加強檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化

李曉敏

摘要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，加速了當前檔案信息化管理的轉型，檔案管理信息化的實現(xiàn)是檔案管理的一個重要變革，對檔案管理的服務水平提出了更高的要求，也為檔案管理提高平了新的思路要求。因此，在當前的檔案管理運作中，應有效結合先進技術，全面提高檔案管理的信息化水平，使檔案管理可以更好地服務于社會。當前，檔案管理信息化的發(fā)展還存在一些不足，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設，本文對加強檔案管理服務水平、推動檔案管理信息化的方法進行了一些分析和探討，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;服務水平;信息化

引言：隨著社會和科學技術的發(fā)展，當前檔案管理的任務是加快檔案管理的信息化進程。實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅要創(chuàng)新檔案管理理念，更要充分利用信息技術，在實踐中應用新的檔案管理方法。但是，在當前的現(xiàn)代檔案管理方式中，現(xiàn)代網(wǎng)絡安全對檔案管理信息化的影響更大，對電子檔案管理提出了更高的要求，實現(xiàn)檔案管理信息化還有很長的路要走。

一、檔案管理信息化的概述

所謂檔案信息化，是指在國家檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，將現(xiàn)代信息技術綜合運用到檔案管理活動中，為檔案信息資源提供加工、管理和利用服務。換言之，檔案信息化是指檔案管理方式從檔案的歸檔轉變?yōu)橄蛏鐣峁?shù)字化信息服務的過程，這是一個長期的演進過程，檔案部門必須不斷引進最新的信息技術和設備，以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前，現(xiàn)代信息技術廣泛應用于檔案管理領域，無論是電子檔案的創(chuàng)建，還是傳統(tǒng)的紙質檔案的存取，都需要信息化的管理。檔案信息化管理的深度發(fā)展主要是提供有效的系統(tǒng)處理和精細化的信息，以滿足不同層次、不同角度的需求。計算機打破了信息獲取和傳輸?shù)臅r間和空間限制，方便快捷地滿足了人們當前的需求，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案也應運而生。隨著檔案管理信息化的不斷普及，人們可以在信息化條件下共享檔案信息資源。

二、檔案管理信息化的重要性

傳統(tǒng)紙質檔案隨著時間的推移容易出現(xiàn)損壞，使得此類損壞的檔案信息更難恢復，需要更多的人力、物力和財力。在檔案管理信息化過程中，有效避免傳統(tǒng)檔案管理操作的各種弊端，利用計算機系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的存儲，使檔案管理的更長久、更穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理任務比較繁瑣，查找和讀取文件信息需要很長時間，而且文件管理人員的工作強度比較高，效率不高?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術在當前檔案管理工作中的普及，為檔案管理工作增添了巨大的技術優(yōu)勢，因此，為加快檔案管理信息化的發(fā)展，必須創(chuàng)新檔案管理方式。在檔案管理的信息化環(huán)境中，簡單地將檔案信息輸入計算機，不僅大大提高了檔案管理的效率，而且減輕了檔案管理人員的勞動強度，避免工作融人員在編輯和研究檔案上投入了更多的精力和時間。在檔案管理的信息化模式下，檔案信息的檢索和查詢可以在計算機系統(tǒng)中完成，非常高效，充分體現(xiàn)了檔案管理資源共享的便利性。在檔案管理信息化進程中，有效改善了傳統(tǒng)檔案管理無法共享和浪費資源的問題，全面提高信息資源的使用效率，實現(xiàn)了檔案信息的資源共享。

三、加強檔案管理服務水平，推動檔案管理的信息化

1.提高檔案管理人員的職業(yè)素質

提高檔案管理人員的專業(yè)素質，是加強檔案管理安全保密工作的第一步。一是要注重檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案保管人要善于對檔案進行分類整理;其次，在聘任檔案保管人時要適當提高標準，引進優(yōu)質檔案管理人才，認真審查檔案管理人員的安全保密工作;三是檔案管理人員要不斷提高業(yè)務素質，提高自身安全保密管理水平;最后，企業(yè)或單位要重視檔案管理人員的安全保密培訓，要做好檔案管理信息化建設工作，檔案管理人員要及時跟上信息化的發(fā)展趨勢，提升檔案管理信息化工作水平。

2.統(tǒng)一信息管理設備的分布

為了使檔案流動化、便捷化，逐步將紙質檔案信息轉化為數(shù)字化檔案信息，該技術的實現(xiàn)必須依靠網(wǎng)絡設施，應充分利用計算機文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡部門的全范圍化。其功能包括檔案的自動編目和檢索、檔案的自動全文存儲以及其他相關的信息工作流程。因此，有必要統(tǒng)一所用計算機的型號和規(guī)格，這是文件管理信息化的硬件保障。需要在計算機內(nèi)部使用具有更大內(nèi)存的大容量載體，以滿足數(shù)字信息的所有要求。隨著各單位檔案數(shù)量的逐漸增多，檔案保管負擔加重，同時面臨紙質檔案自然老化和人事管理不科學的損害，因此，使用大容量的載體可以有效地解決這些問題。在工作中使用計算機磁盤存儲設備和光盤存儲系統(tǒng)，尤其是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決傳統(tǒng)文件存儲的問題。大容量存儲介質不僅解決了繁瑣的檔案管理問題，而且為歸檔和整理提供了便利，快速實現(xiàn)檔案的交換共享。高速信息網(wǎng)絡的快速信息傳輸和豐富的信息資源提供了一種新的文件管理方式，成為信息時代信息管理和交流的重要基礎。因此，檔案管理應逐步適應這一趨勢，選擇標準化、通用、可靠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息和傳輸資源的共享。

3.建立規(guī)范化的檔案管理機制

在進行檔案信息化建設時，要明確網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)安全運行的相關責任，要從實際出發(fā)，切實建立相關的管理制度。檔案管理部門的核心是嚴格按照國家有關政策，建立適合信息化建設的檔案管理制度。一是管理規(guī)范檔案管理技術，完善檔案管理的工作流程。二是確保檔案管理的安全性和完整性，建立相關的安全管理措施，特別是在電子檔案領域。員工要有高度的工作責任感、負責任的工作態(tài)度和服務意識，提升檔案管理的標準。此外，檔案標準化管理流程包括檔案管理標準、統(tǒng)計標準等，這些相關標準有效地平衡了檔案管理的工作情況，還可以對工作情況進行量化檢查。在評定過程中，如果各項標準沒有建立，信息庫資源的衡量標準設置不完善，就無法對信息庫進行監(jiān)督，保證信息庫的合理性。因此，各部門要按照規(guī)范化的檔案管理機制，建立合作體系，形成暢通的檔案網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享。

4.提高檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性

就檔案信息本身而言，應采用加密技術，進一步提高安全性和保密性。信息加密通常是指重新整合檔案信息，使其只能在發(fā)送方和接收方之間打開，這種加密技術可分為雙密鑰加密和單密鑰加密兩個方面。單密鑰對文件進行加密具有計算量小、加密效果顯著等諸多優(yōu)點，但這種計算方式在分布式系統(tǒng)中使用難度較大，密鑰管理難度較大，增加了檔案管理的操作成本。目前雙密鑰在信息加密管理中的使用比較廣泛，是一種將兩個加密密鑰結合起來的加密系統(tǒng)，在檔案加密中的應用效益更加明顯。此外，企業(yè)或單位要從進一步加強檔案管理信息化建設的角度，加強檔案信息和數(shù)據(jù)的安全保護。企業(yè)或單位要繼續(xù)引進成熟的檔案管理信息技術和基礎設備，不斷完善檔案管理信息化操作系統(tǒng)，加大檔案管理信息化建設的資金投入。同時，企業(yè)或單位可以加強與網(wǎng)絡服務商的合作，爭取網(wǎng)絡資源的優(yōu)惠，與大企業(yè)通力合作，獲得技術和資源支持。此外，要做好軟件管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理軟件的漏洞，對檔案管理進行二次審查，提高檔案管理工作的效率和質量。

結語：檔案信息化是檔案管理的一個重要發(fā)展趨勢，特別是在信息技術快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息化是國家信息化工程的重要內(nèi)容，通過檔案信息化的實現(xiàn)，可以有效提升檔案管理水平，促進了檔案管理的工作效率和文件信息的共享。因此，我國必須在實踐中抓住機遇，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息資源與時俱進的高效開發(fā)利用。

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