企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的研究

李媛

摘 要：企業(yè)檔案管理是服務(wù)員工和社會、承擔歷史傳承任務(wù)的一項重要工作，分析了企業(yè)在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中所面臨的實際問題，并提出了明確檔案管理發(fā)展方向、完善基礎(chǔ)管理設(shè)施、健全數(shù)字化制度等措施建議，以期為真正地實現(xiàn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;管理制度;管理方向

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動密切相關(guān)。企業(yè)通過檔案管理工作將各職能活動中產(chǎn)生的大量文件進行系統(tǒng)地整理和歸檔，并通過提供利用為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。因此，企業(yè)必須加快推動檔案工作由傳統(tǒng)模式向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型升級，促進企業(yè)經(jīng)濟價值和社會價值的提升，保持良好的競爭優(yōu)勢，以實現(xiàn)更大的經(jīng)濟效益，為數(shù)字化企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供良好的支撐和保障，促進企業(yè)經(jīng)營活動的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化的特征及其必要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展，為現(xiàn)代企業(yè)帶來新的工作模式，加快了企業(yè)工作方式及內(nèi)容等方面的創(chuàng)新步伐，檔案管理逐漸成為企業(yè)推行全面數(shù)字化經(jīng)營的關(guān)鍵領(lǐng)域，要求企業(yè)加速檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型升級，充分利用數(shù)字化經(jīng)營模式和工作理念，提升企業(yè)檔案工作質(zhì)量和水平。企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理具有明顯的進步性特征，是企業(yè)進行社會化經(jīng)營的必要手段，在現(xiàn)代企業(yè)管理檔案管理工作中，相較傳統(tǒng)檔案管理模式具備極大的應用優(yōu)勢，有效節(jié)省了企業(yè)檔案管理庫存空間，提高檔案信息管理與查詢效率，便于信息的儲存、更新與處理，為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息共享提供便利條件。此外，企業(yè)推動檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進一步增強了企業(yè)檔案的動態(tài)性和實時性，便于檔案信息加工與整理，提高檔案信息交流與傳輸?shù)陌踩院涂煽啃裕跈n案管理工作中應用最為廣泛。企業(yè)在開展生產(chǎn)經(jīng)營活動期間，會出現(xiàn)大量檔案信息，給企業(yè)檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。為此，企業(yè)借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，打造數(shù)字化檔案信息庫，完成檔案數(shù)據(jù)信息的在線歸檔、更新、調(diào)閱與管理，提升企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量，減輕檔案管理人員工作負擔，更新檔案儲存和管理模式，提高檔案管理的準度和精度，推動企業(yè)向更深層次的數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型升級，進而提升企業(yè)的綜合競爭實力。

2 企業(yè)檔案管理研究現(xiàn)狀

2.1 檔案制度建設(shè)

法治化程度不夠黨的十八大以來，習近平總書記圍繞依法治國作了一系列重要論述，其中強調(diào)任何工作都應遵循依法治國這一方略，企業(yè)檔案工作也不例外，應依法治檔，促進企業(yè)檔案工作的發(fā)展。目前，很多企業(yè)的檔案制度沒有成體系，雖然部分企業(yè)已經(jīng)制定了相關(guān)的檔案管理制度， 但是還遠遠不能覆蓋企業(yè)檔案的“收、管、存、用”四大環(huán)節(jié)。如果不能對企業(yè)檔案工作實行全過程的管控，就會在一定程度上影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。與此同時，新技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)信息化建設(shè)的深入推進，促使檔案管理的內(nèi)涵、流程和方法等也發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)的檔案管理制度已不適應企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要，企業(yè)應對現(xiàn)有的檔案管理制度體系進行改革與完善[1]。

2.2 檔案資源收集不夠“全、快、廣”

針對企業(yè)改革中的檔案工作，國家檔案局很早就提出所有的檔案資源應收盡收、應歸盡歸的要求。企業(yè)的檔案資源是做好企業(yè)檔案工作的基本前提，也是逐步提升檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素。目前，很多企業(yè)在發(fā)展過程中忽視了電子文件的諸多信息的收集和存儲，例如：流程、結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)等重要信息，偏向于收集紙質(zhì)文件、僅靠OA系統(tǒng)做出的相關(guān)電子文件等，往往導致很多不同類型的檔案資源被遺漏，沒有能夠完整收集。同時，企業(yè)不能及時對改革過程中和新業(yè)態(tài)發(fā)展中產(chǎn)生的重要文件材料信息進行研究，也不能對信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲的有效信息進行收集，企業(yè)收集范圍缺乏廣度，亟需研究怎樣全面、廣泛且快速地收集有價值的檔案信息資源。

2.3 檔案資源無法保證長期保存

在當前的大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)數(shù)據(jù)更新頻率高，同時數(shù)據(jù)量也在不斷增長。很多企業(yè)因為業(yè)務(wù)信息發(fā)展快，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量大，導致數(shù)據(jù)長期保存存在問題，使企業(yè)信息建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展存在困難。一些企業(yè)檔案利用手段落后，基本以紙質(zhì)案卷為主，在企業(yè)中紙質(zhì)檔案的異地備份始終是一個難題。同時，帶有數(shù)字信息的電子檔案管理的難題更多，如大量數(shù)據(jù)的存儲使得存儲系統(tǒng)必須滿足分布式和擴展性要求;新型檔案載體格式需要解決企業(yè)的流媒體檔案和企業(yè)的三維電子文件等長期保存問題;還有海量檔案數(shù)據(jù)的高速存儲能力、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)高質(zhì)量存儲的能力、企業(yè)數(shù)據(jù)再利用時的恢復能力等等，但是目前很多企業(yè)檔案資源的長期保存的安全化程度遠遠達不到標準要求[2]。

3 企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的措施

3.1 明確檔案管理數(shù)字化定位

企業(yè)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，是靈活應用現(xiàn)代科學技術(shù)手段的集中體現(xiàn)，更是企業(yè)由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理進行變革的縮影。企業(yè)要立足實踐，堅持從實際出發(fā)，在數(shù)字化浪潮中， 時刻保持清醒的認知，逐步明確檔案管理數(shù)字化定位，實現(xiàn)對企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)型方向的精準定位。企業(yè)不僅要關(guān)注數(shù)字技術(shù)對企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的促進和推動作用，還要靈活應用現(xiàn)代化技術(shù)，對企業(yè)檔案管理模式和業(yè)務(wù)組織形式進行優(yōu)化與重構(gòu)，在提升檔案管理效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上， 推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的生產(chǎn)價值。企業(yè)要深入挖掘數(shù)字化技術(shù)的應用資源，為企業(yè)未來發(fā)展制定明確的數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，推動企業(yè)檔案管理向系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，進而打造具有現(xiàn)代意識的企業(yè)管理體系，實現(xiàn)檔案資源、業(yè)務(wù)流程、管控模式、產(chǎn)品服務(wù)等工作內(nèi)容及工作模式的高度統(tǒng)一。

3.2 緊抓檔案信息化建設(shè)

實現(xiàn)檔案智慧化管理在企業(yè)檔案工作中，最終的目的是實現(xiàn)檔案智慧化管理?；诖耍髽I(yè)需要考慮兩個重點問題：第一，要不斷地挖掘企業(yè)檔案工作是如何與標準規(guī)范、法規(guī)政策等方面進行對接的;第二，如何統(tǒng)籌將企業(yè)檔案管理工作的全過程融入企業(yè)管理、服務(wù)、數(shù)字化設(shè)計等因素。伴隨著智慧企業(yè)建設(shè)的深入推進，企業(yè)要借助新技術(shù)加快推進企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，通過創(chuàng)新檔案管理手段、內(nèi)容和方法，實現(xiàn)檔案管理從手工操向信息化智能化操作轉(zhuǎn)化，從保管紙質(zhì)檔案向保管電子檔案轉(zhuǎn)變，從檔案資源分散利用向聯(lián)網(wǎng)在線共享轉(zhuǎn)變，分層地實現(xiàn)檔案智慧化管理。打破傳統(tǒng)思維，貫徹前端控制思想。

3.3 打破“重管輕用”模式，重視檔案開發(fā)利用

傳統(tǒng)的檔案管理主要保管以紙張為主要載體的信息，它的利用模式必然圍繞紙質(zhì)檔案和實體檔案開展，從而形成了“重管輕用”的模式，往往把利用者放在次要位置，而檔案管理的最終目的是為了發(fā)揮檔案的作用， 檔案的作用是在對其利用的工作中得以實現(xiàn)的。在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的今天，檔案利用愈發(fā)普遍。

因此檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展必須重視檔案的開發(fā)利用，檔案管理人員應與檔案利用者以及經(jīng)常利用檔案的部門加強聯(lián)系，檔案管理部門定期組織檔案利用者對不同載體的檔案利用成果及其利用方式等檔案服務(wù)進行交流， 關(guān)注檔案利用者的使用需求，重視對檔案利用信息的反饋，根據(jù)利用者的反饋信息更好地對企業(yè)檔案信息進行開發(fā)，滿足數(shù)字化企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的檔案服務(wù)需求[3]。

3.4 改變固有檔案服務(wù)方式

采用多種方式提供檔案利用存貯在企業(yè)檔案中的信息，內(nèi)容廣泛、門類眾多，僅僅等企業(yè)人員主動到檔案部門查檔案，會極大地限制企業(yè)檔案價值的發(fā)揮。企業(yè)檔案工作者應當改變過去“看攤守業(yè)”“你查我看” 的服務(wù)方式，對庫存檔案信息資源進行系統(tǒng)的深加工，采用信息化管理手段，將這些加工好的檔案信息材料及時、準確地通過線上推送到企業(yè)檔案需求者手中。對于線上利用，主要是針對可以開放的非密級性電子檔案或

3.5 人才保證：培養(yǎng)適應大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理人才

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)化為主的檔案管理，在大數(shù)據(jù)時代信息化的企業(yè)檔案工作需要一批具有現(xiàn)代化電子信息采集、管理、加工技能的復合型檔案人才。對于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理人才，他們的主要職能不是信息的采集或?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息化，而是需要具備敏銳的信息意識，能夠挖掘檔案信息中的價值，不斷開發(fā)個性化的檔案服務(wù)。要想培養(yǎng)適應大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理人才，建議從兩個方面著手：一是改革我國高校檔案人才培養(yǎng)模式， 增加互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等一系列前沿的新課程，著重培養(yǎng)學生對電子檔案資源的整理加工、價值挖掘、智能檢索和查詢、預測決策等能力， 還要考慮未來發(fā)展趨勢，培養(yǎng)一批懂得社會媒體處理、檔案智能化開發(fā)與服務(wù)的人才?？紤]到企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級的艱巨任務(wù)，要注重培養(yǎng)學生的實踐技能，而不是單一的理論灌輸。二是加強企業(yè)檔案工作者的技能培訓。目前，在企業(yè)工作的檔案工作人員都是按照傳統(tǒng)要求培養(yǎng)的，他們適應的也是傳統(tǒng)的檔案管理模式。針對這一龐大的群體，建議企業(yè)聯(lián)合相關(guān)組織開展培訓，并在檔案信息化建設(shè)中邊培訓邊實踐，將檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)融于知識服務(wù)中，讓數(shù)字檔案館真正成為服務(wù)公眾的檔案館。

3.6 重視數(shù)字化管理意識與技術(shù)培訓

在數(shù)字化時代背景下，要求檔案管理相關(guān)人員對現(xiàn)代科學技術(shù)有較強的應用意識和能力。因此，在開展檔案管理工作過程中，要引導相關(guān)部門工作人員樹立檔案信息管理資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念， 逐步深化檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的應用觀念，開創(chuàng)新型企業(yè)檔案管理模式，加大資金、技術(shù)、人才的投入，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化管理資源配置結(jié)構(gòu)，通過創(chuàng)建在線管理檔案的方式，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息進行錄入操作， 便于后續(xù)的檔案在線查詢、歸檔、更新操作。企業(yè)在推行檔案數(shù)字化管理模式時，不僅要注重管理模式的創(chuàng)新，還要對檔案信息進行實時更新與檢驗，確保檔案信息管理的時效性與真實性，充分利用在線數(shù)字化管理技術(shù)，對檔案管理涉及的信息資源進行深入挖掘與開發(fā)，打造現(xiàn)代化檔案在線管理體系，優(yōu)化檔案管理資源利用結(jié)構(gòu)，確保企業(yè)檔案信息管理工作在標準數(shù)字化模式下運行，推動企業(yè)服務(wù)管理向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平。除此之外，企業(yè)要重視對檔案管理工作人員的培養(yǎng)與教育，以現(xiàn)代化科學技術(shù)為背景，向檔案管理人員宣傳數(shù)字化經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，加大對專業(yè)對口、技術(shù)素質(zhì)強的管理人才的培養(yǎng)力度，引導檔案管理人員將專業(yè)知識與網(wǎng)絡(luò)科學技術(shù)相結(jié)合，全面提高企業(yè)檔案管理人員技術(shù)應用能力，為推行數(shù)字化管理模式提供人才保障。

4 結(jié)束語

在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理工作只有與時俱進， 改變傳統(tǒng)管理模式，樹立全員檔案意識，貫徹前端控制思想，對文件的形成、積累、整理、歸檔實施全過程管理，通過重視檔案信息資源的開發(fā)利用，滿足企業(yè)檔案利用服務(wù)的需求，只有這樣才能適應新時代企業(yè)不斷發(fā)展的需求。在挑戰(zhàn)與機遇并存的環(huán)境下，企業(yè)檔案工作要善于抓住每一個機遇，深入合理應用新技術(shù)，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的全收集，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法治化和智慧化。

參考文獻：

[1] 檔案工作理論與實務(wù)讀本[M].內(nèi)部資料，2020.

[2] 鄭瀟.中央企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展[M].中國經(jīng)濟出版社，2019.

[3]方云虎.企業(yè)檔案信息化建設(shè)理論與實踐[M].中國文史出版社，2019.