新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐思考

吳方凱 范縣人民政府辦公室

引言：在數(shù)字化新時(shí)代下，政府機(jī)關(guān)檔案管理活動(dòng)需要注入新的管理理念。根據(jù)目前政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的各種問題，需要對(duì)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算加以充分的利用來有效規(guī)避存在的不同問題，通過對(duì)現(xiàn)代科技技術(shù)的利用，不但能夠快速的查詢各種數(shù)據(jù)，還能夠使各項(xiàng)數(shù)據(jù)具備完善性。從而不僅能夠得到妥善的解決，還可以從本質(zhì)上提升檔案管理質(zhì)量，從而使政府機(jī)關(guān)能夠提升更好的服務(wù)。

一、數(shù)字時(shí)代下政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的各種問題

（一）管理理念有待更新

政府機(jī)關(guān)檔案管理根據(jù)時(shí)代的發(fā)展必須要做出適當(dāng)性的調(diào)整，然而目前大都數(shù)政府機(jī)關(guān)檔案管理人員卻依然故步自封，對(duì)新的管理理念置之不理，在實(shí)際工作中依然沿用傳統(tǒng)管理理念，造成電子檔案管理不能發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）未構(gòu)建全面性的檔案管理信息系統(tǒng)；（2）信息化管理技術(shù)掌握不全；（3）對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全未引起足夠的重視，等等。這部分問題的存在都對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理活動(dòng)的有效展開產(chǎn)生了相應(yīng)的不良影響。

（二）管理缺乏合理性

在對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)行數(shù)字化管理過程中，非常有必要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)化與電子檔案之間的銜接工作。但是，當(dāng)前在展開檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理，并未得到很好的處理，反而存在相應(yīng)的矛盾。盡管在數(shù)字化管理時(shí)代下，各大政府機(jī)關(guān)都在踴躍的引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理，然而由于當(dāng)前并未有完善的檔案管理體制，所以對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作走向現(xiàn)代化發(fā)展，形成了比較大的阻礙作用。

（三）管理技術(shù)有待提升

在對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理過程中，在數(shù)字時(shí)代背景下，應(yīng)積極的引進(jìn)先進(jìn)前沿的技術(shù)加以應(yīng)用，然而在目前的政府機(jī)關(guān)檔案管理中，很多的工作人員對(duì)檔案管理試行數(shù)字化的方式，卻普遍存在對(duì)這方面（大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、攝影技術(shù)等）的技術(shù)缺乏全面性的了解和掌握，從而致使有關(guān)數(shù)據(jù)無法得到完整的收集、整理和有效的利用。另外，在對(duì)管理技術(shù)這方面問題展開分析時(shí)，需要對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理互動(dòng)信息化的程度高低進(jìn)行關(guān)注[1]。但是由于現(xiàn)階段大多數(shù)政府機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平相對(duì)較低，所以對(duì)這方面的關(guān)注度明顯存在著不足，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）政府機(jī)關(guān)檔案管理在開展數(shù)字化管理時(shí)，與之相關(guān)的軟硬件存在明顯的不足，這樣便無法保證電子檔案制作和管理水平；（2）電子檔案的存儲(chǔ)未做好全面性的掌握，電子檔案自身的存儲(chǔ)位置流動(dòng)性很大，這樣非常容易出現(xiàn)電子檔案出現(xiàn)分離分的現(xiàn)象，造成電子檔案的安全性問題無法得到確切的保證。（3）政府機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息化建設(shè)方面需要加大投入，并且與政府機(jī)關(guān)檔案管理的客觀需求非常的缺乏匹配性，進(jìn)而導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的整體管理水平偏低。

二、數(shù)字時(shí)代下政府機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新的方式

（一）構(gòu)建完善的管理體制

信息化技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，需要采用完善的管理體制為前提的支撐條件，所以相關(guān)的管理人員應(yīng)構(gòu)建完善的管理體制，并不斷的創(chuàng)新和拓展。政府機(jī)關(guān)檔案管理體制在構(gòu)建過程中，包含多個(gè)方面的內(nèi)容，主要有檔案數(shù)據(jù)和資料的全面收集、檔案整理和檔案服務(wù)等[2]。檔案收集體制的制定，管理人員應(yīng)對(duì)檔案所收集到的各項(xiàng)內(nèi)容和收集方式等進(jìn)行明確的規(guī)定，以保證政府機(jī)關(guān)檔案能夠發(fā)揮對(duì)應(yīng)的價(jià)值。檔案整理管理人員需要對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)化整理技術(shù)加以關(guān)注，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中，同時(shí)保證在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，能夠在最短時(shí)間內(nèi)選取出想對(duì)應(yīng)的數(shù)字整理技術(shù)，以提升檔案整理效率。檔案服務(wù)體制的制定，通常需要根據(jù)當(dāng)下存在的各種問題，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量，并從不同的角度對(duì)檔案中的各項(xiàng)信息加以補(bǔ)充，同時(shí)采取層級(jí)性的服務(wù)，提高用戶的滿意程度。

（二）應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)

在數(shù)字化背景下，政府機(jī)關(guān)檔案管理人員能夠采用的先進(jìn)管理技術(shù)比較多，在當(dāng)前檔案管理過程中，所應(yīng)用到的先進(jìn)檔案管理形式，主要是電子檔案管理和文書檔案管理。文書檔案既可以將文件進(jìn)行長期的存儲(chǔ)又具備良好的機(jī)密性，因而在檔案管理工作中很受歡迎[3]。但是在具體管理工作中，管理人員不能僅根據(jù)技術(shù)的優(yōu)越性加以選擇，而是要結(jié)合管理工作的客觀需求，然后對(duì)相應(yīng)的技術(shù)做出合理性的選擇。另外，就目前政府機(jī)關(guān)檔案信息化管理來講，管理人員必須要對(duì)信息化系統(tǒng)采取科學(xué)設(shè)計(jì)的方式，在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)運(yùn)用先進(jìn)化技術(shù)。例如，設(shè)計(jì)人員可以通過構(gòu)建MySQL數(shù)據(jù)庫，并利用HTML+PHP語言設(shè)計(jì)技術(shù)與PHP編程系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息做好相應(yīng)的分析，同時(shí)實(shí)行分布式存儲(chǔ)管理，最終使政府機(jī)關(guān)檔案管理效率得到提升。

結(jié)束語：數(shù)字化時(shí)代的到來使各項(xiàng)工作在實(shí)際工作中都發(fā)生了明顯的變化，對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理而言，不僅是提供了全新的管理視角，還有效的實(shí)現(xiàn)了管理模式的創(chuàng)新。作為政府機(jī)關(guān)檔案管理人員，必須要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展做出對(duì)應(yīng)的調(diào)整，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，從而全面提升政府機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量，促使政府機(jī)關(guān)能夠提供更好的服務(wù)。