社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

逵建恒 楊春茂

（南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校第一附屬醫(yī)院 河南省南陽市 473000）

社會(huì)保險(xiǎn)是面向失去勞動(dòng)能力工作崗位，或由于各種原因造成人身財(cái)產(chǎn)損失的人員提供的一種經(jīng)濟(jì)或社會(huì)補(bǔ)償制度。社會(huì)保險(xiǎn)是我國的一項(xiàng)基本國策，由政府操辦，國家立法執(zhí)行，因此社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面積非常廣泛，并且社會(huì)保險(xiǎn)的面向人員也在不斷的增多。傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)，面臨現(xiàn)階段大規(guī)模的參保人群，想要提升服務(wù)效率與質(zhì)量，就要增加社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)人員以及設(shè)施，但這會(huì)帶來非常巨大的人力與物力開銷。因此要建立高效的管理系統(tǒng)協(xié)助社會(huì)保險(xiǎn)部門開展工作。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)部門中檔案管理工作的需求已經(jīng)非常復(fù)雜，需要對(duì)全體參加社會(huì)保險(xiǎn)的參保人員進(jìn)行檔案登記、檔案查詢、檔案修改與檔案刪除等操作，并且需要對(duì)其有關(guān)聯(lián)性的系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)提供繳納費(fèi)用與參保時(shí)間等信息，提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的效率。在設(shè)計(jì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，主要以下幾項(xiàng)目標(biāo)：

將參保人員的原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)電子檔案，并且檔案的錄入要做到便捷準(zhǔn)確。

自動(dòng)生成各類報(bào)表，并實(shí)現(xiàn)報(bào)表的一次性查詢統(tǒng)計(jì)與輸出。

社會(huì)保險(xiǎn)部門各級(jí)工作人員可以在權(quán)限范圍之內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行查詢、新增、修改、刪除等操作。

建立分析參保人員年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷職稱狀況的數(shù)據(jù)模型，準(zhǔn)確的計(jì)算參保人員需繳納的資金數(shù)額，并得出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

在數(shù)據(jù)的操作共享與管理過程中，要保證數(shù)據(jù)的全程安全，從參保人員的相關(guān)單位中直接獲取基礎(chǔ)信息并進(jìn)行集中管理，采取數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施。保護(hù)收集到的參保人員數(shù)據(jù)信息，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，要在最快時(shí)間恢復(fù)運(yùn)行。制定完善的密碼制度，控制各級(jí)工作人員的權(quán)限，避免非法訪問對(duì)系統(tǒng)造成破壞。

2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

在開發(fā)任何一種系統(tǒng)時(shí)，數(shù)據(jù)庫都是重要的基礎(chǔ)與前提。在開發(fā)軟件時(shí)，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的主要目標(biāo)是分析用戶的需求，結(jié)合數(shù)據(jù)庫的特征設(shè)計(jì)出能夠符合用戶需求的數(shù)據(jù)模式。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)中，要注意查詢速度與儲(chǔ)存空間這兩項(xiàng)因素，結(jié)合傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)在開發(fā)與后期管理中的經(jīng)驗(yàn)，建立人員檔案與社會(huì)保險(xiǎn)基金匯總兩項(xiàng)主數(shù)據(jù)庫，其中，人員檔案數(shù)據(jù)庫中，入庫信息子庫有以下幾點(diǎn)：參保人員姓名、性別、年齡身份證號(hào)、單位、職務(wù)、參加工作時(shí)間、退休時(shí)間、職稱、檔案入庫時(shí)間等，出庫子信息庫主要有以下幾點(diǎn)：調(diào)檔人姓名檔案、調(diào)出時(shí)間、檔案，調(diào)出去向等字段。在設(shè)計(jì)每個(gè)表時(shí)，要基于數(shù)據(jù)庫關(guān)系模式理論，進(jìn)行第三范式規(guī)劃，避免出現(xiàn)大量的冗余數(shù)據(jù)與異常更新情況，保證數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確性、唯一性與穩(wěn)定性。

2.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.2.1 結(jié)構(gòu)框圖

結(jié)合檔案管理的特征與社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的實(shí)際需求，按照模塊化設(shè)計(jì)的高內(nèi)聚、低耦合原則，制定如圖1的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)總結(jié)構(gòu)。

圖1：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)總結(jié)構(gòu)

2.2.2 主要功能模塊簡介

系統(tǒng)設(shè)置模塊。系統(tǒng)設(shè)置模塊主要完成系統(tǒng)的初始化工作，以及后續(xù)的維護(hù)工作。該模塊能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)權(quán)限維護(hù)、數(shù)據(jù)備份與操作日志維護(hù)，其中權(quán)限維護(hù)主要有讀、讀寫、無三種權(quán)限的設(shè)置以及密碼口令設(shè)置，數(shù)據(jù)備份分為用戶自主備份與系統(tǒng)強(qiáng)制備份，同時(shí)能夠進(jìn)行聯(lián)機(jī)操作，提高了系統(tǒng)使用的便捷性。

檔案錄入模塊。該模塊能夠建立與維護(hù)原始檔案，由子模塊完成原始檔案入庫，入庫信息分別有參保人員檔案入庫信息、參保人員檔案出庫信息與管理員信息。數(shù)據(jù)維護(hù)子模塊中主要能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、新增、修改與刪除操作，在新增部分可以增添新的入庫檔案，修改部分可以修改參保人員檔案的某一項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容，例如姓名、住址、電話等信息。當(dāng)參保人員調(diào)出檔案或去世時(shí)，可以刪除檔案。在刪除檔案時(shí)，會(huì)從參保人員檔案主數(shù)據(jù)庫中刪除該條檔案記錄，并且能夠自動(dòng)地在增減表中進(jìn)行數(shù)據(jù)追加與遞減，保證數(shù)據(jù)的一致性。

信息檢索模塊能夠?qū)崿F(xiàn)按照姓名身份證號(hào)，單位檔案存放柜號(hào)等字段來查找相關(guān)檔案信息，同時(shí)也可以組合不同的查詢條件，提升檔案查詢的便捷性與高效性。

分析統(tǒng)計(jì)模塊能夠歸納統(tǒng)計(jì)入庫的檔案總數(shù)，以及當(dāng)天的入庫總檔案數(shù)，同時(shí)能夠按照單位與年份統(tǒng)計(jì)入庫的檔案數(shù)量。分析統(tǒng)計(jì)模塊中的子模塊可以根據(jù)入庫數(shù)據(jù)形成客戶的需求分析圖表。

基金核算模塊的主要功能是調(diào)取現(xiàn)有參保人員的信息數(shù)據(jù)，并按照現(xiàn)行的政策公式計(jì)算出該參保人員需要繳納的保險(xiǎn)金額。

2.3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

開發(fā)環(huán)境與系統(tǒng)結(jié)構(gòu)：

開發(fā)系統(tǒng)時(shí)是否能夠選擇正確的環(huán)境與結(jié)構(gòu)，能夠保證系統(tǒng)是否能夠?qū)崿F(xiàn)全部的功能，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期的設(shè)計(jì)目標(biāo)。本文所構(gòu)建的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)主要使用的客戶機(jī)/服務(wù)機(jī)模式，將數(shù)據(jù)管理與應(yīng)用程序分為兩部分，分別由Server與Client分布執(zhí)行，這樣不僅能夠保證系統(tǒng)中各個(gè)模塊的正常運(yùn)行，同時(shí)也能夠提升系統(tǒng)的開放程度，系統(tǒng)能夠具有較強(qiáng)的擴(kuò)充性，以便后續(xù)維護(hù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能。本結(jié)構(gòu)主要有以下幾項(xiàng)特征：

系統(tǒng)構(gòu)造靈活：本系統(tǒng)使用獨(dú)立的軟硬件平臺(tái)，客戶機(jī)平臺(tái)可以選用各種類型的電腦。

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)靈活：在本系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)不僅可以儲(chǔ)存在服務(wù)器上，針對(duì)一些頻繁使用的非共享數(shù)據(jù)，也可以將其儲(chǔ)存在客戶端內(nèi)。

集中式數(shù)據(jù)監(jiān)控管理：對(duì)于存儲(chǔ)于服務(wù)器中的共享數(shù)據(jù)，由數(shù)據(jù)庫服務(wù)器統(tǒng)一進(jìn)行管理，能夠保證數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的一致性完整性，同時(shí)最大限度地保證數(shù)據(jù)的安全。

擴(kuò)充升級(jí)靈活：客戶機(jī)服務(wù)器結(jié)構(gòu)的擴(kuò)充升級(jí)，能夠通過擴(kuò)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序來實(shí)現(xiàn)。本系統(tǒng)中，使用了前后臺(tái)任務(wù)分離的結(jié)構(gòu)，能夠使前排的應(yīng)用程序獨(dú)立的運(yùn)行，不會(huì)過度依賴后臺(tái)的軟件、硬件平臺(tái)。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與管理水平的持續(xù)發(fā)展，系統(tǒng)還會(huì)逐漸增添不同的功能，不斷的升級(jí)與完善系統(tǒng)。

開放式平臺(tái)：開放式平臺(tái)能夠促進(jìn)系統(tǒng)的升級(jí)，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫有著非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，開發(fā)人員能夠在前臺(tái)使用基于圖形的開發(fā)工具，來開發(fā)各種具有價(jià)值的應(yīng)用程序。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

現(xiàn)有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)通常分為總局端軟件與區(qū)縣端的軟件兩個(gè)部分，兩個(gè)部分中大部分的軟件有著相同的功能，差別甚小，本文主要以區(qū)縣端軟件為例進(jìn)行系統(tǒng)說明。

雙擊桌面上的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)快捷方式，桌面上會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)登錄界面，在主頁面上設(shè)置能夠自由移動(dòng)并且能夠關(guān)閉的浮動(dòng)窗口，其中包含了系統(tǒng)中的一些常用功能，便于用戶快捷操作。

菜單中包含了所有軟件的使用入口，主要有數(shù)據(jù)模式設(shè)定、數(shù)據(jù)通信系統(tǒng)設(shè)定、數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)查詢、報(bào)表、檔案借閱管理系統(tǒng)功能等功能欄。

3.1 數(shù)據(jù)模式設(shè)定

在本系統(tǒng)中不需要自動(dòng)添加服務(wù)器，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)獲取計(jì)算機(jī)的IP地址，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)地獲取服務(wù)器本機(jī)名稱，用戶只需要輸入登錄用戶名稱與密碼，即可登錄到系統(tǒng)中，當(dāng)用戶輸入完登錄用戶名稱與密碼時(shí)，點(diǎn)擊提交設(shè)置按鈕，系統(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)信息提交到總局端軟件上進(jìn)行檢測，如果用戶名稱密碼正確，則會(huì)登錄到系統(tǒng)中。

3.2 數(shù)據(jù)通信

數(shù)據(jù)通信的功能主要有上傳更新數(shù)據(jù)、本地?cái)?shù)據(jù)上傳到服務(wù)器、關(guān)閉程序時(shí)上傳更新數(shù)據(jù)。上傳更新數(shù)據(jù)是將本次登錄的數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器上；上傳本地?cái)?shù)據(jù)到服務(wù)器，是將現(xiàn)有的所有本地?cái)?shù)據(jù)統(tǒng)一上傳到服務(wù)器上；關(guān)閉程序時(shí)上傳更新數(shù)據(jù)是在結(jié)束本次登錄時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地將數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器上。

3.3 數(shù)據(jù)錄入

數(shù)據(jù)錄入的功能是添加參保人員的檔案編號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)等個(gè)人基礎(chǔ)信息，基礎(chǔ)信息錄入結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)將該名參保人員的個(gè)人信息上傳到總數(shù)據(jù)庫中，如果輸入信息錯(cuò)誤，可選擇重填選項(xiàng)，能夠自動(dòng)地刪除上次錄入的數(shù)據(jù)。并重新填寫數(shù)據(jù)。

3.4 數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理的功能有以下幾點(diǎn)：

（1）將全體參保人員的個(gè)人信息顯示在信息欄上。

（2）管理人員能夠在窗口上進(jìn)行檔案查詢，添加，刪除修改。

（3）管理人員能夠按照參保人員的身份證號(hào)、出生日期、企業(yè)名稱等信息對(duì)檔案進(jìn)行排序。

3.5 數(shù)據(jù)查詢

數(shù)據(jù)查詢的功能是供管理者按照參保人員的姓名等信息查詢參保人的檔案，在表單中顯示查詢結(jié)果，同時(shí)管理人員能夠?qū)Σ樵兊降拇鸢高M(jìn)行修改、刪除打印等操作，當(dāng)參保人員退休或去世時(shí)，能夠轉(zhuǎn)移信息，便于管理人員對(duì)檔案進(jìn)行各項(xiàng)操作。

同時(shí)本系統(tǒng)能夠?qū)⒉樵兊降臋n案信息以Excel形式導(dǎo)出，并且具有性別錯(cuò)誤檢測、日期錯(cuò)誤檢測等功能，能夠自動(dòng)地判斷在信息錄入中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，保證信息錄入過程中的準(zhǔn)確性。

3.6 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能夠協(xié)助管理人員便捷高效地進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。在本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能能夠統(tǒng)計(jì)全部參保人員的檔案數(shù)目，同時(shí)也能夠按照參保人員的所在單位統(tǒng)計(jì)該單位的檔案數(shù)目等，系統(tǒng)能夠自動(dòng)計(jì)算參保人員離職時(shí)間。

3.7 報(bào)表

管理人員能夠通過系統(tǒng)中的報(bào)表功能來打印查詢到的信息。當(dāng)選擇打印功能時(shí)會(huì)出現(xiàn)操作窗口，窗口中能夠顯示參保人員的已錄入檔案，管理人員能夠按照檔案編號(hào)或參保人的姓名為條件進(jìn)行搜索，點(diǎn)擊查詢按鈕，表格中就會(huì)顯示出被查詢?nèi)藛T的具體檔案信息，管理人員能夠選擇不同的打印操作，如打印內(nèi)頁、內(nèi)頁設(shè)置、打印本人信息等。

3.8 檔案借閱管理

檔案借閱管理功能能夠記錄檔案借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案編號(hào)以及返還時(shí)間，同時(shí)也會(huì)記錄借閱者的電話號(hào)碼、借閱檔案的使用目的以及檔案的借書頁數(shù)等信息。其中受理借閱的工作人員與受理返還的工作人員需要填寫自己的姓名。在檔案借閱管理過程中，能夠?qū)崟r(shí)地查詢檔案的借閱情況，實(shí)時(shí)查看已歸還與未歸還的檔案信息。

4 結(jié)束語

構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，能夠提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中的準(zhǔn)確性與安全性。伴隨著世界進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，必然會(huì)提升社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的管理水平與管理效率。本文構(gòu)建的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)不僅能夠提升社會(huì)保險(xiǎn)部門的檔案管理水平，也能夠降低檔案管理工作中的復(fù)雜程度。應(yīng)用本系統(tǒng)能夠提升檔案管理的高效性、準(zhǔn)確性，保證檔案信息清晰規(guī)范，該系統(tǒng)具有較強(qiáng)的通用性，有著非常廣闊的使用價(jià)值。