信息化時(shí)代辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新

趙雅楠 青島膠州自來水有限公司

引言：在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的極力推動(dòng)下，信息技術(shù)的作用愈加重要。傳統(tǒng)檔案管理方式無法充分利用科學(xué)方法和技術(shù)，將管理流程復(fù)雜化，工作過程中浪費(fèi)了部分人工，加大了檔案管理的成本，降低了辦公室檔案管理效率。將傳統(tǒng)復(fù)雜的辦公室文書檔案管理工作信息化，采用科學(xué)的檔案管理工作管理方式，高效管理辦公室的檔案資料，為我國辦公室檔案管理事業(yè)創(chuàng)新和改革奠定基礎(chǔ)。

一、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新的重要性

記錄開展活動(dòng)的載體就是文書檔案，辦公室文書檔案還是開展管理工作的原始材料，是相關(guān)部門用來查看核對的重要依據(jù)與憑證。同時(shí)，文書檔案提供給開展政治經(jīng)濟(jì)文化工作有效的數(shù)據(jù)支持。在辦公室文書檔案管理領(lǐng)域中，合理應(yīng)用信息技術(shù)能夠使工作人員在搜集、整理、歸納等各方面，工作效率得到提升，同時(shí)也提升了查閱檔案和應(yīng)用檔案的工作效率。如果采用數(shù)字化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)在線瀏覽，那就使得應(yīng)用便利性得以提高，推動(dòng)單位內(nèi)部分支機(jī)構(gòu)相互之間溝通交流更加便捷。而云儲(chǔ)存使得保存的文書檔案更加安全和完整，外派人員使用時(shí)可以采用直接下載或文檔傳輸?shù)姆绞健?/p>

二、信息化時(shí)代辦公室文書檔案管理工作中存在的問題

（一）辦公室文書檔案管理缺乏規(guī)范的管理制度。辦公室工作繁瑣，人員編制少，工作人員平時(shí)沒有多余的精力和時(shí)間去做文件歸檔整理工作，容易出現(xiàn)文件隨意堆放、無序雜亂的狀態(tài)，給辦公室文書檔案管理帶來很多問題，職責(zé)職權(quán)劃分不清楚，加大了文件整理難度，導(dǎo)致工作人員相互推諉不愿盡心整理檔案。在這樣松散的管理模式下，不但辦公室文書檔案的利用率低，而且易造成檔案遺失或泄密。然而，大多數(shù)單位或機(jī)構(gòu)沒有意識(shí)到辦公室文書檔案管理的重要性，缺乏規(guī)范的管理制度，極大降低了檔案的利用率。

（二）辦公室文書管理的技術(shù)不夠發(fā)達(dá)。對于辦公室文書檔案管理的方法和策略，我們應(yīng)該突破原有的傳統(tǒng)的管理方法，但是對于我國現(xiàn)有的發(fā)展水平來講，我們?nèi)鄙贆n案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，沒有把紙質(zhì)的文書檔案發(fā)展成不易丟失的現(xiàn)代產(chǎn)品。管理技術(shù)直接影響到文書檔案的保存結(jié)果，符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的辦公室文書檔案記錄工作能夠更好地進(jìn)行資料的整理和收集。而我們?nèi)鄙僮銐虻募夹g(shù)創(chuàng)新能力，缺少發(fā)展先進(jìn)的技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步阻礙了我國檔案管理的發(fā)展，我們可以將圖書、會(huì)議記錄等內(nèi)容依據(jù)現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行一體化的管理，也可以將檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、資源描述、內(nèi)容編碼、資源組織、數(shù)據(jù)通信、安全管理。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的到來，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用越來越廣泛，我們應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，提高辦公室文書檔案管理的技術(shù)水平。

（三）辦公室管理文書檔案人員的素質(zhì)參差不齊有待提高。在管理檔案文書實(shí)現(xiàn)信息化的過程中，管理文書檔案的工作人員個(gè)人的素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平熟練與否、選擇的管理方式、認(rèn)知水平都非常深刻地影響著文書檔案管理工作。

三、信息化時(shí)代辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新

（一）建立完善的辦公室文書檔案管理制度。首先，領(lǐng)導(dǎo)者必須起帶頭作用，從意識(shí)上、行動(dòng)上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴(yán)格按照文書檔案管理制度貫徹執(zhí)行；其次，單位要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環(huán)境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，并將執(zhí)行過程中遇到的問題及時(shí)反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務(wù)于單位。

（二）加強(qiáng)對管理技術(shù)創(chuàng)新工作的研究及提高現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用。關(guān)于辦公室文書管理過程中的創(chuàng)新工作，首先，我們應(yīng)該放棄使用老舊的基礎(chǔ)設(shè)備，防止因設(shè)備問題導(dǎo)致信息的丟失，不斷摸索先進(jìn)的硬件基礎(chǔ)的設(shè)施；另外，還必須提高檔案的安全性，信息化的發(fā)展不僅僅給我們帶來了方便快捷的操作方式，同時(shí)也容易出現(xiàn)不穩(wěn)定、失真的問題，甚至?xí)獾胶诳偷墓?，病毒的入侵，這都是需要注意的問題。所以我們一定要加強(qiáng)創(chuàng)新能力，建立相對安全的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高對信息化管理理念的認(rèn)識(shí)，加大人力，使現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備能夠滲入到文書檔案管理工作中來，保證人機(jī)交互，簡化管理流程，當(dāng)然，有些必要的重要文件也一定要使用紙質(zhì)保存，防止丟失；最后，一定要實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的自動(dòng)化，可以使用專業(yè)的術(shù)語，建立自己的檔案庫。對于現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該加大投資力度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過OA辦公系統(tǒng)與檔案軟件系統(tǒng)有效連接，有序推薦數(shù)字化辦公室文書檔案管理工作的開展。

（三）培訓(xùn)管理人員并使其業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提升。由于信息社會(huì)具有快速的信息傳達(dá)速度、廣泛的傳播范圍、巨大的信息量的特點(diǎn)，并且這些特點(diǎn)逐漸變得越來越突出，辦公室的文檔資料管理工作也受到這些背景特點(diǎn)極大的影響。信息時(shí)代對管理文書檔案工作也提出更高要求，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，應(yīng)該對管理文書檔案的工作人員進(jìn)行技能方面的培訓(xùn)，找出當(dāng)前辦公室文檔管理工作與信息化時(shí)代要求上的差距，并著眼于這些差距，對工作人員素質(zhì)進(jìn)行提升，改善業(yè)務(wù)能力和各項(xiàng)其他能力，順應(yīng)信息時(shí)代的要求，在未來文檔資料管理工作中運(yùn)用信息化成果。

結(jié)語：在信息化背景下，辦公室文書管理工作至關(guān)重要，這項(xiàng)工作也是檔案工作的重要組成部分之一，它為決策者提供了科學(xué)的決策依據(jù)。針對這一方面，在新的時(shí)代發(fā)展的背景下，辦公室文書檔案工作的創(chuàng)新就有著必要性和迫切性。由于我國經(jīng)濟(jì)的變化，傳統(tǒng)管理方式管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前辦公室文書檔案工作中存在的問題，我們必須進(jìn)一步加強(qiáng)創(chuàng)新能力，利用新的技術(shù)手段解決如今存在的種種難題，將辦公室文書檔案的管理工作改革到底。