“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究

張阿敏

（楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西楊凌 712100）

在高校建設(shè)和發(fā)展的過程之中各種類型的檔案資料是對高校各種活動的有效記錄，其對高校的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。檔案管理也是高校日常管理的重要工作之一, 在檔案管理的過程之中積極的引入互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)對于提升檔案管理的效率，強化檔案在高校建設(shè)過程之中發(fā)揮的作用具有非常積極的意義。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展使各個行業(yè)都呈現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展趨勢，在這一大的時代背景下國內(nèi)高校的檔案管理也逐步地向網(wǎng)絡(luò)化、信息化推進。目前高校在推進檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的過程之中遇到了一系列的困難，使高校檔案管理工作陷入了一定的困境。在2015年的人大代表會議上李克強總理首次提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展戰(zhàn)略，這一戰(zhàn)略有效地推動了高校檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展速度，同時為高校檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)發(fā)展提供了強力的支持作用。為高校解決檔案管理的過程之中遇到的諸多的問題提供了實際的解決方案[1]。

1 高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義

高校之中的檔案依據(jù)記載的相關(guān)信息可以劃分為以下幾種類型：一是學(xué)生檔案，用于記載學(xué)生的各種信息，通常在學(xué)生畢業(yè)之后該檔案將隨學(xué)生去向進行轉(zhuǎn)移；二是學(xué)校內(nèi)部重要活動的記載；三是學(xué)校內(nèi)部管理及建設(shè)發(fā)展的過程之中形成的檔案。檔案是高校之中學(xué)生和學(xué)校發(fā)展歷程的真實記錄，其對于驗證學(xué)生的個人信息和學(xué)校發(fā)展事件具有非常重要的價值。高校的檔案管理通常承擔(dān)著雙重價值，一是現(xiàn)實價值，為學(xué)校的日常管理和教學(xué)活動的展開提供足夠的信息；二是歷史價值，見證學(xué)生和學(xué)校發(fā)展的歷程。

高校發(fā)展的過程之中所形成的各種類型的檔案在實踐的過程之中能夠有效地發(fā)揮以下幾個方面的價值：一是歷史借鑒價值。檔案之中記載了高校的各類教學(xué)活動和工作資料，其能夠?qū)Υ撕蟾咝５陌l(fā)展和建設(shè)提供較強的借鑒價值。高校檔案通常是多個方面，立體地對高校的教學(xué)活動、科研以及校內(nèi)文化的發(fā)展進行記錄，通過對檔案的研究，可以明確高校在一個發(fā)展階段之中的得失，啟迪高校未來的建設(shè)方向和思路。二是評估和考核價值。現(xiàn)階段我國高校普遍實施的考核周期為5年，在進行考核時檔案是非常重要的考核資料，其是研究和考察高校過去5年科研、行政、教學(xué)等各方面工作的重要原始資料。借助于檔案高校也可以進行自我審查，驗證自身在教學(xué)改革的過程之中所取得的措施是否取得有效的成果。綜上，檔案是高校進行內(nèi)部考核評價和外部考核評價的原始資料，強化檔案管理對于提升考核評價的準(zhǔn)確性和真實性具有非常積極的意義。三是滿足高校歷史文化建設(shè)的需要。高校檔案之中包含的各種資料信息本質(zhì)上是高校教師和學(xué)生辛勤勞動所取得的成果，其是高校師生智慧的結(jié)晶，對學(xué)校未來教學(xué)、科研以及其他方面的建設(shè)具有較大的參考和借鑒價值。高校的檔案也是高校歷史文化的有效載體，發(fā)揮了重要的文化傳承作用，是高校進行文化建設(shè)的寶貴資源和重要財富[2]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的問題

隨著我國高等教育的迅速發(fā)展，高校檔案管理體系日趨完善。20 世紀(jì)90年代后信息技術(shù)的快速發(fā)展帶領(lǐng)全球進入了互聯(lián)網(wǎng)時代，各行各業(yè)都趨向于網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展。同樣，高校檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化是時代發(fā)展的必然需要，有助于提升高校檔案管理工作的效率，進一步發(fā)揮高校檔案的價值。現(xiàn)階段高校檔案管理在推進信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的過程之中存在以下幾個方面的問題。

2.1 缺乏完善的運行模式和體系

目前高校在進行檔案管理信息化、互聯(lián)網(wǎng)化建設(shè)的過程之中已經(jīng)基本完成了硬件設(shè)施的建設(shè)工作，但是卻仍然缺乏與之相匹配的運行模式和管理體系。大部分高校在檔案管理的過程的過程之中使用了電子化的專業(yè)設(shè)備，未將各種設(shè)備的應(yīng)用和操作組成一個有效的體系，導(dǎo)致檔案管理人員將相關(guān)檔案信息錄入之后，信息無法自助的匯總到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心。在對檔案進行使用時無法借助數(shù)據(jù)中心進行檔案的查找，依然要使用傳統(tǒng)的方式進行相關(guān)的操作。此外現(xiàn)階段大部分高校在基礎(chǔ)檔案信息收集的過程之中仍然偏重于紙質(zhì)信息的收入，即借助表格和相關(guān)材料的撰寫完成信息的收集，此后再由專門的工作人員將相關(guān)的信息錄入到計算機信息系統(tǒng)之中。工作人員在展開工作的過程之中需要處理龐大的信息數(shù)據(jù)，工作負擔(dān)巨大。

2.2 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

盡管我國相關(guān)部門對高校的檔案管理工作做出了一定的要求，但是相關(guān)的規(guī)定存在一定的滯后性，相關(guān)部門未就高校檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展做出有效的規(guī)范，致使各個高校在檔案信息化建設(shè)的過程之中缺乏相關(guān)的參考標(biāo)準(zhǔn)，只能依據(jù)自身的實際需要建立獨立的操作平臺和管理模式，由此在應(yīng)用的過程之中帶來一系列的問題。首先各個高校和用人單位之間的檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)和格式不統(tǒng)一，相關(guān)信息無法實現(xiàn)共享； 其次各個高校在進行檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程之中形成了以高校為單位的信息孤島，未切實的實現(xiàn)檔案信息的共享，偏離了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的初始目標(biāo)[3]。最后獨立檔案操作系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的重復(fù)開發(fā)極大的浪費了社會資源，提升了高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的成本。

2.3 缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才

高校檔案管理工作本質(zhì)上是一個專業(yè)要求較高的工作，但是大部分的高校對這一工作的難度和復(fù)雜性缺乏有效的認識，因此從事檔案日常管理工作的人員大部分未接受過檔案管理的相關(guān)教育，因此導(dǎo)致了高校之中從事檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)較低。在推進高校檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的過程之中高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能稱為了一個重要的制約因素。首先高校檔案管理人員普遍年齡較大，無法有效的承擔(dān)高負荷的工作任務(wù)，其次對現(xiàn)代化的各種電子設(shè)備缺乏有效的認識和了解，無法在日常的工作之中熟練的維護并使用相關(guān)的設(shè)備。最后相關(guān)的管理人員對信息化、網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)知識缺乏了解，對信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的相關(guān)理念缺乏深刻的認識。

信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理使檔案管理工作的專業(yè)性程度急劇提升，其首先要求檔案管理人員具有較強的專業(yè)理論知識，能夠有效地理解各類檔案信息管理軟件的內(nèi)在邏輯； 其次要對檔案管理的過程之中使用的各種軟硬件設(shè)施具有全面的認識和了解，在日常的工作之中能夠熟練的借助相關(guān)的工具完成自身的工作。相關(guān)人員應(yīng)該對信息化和網(wǎng)絡(luò)化具有一定的認識，能夠依據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)理念解決檔案管理之中遇到的問題，合理應(yīng)用檔案之中存儲的各種信息。

2.4 檔案管理理念落后

近年來，我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在民生各個方面的應(yīng)用得到了快速的發(fā)展，其對人們的日常生活帶來了巨大的影響，轉(zhuǎn)變了人民群眾對信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認識，但是在工業(yè)、管理等其他的行業(yè)之中我國信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展仍然呈現(xiàn)了一定的落后性。相關(guān)技術(shù)的不成熟使各個行業(yè)對于技術(shù)的發(fā)展前景充滿了質(zhì)疑，在高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的過程之中，人們對于檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的價值和意義也存在一定的質(zhì)疑。檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的核心在于消除傳統(tǒng)檔案管理理念對檔案的束縛，進一步提升檔案在社會日常管理的過程之中發(fā)揮的作用。檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展首先在于顛覆傳統(tǒng)的管理模式，即由紙質(zhì)信息的人工管理轉(zhuǎn)向電子信息的智能化管理。電子信息資料的存儲和維護更加的便捷，能夠顯著的降低各種類型檔案文件資料的保存和維護成本。在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理軟件將有效的取代傳統(tǒng)上人工的相關(guān)工作，借助相關(guān)軟件和數(shù)據(jù)中心能夠?qū)n案信息快速地進行查找，有效地提升了檔案信息的利用效率。檔案管理的進一步成熟將催生統(tǒng)一的檔案信息收集和存儲體系，進而使檔案信息能夠在更大的范圍內(nèi)進行共享，有效的提升檔案信息的管理效率[4]。此外推動高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展有利于提升高校檔案管理人員不斷地學(xué)習(xí)新的技能，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的策略

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下推進高校檔案管理工作的核心在于準(zhǔn)確的分析自身現(xiàn)階段存在的問題，并針對性地提出解決策略從而推動自身不斷的發(fā)展。依據(jù)上文之中論述的現(xiàn)階段高校檔案管理存在的問題，該文提出以下建設(shè)策略。

3.1 推動檔案管理模式網(wǎng)絡(luò)化

隨著各種類型電子設(shè)備的應(yīng)用和信息采集技術(shù)的提升，目前高校已經(jīng)實現(xiàn)了各種檔案信息的電子化存儲，但是檔案信息的利用和日常管理卻仍然停留在傳統(tǒng)水平上，未滿足信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。高校需要提升自身檔案資料網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理的理念，進一步更新軟硬件設(shè)施，依據(jù)自身檔案資料的規(guī)模構(gòu)建相匹配的數(shù)據(jù)存儲中心。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)不僅是將檔案信息的電子化存儲，關(guān)鍵在于對自身的檔案信息進行更為高效的應(yīng)用，使其發(fā)揮更大的價值。傳統(tǒng)檔案管理的模式需要借助人工查找的方式尋找具有使用價值的信息，檔案資料的使用效率低、使用過程繁瑣，借助數(shù)據(jù)中心和相關(guān)的軟件能夠極大地提升檔案信息的使用效率。高校在進行檔案信息建設(shè)的過程之中應(yīng)該基于檔案信息的使用構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，減少檔案管理的相關(guān)程序和步驟，便捷相關(guān)信息資料的使用。檔案信息存儲數(shù)據(jù)和使用軟件應(yīng)該預(yù)留公共的接口，便于檔案信息資料的查詢和共享，提升高校檔案資料的使用價值[5]。

3.2 完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系是各個高校之間以及高校和社會之間進行檔案信息資料共享的關(guān)鍵。高校在進行檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程之中應(yīng)該強化交流和合作，推動行業(yè)間、高校之間相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的形成和發(fā)展。在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的過程之中首先需要明確檔案管理工作部門的標(biāo)準(zhǔn)，清晰的界定每一個部門的業(yè)務(wù)范圍，保證檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都具有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)進行有效的約束，以此實現(xiàn)規(guī)范檔案管理的行為。其次高校要協(xié)同社會其他部門構(gòu)建統(tǒng)一的信息存儲、交流以及使用標(biāo)準(zhǔn)，降低數(shù)據(jù)共享的難度，提升檔案信息數(shù)據(jù)的利用價值。最后需要明確檔案共享的標(biāo)準(zhǔn)[6]。

3.3 提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作中需要專業(yè)素質(zhì)強、信息技術(shù)水平高的人才，他們的水平?jīng)Q定了檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展。高校一方面要引進具有較強檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能力的復(fù)合型人才，另一方面要加強對現(xiàn)有檔案管理人員信息技術(shù)與辦公軟件的培訓(xùn)，同時應(yīng)重視檔案管理團隊的建立，加強檔案管理人員之間的互動交流，創(chuàng)造良好的工作氛圍和和諧的工作環(huán)境。檔案管理人員要成為復(fù)合型人才，不僅需要掌握檔案業(yè)務(wù)，還要具備熟練運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，能夠分析和挖掘出檔案的信息數(shù)據(jù)。只有管理人員真正具備了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的能力，才能提高檔案管理工作的效率。

3.4 更新管理理念

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高校檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化是必然的發(fā)展趨勢，高校之中的各級管理人員應(yīng)該主動的擁抱這種變化，積極的學(xué)習(xí)相關(guān)的新理論和新思想，并將其應(yīng)用在實際的工作之中。檔案信息的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展在簡化檔案管理工作，提升檔案利用效率的同時也帶來了全新的隱患，例如，檔案信息資料的泄露。高校在進行檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的過程之中要強化網(wǎng)絡(luò)安全，積極的引入全新的技術(shù)，以此保證自身所存儲信息的安全。在此基礎(chǔ)上要凸顯服務(wù)意識，在允許的范圍之內(nèi)構(gòu)建公共的檔案信息查詢平臺，使高校之中的各種人員能夠便捷高效的查詢各種類型的相關(guān)信息。