加快電子檔案應(yīng)用有關(guān)問題"五建議"

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂通過《中華人民共和國檔案法》，將于2021年1月1日正式施行，增加了檔案信息化建設(shè)的規(guī)定，要求“機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”，明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，對保障電子檔案等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用提供了法制保障，也指明了檔案工作的方向。

自紙質(zhì)檔案取代竹簡檔案以后，紙質(zhì)檔案始終占據(jù)著檔案的主流市場，隨著電子檔案的施行，紙質(zhì)檔案必將黯然失色，電子檔案必將閃亮登場，并將逐步取代紙質(zhì)檔案，有著無限的使用和發(fā)展空間。為此筆者建議全社會應(yīng)加快推進電子檔案的應(yīng)用，并提出以下建議：

一是建議盡快健全和完善電子檔案的配套政策及標準?！稒n案法》是一個綱領(lǐng)性法律，在現(xiàn)實生活中亟需健全和完善電子檔案的配套政策及技術(shù)標準。如《檔案法》信息化建設(shè)一章提出“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，目前“網(wǎng)辦、掌辦、自助辦”等已經(jīng)成為經(jīng)辦業(yè)務(wù)的主流模式，但有些服務(wù)大廳網(wǎng)辦時也需要補送紙質(zhì)資料，造成了電、紙并行，不但沒有減輕工作人員的負擔，反而還造成工作人員重復(fù)勞動，等等。因此，建議從國家層面盡快出臺配套政策規(guī)定以及技術(shù)標準規(guī)范等。

二是建議加快專業(yè)隊伍的培訓培養(yǎng)。電子檔案管理最理想的模式是集信息技術(shù)與檔案知識為一體的復(fù)合型人才，退而求次則是信息技術(shù)團隊與檔案知識團體的融合管理。信息技術(shù)與檔案知識二者缺一就不可能建設(shè)、使用電子檔案。因此從國家層面應(yīng)將檔案人才培養(yǎng)列入人才系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，建立國家、省、市、縣不同層級的檔案人才庫，培訓培養(yǎng)不同梯次的電子檔案人才隊伍。同時各有關(guān)部門也應(yīng)盡快從現(xiàn)有信息技術(shù)人員隊伍中遴選人員，進行專業(yè)檔案知識培訓，以適應(yīng)電子檔案工作發(fā)展的需要。

三是建議業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)一體化建設(shè)。紙質(zhì)檔案的歸集、保管、使用等具有相對的滯后性，電子檔案具有同步性。各有關(guān)部門要積極推動業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)一體化建設(shè)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)電子化與電子檔案全流程形成、管理、使用，不能“兩張皮”，不能業(yè)務(wù)檔案先獨立形成，要建立電子檔案元數(shù)據(jù)即時跟蹤捕獲系統(tǒng)，全流程、全時域捕獲元數(shù)據(jù)，把元數(shù)據(jù)作為電子檔案的重要組成部分，使電子檔案“真實有證明、安全可追溯”。

四是建議進一步提高電子檔案使用的“便企利民”度。完善電子檔案相關(guān)法規(guī)制度是推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的必然要求，近年來黨中央、國務(wù)院高度重視“放管服”改革、優(yōu)化營商環(huán)境工作，部署深入推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，因此各有關(guān)部門應(yīng)該創(chuàng)新審核審批、稽核內(nèi)控的管理方式，積極拓展“網(wǎng)辦、掌辦、自助辦”的經(jīng)辦途徑，實現(xiàn)電子檔案的即時歸檔，進一步實現(xiàn)跨地區(qū)、跨行業(yè)資源共享，使服務(wù)對象能夠充分感受到電子檔案便捷和方便，從而為全社會經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮更大作用。

五是建議進一步加強安全管理技術(shù)并做好遠景規(guī)劃。電子檔案所承載的檔案信息與紙質(zhì)檔案是相同的，但工作流程不盡相同，電子檔案形成過程中涉及到歸集防偽技術(shù)、加密傳輸技術(shù)、安全防改技術(shù)、物理存儲技術(shù)、查詢利用檢索技術(shù)、安全保管技術(shù)等等，國家層面各主管部門應(yīng)落實好主體責任，作為抓總單位抓好本系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)平臺的研發(fā)工作。同時，國家檔案行政主管管理部門應(yīng)及早制訂好電子檔案遠景發(fā)展規(guī)劃，使國家各主管部門在研發(fā)、制訂各自的電子檔案管理系統(tǒng)平臺上有章可循。

作者簡介：

姓名劉曉艷，出生年月19780101，性別女，民族漢，學歷大專，研究方向電子檔案應(yīng)用，職稱，助理館員，單位，威海市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，單位所在省市山東威海，郵編264200.

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