試論基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化及其重要性分析

張麗燕 濱州市沾化區(qū)泊頭鎮(zhèn)人民政府

引言：作為事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎之一，檔案管理工作在很大程度上影響著單位自身能否快速發(fā)展、生產(chǎn)效益能否持續(xù)提升，并對各部門工作有著不可替代的指導意義。當前已進入信息時代，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理辦法面臨著巨大的挑戰(zhàn)，只有正確認識過去檔案管理工作中的不足，并以規(guī)范化、制度化、科學化的措施進行調整與改進，才能切實提高檔案的利用效率。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題

首先是對檔案管理工作缺乏重視。很多企事業(yè)單位沒有意識到檔案對于企業(yè)或單位發(fā)展的重要性，忽視對其的管理工作，在實際管理過程中，不能有效落實國家相關法律法規(guī)，導致管理工作混亂；其次是基礎性管理業(yè)務薄弱。具體表現(xiàn)為缺乏系統(tǒng)健全的檔案管理制度和部門監(jiān)督體系，導致基礎性管理業(yè)務不符合行業(yè)規(guī)范甚至出現(xiàn)違法違規(guī)行為；最后是管理人員職業(yè)素養(yǎng)不過硬。具體表現(xiàn)在兩個方面，一方面是很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的業(yè)務培訓，導致檔案管理意識和能力沒有達到崗位要求，另一方面是部分管理人員缺乏端正的工作態(tài)度及良好的崗位責任感，對待工作敷衍了事。首先是由于檔案文件系統(tǒng)不兼容而引發(fā)的歸檔問題。目前，在我國很多企事業(yè)單位中普遍存在智能化辦公系統(tǒng)與檔案管理管理系統(tǒng)缺乏兼容性，甚至相互沖突的情況，導致電子檔案歸檔困難；其次是由于檔案管理平臺缺乏而引發(fā)的信息利用率低下問題。由于缺少標準化、系統(tǒng)化、智能化、網(wǎng)絡化的檔案管理平臺，現(xiàn)階段，所謂的檔案信息化管理仍主要停留于利用計算機技術對電子化檔案進行簡單編輯和錄入的初級階段，大部分管理工作仍以人工操作為主，顯著降低了檔案信息管理、調閱、傳輸?shù)男剩蛔詈笫怯捎谶^度依賴信息技術而引發(fā)的電子檔案安全問題。由于具有操作簡便、儲存方便、易于傳輸?shù)燃夹g優(yōu)勢，電子檔案逐漸成為現(xiàn)階段我國企事業(yè)單位主要的檔案形式。但是，受到信息技術、硬件設備、網(wǎng)絡安全等多種因素的影響，電子文檔在使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)文件損壞、數(shù)據(jù)丟失、感染病毒等問題，嚴重影響檔案的保存狀態(tài)和安全性。

二、基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化優(yōu)化

（一）檔案管理信息化平臺建設

1.軟件建設與保密工作。軟件建設是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要內容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，事業(yè)單位可以依照自身實際需要向第三方購買檔案管理軟件，還可以進行自主設計軟件平臺。在管理軟件內部設置與自身實際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對模塊設計與功能設計方面，應進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設需要從長遠角度進行規(guī)劃，同時隨著單位實際發(fā)展情況來拓展各項功能，依照實際需要來進行戰(zhàn)略性升級，以此來保障檔案管理信息化建設的先進性與技術性。另外，在軟件建設過程中，還需要保障信息內容的安全性，因為檔案信息與單位發(fā)展機密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優(yōu)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當前諸多事業(yè)單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導致檔案信息出現(xiàn)泄露問題?；诖?，事業(yè)單位檔案管理部門需要針對這一現(xiàn)象科學選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區(qū)也要進行科學劃分。委派專業(yè)人員來負責檔案管理工作，無關人員不可進入到檔案庫房中。2.資源整合。資源整合可以借助事業(yè)單位的管理軟件來實現(xiàn)，例如ERP/EDP等等，檔案管理的信息化改革創(chuàng)新可以根據(jù)事業(yè)單位管理平臺來進行資源整合，主要包含以下兩個層面：其一是將檔案管理工作融入事業(yè)單位管理平臺中，這樣不僅有利于管理，還能夠進一步發(fā)揮出檔案信息的內在價值。其二是借助事業(yè)單位管理平臺發(fā)揮出檔案信息化管理的最大效能。

（二）引入現(xiàn)代化檔案管理模式

傳統(tǒng)的依賴于手工操作的檔案管理辦法已經(jīng)落后于時代發(fā)展，其不僅會由于操作失誤影響檔案資料的準確性，還會因檔案檢索不便而降低檔案資料的利用效率。為此，事業(yè)單位檔案管理人員要利用計算機技術優(yōu)化檔案資料的收集、錄入、整理、打印、檢索等各項步驟。

（三）加強檔案管理的信息化建設

隨著社會科技的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術被廣泛應用到各個行業(yè)領域中，成為新時期推動行業(yè)發(fā)展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企事業(yè)單位應積極加強檔案管理工作的信息化建設水平。檔案管理信息化建設主要考慮“安全性提升”和“網(wǎng)絡化建設”兩個內容。同時，要加強檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展，一方面針對機要檔案和非公開性檔案，建立內部局域網(wǎng)絡，在確保檔案安全性的基礎上，提升檔案內部傳輸和調閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網(wǎng)絡化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率。

結語：綜上所述，隨著時代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。在長期的社會發(fā)展過程中，云計算、云儲存等新興服務模式逐漸成熟，在檔案管理工作中的應用越發(fā)普及。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。