軍工電子類科研院所檔案信息化管理淺析

牟敏 中國電子科技集團公司第二十二研究所

引言：軍工電子類科研院所承擔(dān)著國家與國防軍工電子技術(shù)專業(yè)的產(chǎn)品與裝備研制、技術(shù)開發(fā)、試驗測試、市場推廣、國際合作等工作，是我國軍工電子技術(shù)“國家隊”、信息化產(chǎn)業(yè)“主力軍”，其科技實踐活動形式多樣，檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理要求高，對檔案信息化提出了迫切需求。隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化也逐漸得到廣泛應(yīng)用。通過信息化，促進了檔案資料的交流共享、提高了檔案資料的利用效率、提升了檔案管理的水平，信息化已成為了科技檔案管理的必然選擇。我國各軍工電子類科研院所都不同程度采取了信息化措施、建設(shè)了信息化系統(tǒng)、嘗試了檔案信息化管理。

一、軍工電子類科研院所檔案管理信息化的現(xiàn)狀與不足

技術(shù)開發(fā)與產(chǎn)品研制是軍工電子類科研院所的中心工作，檔案管理長期以來一直被視作支撐保障性工作。當(dāng)前軍工電子類科研院所檔案管理信息化存在以下幾個問題與不足：

（一）檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度不完善。檔案管理信息化的水平是隨著檔案、信息化等技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展的，必須與時俱進，結(jié)合實際不斷制定修訂檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度。而當(dāng)前檔案信息化管理的制度還不健全完善，存在諸多缺陷或漏洞，特別是沒有針對軍工電子類科研院所安全保密、知識產(chǎn)權(quán)保護等要求建立出臺針對性的規(guī)章制度，沒有協(xié)調(diào)好保密、知識產(chǎn)權(quán)保護、檔案資源開放共享的關(guān)系，沒有實現(xiàn)檔案資源的充分共享和利用，導(dǎo)致檔案管理的效率不高，對科研生產(chǎn)的服務(wù)支撐作用有限。

（二）檔案信息化基礎(chǔ)條件不完備。軍工電子類科研院所科技檔案信息化建設(shè)需要長期穩(wěn)定的人財物投入作為保證。特別是初期，更需要投入較多的財力來購置相應(yīng)的檔案管理軟硬件設(shè)施，包括服務(wù)器與數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫與專業(yè)管理軟件、激光掃描等信息錄入設(shè)備、保密設(shè)備等。由于檔案管理信息化的見效周期長，部分單位不愿意投入過多的經(jīng)費進行軟硬件環(huán)境的改善提升，影響了檔案管理人員的工作積極性與效率，也不利于了檔案管理信息化效果的提升。

（三）檔案管理人員信息化水平不高。由于重科研、輕檔案現(xiàn)象的長期存在，導(dǎo)致檔案管理人員隊伍的信息化水平不高，工作狀態(tài)也有待改觀。一方面，檔案管理人員的計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)水平有限；另一方面，檔案管理人員主動意識不高，常處于被動應(yīng)付狀態(tài)，檔案資料由用戶提供、檔案服務(wù)需求由用戶提出、檔案信息化水平由現(xiàn)有條件決定，不能充分發(fā)揮主觀能動性，沒有從用戶需求的角度、從檔案要充分發(fā)揮與創(chuàng)造價值的高度出發(fā)，嚴重制約了檔案管理信息化水平的持續(xù)提升。

二、軍工電子類科研院所檔案管理信息化的幾點建議

隨著檔案管理、信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和變化，檔案信息化管理要不斷創(chuàng)新、與時俱進，從制度建設(shè)、條件建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、科技創(chuàng)新等方面全面發(fā)力，不斷提高檔案信息化管理對科研生產(chǎn)實踐活動的服務(wù)支撐作用。

（一）制度建設(shè)。在檔案信息化管理過程中，必須結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和自身工作實際，結(jié)合信息化技術(shù)發(fā)展，建立完善各類規(guī)章制度，包括檔案信息化錄入與存儲、業(yè)務(wù)化運行、檔案資料安全與保密、知識產(chǎn)權(quán)保護、人員考核與績效評價等方方面面，從而使檔案信息化管理有章可循、有規(guī)可依，促進檔案信息化管理的順利開展。特別在安全保密與知識產(chǎn)權(quán)方面，要制定嚴格的專人專管與安全責(zé)任制度，加大安全責(zé)任制的落實力度。此外，要加強檔案信息化管理的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，增強對檔案信息化管理重要性的認識，樹立效益意識和服務(wù)意識，充分認識檔案信息化管理的價值與作用。

（二）條件建設(shè)。一方面，要加大軟硬件基本條件建設(shè)改造的資金投入，配置先進的軟硬件條件，確保軟硬件條件與信息化技術(shù)的發(fā)展相匹配。另一方面，要加強檔案安全與保密的管理，采用物理隔離與防護、安全登錄、數(shù)字簽名、加密傳輸、冷熱雙備份等技術(shù)手段。特別在安全保密方面，科技檔案資源雖然可以共享共用，但是也不能未經(jīng)授權(quán)擅自改寫或者盜取，因此，必須加強對檔案資源的安全保密條件建設(shè)。

（三）人才隊伍建設(shè)。檔案信息化管理人員不僅需要檔案管理基本知識、還需要一定的信息化技術(shù)知識。一方面，要安排具有較高素質(zhì)人員進入檔案信息化管理隊伍；另一方面，要經(jīng)常性開展有關(guān)的專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，包括參加有關(guān)的培訓(xùn)班、學(xué)習(xí)班、研討會，聘請有關(guān)專家開展講座和技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的信息化技術(shù)、檔案管理知識與經(jīng)驗等，提升檔案信息化管理人員的專業(yè)知識水平與綜合素養(yǎng)。此外，檔案信息化管理人員要發(fā)揮主人翁精神，從“被動”服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由“封閉”型向“開放”轉(zhuǎn)變，主動加強與用戶的聯(lián)系溝通，了解用戶的最新需求，從而有針對性地開展檔案管理。

（四）科技創(chuàng)新。要積極營造創(chuàng)新的氛圍、提供創(chuàng)新的條件、支持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展。結(jié)合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，針對不同項目任務(wù)的特點與不同用戶的需求，探索建立專題服務(wù)、自助服務(wù)、“一站式”服務(wù)等檔案信息化管理新模式。比如，針對重大任務(wù)或新興技術(shù)，建立專題檔案資源子庫與服務(wù)模式，提高檔案服務(wù)的及時性、完整性、準確性、針對性等。

三、小結(jié)

隨著檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理已成為必然。檔案信息化管理的發(fā)展不是孤立的，與檔案管理規(guī)章制度、信息化基礎(chǔ)條件、檔案管理人員等多個因素有關(guān)。本文分析了軍工電子類科研院所檔案信息化管理的問題與不足，提出了發(fā)展的建議，對于促進科技檔案資源的共享共用、提升我國軍工電子類科研院所檔案信息化管理水平具有重要參考借鑒意義。