檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對(duì)策分析

劉安玉 紅河州財(cái)經(jīng)學(xué)校

前言：中職院校的建設(shè)要根據(jù)時(shí)代發(fā)展不斷進(jìn)行改革，不管是教學(xué)方式，人事管理還是教研方式等，而檔案管理這一系列的工作也需要不斷適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，這不僅是跟隨時(shí)代發(fā)展的表現(xiàn)，而且也能夠方便快捷的保存相關(guān)資料。但是在推進(jìn)中職院校檔案管理數(shù)字化的過程中，也出現(xiàn)了很多亟需要解決的問題。

一、檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題

推進(jìn)中職院校檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，必須要有先進(jìn)的軟件和硬件設(shè)備，這樣才能更好地開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先必須要保證檔案信息數(shù)字化工作過程中具有良好的網(wǎng)絡(luò)連接環(huán)境，必須達(dá)到可以支持信息穩(wěn)定傳輸?shù)囊?。但是目前的情況來看，很多院校在信息數(shù)字化建設(shè)方面并沒有增多資金投入，可能是受到自身或者某些因素的影響，一些設(shè)備功能老化，已經(jīng)逐漸過時(shí)。這樣就很難實(shí)現(xiàn)大容量的網(wǎng)絡(luò)信息傳送，無法達(dá)到管理檔案信息化的目標(biāo)。除軟件硬件方面比較落后外，同時(shí)相關(guān)的軟件技術(shù)手段也比較落后，無法給工作人員提供便捷的工作系統(tǒng)，以及處理各種文件的軟件，這嚴(yán)重影響了院校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展[1]。

在中職院校的檔案管理過程中，每個(gè)學(xué)校的發(fā)展情況均有所差異，但是很多學(xué)校都沒有建立統(tǒng)一的管理規(guī)范和體系。很多檔案都是需要進(jìn)行保密，或者保存時(shí)間較長(zhǎng)，所以對(duì)于檔案管理數(shù)字化工作的安全性要求很高，操作技術(shù)處理方面要求也很嚴(yán)。這需要學(xué)校建立統(tǒng)一的技術(shù)支持、管理體系以及工作標(biāo)準(zhǔn)。但是現(xiàn)在很多院校并不能實(shí)現(xiàn)這樣的要求，就很容易導(dǎo)致在檔案管理工作中，進(jìn)行數(shù)字化信息整理時(shí)出現(xiàn)效率較低的現(xiàn)象。

檔案信息數(shù)字化需要有專業(yè)的人才，不僅會(huì)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，還必須要懂得如何進(jìn)行檔案管理，如何管理好隊(duì)伍建設(shè)，所以在對(duì)檔案管理人員的方面有很高的要求?，F(xiàn)在中職院校中的檔案管理隊(duì)伍，整體來說專業(yè)能力比較差，根本沒有接受過專業(yè)的訓(xùn)練，所以在工作的時(shí)候根本沒有將檔案信息數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到最大，反而還減慢了檔案整理的時(shí)間。

二、檔案管理數(shù)字化發(fā)展中出現(xiàn)問題的對(duì)策

（一）及時(shí)更新相應(yīng)系統(tǒng)

在實(shí)行數(shù)字化管理的過程中，不僅僅需要人才的支撐，還需要良好的基礎(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)軟件，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，現(xiàn)在檔案的載體和記錄方式，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展而不斷進(jìn)行改革，所以中職院校應(yīng)該提高對(duì)于檔案信息數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)，及時(shí)更新相關(guān)軟件，硬件設(shè)備，積極引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等。擁有足夠的物質(zhì)保障才能夠推進(jìn)院校檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。需要注意的是，院校在選擇數(shù)字化信息系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該選擇一款更加適合學(xué)校實(shí)際情況、系統(tǒng)功能比較全面的檔案軟件，并且能夠適應(yīng)工作人員在工作中的操作需求[2]。

（二）建立完善的管理機(jī)制

健全的管理制度，有利于使工作更加標(biāo)準(zhǔn)、更加規(guī)范，在任何一項(xiàng)工作的推進(jìn)過程中，都會(huì)存在某些問題，當(dāng)然檔案信息數(shù)字化的發(fā)展也是如此，所以中職院校更應(yīng)該建立健全院校檔案管理制度，同時(shí)也要建立監(jiān)督制度，這樣才能夠使管理制度順利的實(shí)施。在2008年9月1日，教育部已經(jīng)頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理方法》，并且該方法也在不斷的進(jìn)行改進(jìn)完善，中職院?？梢愿鶕?jù)教育部的檔案管理方法結(jié)合自己的實(shí)際情況，制定出符合本校的管理方法。首先中職院校檔案管理人員需明確自身的工作職責(zé)，建立嚴(yán)格的管理規(guī)范，讓工作人員時(shí)刻遵守工作要求，每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照制度標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。其次，院校應(yīng)該建立一個(gè)專門對(duì)于檔案管理制度的監(jiān)督小組，這樣可以更好的監(jiān)督工作人員的工作情況，提高工作人員的工作效率。最后應(yīng)該重視將工作程序簡(jiǎn)單化，能夠使工作人員更加便捷有效的處理檔案信息，通過建立一個(gè)完善的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以推進(jìn)檔案管理數(shù)字化工作穩(wěn)定有序的進(jìn)行下去。

（三）加強(qiáng)相關(guān)人才培養(yǎng)

現(xiàn)在時(shí)代對(duì)于人才的要求，不僅僅是單方面專業(yè)能力的要求，更多的是需要復(fù)合型人才。對(duì)于檔案管人員的工作要求不僅僅會(huì)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，也需要具備較強(qiáng)的檔案數(shù)字化管理能力[3]。因此，中職院校要重視對(duì)于這方面人才的培養(yǎng)，定期對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力，及時(shí)更新他們的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，中職院校也應(yīng)該積極引進(jìn)，既懂得檔案管理知識(shí)，也會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，充分發(fā)揮他們的優(yōu)勢(shì)，提高學(xué)校檔案管理，建設(shè)隊(duì)伍整體的專業(yè)化能力。檔案工作人員的素質(zhì)在不斷提高，檔案管理隊(duì)伍就會(huì)不斷的提高，檔案管理數(shù)字化的發(fā)展就會(huì)不斷的向更好的方面發(fā)展。

（四）重視電子檔案的安全性

中職院校電子檔案儲(chǔ)存的安全性也是十分值得注意的，所以院校應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的監(jiān)督報(bào)警系統(tǒng)以及消防設(shè)施，時(shí)刻關(guān)注檔案庫的安全，確保院校電子檔案庫房的建設(shè)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。除此以外，對(duì)于檔案室的日常管理活動(dòng)也要十分重視，不僅要制定出相關(guān)的管理制度，也要加強(qiáng)相關(guān)監(jiān)督制度的執(zhí)行力度。在電子檔案平時(shí)的管理活動(dòng)中，應(yīng)該根據(jù)電子檔案的珍貴程度以及需要程度進(jìn)行在線儲(chǔ)存、離線儲(chǔ)存異地備份等，進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案異地備份的工作流程，時(shí)刻在后臺(tái)進(jìn)行監(jiān)督。

中職院校檔案管理工作隨著科技的發(fā)展，其信息化管理程度也在不斷提升，這也是院校管理改革的重要方向之一。規(guī)范檔案管理，提高電子檔案的閱讀效率，加快檔案的查詢速度，繼而更好的提高中職院校管理的信息化水平，也可以更方便的服務(wù)學(xué)生。