事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合分析

白玉明

摘 要：信息化建設(shè)已成為當(dāng)前時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理工作的重要發(fā)展方向。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用不斷擴(kuò)大，在事業(yè)單位檔案管理工作中的融入，有效的提高該項(xiàng)工作的效率。鑒于當(dāng)前事業(yè)單位管理效率低下的現(xiàn)狀，急需針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革升級(jí)，才能更好的支撐事業(yè)單位今后的發(fā)展。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作現(xiàn)狀;工作創(chuàng)新

1 事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

1.1 節(jié)省資源，強(qiáng)化內(nèi)部交流

隨著數(shù)字化、信息化社會(huì)進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費(fèi)用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的溝通交流。

1.2 事業(yè)單位檔案管理順應(yīng)時(shí)代的體現(xiàn)

在物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算數(shù)字信息技術(shù)的完善下，各個(gè)技術(shù)形式開始被人們應(yīng)用到檔案管理中，事業(yè)單位檔案信息化管理是其順應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)。

1.3 滿足事業(yè)單位改革發(fā)展的需要

事業(yè)單位制度改革離不開信息化平臺(tái)的支持，在這個(gè)平臺(tái)的支持下， 能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的條件支持。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性

在傳統(tǒng)管理思想的影響之下，事業(yè)單位的重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)副管理，而缺少對(duì)于檔案管理工作重要性認(rèn)知。致使大多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作屬于事業(yè)單位可有可無的工作范疇，長此以往，檔案管理工作的開展無法得到充足的資源支持，例如人力物力財(cái)力等，這使得檔案管理工作的效率無法得到提升。

2.2 事業(yè)單位檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位的檔案管理工作往往會(huì)涉及到十分復(fù)雜、系統(tǒng)的工作內(nèi)容， 對(duì)于相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)有著較高的要求，同時(shí)對(duì)其個(gè)人品質(zhì)也有著一定的要求，例如必須具備耐心、細(xì)心的工作品質(zhì)。然而，實(shí)際情況卻是，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有所欠缺，同時(shí)在職業(yè)態(tài)度方面不夠端正，存在大量敷衍了事、尸位素餐的行為。

2.3 事業(yè)單位檔案管理方式不合理

在信息化時(shí)代背景下事業(yè)單位的檔案管理工作缺少對(duì)于信息技術(shù)的正確應(yīng)用，無法保持與時(shí)代發(fā)展步伐的一致，仍停留在傳統(tǒng)的管理模式中。造成該現(xiàn)象的主要原因在于大部分檔案管理人員的思想較為落后，關(guān)于檔案管理工作的認(rèn)知依舊停留在傳統(tǒng)層次，也就導(dǎo)致日常工作開展存在大量工作方式不合理的情況。

3 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展對(duì)策

3.1 重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

（1）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。首先針對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作流程進(jìn)行分析，尤其需要關(guān)注管理部門內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的各個(gè)細(xì)節(jié)，強(qiáng)調(diào)管理部門和其他部門之間的溝通交流，基于信息化建設(shè)角度豐富、提高管理部門的日常業(yè)務(wù)能力，利用處理反饋的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息檢索。（2）建立標(biāo)準(zhǔn)化的大業(yè)務(wù)制度。要求檔案管理人員日常工作過程中準(zhǔn)確執(zhí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，以保證管理工作的力度。（3）完善檔案管理業(yè)務(wù)制度。主要針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作制度方面的漏洞進(jìn)行填補(bǔ)，并不斷思考事業(yè)單位發(fā)展過程中對(duì)于檔案管理工作表現(xiàn)出的需求，以此為依據(jù)制定具有前瞻性的業(yè)務(wù)制度，更好地適應(yīng)今后發(fā)展過程中對(duì)于檔案管理工作提出的各項(xiàng)新要求，同時(shí)也能夠不斷推動(dòng)檔案管理工作自身的演化，朝向更高層次進(jìn)發(fā)。

3.2 拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力

需要清晰認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位所開展的檔案管理工作的核心目的是為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)。首先需要針對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)， 以此提高其服務(wù)能力。要求相關(guān)從業(yè)人員能夠快速掌握信息技術(shù)手段， 推動(dòng)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。同時(shí)也需要關(guān)注從業(yè)人員職業(yè)品質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)調(diào)日常工作過程中的盡職盡責(zé)。在實(shí)現(xiàn)服務(wù)能力提高的同時(shí)，需關(guān)注服務(wù)內(nèi)容的拓展。具體是指將先進(jìn)技術(shù)形式用于服務(wù)內(nèi)容拓展領(lǐng)域，轉(zhuǎn)變被動(dòng)等待的狀態(tài)，轉(zhuǎn)而為事業(yè)單位的日常運(yùn)行，提供主動(dòng)的檔案服務(wù)，以教導(dǎo)的形式將檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行流通，不斷提高檔案管理服務(wù)的專業(yè)化和個(gè)性化。最后，作為一名事業(yè)單位的檔案管理人員需要保持積極進(jìn)取的學(xué)習(xí)心態(tài)，在日常工作之余，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)和新技能，例如關(guān)于各類新引進(jìn)的信息技術(shù)的操作技巧等，致力于提升自身的專業(yè)化水平，從而鑄造一支高精尖的檔案管理人才隊(duì)伍。

3.3 打造檔案管理信息化平臺(tái)

（1）強(qiáng)化檔案信息化平臺(tái)的軟件建設(shè)。軟件是檔案信息化建設(shè)的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關(guān)人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中可以根據(jù)實(shí)際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據(jù)單位發(fā)展需求自主設(shè)計(jì)開發(fā)適合自己的應(yīng)用軟件管理平臺(tái)，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時(shí)，滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)。（2）強(qiáng)化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業(yè)單位管理平臺(tái)來整合各個(gè)資源信息，將檔案管理工作納入整個(gè)事業(yè)單位的管理平臺(tái)上，最大限度地發(fā)揮出檔案管理信息化的重要作用。

4 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

在行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，人事檔案管理工作在實(shí)踐應(yīng)用中的比重不斷加大。為了更好地滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要，事業(yè)單位人事檔案管理工作要進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新。其中，針對(duì)國內(nèi)人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問題，需相關(guān)部門和事業(yè)單位管理人員積極商討具體的對(duì)策，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作實(shí)際情況制定出科學(xué)合理的人事檔案管理體制，在這個(gè)體制的作用下，更好地發(fā)揮出人事檔案工作在行政事業(yè)單位中的作用。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，還需要強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部人性化管理模式的運(yùn)作，在人事檔案管理的過程中，制定出一系列人性化服務(wù)條款，為事業(yè)單位檔案管理工作人員提供必要的工作環(huán)境和福利支持。根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時(shí)候要制定嚴(yán)格的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和約束下，提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提升檔案人員的職業(yè)道德精神和技術(shù)水平，使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作始終處于一個(gè)不斷上升的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在檔案管理的過程中，管理人員還需要努力打造出一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過程中充分發(fā)揮出自身的職能作用，不斷為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

5 加大檔案管理人才培訓(xùn)力度

事業(yè)單位要重視檔案管理人才的培訓(xùn)，在單位內(nèi)成立專門的檔案管理部門，并做好檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作。首先，在招聘之時(shí)，關(guān)注應(yīng)聘人員的檔案管理知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與創(chuàng)新能力，組建具有綜合素質(zhì)的隊(duì)伍。其次， 在入職之前，做好入職培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括事業(yè)單位的發(fā)展歷程，對(duì)檔案管理工作的要求，檔案管理工作的傳統(tǒng)模式技巧、數(shù)字化設(shè)備、系統(tǒng)應(yīng)用技巧等。最后，在入職之后，要積極開展檔案管理技能比賽，將比賽結(jié)果納入到個(gè)人獎(jiǎng)懲之中。同時(shí)，加強(qiáng)在職人員的專業(yè)崗位技能學(xué)習(xí)，組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，加強(qiáng)單位間的交流。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作重要性不斷凸顯，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位今后發(fā)展走向的重要工作內(nèi)容。為了保持與時(shí)代發(fā)展步伐的一致，需要關(guān)注事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，不斷提高檔案管理的信息化水平，才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供更加全面的高品質(zhì)服務(wù)，這也是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出的必然要求。

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