事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的要點(diǎn)分析

楊清荔

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷完善和優(yōu)化。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能使我們的生活發(fā)生了巨大的變化。中國(guó)各行各業(yè)都在享受這一卓越成就。傳統(tǒng)的檔案管理模式是采用通用的檔案管理模式，其主要管理模式相對(duì)落后和單一。然而，新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求，數(shù)字化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)闡述數(shù)字技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用和意義，提出了有利于檔案數(shù)字化管理進(jìn)一步發(fā)展的策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期事業(yè)單位;檔案數(shù)字化管理;安全;利用率

在事業(yè)單位管理中，檔案管理作為重要組成部分，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的推動(dòng)作用。在電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化管理模式在事業(yè)單位的檔案管理事務(wù)中得到廣泛的使用。但是因?yàn)楦鞣N原因的影響，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理會(huì)存在一定的問(wèn)題，這就需要合理分析，找準(zhǔn)有效途徑，最終幫助事業(yè)單位更好地開展檔案數(shù)字化管理。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理重要作用概述

在新環(huán)境下，要想保障事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展，在檔案管理中，相關(guān)管理人員要注重提高綜合管理效率。檔案管理活動(dòng)開展中涉及到諸多管理內(nèi)容，多項(xiàng)管理程序相對(duì)復(fù)雜。在管理中存有多元化管理特征，在管理中相關(guān)管理人員要注重做好集中管理優(yōu)化。通過(guò)數(shù)字化檔案管理能有效解決此類問(wèn)題，相關(guān)管理人員基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用對(duì)檔案信息集中整合，將多數(shù)有效信息采集整合之后實(shí)施合理分類處理。便與提升檔案管理效率，提高檔案管理質(zhì)量，突出數(shù)字化檔案管理價(jià)值。在事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中，檔案管理至關(guān)重要。近年來(lái)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及多領(lǐng)域全面發(fā)展，原有的檔案管理方式也在不斷更新。在信息時(shí)代發(fā)展影響下，要注重實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展。通過(guò)數(shù)字化管理，對(duì)各類管理設(shè)備、人力資源、建設(shè)戰(zhàn)略等優(yōu)化配置，能實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)檔案信息處理。長(zhǎng)期發(fā)展中有利于建立更為完善的管理體系，強(qiáng)化行政機(jī)構(gòu)服務(wù)、社會(huì)公益服務(wù)等方面聯(lián)系，滿足事業(yè)單位檔案管理需求，提高管理綜合成效。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1缺乏專業(yè)管理人才

要做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作首先要提高工作人員的專業(yè)性，有部分工作人員雖然具有較高的檔案管理專業(yè)性，但是并不了解數(shù)字化管理的概念，以及對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、圖像處理技術(shù)等數(shù)字管理技術(shù)不夠了解，也不能夠有效開展檔案數(shù)字化管理工作，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)闆](méi)有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，或掌握不了數(shù)字化檔案操作體系和技術(shù)。所以應(yīng)該提高事業(yè)單位工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)，建立檔案數(shù)字化管理部門。

2.2缺乏檔案數(shù)字化管理意識(shí)

目前，還有部分事業(yè)單位沒(méi)有使用數(shù)字化檔案管理機(jī)制，或者因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，檔案管理制度不完善，沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)管理人員和先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理設(shè)備。導(dǎo)致影響了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程止步不前，不利于提高事業(yè)單位檔案管理的綜合性、有效性、合理性、科學(xué)性目標(biāo)。所以事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案數(shù)字化管理的重要性，明細(xì)檔案管理的相關(guān)制度。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理要點(diǎn)

3.1擴(kuò)大資金投入，完善數(shù)字化應(yīng)用設(shè)備

檔案數(shù)字化管理工作開展中系統(tǒng)化要求較高，要集中整合充足人力、物力、財(cái)力提供支持。在事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中，管理部門要注重?cái)U(kuò)大資金支持。全面擴(kuò)大資金投入力度，從事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)數(shù)字化檔案管理中存有的各項(xiàng)問(wèn)題集中分析。在此基礎(chǔ)上擬定完善的發(fā)展方案，做好技術(shù)以及設(shè)備引入工作，這樣能為檔案管理活動(dòng)穩(wěn)定開展提供有效保障。在設(shè)備引入中，相關(guān)人員要?jiǎng)澐种攸c(diǎn)。將數(shù)字化檔案管理應(yīng)用設(shè)備劃分為軟件與硬件設(shè)備，轉(zhuǎn)件管理層面中主要是突出軟件研發(fā)，在軟件研發(fā)中提高兼容性關(guān)注度。硬件設(shè)備投入中，不僅要擴(kuò)大資金購(gòu)買力度，還要對(duì)設(shè)備實(shí)施有效的保養(yǎng)措施，延長(zhǎng)設(shè)備應(yīng)用周期。相關(guān)管理部門在資金投入中，要注重做好前期預(yù)算，保障多項(xiàng)資金應(yīng)用價(jià)值能全面提升，提高管理工作成效。

3.2建立優(yōu)化數(shù)字化管理體系

在事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中檔案管理數(shù)字化發(fā)展是核心工作，也是今后事業(yè)單位檔案管理重要發(fā)展趨勢(shì)。主要管理目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案融合發(fā)展，整合各項(xiàng)發(fā)展優(yōu)勢(shì)為事業(yè)單位發(fā)展指明方向。在此類現(xiàn)狀中，要注重強(qiáng)化檔案綜合管理成效，完善相應(yīng)的管理體系。相關(guān)管理人員在工作過(guò)程中，要以強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理成效為重要目標(biāo)，對(duì)各項(xiàng)管理實(shí)踐活動(dòng)積極創(chuàng)新。還要對(duì)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展要求有效分析，判定檔案資料基本性質(zhì)，選取針對(duì)性管理措施。在管理中保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)管理系統(tǒng)有效維護(hù)。當(dāng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)較多問(wèn)題，要注重及時(shí)擬定針對(duì)性措施有效控制。

3.3擬訂規(guī)范完善的檔案安全保密制度

檔案管理屬于相對(duì)嚴(yán)密的工作，其對(duì)保密性要求較高。在事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展中個(gè)人文件、部門資料等均具有相應(yīng)的保密要求。事業(yè)單位檔案管理中含有諸多重要信息，此類信息泄露之后將會(huì)被諸多不法分子利用，將會(huì)產(chǎn)生較大負(fù)面影響。個(gè)人信息泄露也會(huì)對(duì)檔案持有人員產(chǎn)生一定危害，加上多項(xiàng)機(jī)密泄露對(duì)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展具有較大負(fù)面影響。檔案管理中保密制度建立是相關(guān)管理人員要選取的重要措施，在保密制度設(shè)定過(guò)程中要注重對(duì)檔案級(jí)別有效劃分，提高保密制度設(shè)定成效。相關(guān)管理人員要建立良好的責(zé)任安全意識(shí)，不能隨意打開檔案。當(dāng)非要查看相關(guān)檔案信息，要注重先對(duì)各類安全隱患集中排查，提升檔案信息安全性。

結(jié)語(yǔ)：

隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，走數(shù)字化檔案管理之路，從整體上提高檔案管理的質(zhì)量和效率，以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，促進(jìn)事業(yè)單位職能的有效轉(zhuǎn)變，檔案集中采購(gòu)、服務(wù)和管理，促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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