大數(shù)據(jù)背景下信息統(tǒng)計在檔案管理中的作用研究
——評《檔案管理與信息統(tǒng)計》

喬二兵

(衡水市人民醫(yī)院)

隨著我國信息技術(shù)的飛躍發(fā)展和大數(shù)據(jù)的建設(shè)，檔案管理工作通過信息技術(shù)處理，從紛繁復(fù)雜的信息統(tǒng)計工作中逐漸解脫出來。檔案信息化管理體系在信息化發(fā)展進(jìn)程中得以建立和不斷完善，許多行政和企業(yè)單位都開始采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行整理統(tǒng)計。大數(shù)據(jù)背景下的信息統(tǒng)計更加快速和便捷，信息管理與統(tǒng)計工作理念的創(chuàng)新，大大提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。信息化大大提高了現(xiàn)代企業(yè)和行政部門檔案管理水平，不僅豐富了檔案管理工作內(nèi)容，使得復(fù)雜的檔案統(tǒng)計和管理工作變得簡單易做，還能讓管理人員更加迅速直觀地了解部門人員的信息，從而極大地提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。檔案信息統(tǒng)計工作是檔案管理工作中的重要一環(huán)，也是及時掌握檔案工作的實(shí)際情況、保證檔案工作質(zhì)量和提高檔案工作水平的有效方法。因此，發(fā)揮檔案信息統(tǒng)計工作的職能、體現(xiàn)其自身價值，還需要制定完善的檔案統(tǒng)計與檔案管理制度，積極發(fā)揮信息統(tǒng)計在檔案管理中的重要作用。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要學(xué)會熟練地運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案的信息統(tǒng)計，發(fā)揮檔案管理與信息統(tǒng)計的服務(wù)與監(jiān)督職能，不斷提高信息化水平和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，為部門提供詳細(xì)的信息統(tǒng)計資料，為管理者提供本單位人員第一手詳實(shí)資料，以便監(jiān)督和管理人事。

為此，由周萍主編的《檔案管理與信息統(tǒng)計》一書，有助于大數(shù)據(jù)背景下信息統(tǒng)計在檔案管理中的作用研究。作者針對當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題和實(shí)際情況，通過具體案例詳細(xì)分析了檔案管理的具體要求和功能，有針對性地提出了我國檔案管理急需采用信息化技術(shù)，以提高人事部門的人事檔案管理工作的實(shí)效性，作者所提出來的建設(shè)性意見和建議極大地提高了各個部門檔案管理工作的效率。該著作具體概述了我國圖書情報的管理、圖書館檔案管理的基本原理、管理內(nèi)容和方法、管理原則和技術(shù)，以及信息統(tǒng)計在檔案管理中的積極作用和深遠(yuǎn)影響。在概述圖書館管理的歷史、內(nèi)容方法、檔案概論和理論等基礎(chǔ)之上，重點(diǎn)探討了高校檔案管理過程中的收集與保管、編研與開發(fā)、利用原則與方法、信息管理服務(wù)模式等問題。作者通過不同的視野和角度，重新審視了圖書館檔案管理的信息統(tǒng)計和工作方法，重新認(rèn)識了檔案管理學(xué)理論研究和檔案管理中不同領(lǐng)域不同管理方法。作者還結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)，有效探索了檔案管理活動中各種問題的解決思路和方法。該書可作為檔案學(xué)、行政管理和信息資源管理等專業(yè)學(xué)生教學(xué)用書，也可作為黨政機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)教材和參考學(xué)習(xí)用書。

在書中，作者首先介紹了我國高校圖書情報、檔案信息管理等方面的文化和理論基礎(chǔ)知識，闡述了文獻(xiàn)信息處理的有效方法與技術(shù)知識，并在此基礎(chǔ)上闡述了管理學(xué)的基礎(chǔ)知識、研究內(nèi)容、研究方法、管理學(xué)派與體系、管理學(xué)理論的發(fā)展等管理學(xué)基礎(chǔ)理論。其次，論述了信息資源管理和圖書館管理兩個方面的問題。對信息資源管理方針、政策與法律法規(guī)的了解和掌握，有助于讀者運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段達(dá)到自己的預(yù)定目標(biāo)，科學(xué)合理地開發(fā)和有效利用信息資源，可以有效提高管理技術(shù)水平；對信息資源進(jìn)行有效管理和加強(qiáng)信息產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化，可以加快信息資源的商品化和社會化發(fā)展進(jìn)程。同時，加強(qiáng)對圖書館管理的內(nèi)容、方法、意義、原則、職能、模式和工作組織等管理基礎(chǔ)知識的了解和掌握，也能大力提升圖書館管理效率和管理水平。第三，論述了中西方圖書館管理的歷史沿革與現(xiàn)狀，闡述了“二戰(zhàn)”后期形成的管理理論及現(xiàn)代化發(fā)展，以及中西方圖書館管理的巨大差異。第四，論述了檔案管理與信息統(tǒng)計，具體闡述了信息統(tǒng)計在檔案管理中的重要作用，以及信息技術(shù)對高校檔案管理產(chǎn)生的重要影響。還分析了我國高校圖書館信息服務(wù)模式現(xiàn)狀，闡述了高級圖書館信息服務(wù)模式的創(chuàng)新。最后，論述了高校圖書情報與檔案信息管理的研究與發(fā)展，具體闡述了研究意義與方向、高校圖書館的信息共享與空間建設(shè)、圖書館的知識與服務(wù)、高級圖書館未來發(fā)展等問題。

筆者認(rèn)為，大數(shù)據(jù)背景下的信息統(tǒng)計在檔案管理中發(fā)揮著巨大作用。在當(dāng)下日益繁重的檔案管理工作中，檔案信息統(tǒng)計和管理工作的事無巨細(xì)都導(dǎo)致了檔案管理人員的疲于應(yīng)付，繁瑣的工作形式、檔案統(tǒng)計的準(zhǔn)確性和精確性，都需要采用信息技術(shù)來簡化和提高。為確保大量人員參與信息統(tǒng)計工作的精準(zhǔn)性和整個檔案管理工作流程的順暢，必須采用便捷的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，才能更好地掌握檔案工作數(shù)據(jù)和規(guī)范檔案管理的秩序。作為檔案管理工作者要不斷認(rèn)識信息統(tǒng)計的重要性，自覺提高自身對檔案管理與信息統(tǒng)計的認(rèn)知，明確檔案信息統(tǒng)計的流程與特點(diǎn)，掌握檔案信息統(tǒng)計的規(guī)律和檔案管理的發(fā)展趨勢，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和信息化。信息統(tǒng)計應(yīng)用于檔案管理不僅提高了檔案管理工作效率，還大大提升了數(shù)據(jù)檔案編排的科學(xué)性與合理性。因此，科學(xué)有效地統(tǒng)計檔案資源數(shù)據(jù)信息，將有效管理信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)編排和整理，可以大大提高數(shù)據(jù)信息資源的利用率，發(fā)揮其在檔案管理中的巨大作用。掌握科學(xué)化的信息，規(guī)范檔案信息管理工作，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，汲取中外先進(jìn)的檔案管理理念，把檔案管理工作做得更加精密細(xì)致。還要提高對檔案管理信息統(tǒng)計工作重要性的認(rèn)識，加大檔案管理信息統(tǒng)計資金投入，建立健全檔案管理信息統(tǒng)計工作制度，改變檔案管理信息統(tǒng)計服務(wù)的方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)和監(jiān)督，提高檔案管理和信息統(tǒng)計的信息化水平。