大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化思考

馬超 中國(guó)石油運(yùn)輸有限公司北京分公司

前言：伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的行為痕跡，而這些痕跡以數(shù)據(jù)的方式儲(chǔ)存在服務(wù)器當(dāng)中，就成為了“大數(shù)據(jù)”。在大數(shù)據(jù)背景下，采用電子信息化模式管理檔案成為必然的途徑，同時(shí)也成為社會(huì)信息化發(fā)展的大勢(shì)所趨。為更好的推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展，今后相關(guān)工作者還需不斷對(duì)此作出研究探討。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化問題

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息化不僅有助于資料信息傳遞共享，也有利于檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)，對(duì)提升檔案管理工作效率具有重要意義，但在實(shí)際工作中也存在著很多的問題。首先，檔案儲(chǔ)存安全隱患突出。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，很容易受到病毒、黑客的破壞攻擊，并導(dǎo)致檔案文件被盜用，篡改，這會(huì)為部門單位帶來不可估計(jì)的損失[1]。而現(xiàn)下在檔案保密管理方面的法律體系還不健全，而隨著檔案信息化工作的普及，檔案儲(chǔ)存安全隱患問題將更加突出。其次，檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后。由于現(xiàn)下大數(shù)據(jù)背景下的檔案學(xué)還沒有誕生，同時(shí)也沒有權(quán)威部門牽頭，對(duì)檔案信息化管理作出明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而這使得不同單位、不同部門使用的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不一，共享性比較差，甚至存在一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入的問題，不僅制約了檔案信息化管理工作的發(fā)展，這也造成了大量的資源浪費(fèi)，不利于推進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化水平提高。最后，檔案管理人員素有待提升。由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作觀念影響，在大數(shù)據(jù)背景下，很多檔案管理工作人員工作意識(shí)仍舊比較保守，同時(shí)缺少計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)方面的知識(shí)掌握，在實(shí)際工作中跟不上現(xiàn)代化工作發(fā)展步伐，不能對(duì)檔案進(jìn)行深層次的信息化整理。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化思考

（一）加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息化需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)功能，并通過電子檔案的方式進(jìn)行傳閱和批示，無論是檔案的歸檔還是檔案資料查詢，都是在網(wǎng)絡(luò)的操作環(huán)境下進(jìn)行，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性比較強(qiáng)。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的系統(tǒng)，具有共享性和公共性的特點(diǎn)，這就使得大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)安全隱患問題突出，因此能夠有針對(duì)性的建立檔案安全保障體系，保障檔案管理工作安全十分必要。如在檔案管理工作當(dāng)，可以對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限和身份認(rèn)證，建立防火墻等，通過這些處理方式更好的保證檔案安全[2]。同時(shí)檔案管理部門還應(yīng)該定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行檢修維護(hù)，及時(shí)查找系統(tǒng)漏洞，并進(jìn)行漏洞修補(bǔ)和系統(tǒng)配置更新，以此及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的安全隱患問題，防止非法分子侵入，保證檔案信息安全。而在政策方面也應(yīng)該做出相關(guān)補(bǔ)充，如應(yīng)制定出有關(guān)大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理發(fā)展的法律政策，制定信息檔案管理安全教育法則，從而更好的提升檔案管理人員的信息安全防范意識(shí)，對(duì)信息盜取犯罪進(jìn)行嚴(yán)厲打擊，維護(hù)檔案管理工作安全。

（二）推進(jìn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

大數(shù)據(jù)檔案信息化管理工作現(xiàn)下還處于初步探索階段，檔案管理還未真正的向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向推進(jìn)進(jìn)行，而對(duì)檔案信息化管理工作發(fā)展造成了一定的影響。推動(dòng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是一個(gè)非常系統(tǒng)的工程，既要抓好自動(dòng)化軟件建設(shè)，同時(shí)也應(yīng)該抓好日常檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，要通過兩者之間的相輔相成，更好的推動(dòng)檔案信息化管理工作發(fā)展，首先，要規(guī)范檔案格式文本，對(duì)檔案格式做出明確要求，盡可能的選取幾種常用的類型作為部門單位日常檔案文書類型，以此減少檔案立案的復(fù)雜性，使檔案管理、操作、查詢的利用率得到更好的提升[3]。其次，開發(fā)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件，檔案管理部門可以與大數(shù)據(jù)公司或者相關(guān)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，共同配合研發(fā)設(shè)計(jì)出適合本單位的檔案管理軟件，并在各個(gè)部門之中推動(dòng)實(shí)行，以此在標(biāo)準(zhǔn)化的軟件應(yīng)用下，推動(dòng)檔案信息化管理工作向更好的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作條件、環(huán)境都發(fā)生了巨大的變化，信息化的檔案管理工作對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求，面對(duì)著新形勢(shì)下，層出不窮的挑戰(zhàn)問題，相關(guān)的檔案管理人員必須要不斷的優(yōu)化自身的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，更好的適應(yīng)崗位工作內(nèi)容需求。而這除依靠檔案管理人員的自身加強(qiáng)學(xué)習(xí)外，相關(guān)部門單位也要為檔案管理人員的發(fā)展提供契機(jī)，如可以通過組織教育培訓(xùn)工作，以資格培訓(xùn)和繼續(xù)教育作為培訓(xùn)工作重點(diǎn)，幫助內(nèi)部檔案工作人員不斷的豐富檔案管理知識(shí)，樹立與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，同時(shí)掌握更多種信息技術(shù)儲(chǔ)存技能，實(shí)現(xiàn)與崗位相匹配的能力[4]。同時(shí)還可以通過開展學(xué)術(shù)研討的方式，組織檔案部門區(qū)間進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，以此向他人學(xué)習(xí)對(duì)新技術(shù)、新方法的工作經(jīng)驗(yàn)，將交流中獲得的感性經(jīng)驗(yàn)理論化，并在實(shí)踐之中不斷的豐富經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用到新時(shí)期的檔案信息化管理工作中，以此更好的提升檔案管理工作效率。

總結(jié)：在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理成為一種必然，并在提升工作效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，推進(jìn)資源共享，節(jié)約物質(zhì)資源等方面體現(xiàn)出了巨大的優(yōu)勢(shì)。但同時(shí)檔案管理人員也要正視現(xiàn)下檔案管理工作中面臨的困難問題，要立足于當(dāng)前沒有解決的問題，制定出有效的管理對(duì)策，以此推動(dòng)我國(guó)檔案信息化管理工作向更加健康、穩(wěn)定的方向推進(jìn)發(fā)展。