應(yīng)急管理部門檔案整合方法研究

馬賀

應(yīng)急管理部門當(dāng)中的檔案，指的就是在針對(duì)一些應(yīng)急事件進(jìn)行管理時(shí)所產(chǎn)生的所有原始記錄，對(duì)它們的總稱就叫做應(yīng)急管理檔案。伴隨著應(yīng)急管理部門的重新組建，在日常工作過(guò)程中針對(duì)復(fù)雜的應(yīng)急管理檔案進(jìn)行整合、建立與收集已經(jīng)成為一個(gè)至關(guān)重要的研究課題。

吉林省公主嶺市，屬溫帶大陸性季風(fēng)氣候，進(jìn)入21世紀(jì)以后，降水驟然減少。由于自然降水減少，水資源短缺，旱象嚴(yán)重，地下水位明顯下降。也正是由于當(dāng)?shù)剡@種干燥的氣候特征，因此十分容易出現(xiàn)森林火災(zāi)以及干旱等自然應(yīng)急事件，所以應(yīng)急管理部門在當(dāng)?shù)刂饾u成為了不可或缺的一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)組織。

更加具有鮮明的時(shí)代特色

公主嶺市的應(yīng)急管理部門在檔案整合工作當(dāng)中，具備了更加鮮明的時(shí)代特點(diǎn)。該部門當(dāng)中集合了十余個(gè)部門的復(fù)雜檔案內(nèi)容，從根本上突破了傳統(tǒng)檔案管理模式下各個(gè)職能部門之間檔案分散的缺陷。通過(guò)檔案整合工作，可以推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)管理的完善與“活化”，讓各個(gè)職能部門之間的檔案數(shù)據(jù)與檔案信息能夠越來(lái)越契合，從而為需要利用檔案的人員提供便利，從根本上發(fā)揮出檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，即提升應(yīng)用效果。

更加具有強(qiáng)勁的現(xiàn)實(shí)意義

公主嶺市的應(yīng)急管理部門在檔案整合工作當(dāng)中，具備了更加強(qiáng)勁的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案整合完成之后，借助于對(duì)檔案的查閱可以更好的把握經(jīng)驗(yàn)，依靠較強(qiáng)的理論依據(jù)，轉(zhuǎn)變工作人員的工作意識(shí)與思路，提升當(dāng)?shù)貞?yīng)急管理部門的整體工作質(zhì)量與效率。與此同時(shí)，應(yīng)急管理部門當(dāng)中的檔案信息往往與人民群眾的日常生產(chǎn)生活密切關(guān)聯(lián)，因此進(jìn)行合理的整合與應(yīng)用，能夠推動(dòng)廣大公民更加便捷的利用應(yīng)急檔案，從而使他們的知情權(quán)能夠得到充分保障。

更加迎合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的基本需求

公主嶺市的應(yīng)急管理部門在檔案整合工作當(dāng)中，更加迎合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的基本需求?，F(xiàn)如今，伴隨著我國(guó)改革工作的不斷完善與推進(jìn)，在公主嶺市地區(qū)的政府部門日常工作當(dāng)中，越來(lái)越倡導(dǎo)“僅用一扇門、至多跑一次”的這種“一站式”工作服務(wù)。在應(yīng)急檔案管理部門進(jìn)行檔案整合之后，借助于針對(duì)政務(wù)服務(wù)工作的編碼管理，以及對(duì)事項(xiàng)條件、流程、名稱、材料以及時(shí)限等的規(guī)范，真正實(shí)現(xiàn)了同一種事項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)及編碼，從根本上使服務(wù)事項(xiàng)的申請(qǐng)、審查、送達(dá)、受理以及決定等流程得到了簡(jiǎn)化，減少了事項(xiàng)辦理時(shí)長(zhǎng)，降低了個(gè)人與企業(yè)的辦事成本，節(jié)省了他們大量的精力與時(shí)間，同時(shí)也降低了政府的運(yùn)行成本，提高了政府工作效率，進(jìn)一步完善了應(yīng)急管理檔案的整合水平。

檔案歷史數(shù)據(jù)整合資料較少

因?yàn)椴糠植块T正處于改革與人員變動(dòng)的關(guān)鍵時(shí)期，同時(shí)由于一些職能部門對(duì)歷史檔案的保存不夠完整，不同部門之間的存儲(chǔ)方式、格式等方面都各不相同，所以必定會(huì)導(dǎo)致歷史檔案管理工作出現(xiàn)一定缺陷，讓?xiě)?yīng)急管理部門在這部分檔案的整合過(guò)程中沒(méi)有充足的資料作為保障。另外，根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求，原有職能部門當(dāng)中的檔案需要由各個(gè)職能部門一同進(jìn)行封存，需要移交到檔案館當(dāng)中的檔案必須及時(shí)移交。

檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用比較落后

對(duì)應(yīng)急管理部門當(dāng)中的檔案信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)與利用，能夠充分體現(xiàn)出該部門的社會(huì)公益性質(zhì)，同時(shí)借助于大數(shù)據(jù)等各種先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立起一個(gè)與公主嶺市地區(qū)社會(huì)發(fā)展實(shí)際相符的高效服務(wù)體系。但是從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，當(dāng)?shù)貙?duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的開(kāi)發(fā)與利用仍然較為落后，這嚴(yán)重限制了應(yīng)急管理檔案管理與整合的現(xiàn)實(shí)意義發(fā)揮。

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

現(xiàn)階段，在應(yīng)急管理部門當(dāng)中的日常工作過(guò)程中，工作人員往往更多關(guān)注對(duì)檔案資料信息的保護(hù)工作，而針對(duì)檔案資料信息的開(kāi)發(fā)與利用則嚴(yán)重忽視，部分檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)不足，因此在工作過(guò)程中經(jīng)常只能夠扮演著檔案保管人員的角色，而無(wú)法體現(xiàn)出檔案整合與利用的重要意義。在這樣的情況下，如果發(fā)生突發(fā)事件，在需要針對(duì)某種檔案進(jìn)行調(diào)取利用時(shí)，極有可能出現(xiàn)無(wú)法及時(shí)應(yīng)對(duì)的情況，進(jìn)而造成更加嚴(yán)重的后果。

檔案管理人員提升自身的職業(yè)敏感性

一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)急突發(fā)事件都有著不可預(yù)知的事件發(fā)生特點(diǎn)，比如我們?nèi)粘Ｉ钪谐Ｒ?jiàn)的地震、森林大火等，這都屬于公共突發(fā)事件。而應(yīng)急部門則在這些應(yīng)急突發(fā)事件當(dāng)中充當(dāng)著管理者的角色，針對(duì)這些應(yīng)急突發(fā)事件來(lái)說(shuō)，檔案管理工作十分關(guān)鍵，歷史檔案的完整性則更加重要，因?yàn)樵跉v史檔案當(dāng)中，一般會(huì)有針對(duì)過(guò)往現(xiàn)實(shí)案例、應(yīng)急預(yù)算、影響范圍以及持續(xù)時(shí)間等重要的數(shù)據(jù)信息，一旦部門檔案較為完整，那么在工作過(guò)程中相關(guān)部門就可以結(jié)合檔案當(dāng)中豐富的理論經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)采取有效措施來(lái)提升對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件的防控能力。

強(qiáng)化針對(duì)應(yīng)急管理部門的檔案整合

1.需要與檔案館配合，對(duì)一些重大的應(yīng)急突發(fā)事件檔案信息進(jìn)行整合，而通常情況下，面對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件都需要以政府為領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)職能部門之間通力合作才能夠完成的任務(wù)，因此其中的檔案信息也會(huì)包括許多不同的職能部門。應(yīng)急管理部門作為其中的“領(lǐng)頭羊”單位，必須要充分收集各種檔案，比如在工作過(guò)程中針對(duì)工作部署、具體實(shí)施以及后續(xù)處置等工作的文字和影音資料進(jìn)行收集，從而將整個(gè)事件過(guò)程盡可能還原，為后人提供詳細(xì)的資料依據(jù)。

2.結(jié)合應(yīng)急突發(fā)事件的特征，開(kāi)展檔案編研工作。檔案資料管理工作絕不只是單單的檔案收集，而是要結(jié)合應(yīng)急突發(fā)事件的特征，開(kāi)展檔案編研工作，比如針對(duì)公主嶺市地區(qū)的地理特點(diǎn)、人口基數(shù)等多方面進(jìn)行分析，另外還需要進(jìn)行綜合性考量篩選從而強(qiáng)化檔案資料的目的性和有效性。借助于檔案編研工作，能夠讓后人充分汲取經(jīng)驗(yàn)，從而更好的應(yīng)對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件。還要加強(qiáng)和當(dāng)?shù)貦n案管理的深度溝通與協(xié)助，促進(jìn)檔案信息的高效共享，擴(kuò)展檔案整合的服務(wù)能力。

擴(kuò)展多種災(zāi)害信息接收路徑，豐富檔案內(nèi)容

在針對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件進(jìn)行緊急救援時(shí)，需要救援部門在事件發(fā)生后先針對(duì)災(zāi)區(qū)信息進(jìn)行全面掌握，了解歷史事件發(fā)生時(shí)的具體經(jīng)驗(yàn)、做法與教訓(xùn)，從而為工作人員提供正確的引領(lǐng)與指導(dǎo)。對(duì)此，需要應(yīng)急檔案管理工作人員在工作過(guò)程中，不斷擴(kuò)展各種災(zāi)害信息的接收路徑，以便于為其他工作人員提供堅(jiān)實(shí)的理論依據(jù)。同時(shí)，在應(yīng)急突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，應(yīng)急管理部門還會(huì)調(diào)用各種資源、技術(shù)設(shè)備與專業(yè)知識(shí)來(lái)輔助救援工作，因此我們還需要建立一個(gè)高效的信息共享平臺(tái)，讓公主嶺地區(qū)的日常工作能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息溝通共享，還需要建立與其他部門的溝通，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)與辦法。

以應(yīng)急管理部門為基礎(chǔ)，完善檔案管理制度

基于應(yīng)急管理部門來(lái)說(shuō)，我們還需要針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行不斷完善，進(jìn)一步促進(jìn)應(yīng)急突發(fā)事件應(yīng)對(duì)的規(guī)范化與法制化進(jìn)程?，F(xiàn)如今，在針對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件處理過(guò)程中，針對(duì)部分信息進(jìn)行管理往往并沒(méi)有獲取法律上的明確支持，因此必須要不斷完善相關(guān)的管理制度，加強(qiáng)法律制度建設(shè)，從而要求相關(guān)應(yīng)急救援保障中心、社會(huì)救援隊(duì)伍以及災(zāi)后重建團(tuán)隊(duì)能夠結(jié)合檔案管理工作當(dāng)中的制度標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)開(kāi)展檔案工作。

運(yùn)用各種教育途徑，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

應(yīng)急管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)將直接決定著救援工作的實(shí)際效果，對(duì)此，就需要我們主動(dòng)的擴(kuò)展各種教育途徑，并做好相關(guān)應(yīng)急預(yù)案與應(yīng)急辦法的宣傳工作，積極為檔案管理工作人員組織開(kāi)辦定期的專業(yè)培訓(xùn)，為他們講解基礎(chǔ)應(yīng)急知識(shí)與辦法，從而全面提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，使他們能夠更好的應(yīng)對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件，做好檔案管理與整合工作。

強(qiáng)化服務(wù)應(yīng)急處置能力

應(yīng)急突發(fā)時(shí)間當(dāng)中的檔案服務(wù)工作一般具有較強(qiáng)的專業(yè)性、較大的工作量以及較強(qiáng)的時(shí)效性，因此要求檔案管理工作人員必須在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，針對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行編研設(shè)計(jì)、組織實(shí)施與規(guī)劃管理，還可以組建專家咨詢庫(kù)，以專業(yè)人員的專業(yè)能力，來(lái)帶動(dòng)整體的工作服務(wù)水平，提升服務(wù)應(yīng)急處置能力，讓相關(guān)工作人員可以針對(duì)日常工作中不懂的問(wèn)題通過(guò)專家咨詢庫(kù)得到及時(shí)解決。

公主嶺市受當(dāng)?shù)靥厥獾臍夂虻乩項(xiàng)l件影響，發(fā)生應(yīng)急事件的概率較大，因此應(yīng)急管理部門的設(shè)立十分關(guān)鍵。在日常工作過(guò)程中，必須要采取科學(xué)的辦法，加強(qiáng)檔案管理與整合工作，從而為日后的工作提供堅(jiān)實(shí)理論依據(jù)，提升當(dāng)?shù)貞?yīng)急事件的應(yīng)對(duì)能力。

（吉林省公主嶺市應(yīng)急管理局）

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