淺談不動(dòng)產(chǎn)檔案的電子化管理

宗緒革

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為檔案管理的主要模式。電子檔案以簡(jiǎn)單、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，受到人們的極大認(rèn)可。同時(shí)，電子檔案的存儲(chǔ)方式也比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的優(yōu)勢(shì)。近年來(lái)，各級(jí)檔案管理部門(mén)都在積極開(kāi)發(fā)豐富的檔案信息資源，探索新檔案，建立新的檔案服務(wù)模式，并在檔案信息化建設(shè)中加大財(cái)務(wù)投入，積極向原有的檔案工作模式、管理模式、運(yùn)行模式改革等方面，為提高檔案服務(wù)水平做了大量工作。為了更好地滿(mǎn)足公眾的需求使用房地產(chǎn)檔案，檔案中心的自然資源和房地產(chǎn)所有權(quán)已經(jīng)及時(shí)推出的互聯(lián)網(wǎng)搜索服務(wù)房地產(chǎn)登記數(shù)據(jù)，為公眾提供“網(wǎng)絡(luò)+政府事務(wù)”服務(wù)網(wǎng)上購(gòu)物一樣便捷。公眾可以在網(wǎng)上申請(qǐng)查詢(xún)房地產(chǎn)的自然狀態(tài)、權(quán)利狀態(tài)信息、申請(qǐng)人的房地產(chǎn)登記信息，提交房地產(chǎn)利害關(guān)系人查詢(xún)申請(qǐng)的預(yù)審材料，核實(shí)查詢(xún)結(jié)果。房地產(chǎn)登記信息的歷史性變化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理具有重要意義，這就凸顯了房地產(chǎn)檔案電子化管理的重要性。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)檔案;電子化管理;措施

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著檔案信息的爆發(fā)式增長(zhǎng)，企業(yè)利用其現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)，加上數(shù)字化轉(zhuǎn)型，開(kāi)始大力發(fā)展電子檔案管理。實(shí)施電子檔案管理可以在很大程度上減輕檔案人員的工作壓力，同時(shí)高效地實(shí)施檔案的收集、歸檔、查詢(xún)和利用工作。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以后，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理，借助互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。同時(shí)，無(wú)紙化生產(chǎn)節(jié)省紙張和存儲(chǔ)空間，電子檔案的存儲(chǔ)時(shí)間遠(yuǎn)長(zhǎng)于紙質(zhì)檔案，紙張會(huì)隨著時(shí)間降解，但是電子檔案管理系統(tǒng)則借助現(xiàn)有的信息基礎(chǔ)設(shè)施可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期存儲(chǔ)。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，企業(yè)實(shí)施全面的電子文件歸檔和電子檔案管理是必然趨勢(shì)。

二、企業(yè)電子文件和電子檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，國(guó)家電網(wǎng)等國(guó)有大型企業(yè)，都在從上至下推行檔案電子化。國(guó)有企業(yè)成立時(shí)間久、員工數(shù)量多，檔案數(shù)據(jù)量十分龐大。雖然近幾年在逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案的電子化不可能是一蹴而就的，而是一個(gè)逐漸推進(jìn)的過(guò)程，在此過(guò)程中必然會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題。此外，電子檔案不再只是傳統(tǒng)的文字檔案，而是包含了更多其他形式的檔案材料，例如圖像、影音等，雖然電子文件和電子檔案逐漸得到推廣和應(yīng)用，但是仍然存在一些阻礙電子檔案管理規(guī)范化的問(wèn)題，值得我們?nèi)リP(guān)注。雖然電子檔案具有很多的優(yōu)點(diǎn)，但是現(xiàn)階段電子檔案管理仍然存在著一些比較明顯的問(wèn)題。

1.相關(guān)的制度不到位

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，企業(yè)向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型是必然的趨勢(shì)，但在轉(zhuǎn)型的過(guò)程中往往存在相關(guān)制度不到位的問(wèn)題，特別是國(guó)有企業(yè)由于員工數(shù)量大、檔案信息多，企業(yè)檔案一直以紙質(zhì)載體為主，企業(yè)員工對(duì)電子檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，電子文件、電子檔案管理制度不到位，甚至沒(méi)有建立電子文件和電子檔案管理機(jī)制，造成國(guó)有企業(yè)電子檔案管理混亂、工作停滯不前，新舊管理體制不能實(shí)現(xiàn)良好的交替，不能順利地開(kāi)展電子檔案管理工作。

2.缺乏管理規(guī)范

電子檔案管理缺乏完備的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理需要管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的雙重約束，由于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展速度不同、企業(yè)狀況存在差異，企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不能對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)致電子檔案管理工作質(zhì)量差，無(wú)法充分發(fā)揮企業(yè)電子文件和電子檔案的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也不利于后續(xù)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3.電子檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

檔案的安全性是至關(guān)重要的，但是互聯(lián)網(wǎng)上的黑客木馬、計(jì)算機(jī)病毒以及惡意插件，嚴(yán)重威脅著電子檔案的安全。目前國(guó)有企業(yè)電子檔案管理尚在發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)的安全措施不夠完備，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患，一旦遭遇非法入侵，檔案信息將遭受篡改損毀等威脅，整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)也會(huì)面臨崩潰的危險(xiǎn)。此外，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部門(mén)眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案的訪問(wèn)權(quán)限是電子檔案管理系統(tǒng)中一個(gè)重要的內(nèi)容，需要針對(duì)不同部門(mén)、不同職位的員工設(shè)置不同的權(quán)限。而目前有關(guān)權(quán)限的規(guī)范不是很明確，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，造成檔案信息泄露的隱患，并且一旦信息泄露，很難追根溯源。

4.電子檔案的分類(lèi)缺乏合理性

電子文件格式的多樣性導(dǎo)致電子檔案的種類(lèi)豐富，各種關(guān)聯(lián)信息的增長(zhǎng)也導(dǎo)致電子檔案的種類(lèi)、數(shù)量越來(lái)越多，形成海量的檔案信息數(shù)據(jù)。目前國(guó)有企業(yè)還不能對(duì)如此巨大的數(shù)據(jù)量的電子檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，這就造成檔案查詢(xún)利用效率低，其速度甚至低于紙質(zhì)檔案的查詢(xún)借閱，嚴(yán)重削弱了電子檔案的優(yōu)勢(shì)。因此，企業(yè)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行更加合理、科學(xué)的分類(lèi)，有效地管理龐大的檔案信息數(shù)據(jù)。

三、不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理的有效措施

1.建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理制度

建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理制度是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)推進(jìn)檔案電子化建設(shè)的關(guān)鍵所在。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案法律法規(guī)和檔案管理工作規(guī)范，與切身實(shí)際情況相結(jié)合制定明確的不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理工作制度，明確檔案管理人員的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員的行為，為不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化建設(shè)提供制度保障，從而明確權(quán)責(zé)、科學(xué)指導(dǎo)檔案管理人員開(kāi)展檔案電子化工作。

2.配備電子化管理設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)建設(shè)

要想不動(dòng)產(chǎn)檔案信息能夠更加有效地為檔案信息化管理提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息服務(wù)，就需要電子化管理設(shè)備的支持，例如配備掃描儀、存儲(chǔ)軟件、服務(wù)器、安全監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。通過(guò)這些設(shè)施設(shè)備對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行有效采集，實(shí)現(xiàn)信息的高效交流。數(shù)據(jù)交換平臺(tái)的建設(shè)深入加強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)化的程度，可以使各部門(mén)業(yè)務(wù)之間的信息交流更加緊密融合，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用率，更好地實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記信息的全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，順應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記改革的時(shí)代要求。

3.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)中，應(yīng)通過(guò)人才引進(jìn)方式招收復(fù)合型檔案管理人才，逐步優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理人才隊(duì)伍，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身檔案工作需要每年定期組織工作人員進(jìn)行電子檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，樹(shù)立起正確的電子檔案管理意識(shí)，從思想上重視電子檔案管理工作，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理工作的正常進(jìn)行。

4.增強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化的安全性管理

不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化信息的安全性關(guān)系到國(guó)家對(duì)公民的隱私合法權(quán)利的保護(hù)，因此，電子檔案工作中的信息安全工作更是重中之重。這就要求檔案管理部門(mén)要有足夠的安全防范意識(shí)，加強(qiáng)信息平臺(tái)的安全管理等級(jí)、建立防火墻，有效防止不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)被惡意更改、刪除。檔案管理人員在管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案時(shí)，要對(duì)所有電子文檔進(jìn)行規(guī)范，采取系統(tǒng)保密措施，做好檔案信息的備份工作，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。與此同時(shí)，深入對(duì)信息安全管理技術(shù)的研究，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案平臺(tái)提供技術(shù)上支持，保證不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的安全完整，為不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化管理工作的順利開(kāi)展提供保障。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，房地產(chǎn)檔案電子化管理是未來(lái)檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，這就要求檔案管理部門(mén)積極創(chuàng)新工作機(jī)制和工作模式，始終堅(jiān)持服務(wù)大局，以服務(wù)群眾為切入點(diǎn)，打造“無(wú)聲檔案、有聲服務(wù)”的便捷服務(wù);始終堅(jiān)持以豐富的檔案資源為基礎(chǔ)，以完善的信息化建設(shè)為支撐，以成熟的檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)，為全社會(huì)提供更方便、高效、優(yōu)質(zhì)的房地產(chǎn)檔案使用服務(wù)。

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