建筑工程檔案管理淺析

王甜

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，我國城鎮(zhèn)化建設(shè)不斷加快，大型、超大型建筑不斷涌現(xiàn)，建設(shè)周期跨度不斷加大，工程建設(shè)涉及的圖紙資料、文件文檔、影像視頻資料越來越多，給建筑工程檔案管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，建筑工程檔案管理涉及工程建設(shè)的項目審批、項目立項、招投標(biāo)、工程實施、竣工驗收及交付使用后的全過程，是工程建設(shè)過程最原始的資料積累，也是后期建筑運行維護(hù)管理的重要依據(jù)，更是城市建設(shè)和管理的重要參考資料?；诖?，本文對建筑工程檔案管理的常見問題進(jìn)行了探討，并分析了具體的解決措施，以期對建筑工程檔案管理水平的提高有所推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;策略

引言

在新時代背景下，建筑工程除了期待能夠借助檔案管理工作實現(xiàn)自身工作質(zhì)量和水平提升之外，也期待能夠深入地挖掘檔案管理工作的價值，為建筑工程的發(fā)展和決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。為此，建筑企業(yè)需要將檔案管理工作效率的提升重視起來，讓高效化的檔案管理工作為建筑工程的建設(shè)和發(fā)展提供充足的助力。

1建筑工程檔案管理存在的問題

1.1檔案整理時效性不高

雖然做好建筑工程檔案管理工作對提升工程質(zhì)量起著重要的作用，但是在實際工作中，檔案管理存在諸多問題。首先就是在進(jìn)行工程檔案整理時時效性不高，進(jìn)而影響檔案的質(zhì)量。因為建筑工程涉及的施工內(nèi)容較多，需要整理的檔案資料也比較繁雜，所以在實際施工中，檔案管理人員很難及時收集和整理工程施工資料。但如果不能及時對當(dāng)日的施工過程進(jìn)行記錄，不僅會影響著施工記錄的真實性和完整性，也會影響時效性，從而對檔案資料的整體質(zhì)量造成不良的影響。

1.2檔案管理制度存在疏漏

要確保工程檔案管理的準(zhǔn)確性和真實性，必須要制定和落實完善的管理制度，但目前大部分建筑企業(yè)均缺乏完善的檔案管理制度，制度管理存在較多漏洞，進(jìn)而影響檔案管理質(zhì)量。許多建筑企業(yè)都缺乏專門的監(jiān)督部門去監(jiān)督檔案管理制度的落實和執(zhí)行，導(dǎo)致管理制度的執(zhí)行力度不高。還由于部分建筑企業(yè)的管理人員缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，管理意識不高，所以也缺乏對制度執(zhí)行情況的重視，進(jìn)而影響檔案管理的質(zhì)量。

1.3檔案資料后期利用價值不高

建筑工程的檔案資料不僅記錄了工程真實的建設(shè)過程，在之后的工程質(zhì)量檢查中也發(fā)揮著重要的參考價值。但許多建筑企業(yè)卻未能認(rèn)識到檔案資料的價值，在檔案管理中不僅缺乏完善的檔案管理制度，還缺乏完善的工作規(guī)范，導(dǎo)致工程檔案資料得不到及時規(guī)范地收集整理，從而影響檔案資料的作用和價值。而且由于部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，在資料整理過程中也容易出現(xiàn)各種問題，導(dǎo)致資料出現(xiàn)疏漏，進(jìn)而影響檔案的真實性和準(zhǔn)確性，以及檔案資料后期價值的發(fā)揮。

2建筑工程檔案管理策略

2.1加強工程檔案的質(zhì)量控制

確保建筑工程的檔案管理質(zhì)量，才能發(fā)揮其最大的價值，才能更好地控制建筑工程的施工質(zhì)量。因此，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案管理開展科學(xué)化的管理，確保檔案管理質(zhì)量。在開展工程檔案管理中，不僅要按照國家的政策標(biāo)準(zhǔn)開展，還要結(jié)合企業(yè)實際情況提出更準(zhǔn)確的要求，從而對檔案管理工作作出更加精準(zhǔn)的指導(dǎo)，做好檔案全過程的控制管理。

2.2建筑工程檔案的編制應(yīng)與建設(shè)工程實施同步

建筑工程檔案涉及相關(guān)工程文件資料必須隨工程建設(shè)進(jìn)度同步、同期形成，項目立項階段應(yīng)重視項目建議書及批復(fù)文件、項目可行性研究報告及批復(fù)文件等資料的歸檔;項目征地階段應(yīng)重視規(guī)劃選址意見書、建設(shè)用地批準(zhǔn)書等資料的歸檔;勘察設(shè)計階段應(yīng)重視地質(zhì)勘察報告、環(huán)保等行政主管部門審核意見及施工圖審查意見等資料的歸檔;工程實施階段應(yīng)重視材料進(jìn)場檢驗文件、工程技術(shù)方案、質(zhì)量進(jìn)度控制文件及各項隱蔽驗收文件等資料的歸檔;竣工驗收階段應(yīng)重視規(guī)劃、消防等準(zhǔn)許文件、決算文件、工程聲像資料以及竣工測量和地下管線等資料的歸檔;所有歸檔文件內(nèi)容應(yīng)真實有效、完整全面，真實反映工程建設(shè)全過程，嚴(yán)禁拖延、事后補編，始終保持檔案資料與工程進(jìn)度的一致性，并嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案借閱制度，防止檔案丟失或隨意更改。

2.3提高對檔案管理工作的重視

（1）正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性

相關(guān)部門一定要重視起檔案管理工作，建立健全且適合本公司的檔案管理制度，并落到實際處。設(shè)置專業(yè)的部門對檔案進(jìn)行管理。部門負(fù)責(zé)人要明確自身和團(tuán)隊的職責(zé)，將項目的檔案資料完整且系統(tǒng)得保管好。

（2）專業(yè)技能要過硬

檔案管理部門是項目檔案管理的核心。雖然項目工程的從提出到竣工的大體過程是一樣的，但是涉及到的施工方案和應(yīng)用的材料、設(shè)備都是有所區(qū)別的，這個時候就要求檔案管理部門的工作人員能加強自身的專業(yè)素質(zhì)，能勝任不同的項目工程檔案管理工作;同時，需要工作人員加強職業(yè)道德感，將檔案管理工作進(jìn)行到位，保持工程檔案的完整性和真實性。因此，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和管理觀念，增強檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì);提高能夠真正領(lǐng)會和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量;提高檔案工作的自豪感、責(zé)任感、自我管理意識，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)和計算機知識，為單位發(fā)展培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理復(fù)合型人才。

2.4拓展建筑單位檔案管理服務(wù)能力

需要清晰認(rèn)識到建筑單位所開展的檔案管理工作的核心目的是為建筑單位的發(fā)展提供服務(wù)。故此，關(guān)注服務(wù)能力的提升十分關(guān)鍵，首先需要針對相關(guān)從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，以此提高其服務(wù)能力。要求相關(guān)從業(yè)人員能夠快速掌握信息技術(shù)手段，推動信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。同時也需要關(guān)注從業(yè)人員職業(yè)品質(zhì)的培養(yǎng)，強調(diào)日常工作過程中的盡職盡責(zé)。在實現(xiàn)服務(wù)能力提高的同時，需要關(guān)注服務(wù)內(nèi)容的拓展。具體是指將先進(jìn)技術(shù)形式用于服務(wù)內(nèi)容拓展領(lǐng)域，轉(zhuǎn)變被動等待的狀態(tài)，轉(zhuǎn)而為建筑單位的日常運行，提供主動的檔案服務(wù)，以教導(dǎo)的形式將檔案信息在建筑單位內(nèi)部進(jìn)行流通，不斷提高檔案管理服務(wù)的專業(yè)化和個性化。最后，作為一名建筑單位的檔案管理人員需要保持積極進(jìn)取的學(xué)習(xí)心態(tài)，在日常工作之余，主動學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識和新技能，例如關(guān)于各類新引進(jìn)的信息技術(shù)的操作技巧等，致力于提升自身的專業(yè)化水平，從而鑄造一支高精尖的檔案管理人才隊伍。

2.5重視工作機制建設(shè)，引導(dǎo)建筑單位檔案管理的建設(shè)

在建筑單位檔案管理工作效率提升工作中，利用工作機制建設(shè)，引導(dǎo)建筑單位各級工作人員參與到檔案管理工作中。比如建筑單位可以從問責(zé)機制的角度進(jìn)行思考，一旦發(fā)現(xiàn)建筑單位的檔案管理工作中存在檔案缺失、遺漏、失真、不規(guī)范的情況，直接問責(zé)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，這樣不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，更是能夠從基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作越來越成為了建筑工程的重點內(nèi)容。建筑工程檔案是建筑工程實施全過程的真實體現(xiàn)，是工程質(zhì)量的重要保障措施之一，建筑工程檔案全面、真實、客觀、詳細(xì)地靜態(tài)再現(xiàn)了工程建設(shè)的動態(tài)過程。做好建筑工程檔案的管理工作，也是建設(shè)工程項目科學(xué)、有效管理的重要舉措之一。因此，建設(shè)工程項目應(yīng)當(dāng)重視并規(guī)范工程檔案的管理工作，力求真實、客觀、系統(tǒng)地建立工程檔案管理體系，從而全面提高建筑工程的規(guī)范化管理。

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