淺析燃?xì)夤こ虣n案管理

汪智勇

摘要：隨著城市化的快速發(fā)展，城市對基礎(chǔ)設(shè)施的需求也在不斷增加。燃?xì)夤艿涝谌細(xì)夤こ讨姓加信e足輕重的地位，它的好壞直接關(guān)系到燃?xì)夤こ痰暮罄m(xù)運行。燃?xì)夤艿涝诎惭b和鋪設(shè)時，往往處于地下，比較隱蔽，而且十分危險。這時就有必要對燃?xì)夤こ淌┕み^程中的各類信息、數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理、存檔。其基本目標(biāo)是確保燃?xì)夤こ虣n案管理工作的有序進(jìn)行，確保檔案工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，從而能有效地防范各類風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：燃?xì)夤こ?檔案管理;措施

1 燃?xì)夤こ虣n案管理面臨的問題

1.1 燃?xì)庠O(shè)備檔案管理單一，缺少必要的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

燃?xì)庠O(shè)備的檔案是燃?xì)夤こ虣n案管理的一個重要組成部分，它的首要任務(wù)就是對燃?xì)庠O(shè)備的全面管理。但在燃?xì)夤こ淌┕ぶ校恍﹩挝坏念I(lǐng)導(dǎo)沒有重視設(shè)備檔案的管理，存在著組織結(jié)構(gòu)不完善、人員配備不合理、責(zé)任不清等問題。檔案管理中存在的問題，由于各個部門之間的相互推諉，使問題難以得到有效地解決。另外，由于缺少相關(guān)的規(guī)范和工作流程，導(dǎo)致了檔案管理工作的質(zhì)量無法保證。各種類型的文件分布在各個部門，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，很容易造成有關(guān)文件的損壞、遺失，嚴(yán)重影響了燃?xì)夤こ痰氖┕ぁ?/p>

1.2 燃?xì)夤こ虣n案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

燃?xì)夤こ虣n案管理工作是一門專業(yè)而又繁雜的工作，需要具備較高的管理能力。當(dāng)前燃?xì)夤こ虣n案管理工作中，由于缺少一批高素質(zhì)、高學(xué)歷的檔案管理人員，而對燃?xì)夤こ虣n案管理內(nèi)容、能夠?qū)θ細(xì)夤こ虣n案進(jìn)行深度研究的專業(yè)人才日益匱乏，使得燃?xì)鈾n案管理難度極大。同時，在燃?xì)夤こ虣n案工作中，檔案管理工作存在著一些技術(shù)性問題。燃?xì)夤こ痰臋n案管理工作具有很高的技術(shù)性，燃?xì)鈾n案資源的開發(fā)，由于缺少先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)資源，使其在一定程度上成為制約燃?xì)夤こ虣n案管理的瓶頸。

1.3 燃?xì)夤こ虣n案檢索效率低，管理不規(guī)范

檔案的檢索通常分為人工和電腦兩種。目前，燃?xì)夤こ虣n案資料的檢索大多是以手工方式進(jìn)行，而且在檢索過程中仍然占有很大比重。目前，我國各地的檔案管理部門在進(jìn)行人工查找時耗費了大量的人力，造成了“只求多不求精”的窘境，致使燃?xì)夤こ虣n案的查找工作效率很低，嚴(yán)重影響了工作的開展。另外，燃?xì)夤こ虣n案管理工作中，常見的文件編號、名稱等不規(guī)范，造成各種文件的混亂，影響了燃?xì)夤こ虣n案的有效管理。

2 燃?xì)夤こ虣n案管理方法

2.1 實施燃?xì)馄髽I(yè)檔案專業(yè)化管理，進(jìn)行檔案資料的科學(xué)系統(tǒng)分類

燃?xì)夤こ虣n案的專業(yè)化管理，為進(jìn)一步保障燃?xì)夤こ虣n案工作的平穩(wěn)、有序提供了保障。尤其是在具體的建設(shè)中，根據(jù)工程大綱、存檔期限、存檔范圍等，可以對燃?xì)夤こ痰臋n案進(jìn)行細(xì)致的歸類，從而實現(xiàn)檔案的科學(xué)化和科學(xué)化。專業(yè)化檔案管理是根據(jù)檔案管理的類別，確定檔案的歸檔范圍，實行規(guī)范化的工程作業(yè)，這就要求對檔案資料進(jìn)行整理、匯總、編制預(yù)備檔案。對符合要求的檔案材料進(jìn)行及時的裝訂、整理、規(guī)范、規(guī)范、編制前期檔案、及時補充完善有關(guān)工程建設(shè)資料入檔網(wǎng)絡(luò)，逐步提高檔案管理信息化水平，實現(xiàn)燃?xì)夤こ虣n案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

2.2 從源頭出發(fā)實現(xiàn)燃?xì)夤こ虣n案科學(xué)合理的管理

燃?xì)夤こ虣n案的有效收集、整合與利用與之相關(guān)的各方面的相關(guān)數(shù)據(jù)與資料，是目前燃?xì)夤こ虣n案管理工作的重點。這不僅可以從根本上確保檔案各個環(huán)節(jié)的存檔，而且一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，可以及時查找有關(guān)資料，并提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。另外，故障原因調(diào)查、最終處理結(jié)果等資料也能一并存檔，以防止今后再發(fā)生此類問題。因此，要從源頭上確保燃?xì)夤こ虣n案的完整性、可靠性、真實性，檔案管理者應(yīng)根據(jù)實際情況，對其進(jìn)行全過程的全面監(jiān)控。在實際工作中，要對燃?xì)夤こ痰木唧w施工進(jìn)行客觀地分析，并對相關(guān)單位和公司的技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以保證每個員工的業(yè)務(wù)水平都得到提高，以保證燃?xì)夤こ痰恼＿\行。

2.3 不斷拓寬燃?xì)夤こ虣n案材料的收集渠道

在燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)中，燃?xì)夤こ淌且豁椗c人民群眾生活密切相關(guān)的民生工程，有著無可取代的影響力和作用。在燃?xì)夤こ淌┕ぶ校獜母旧洗_保工程施工質(zhì)量，確保后期的燃?xì)夤艿腊踩⒖煽窟\行，必須開展多部門、多學(xué)科協(xié)作，以確保整個工程的順利進(jìn)行。但在這樣的環(huán)境中，整個活動所生成的文件肯定非常多，而且許多文件都太過復(fù)雜。同時，由于燃?xì)夤こ虖拈_工到完工，各個階段所涉及的行業(yè)也有很大差異。比如，項目的決策，指揮以及具體建設(shè)。各環(huán)節(jié)所對應(yīng)的設(shè)備廠商也有很大的差別。在此背景下，若管理不善，往往會造成檔案資料的大量疏漏，造成檔案資料的收集、整合、管理等環(huán)節(jié)的難度。

2.4創(chuàng)建提升燃?xì)夤こ虣n案資料信息搜索系統(tǒng)軟件

檔案資料管理的整體目的是為了便于人們在需要的時候進(jìn)行檔案資料的檢索與利用，所以檔案資料的檢索與獲取就成為了一個十分重要的問題。建立一個電子檔案室，可以有效地提高檔案的管理效率，增強檔案的安全性，降低檔案工作者的工作量。電子檔案室能儲存海量的文件資料，運用現(xiàn)代電腦技術(shù)建立檔案資料，能有效地改善檔案資料的管理工作，并能較好地減輕檔案資料管理工作的負(fù)擔(dān)。為了實現(xiàn)對檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行有效的管理，需要建立一套完整的信息查詢系統(tǒng)軟件。

2.6 提升燃?xì)夤こ虣n案資料維護(hù)，增加檔案資料使用壽命

在燃?xì)庠O(shè)計檔案管理中，檔案的保存是十分關(guān)鍵的。應(yīng)盡力延長文件的使用期限，并提供完整、真實的記錄以備核查。所以，如何加強檔案的維護(hù)，延長檔案的使用年限，是檔案管理者需要日常進(jìn)行的工作。在紙質(zhì)檔案中，溫度、環(huán)境濕度、粉塵、環(huán)境污染等都會造成不同程度的檔案損壞和老化。要使檔案在整個存檔過程中得到妥善的維護(hù)，必須確保檔案的清潔衛(wèi)生。因此，檔案管理者應(yīng)定期進(jìn)行清潔、通風(fēng)、吸濕等工作，保證檔案存儲的使用壽命。

結(jié)束語

檔案管理在燃?xì)夤こ痰木唧w實施過程中，不僅可以保證燃?xì)夤こ痰陌踩\行，而且能夠滿足施工各個環(huán)節(jié)對各類信息資源的個性化要求。在實際工作中，必須從全面落實燃?xì)夤こ虣n案管理工作入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，以保證燃?xì)夤こ虣n案工作的全面開展。

參考文獻(xiàn)

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