基于依法治企理念的電網(wǎng)企業(yè)合同全過程閉環(huán)管理

鄭蕾 劉小平

摘要：國網(wǎng)甘肅省電力公司超高壓公司（以下簡稱“國網(wǎng)甘肅超高壓公司”）立足工作實際，把依法治企理念融入到日常管理工作中，把合規(guī)管理滲透到精細(xì)操作事務(wù)中，著手合同管理的全流程優(yōu)化和閉環(huán)管控，細(xì)化合同管理的顆粒度，強(qiáng)化合同執(zhí)行的穿透力，有效杜絕了習(xí)慣性違章，徹底排除了潛在性風(fēng)險，同時大幅縮短合同全過程執(zhí)行時間，解決了長久以來存在于合同管理過程的歷史頑固問題，實現(xiàn)了合同糾紛零訴訟，整體提升了公司的合規(guī)管理水平和風(fēng)險防范能力。

關(guān)鍵詞：合同管理全過程閉環(huán)管理

一、研究背景

為貫徹落實國家電網(wǎng)公司依法治企戰(zhàn)略，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)合規(guī)管理制度，持續(xù)推進(jìn)法治建設(shè)、高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)法治企業(yè)，應(yīng)堅持把依法治企理念貫徹于公司生產(chǎn)經(jīng)營全過程，以合同全過程閉環(huán)管理為牽引，逐步建立健全合規(guī)管理體系，為推動公司穩(wěn)定健康可持續(xù)發(fā)展提供法治保障。但是，目前電網(wǎng)企業(yè)合同管理并未受到足夠重視，合同價值被忽視，合同管理存在多種誤區(qū)，電網(wǎng)企業(yè)合同管理工作存在合同簽訂流程不規(guī)范、合同管控執(zhí)行不到位、合同文本擬定不規(guī)范、回退修改率較高、耗費時間長、合同簽訂超期、歸檔不及時，存檔效果差，履約質(zhì)量較差、法律意識淡薄等問題，形成了較多的潛在風(fēng)險。

二、管理對策

國網(wǎng)甘肅超高壓公司放眼合同管理全過程，從頂層設(shè)計出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃合同管理體系建設(shè)路徑，形成“三股繩一顆釘”的閉環(huán)管理模型。通過“三股繩”，擰緊合同管理前、中、后三個環(huán)節(jié)，創(chuàng)新前端“一頭一身兩翼”提升模型，強(qiáng)化事中“三點一線一清單”精細(xì)管理，深化事后“一追蹤一評價”管理機(jī)制，實現(xiàn)合同閉環(huán)管理。同時，通過“一顆釘”深挖合同數(shù)據(jù)價值，促進(jìn)合同智慧管理。

（一）頂層規(guī)劃，科學(xué)設(shè)計合同管理體系建設(shè)路徑

一是明確合同管理一個基本思路。提出合同全業(yè)務(wù)生命周期管理的全新管理思路，改變原有的合同管理重視文本審核，輕視合同前期項目立項、談判和后期合同履行的管理模式，將合同的前期準(zhǔn)備階段到終止階段的全部業(yè)務(wù)囊括到合同管理的整個過程，達(dá)到全業(yè)務(wù)生命周期閉環(huán)管理的效果。

二是抓好合同管理兩個層面落實。動靜結(jié)合推進(jìn)合同全過程閉環(huán)管理，在動態(tài)管理層面精準(zhǔn)把控合同管理進(jìn)程，不斷筑牢合同風(fēng)險防線。在靜態(tài)管理層面將管理過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息以及檔案資料作為管理支撐，不斷推動價值沉淀。

三是強(qiáng)化合同管理三個階段管控。以合同審核和合同歸檔為節(jié)點，針對合同前端、中端、后端三個階段進(jìn)行全過程立體化的管控。合同前端即招標(biāo)管控、合同擬定起草，合同中端指合同審核至完成歸檔中間的所有環(huán)節(jié)，合同后端即合同履行及之后的階段。通過高效執(zhí)行三個階段的合同管理實現(xiàn)“事先防范、過程跟蹤、事后補(bǔ)救”的全方位風(fēng)險規(guī)避。

（二）創(chuàng)新前端“一頭一身兩翼”提升模型，源頭防范合同風(fēng)險

國網(wǎng)甘肅超高壓公司加強(qiáng)合同前端管理，形成“一頭一身兩翼”提升模型。加強(qiáng)合同源“頭”風(fēng)險防范，嚴(yán)格審核招標(biāo)投標(biāo)文件;創(chuàng)新合同作業(yè)指導(dǎo)書，為合同文本全“身”把脈體檢;把握合同管理著力點，持續(xù)推進(jìn)專項培訓(xùn)、合同案例分享會“兩翼”發(fā)力，實現(xiàn)內(nèi)部管理有新突破，為全員素質(zhì)提升保駕護(hù)航。

一是主動加強(qiáng)招標(biāo)管控。主動建立招標(biāo)文件審核清單和內(nèi)部專項評委會，招標(biāo)文件發(fā)布之前經(jīng)由相關(guān)部門嚴(yán)格審核確認(rèn)，確保招標(biāo)文件符合公司合法利益，保證企業(yè)的利益不受損害;由合同管理部門牽頭，聯(lián)合財務(wù)、紀(jì)委、物資、業(yè)務(wù)等部門，針對合同中標(biāo)候選人開展專項評價，從法律維度、專業(yè)實務(wù)維度、資金、物資、廉政風(fēng)險等維度做出審查。

二是創(chuàng)新合同作業(yè)指導(dǎo)書。在《國家電網(wǎng)有限公司合同管理辦法》的基礎(chǔ)上創(chuàng)新《合同作業(yè)指導(dǎo)書》，建立差異化標(biāo)準(zhǔn)條款庫，明確規(guī)定各項操作要點，全面輔助合同承辦人掌握各項操作。

三是開展合同專項培訓(xùn)。通過線上線下的形式開展專業(yè)理論培訓(xùn)、法律制度培訓(xùn)、操作技能培訓(xùn)等，汲取先進(jìn)的合同管理辦法，普及法律知識，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化規(guī)范管理理念，全面提升合同承辦人員的法律風(fēng)險防范意識及合同管理操作技能。

四是舉辦合同案例分享會。秉持“凡案必鑒”、“凡案必析”兩個要求，定期舉辦合同管理案例分析分享會，聘請專家評委加盟給出專業(yè)指導(dǎo)建議，規(guī)定差異化分享內(nèi)容，確保員工所學(xué)案例知識可應(yīng)用于本職工作中。

（三）強(qiáng)化事中“三點一線一清單”精細(xì)管理，確保過程規(guī)范高效

合同管理中端形成“三點一線一清單”的管理體系，“三點一線”指合同問題審核、審核通報、通報考核三個階段串聯(lián)形成合同審核的管理路線，“一清單”指創(chuàng)新合同歸檔清單，實現(xiàn)合同科學(xué)完備歸檔。

一是協(xié)同監(jiān)督，實現(xiàn)合同風(fēng)險全方位審核。聯(lián)動合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、物資部從法律維度、業(yè)務(wù)視角、財務(wù)等其他角度全方位防御經(jīng)營風(fēng)險，協(xié)同監(jiān)督合同審核，各部門在進(jìn)行審核動作前，檢查合同審核狀態(tài)，對應(yīng)審未審的部門發(fā)出提醒。結(jié)合合同類型，按照業(yè)務(wù)類別、職能分工或工作流程對合同條款進(jìn)行逐一分析、判斷，找出合同行為中的風(fēng)險點，對應(yīng)編制《國網(wǎng)甘肅超高壓公司合同文本審核要點》，就送審合同的審核標(biāo)準(zhǔn)作進(jìn)一步明確。

二是定期通報，加強(qiáng)合同問題點披露整改。辦公室統(tǒng)計分析合同的審核情況，匯總審核問題，針對普遍存在的共性問題以及合同的個性問題進(jìn)行分期發(fā)文通報，提出修改意見以供各部門學(xué)習(xí)修改。

三是掛鉤績效，對合同屢犯問題鐵腕問責(zé)。針對合同審核問題，結(jié)合通報情況對合同起草擬定單位進(jìn)行考核，構(gòu)建有效的考核指標(biāo)體系，將合同擬定與審核修改情況納入績效考核中，并掛鉤薪酬與部門評優(yōu)，督促員工開展問題整改工作。

四是強(qiáng)化歸檔，確保全鏈條材料顆粒歸倉。首先，各部門合同歸檔時要求協(xié)同相關(guān)材料，建立合同檔案清單，保證資料收集完善，掌握發(fā)生糾紛時的第一手資料，打牢防御風(fēng)險地基。其次，將合同歸檔劃分為合同梳理登記、掃描、封裝、存儲四個動作，由辦公室統(tǒng)籌，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同執(zhí)行，做到責(zé)任劃分清晰，材料管理安全。最后合同歸檔留存合同電子版，齊備紙質(zhì)文件與電子檔案，每個合同至少留存兩份原件，分別放置業(yè)務(wù)部門和辦公室獨立留存，確保發(fā)生糾紛時有據(jù)可查。

（四）深化事后“一追蹤一評價”管理機(jī)制，實現(xiàn)合同閉環(huán)管控

一是履約追蹤，動態(tài)掌控合同執(zhí)行情況。以資金為抓手，明確合同履行關(guān)鍵點，對合同履行情況進(jìn)行定期和不定期的監(jiān)督檢查，檢查合同履行關(guān)鍵點并保證質(zhì)量后，由財務(wù)部核實支付相應(yīng)的資金。并由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門定期形成合同履約分析報告，針對合同執(zhí)行進(jìn)度、資金支付情況、合同履行質(zhì)量等定期通報，促進(jìn)合同履行和項目進(jìn)展透明可視。

二是滿意評價，精益管理各類合同主體。從資源配置、履約能力、安全管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、溝通配合五個維度建立履約評價指標(biāo)體系，針對合同對方履約情況對供應(yīng)商做出滿意測評，向業(yè)務(wù)部門下發(fā)滿意度調(diào)查表，從多個維度評價供應(yīng)商的履約能力、配合度、信用度等，建立供應(yīng)商紅黑榜，精益管理各類合同主體。

（五）深挖合同數(shù)據(jù)價值，促進(jìn)合同智慧管理

抓好“數(shù)據(jù)潮”勢能，賦予合同管理全新的生命力。國網(wǎng)甘肅超高壓公司通過充分挖潛大數(shù)據(jù)價值，將大數(shù)據(jù)與合同管理有機(jī)融合，透視合同管理操作效率，提供精準(zhǔn)的決策支持和風(fēng)險預(yù)警，為企業(yè)決策層輸出具有高附加值的決策成果。真正實現(xiàn)用數(shù)據(jù)對話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)服務(wù)、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新，賦予合同管理更多的智能化、數(shù)字化意義。

一是業(yè)務(wù)操作層：透視合同全過程執(zhí)行效率。建立操作數(shù)據(jù)反饋清單，形成合同操作進(jìn)度顯示表，隨時監(jiān)控合同管理進(jìn)度，在各階段為每一份合同的承辦時間設(shè)定底線，當(dāng)合同管理進(jìn)度在某一階段未被操作時間超過標(biāo)準(zhǔn)用時的70%，合同相關(guān)階段承辦部門會收到待辦提醒，定期統(tǒng)計分析合同管理各階段的管理并對各部門合同履行效率做出排名公布。

二是統(tǒng)計分析層：開展合同多視角分析挖掘。從合同本身及業(yè)務(wù)角度對合同數(shù)據(jù)做出分析，呈現(xiàn)國網(wǎng)甘肅超高壓公司的合同分布，全景展示業(yè)務(wù)情況。

三是輔助決策層：輸出合同高價值支撐成果。聚合化合同信息，制定合同數(shù)據(jù)看板，為決策分析提供數(shù)據(jù)支撐，最直接發(fā)揮合同數(shù)據(jù)價值。

三、結(jié)語

2020年以來，國網(wǎng)甘肅超高壓公司通過加強(qiáng)合同前端管理、實施合同過程管控、開展合同事后追蹤、深挖合同數(shù)據(jù)價值，形成“三股繩一顆釘”的閉環(huán)管理模型，取得了合同管理全流程耗時縮短、合同擬定規(guī)范度顯著提升、合同風(fēng)險大幅降低、員工法務(wù)意識顯著提升等成效，有效解決了合同管理歷史留存難題，加快一步實現(xiàn)合同管理進(jìn)階，全方位補(bǔ)全合同管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，確保企業(yè)利益最大化、法律風(fēng)險最小化，同時為合同全過程閉環(huán)管理的優(yōu)化研究添磚加瓦。

2053500783360