關(guān)于國企招待費及差旅費高效報銷的優(yōu)化策略分析

趙慶存 青島港國際物流有限公司

在公司經(jīng)常聽到有員工抱怨，為了公司業(yè)務(wù)開展辛辛苦苦到外地出差，還墊付了各種交通費、住宿費等費用，回來提交材料報銷時這也不行，那也不行。為了接待客戶，經(jīng)常奉獻了個人的休息時間不說，還墊付了招待費用，事后報銷時時常被退回單據(jù)，即使結(jié)算時刷的信用卡，到了還款日也不一定能完成報銷，有時候墊付資金太多，影響正常生活。工作是為了公司干的，錢還是自己墊的，報個銷怎么就那么困難呢？

這種現(xiàn)象并不少見，為什么會出現(xiàn)報銷難的情況呢？是財務(wù)人員故意為難嗎？其實不然，每退回一次單據(jù)，下次提交過來財務(wù)人員就要多審核一次，反反復復的，各個環(huán)節(jié)都增加了工作量。導致這種現(xiàn)象的主要原因是業(yè)務(wù)人員把大量的時間和精力投放到了業(yè)務(wù)和客戶身上，對報銷的一些具體要求和標準沒有很好的把握，一些細節(jié)的問題沒有充分重視，覺得差不多就行，導致報銷單據(jù)被退回，報銷效率低下。這也與公司相關(guān)的制度宣貫不到位有關(guān)，制度下發(fā)時應(yīng)組織全體職工進行學習，特別是相關(guān)度較高的人員，更要學到位。這樣才能理解制度，掌握規(guī)則，心中有數(shù)，報銷起來也就很簡單了。

其實財務(wù)報銷并不難，只要是合法合規(guī)，按公司制度要求提交的資料，基本都能順利的履行完公司的審批流程，這樣很快就能完成報銷，職工及時能收到錢。

下面就談一談工作中遇到的員工在報銷的時候常見的一些問題，有效的避免了這些問題，財務(wù)報銷也可以做到輕松愉快。

一、熟悉公司制度

公司財務(wù)報銷，必須符合公司自己的規(guī)章制度要求，職工特別要關(guān)注公司的資金支付制度、差旅費管理辦法、業(yè)務(wù)招待費管理辦法等。公司制度中會明確規(guī)定制度的適用范圍、應(yīng)該履行的審批流程、應(yīng)該提供的單據(jù)等。熟悉掌握了公司的相關(guān)規(guī)定，才能按照要求準備好報銷的資料，及時提交審核，盡快完成報銷。

二、事前要提前申請

不管是招待客戶還是計劃到外地出差，在事前要按照制度要求進行事前審批，招待客戶的時候，事前審批一般要寫明什么時間、在什么地方、招待什么單位的什么人，洽談哪方面的業(yè)務(wù)等等，自己單位陪同人員幾人，招待標準是什么，預計費用多少等等；出差審批單填寫的時候要注意寫明出差的時間、出差地點、出行方式，以及各項費用，包括交通費、住宿費、出差補貼等，如果不能確定具體費用，要按照公司的上限標準填寫，出差結(jié)束后，按照實際發(fā)生的費用報銷。否則實行預算管理的可能會因超出預算而不能報銷。一般公司都有線上審批流程，在決定出差時，要及時提報出差申請，以便在出差時審批流程能夠完結(jié)。如果特殊情況未能走線上審批的，需要及時的填寫線下審批，因為這些事前審批單是報銷的一項重要單據(jù)。

三、事中要用心收集單據(jù)

發(fā)生業(yè)務(wù)招待費的，在招待客戶結(jié)束時立即要求酒店開具增值稅普通發(fā)票，并開具菜單明細，菜單明細要蓋酒店發(fā)票專用章；出差過程中隨時整理收集相關(guān)單據(jù)，出差審批單就是第一張單據(jù)，機票、火車票、汽車票等交通費的票據(jù)要隨時收好，住宿時開具的住宿費發(fā)票，在開具后要認真核對信息，確保信息準確無誤。出差結(jié)束后一般要提報出差報告，財務(wù)報銷的出差報告一般要求寫明基本出差情況即可，包括出差人、出差時間、出行方式、入住情況、簡單的走訪情況，以便于財務(wù)人員核實相關(guān)的票據(jù)及以計算出差補貼。

財務(wù)憑票報銷，原始單據(jù)非常重要，特別是發(fā)票。在取得發(fā)票的時候，一定要立即核對發(fā)票信息是否正確，如果有錯誤要立即要求對方重新開具，核對的內(nèi)容一般有自己單位全稱、納稅人識別號、單位地址及電話、銀行賬戶信息、金額，發(fā)票專用章是否規(guī)范等，還要查看發(fā)票的號碼和稅控打印的發(fā)票號碼是否一致。特別是在外地開具的發(fā)票，等到回來后發(fā)現(xiàn)發(fā)票有錯誤，更換起來比較麻煩，還費時費力費錢，還耽誤報銷。所以一定要重視原始票據(jù)的收取，并對以下幾個問題需要多加注意：

1.餐費發(fā)票。招待結(jié)束后，要立即要求酒店開具增值稅普通發(fā)票，并開具菜單明細，菜單明細要蓋酒店發(fā)票專用章或公章，開具發(fā)票日期要與接待日期一致，菜單上的日期要與接待日期一致，菜單上人數(shù)要根據(jù)實際填寫，人均費用不能超標。當天不能開發(fā)票的要附情況說明，證明招待的實際日期，酒店開具證明（蓋公章或發(fā)票專用章）或者個人說明經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導簽字審批的均可。

2.火車票。乘坐火車出差的，要及時打印火車票。目前隨著信息化及人工智能的發(fā)展，刷身份證就可以過安檢乘車，有的業(yè)務(wù)員在乘車時瀟灑刷一下身份證就上車了，下車后出站直接就走了，也沒有去取火車票，這樣導致在整理報銷資料的時候才發(fā)現(xiàn)缺少火車票。雖然事后可以再去打印取票，但這樣既浪費了時間，也耽誤了報銷。所以盡量在上車之前打印火車票，實在來不及的，出站的時候一定記得打印火車票。

3.機票。乘坐飛機的，要及時取得并保留好機票（行程單）。通過網(wǎng)上訂票未取得行程單的，訂票方或代理商一般會提供電子發(fā)票。電子發(fā)票確實在交接傳遞上方便，但是在報銷的時候相關(guān)票面信息可能不全。報銷時公司財務(wù)一般要核實乘機人、乘機時間、座位等級、保險等具體明細。所以回公司報銷的時候，僅提供電子發(fā)票是不夠充分的，報銷單就可能會被退回，要求再補充資料，所以報銷時要提前補充提供訂票的訂單詳細信息。

4.住宿費發(fā)票。出差住宿要盡量提前訂好酒店，預定房間時要落實好價格，不要超標，超標部分公司一般是不予報銷的，這部分費用需要員工自行承擔。還要落實好對方的開票情況，避免離店時開不了發(fā)票，事后需要補充說明，郵寄發(fā)票等，還耽誤報銷。員工出差住宿費發(fā)票應(yīng)該開具增值稅專用發(fā)票，以便公司進行抵扣，節(jié)約公司費用。住宿費發(fā)票開具須規(guī)范，發(fā)票票面房間單價、住宿天數(shù)、人數(shù)信息應(yīng)該清晰完整。如果發(fā)票票面信息不足，須向酒店索要加蓋酒店發(fā)票專用章或公章的明細清單。如果多人出差多天，盡量每人開具一張發(fā)票，能準確反映單價、天數(shù)信息，確保信息清晰準確，便于財務(wù)核實相關(guān)費用。如果采用網(wǎng)上訂房，特別是通過代理網(wǎng)站訂房的，代理方一般提供電子發(fā)票，這里不建議收取電子發(fā)票。一是因為現(xiàn)在電子發(fā)票開的是增值稅普通發(fā)票，不增值稅進項稅抵扣；二是電子發(fā)票的開具的時間往往滯后，與離店時間不符，發(fā)票開具時間不符的，一般還要另外提供說明。

四、事后要及時整理提報

招待客戶完成以后，及時據(jù)實填寫招待明細清單，附上事前審批單，按要求粘貼好發(fā)票、菜單，填寫資金支付審批單，履行審批流程申請報銷；

出差結(jié)束后，及時據(jù)實編寫出差報告，整理相關(guān)票據(jù)，并在票據(jù)粘貼單（或空白A4紙）上按規(guī)定粘貼，填寫資金支付審批單，履行審批流程申請報銷。粘貼票據(jù)時要留出裝訂線，注意以下幾個方面：

1.資料先分類。把需要粘貼的票據(jù)和不需要粘貼的票據(jù)分開。需要粘貼的發(fā)票或原始單據(jù)也要分類粘貼，同類票據(jù)（如火車票類、機票類、住宿費發(fā)票類等）應(yīng)集中在一起粘貼。

2.發(fā)票或原始單據(jù)要從右到左，先小張后大張進行粘貼，用膠水或固體膠粘貼，切勿使用雙面膠或訂書釘。火車票因為材質(zhì)問題不易粘貼，可采用強力膠水或者把火車票背面一層撕下一塊再粘貼，確保牢固不掉。

3.粘貼的票據(jù)與粘貼單上下、左右對齊，不可超過貼貼單上下及左右邊界（要留出裝訂線），每張票據(jù)約錯開1厘米的距離，票據(jù)呈魚鱗狀分布。

4.每張粘貼單粘貼票據(jù)10張左右，粘貼單要整齊、平整、均勻，粘貼單的下面填寫票據(jù)張數(shù)及金額。

5.當遇到發(fā)票面積較大，超過粘貼單上下限或左右限，則以可見發(fā)票內(nèi)容明細的情況下以粘貼單的上下右邊為基準，超出部分，請將超出粘貼單的部分折疊好（不要在裝訂側(cè)折疊）。

五、其他注意問題

1.出差時出差人員應(yīng)當按規(guī)定等級乘坐交通工具。未按規(guī)定等級乘坐交通工具的，超支部分一般由個人自理。出差人員有多種交通工具可選擇時，在不影響公務(wù)、業(yè)務(wù)，確保安全的前提下，應(yīng)當選乘相對經(jīng)濟便捷的交通工具。

2.外出參加會議或培訓的，憑會議或培訓通知、出差事前審批和相關(guān)票據(jù)報銷。會議和培訓期間用餐由舉辦單位統(tǒng)一安排的或餐費計入培訓費、會議費之內(nèi)的，報銷時一般不再發(fā)放伙食補貼。會議、培訓地點在入住酒店的，住勤期間一般不再發(fā)放市內(nèi)交通補貼。出差途中的交通補貼和伙食補貼按照往返自然天數(shù)正常發(fā)放。

3.出差期間宴請客戶的按照招待費管理規(guī)定執(zhí)行，事前要申請，并隨出差事項所有的費用一同申請報銷，并按照每招待一次扣減相應(yīng)的伙食補助費。

4.若搭乘他人或客戶等車輛，應(yīng)附情況說明，完整描述整個出差行程，并由部門負責人等簽字確認，以便核算交通補貼。

5.出差補貼：國內(nèi)出差期間的市內(nèi)交通補貼和伙食補助費按照公司規(guī)定發(fā)放。由公司或接待單位提供交通、餐飲的，不得申領(lǐng)市內(nèi)交通費和伙食補助費。已發(fā)放市內(nèi)交通補貼的，不再報銷出租車、公交車、地鐵、輕軌等車票以及往返機場的市內(nèi)交通費。

6.出差費用一起報銷：一次出差所有費用一張單子報銷，不允許分開報銷，以便核算相關(guān)費用以及計算出差補貼。出差期間因工作需要到事前未申請的其他城市出差的，視為發(fā)生了新的出差事項，需按照完整的申請審批流程執(zhí)行，出差結(jié)束后合并一起報銷，以便于核算出差補貼。

財務(wù)報銷其實并沒什么困難的，也沒什么復雜的?；疽缶褪菃螕?jù)合法合規(guī)，流程審批完整。當然報銷的時候不能虛開發(fā)票，虛報費用，這屬于違法行為。單據(jù)在產(chǎn)生的時候就用心收集并核對整理，平時用心多一點點，報銷時麻煩就少一點點，財務(wù)報銷的效率就高一點點。