(huán)境與紙質(zhì)環(huán)境不同，如果不加以密碼保護(hù)，很容易會(huì)被入侵系統(tǒng)人為破壞，電子文檔的安全性堪憂。因此，為了最大限度的保證電子文檔的安全，防止人為入侵情況的發(fā)生，電子辦公環(huán)境工作人員應(yīng)特別注意，在使用電子系統(tǒng)時(shí)應(yīng)隨時(shí)保護(hù)好自己的電子辦公環(huán)境。例如：將用戶名復(fù)雜加密、選擇不保留密碼和用戶名、定期檢測(cè)電子辦公環(huán)境中有無(wú)木馬等措施，如果是重要文件，還應(yīng)在電子文檔本身加密、壓縮加密，可大大提高電子文檔的安全性。

1.2.2 電子文檔的信息與載體的可分離性

電子文檔的承載介質(zhì)與我們普通的紙質(zhì)文檔相比較，是多種多樣的，紙質(zhì)文檔只要需要紙張即可將文檔所有的信息確定下來(lái)，但電子文檔則可用各種介質(zhì)來(lái)承載他的文檔信息，如：硬盤，U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，也可用光盤刻錄下來(lái)，而且電子文檔的信息可以與承載它的介質(zhì)分離開(kāi)來(lái)，這是區(qū)別于紙質(zhì)文檔的特性。

1.2.3 硬軟件技術(shù)更新?lián)Q代頻繁

在實(shí)際工作中，常常會(huì)出現(xiàn)，用一個(gè)版本的軟件編輯的電子文檔不能用另外一個(gè)版本軟件打開(kāi)的情況，以O(shè)FFICE為例，高版OFFICE可以打開(kāi)低版本文檔，但低版本打不開(kāi)高版本創(chuàng)建的文檔，即軟件的向下兼容特性。事實(shí)上不僅OFFICE存在這樣的問(wèn)題，其他軟件存在同樣的問(wèn)題。

1.2.4 電子文檔存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定性和脆弱性

在實(shí)際工作中我們都遇到過(guò)存儲(chǔ)介質(zhì)損壞造成的電子文檔丟失的情況，如：硬盤損壞，U盤損壞，光盤損壞等。相對(duì)與紙質(zhì)文檔，電子文檔的儲(chǔ)存介質(zhì)更易受到環(huán)境等因素的影響，也更脆弱。

1.2.5 電子文檔的易操作性和不易控制性

電子文檔的可操作性，就是指電子文檔容易修改，便于操作。不易控制性則是指電子文檔在擬稿或修改過(guò)程中未做保存，或是未及留下痕跡直接覆蓋，那么，這個(gè)痕跡將不易找回。

2 電子辦公環(huán)境對(duì)文秘工作人員的挑戰(zhàn)

2.1 電子信息的安全性

有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，沒(méi)有一個(gè)行業(yè)未發(fā)生信息安全事件，而發(fā)生信息安全事件最多的教育科研行業(yè)，信息安全事件比例最高。由此可見(jiàn)，信息安全令人堪憂。是對(duì)文秘工作人員最大的挑戰(zhàn)，而我們文秘工作人員則應(yīng)對(duì)信息安全的要有清晰的認(rèn)識(shí)，才能應(yīng)對(duì)信息安全性的挑戰(zhàn)。

2.2 電子文檔的信息存儲(chǔ)

對(duì)于電子文檔尚未及時(shí)保存的信息，會(huì)在突然斷電或者意外關(guān)機(jī)等電子辦公環(huán)境出現(xiàn)故障時(shí)丟失，已保存的信息，也會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存介質(zhì)損壞、災(zāi)難或者技術(shù)過(guò)時(shí)等原因造成信息丟失。因此文秘工作人員，應(yīng)隨時(shí)保存文檔，也可根據(jù)工作需要設(shè)置軟件自動(dòng)保存間隔時(shí)間，以防止出現(xiàn)意外情況發(fā)生丟失現(xiàn)象。同時(shí)，電子文檔應(yīng)及時(shí)做好備份，且最好要分別備存于不同的硬盤、不同的地點(diǎn)甚至于不同的辦公室樓，非常重要的數(shù)據(jù)，例如重要圖紙等，最好是異地備份，以防備出現(xiàn)災(zāi)難性丟失。文秘工作者，則要注意備份電子文檔時(shí)，至少做到硬盤和U盤或移動(dòng)硬盤同步備份，以更大程度保證電子文檔安全。同時(shí)還要注意信息儲(chǔ)存的完整性，這是指應(yīng)儲(chǔ)存的痕跡信息未能完整保存，例如文檔的創(chuàng)建和修改痕跡，而電子文檔比紙質(zhì)文檔更能夠忠實(shí)地記錄文檔的修改過(guò)程，只是需要使用者對(duì)軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單設(shè)置，并隨時(shí)留意保存。

3 電子文檔的構(gòu)成與識(shí)別

3.1 電子文檔的構(gòu)成。

3.2 電子文檔的識(shí)別

無(wú)論使用什么格式完成電子文檔，最終都需要識(shí)別和讀出電子文檔。這就需要有相應(yīng)的識(shí)別軟件，而軟件是由編碼來(lái)組成。事實(shí)上人們?cè)诓僮麟娔X的時(shí)候給電腦一個(gè)命令，就是向電腦輸入編碼，電腦再將編碼轉(zhuǎn)換成命令來(lái)執(zhí)行。軟件同樣也是通過(guò)編碼來(lái)識(shí)別的和讀出文檔。但是不同的軟件，讀出的結(jié)果是不同的，即使同是WORD文檔，不同版本的軟件讀出的結(jié)果也不盡相同。同一軟件也會(huì)因?yàn)楦甙姹鹊桶嬖黾恿诵碌墓δ?，低版無(wú)法讀出由高版編輯保存的文檔，從而出現(xiàn)亂碼。這是識(shí)別軟件的兼容性問(wèn)題。

因此，在遇到一個(gè)沒(méi)有做系統(tǒng)關(guān)聯(lián)打開(kāi)方式的文檔，系統(tǒng)會(huì)要求我們選擇使用什么方式打開(kāi)這個(gè)文件，如果選擇錯(cuò)了讀出軟件，那么有可能無(wú)法讀出，因此我們需要了解常用格式文檔的識(shí)別軟件，或者說(shuō)要明白這些常用軟件可以讀出什么格式的文件，會(huì)對(duì)我們平時(shí)的工作有所幫助。

4 電子文檔與紙質(zhì)文檔的比較

4.1 內(nèi)容比較

以WORD為例。我們知道，如果不設(shè)置使WORD顯示修訂，那么WORD文檔在整個(gè)修訂過(guò)程中的過(guò)程信息就不會(huì)存在，不會(huì)留下變更的痕跡；而我們的紙質(zhì)文檔則可以根據(jù)紙張材質(zhì)，墨跡成分，手跡或污跡等，來(lái)判斷形成過(guò)程，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔是字與紙張緊密相連的，而電子文檔內(nèi)容和結(jié)構(gòu)是可以分離的。

作為文秘工作人員來(lái)說(shuō)，文檔的處理需要留下痕跡，文檔的最終存檔也必須要有一個(gè)形成過(guò)程的痕跡記錄，也即需要留下過(guò)程信息。因此在集團(tuán)公司OA辦公平臺(tái)上，也有留痕的要求。

4.2 信息量比較

紙質(zhì)文檔我們以筆跡和墨跡做為依據(jù)信息，這些都是文檔內(nèi)在的、與文檔緊密相依的、自然形成的內(nèi)在信息，這個(gè)信息是實(shí)體的，改變就會(huì)留下痕跡；而電子文檔中，是用過(guò)程信息來(lái)做為依據(jù)信息，這些過(guò)程信息都是文檔外部的，是系統(tǒng)自動(dòng)添加的外部信息，是虛擬的、可脫離文檔存在的、如果改變是可以不留痕跡的。一個(gè)電子文檔通常看到的都只是內(nèi)容，其他信息則需要用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊后在屬性中方可顯示的出來(lái)。（圖1）。

圖1

4.3 文檔管理比較

在集團(tuán)公司OA協(xié)同辦公平臺(tái)中，電子文檔在創(chuàng)建后，必須要為電子文檔配備過(guò)程信息，這樣才能對(duì)電子文檔進(jìn)行說(shuō)明，可以得知整個(gè)撰稿、修改、指示過(guò)程及時(shí)間，也就是說(shuō)電子文檔必須有兩個(gè)部分才是完整的：一是文檔本身的內(nèi)容，二是文檔的外部過(guò)程信息。電子文檔管理與紙質(zhì)文檔管理的共同點(diǎn)是：都是短期保存的，僅供暫時(shí)使用的，最終都要?dú)w檔。

5 電子辦公環(huán)境下的文秘工作

5.1 公文管理流程

集團(tuán)公司OA協(xié)同辦公平臺(tái)的文秘工作，是由數(shù)據(jù)流代替了傳統(tǒng)辦公環(huán)境下的人工勞動(dòng)。

由于本文采用面板數(shù)據(jù)模型，因而首先對(duì)模型進(jìn)行了Hausman檢驗(yàn)，前文式(2)、式(3)、式(4)的Hausman檢驗(yàn)結(jié)果表明，采用個(gè)體固定效應(yīng)模型更為妥當(dāng)。同時(shí)，本文中，企業(yè)家信心變量和貨幣政策變量都是隨時(shí)間變化的變量，而被解釋變量——企業(yè)投資效率則是既隨時(shí)間變化也隨企業(yè)特質(zhì)變化的變量。當(dāng)主要的解釋變量只有40個(gè)變動(dòng)，而被解釋變量卻有70 000多個(gè)樣本時(shí)，回歸顯著性很有可能被高估。為了解決這一問(wèn)題，本文所有模型都對(duì)回歸系數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)誤在公司層面上進(jìn)行了Cluster處理(因篇幅限制，未列出詳細(xì)檢驗(yàn)結(jié)果，感興趣的讀者可向筆者索取)。

如圖所示，在傳統(tǒng)的公文管理中的每個(gè)崗位，在現(xiàn)在所運(yùn)行的集團(tuán)公司OA協(xié)同辦公平臺(tái)中，都成為一個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)，而部室主任、收發(fā)員、檔案館員等都是我們OA協(xié)同辦公平臺(tái)上的終端用戶。而文件接收、文件發(fā)送等就是工作過(guò)程，也就是我們信息流，也即我們接收、登記、發(fā)文、用印等一系列的工作過(guò)程，將這一系列的工作過(guò)程，均由數(shù)據(jù)流進(jìn)行。（圖2）。

圖2

5.2 發(fā)文流程

下圖用以說(shuō)明在OA協(xié)同辦公平臺(tái)的發(fā)文流程。用黑色實(shí)線標(biāo)識(shí)的，就是可以通過(guò)內(nèi)網(wǎng)的數(shù)據(jù)流進(jìn)行的工作，最后通過(guò)數(shù)據(jù)流傳到檔案室歸檔。其中產(chǎn)生的會(huì)簽意見(jiàn)、審核意見(jiàn)、等諸多過(guò)程信息，都會(huì)包含在數(shù)據(jù)流里同時(shí)存檔。如果不能將這些數(shù)據(jù)流動(dòng)的痕跡保留下來(lái)，那么歸檔的電子公文就不是完整全面的。（圖3）。

圖3

5.3 收文流程

下圖用以說(shuō)明在OA協(xié)同辦公平臺(tái)下的發(fā)文流程。

在傳統(tǒng)公文收文過(guò)程中，文書(shū)室在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的會(huì)隨文附上文件處理表格，我們稱作辦文表。辦文表隨公文一起流轉(zhuǎn)，記錄公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的痕跡。而在OA協(xié)同辦公平臺(tái)中，也必須將公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的所有的信息記錄下來(lái)，與電子文件收集到一起整個(gè)收文程序才算完整，這些信息稱為元數(shù)據(jù)。這些原數(shù)據(jù)，一部分是由系統(tǒng)自動(dòng)捕獲后記錄的，如收文時(shí)間等，不需人工操作且比人工操作更為精確。也有一部分元數(shù)據(jù)是由人工填寫(xiě)的，比如關(guān)鍵字、摘要、內(nèi)容等。

5.4 來(lái)文登記

我們?cè)趥鹘y(tǒng)的文件接收登記薄中的文件標(biāo)題、收文日期……等信息，需要由人工獲取并填寫(xiě)，這些數(shù)據(jù)在OA辦公系統(tǒng)中則可由系統(tǒng)自動(dòng)捕獲。過(guò)去分散在各責(zé)任人填寫(xiě)的重要來(lái)源信息，在OA辦公平臺(tái)上同樣是分散在各個(gè)責(zé)任人填寫(xiě)，只是分散在OA系統(tǒng)終端的不同節(jié)點(diǎn)，即用戶填寫(xiě)。

5.5 OA協(xié)同辦公平臺(tái)的公文管理

在OA協(xié)同辦公平臺(tái)的公文管理中，各節(jié)點(diǎn)較傳統(tǒng)公文處理能夠更加有序高效。發(fā)文系統(tǒng)，有發(fā)文跟蹤，方便查看電子文檔辦理情況，還可以用IT軟件審計(jì)跟蹤，反映文檔的完整狀況，即審計(jì)發(fā)文要素是否齊全。公文交換平臺(tái)，由每個(gè)OA協(xié)同辦公平臺(tái)用戶處理，更加便捷；收文跟蹤，等同于紙質(zhì)環(huán)境中的辦文表用以收集電子公文的流轉(zhuǎn)元數(shù)據(jù)；公文歸檔的節(jié)點(diǎn)可以直接將電子公文歸檔。

5.6 信息數(shù)據(jù)獲取

在電子公文中的元數(shù)據(jù)中部分需要人工獲取，部分由系統(tǒng)直接獲取，公文本身屬性，包括名稱、版本……等，均可由系統(tǒng)自動(dòng)捕獲寫(xiě)入，個(gè)性化、特殊化的則需要由人工獲取錄入。

6 結(jié)語(yǔ)

根據(jù)電子文檔區(qū)別與紙質(zhì)文檔的特性，我們可以看到，一個(gè)完整的公文處理過(guò)程需要由人和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)共同完成，人和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)必須分工協(xié)作，完美配合，方可使集團(tuán)公司正在運(yùn)行的協(xié)同辦公系統(tǒng)使公文處理過(guò)程更加高效、迅捷，成為真正的“人機(jī)和諧系統(tǒng)”。