基層檔案管理現(xiàn)存問題及建議

樊曉青

摘 要：檔案管理是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它是企業(yè)發(fā)展過程中的重要組成部分，也是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的重要依據(jù)，提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率需要有效科學(xué)的檔案管理。同時(shí)檔案管理工作中的軟硬件設(shè)施、檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力對(duì)企業(yè)檔案工作也是至關(guān)重要的，檔案管理管理工作專業(yè)性強(qiáng)，且較為復(fù)雜企業(yè)需要結(jié)合自身發(fā)展和特點(diǎn)，企業(yè)需要結(jié)合自身發(fā)展和特點(diǎn)，不斷提升檔案工作的管理水平，現(xiàn)就結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)工作中存在的問題做簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)栴};建議;檔案管理

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)實(shí)業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。企業(yè)檔案是企業(yè)單位從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的文件、資料等，是企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，隨著科技的進(jìn)步，企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案在其中的作用和地位也顯著提高。因此，我們需要借助先進(jìn)的技術(shù)手段不斷提高檔案管理的水平，但是在實(shí)際工作中，檔案管理工作仍然存在很多問題，值得我們?nèi)パ芯俊?/p>

一、檔案管理工作中現(xiàn)存問題。

（一）忽視檔案工作的重要性。

第一 檔案工作沒有得到根本重視，在傳統(tǒng)認(rèn)知中，檔案工作只是對(duì)已形成的文件保存，不需要任何的技術(shù)含量，也無(wú)需耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，檔案管理相關(guān)人員也沒有對(duì)檔案管理工作形成完整、全面的認(rèn)識(shí)，因此造成了檔案管理在企業(yè)中處于一個(gè)被忽略的地位。不被單位和領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作投入的經(jīng)費(fèi)有限，造成檔案工作難以得到有效發(fā)展。第二 各部門兼職檔案員對(duì)檔案管理及發(fā)展工作的意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作在公司中有檔案員做就行了，缺乏工作熱情和責(zé)任心。因此造成日常工作中催繳檔案遲遲不整理，不按照要求上交，造成部分檔案的缺失，久而久之，檔案工作就會(huì)逐漸處于“荒廢”狀態(tài)。第三 部分機(jī)關(guān)檔案工作人員兼任數(shù)職，沒有時(shí)間踏踏實(shí)實(shí)的鉆研檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)不能提高業(yè)務(wù)水平和管理水平。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。

檔案管理者是檔案管理的第一責(zé)任人，其專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案工作的效率和質(zhì)量有很大影響。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)且復(fù)雜，尤其是隨著檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，更是對(duì)檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平帶來了更高的要求，但是就目前檔案管理的現(xiàn)狀而言，部分檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面、不科學(xué)、檔案業(yè)務(wù)不熟悉、一知半解，這些普遍存在的問題直接影響了檔案工作效率的提高。

（三）檔案管理制度落實(shí)不到位，依法管理的宣傳力度不夠。

第一 制度是實(shí)施工作的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理制度完善可以使檔案管理工作有章可循，是提高企業(yè)檔案管理工作效率的重要依據(jù)，也是檔案管理工作的重要保障。雖然我們大部分企業(yè)也按要求定制了檔案相關(guān)制度，但是因?yàn)閼?yīng)付檢查，制度流于表面行式，不能加強(qiáng)落實(shí)，造成了制定制度是一回事，執(zhí)行監(jiān)督檢查又成了另外一回事。使得企業(yè)的檔案管理工作不能形成連續(xù)性、系統(tǒng)性的管理。第二 檔案依法管理的宣傳力度不夠，各單位、部室對(duì)配合檔案工作的意識(shí)較為淡薄。

（四）檔案管理工作的設(shè)施不完善。

隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案信息化成為提高檔案管理效率的重要保障。但因檔案設(shè)施的不完善，造成部分檔案無(wú)法完全轉(zhuǎn)化為電子文檔，為檔案查閱造成不便，同時(shí)在借閱的過程中對(duì)檔案材料、圖紙?jiān)斐赡p，很大程度影響了檔案借閱利用的效率。

（五）檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)深度不夠。

檔案培訓(xùn)雖然每年都會(huì)有，基本是以省檔案館組織的全省檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，但是這種行式的培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容單一，所講內(nèi)容偏向于理論，缺少實(shí)踐性內(nèi)容，并不能真正滿足參訓(xùn)人員的真正需求，而且培訓(xùn)一般采取的是“課堂式”的行式，“滿堂灌”的授課方式，上百人參與，參訓(xùn)往往都是老師只管講課，學(xué)生只管聽課，中間互動(dòng)、課堂提問的環(huán)節(jié)基本都沒有，以至于參訓(xùn)人員積極性不高，無(wú)法取得相應(yīng)的培訓(xùn)效果，也并沒有解決檔案管理中具體的、實(shí)際的問題。

二、改變檔案管理現(xiàn)狀的建議。

（一）更新觀念，增強(qiáng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)。

第一 轉(zhuǎn)變思想觀念是現(xiàn)代化檔案管理的重中之重，利用數(shù)字信息化技術(shù)，將傳統(tǒng)手工檔案管理模式和互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理相結(jié)合，將之前檔案的文字、數(shù)據(jù)、圖表等轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工錄入及統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，檔案管理工作人員不斷提升自己，與發(fā)展同步更新觀念，樹立高效率管理的觀念。第二 機(jī)關(guān)專職檔案員及各部門兼職檔案員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，明確個(gè)人崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程開展具體工作，合理利用考核機(jī)制，督促各單位按時(shí)、按要求移交檔案，確保檔案完整、系統(tǒng)。除此之外，還應(yīng)對(duì)檔案工作制定詳細(xì)計(jì)劃，并以此作為重要依據(jù)，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍。

第一 由于檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)并且非常復(fù)雜，要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅要熟悉檔案編目工作，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。這就要求重視和積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與繼續(xù)教育，使我們檔案管理者熟悉編目工作的同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合型檔案管理人才。第二 從業(yè)人員、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接影響企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和發(fā)展，這就要求檔案管理人員自身要具備良好的服務(wù)意識(shí)，我們應(yīng)該由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，由消極轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理所提出的更高要求，在平時(shí)加強(qiáng)知識(shí)的技能的學(xué)習(xí)，從而適應(yīng)檔案發(fā)展要求，另外，企業(yè)要有意識(shí)的提高檔案管理工作人員的歸屬感，從上至下重視檔案工作，進(jìn)一步提高檔案管理人員的積極性，從而為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（三）貫徹落實(shí)檔案管理各項(xiàng)制度，加大檔案執(zhí)法堅(jiān)持查力度。

檔案管理辦法不僅僅使用于檔案室，也不是某一個(gè)部門的制度，而是整個(gè)企業(yè)制度的一部分，每一個(gè)職工都應(yīng)當(dāng)共同遵守，將檔案制度較好的落到實(shí)處，這就要求我們各部門和檔案工作人員的共同努力。首先，要做好宣傳工作，提高認(rèn)識(shí)，將制度要求轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂X行動(dòng)，確保文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)涉及到檔案工作的個(gè)人及部門，要利用典型事例進(jìn)行宣傳，為各部門主管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案人員敲響警鐘，促使依法收集檔案、管理檔案、移交檔案、利用檔案成為工作自覺。對(duì)于不按照規(guī)定移交檔案的部室按照制度進(jìn)行考核，提升各項(xiàng)檔案制度執(zhí)行的約束力。第二 做好檔案借閱利用工作。督促相關(guān)部門及個(gè)人主動(dòng)及時(shí)歸檔，部分單位不愿將文件材料歸檔，與認(rèn)識(shí)上、習(xí)慣上有很大的問題，認(rèn)為檔案管理是檔案室的事，怕麻煩，不愿意整理，也有一些情況是怕文件歸檔之后，再用時(shí)查找困難，檔案手續(xù)辦理需要時(shí)間等原因。這就要求我們檔案人員要做好檔案利用的服務(wù)工作，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)的整理、立卷、歸檔，使檔案在使用能夠及時(shí)調(diào)出來，為大家感受到最好的借閱體驗(yàn)。

（四）加大檔案工作資金投入，切實(shí)做好檔案的前處理工作。

第一 保證檔案管理工作經(jīng)費(fèi)充足，同時(shí)，檔案管理部門及工作人員要不斷完善自己、提高自身業(yè)務(wù)水平和能力，從而提高工作質(zhì)量和效率。第二 專業(yè)的人做專業(yè)的事，減少專職檔案人員的兼職工作，讓其有時(shí)間認(rèn)真鉆研檔案業(yè)務(wù)，通過檔案的整理過程深入挖掘檔案的價(jià)值，使現(xiàn)存檔案資料發(fā)揮更大的作用，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。第三 提高服務(wù)質(zhì)量，檔案管理部門和工作人員要將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)價(jià)值，提高檔案的利用價(jià)值，監(jiān)督在借閱者填寫借閱申請(qǐng)單時(shí)務(wù)必寫明利用效果一欄，檔案工作者根據(jù)這些利用效果不斷總結(jié)，挖掘，為檔案借閱者提供更好的服務(wù)。

檔案管理設(shè)備是保證檔案管理工作正常進(jìn)行的重要保障，良好的管理?xiàng)l件是提高檔案效率的重要保證。但是我們應(yīng)該在逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化之前做好前期檔案的著錄和標(biāo)引，因?yàn)閷?shí)現(xiàn)完全信息化的基礎(chǔ)是高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)輸入，而這份工作是需要靠純手工完成的，也需要一定的時(shí)間，我們一定要制定合理詳細(xì)的工作計(jì)劃，為后期實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化做好強(qiáng)有力的保障。

（五）調(diào)整培訓(xùn)方式和內(nèi)容，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)深度。

第一 檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)不能僅限于全省或集團(tuán)統(tǒng)一組織的檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，應(yīng)該根據(jù)自身的工作實(shí)際和需要進(jìn)行專項(xiàng)的培訓(xùn)，而且培訓(xùn)的方式除了傳統(tǒng)的“課堂式”之外，還應(yīng)增加實(shí)地研習(xí)等以實(shí)操為主的培訓(xùn)項(xiàng)，例如邀請(qǐng)管理水平較突出的人員以實(shí)際操作的方式對(duì)文書、科技等各類檔案的整理、立卷、歸檔、分類、查詢、修復(fù)工作進(jìn)行講解，還可以組織參訓(xùn)人員對(duì)上課內(nèi)容進(jìn)行分組討論，并鼓勵(lì)參訓(xùn)人員撰寫學(xué)習(xí)心得，不斷總結(jié)提煉，并應(yīng)用到自身工作中。第二 檔案培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，未來的檔案工作是基于大數(shù)據(jù)、人工智能等新興科技的，在培訓(xùn)內(nèi)容上應(yīng)該不斷滲入檔案信息化、數(shù)字化的概念，使參訓(xùn)人員在觀念上得到突破和更新，只有培訓(xùn)內(nèi)容緊跟檔案發(fā)展，才能為參訓(xùn)人員提供檔案管理工作的新思路，最終培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的檔案管理工作者。

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