行政事業(yè)單位存貨管理現(xiàn)狀及改進對策

蔡雅麗

根據(jù)2021年4月1日起施行的《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理條例》的規(guī)定，凡是使用財政資金形成的資產(chǎn)都屬于行政事業(yè)性國有資產(chǎn)，包括存貨，所以行政事業(yè)單位應以問題為導向，加強存貨的日常管理。

存貨是行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的重要組成部分，存貨占用資金的大小，周轉(zhuǎn)速度的快慢，直接影響到單位的財務狀況。加強存貨管理能更全面反映政府資產(chǎn)負債狀況，是貫徹黨中央、國務院“過緊日子”有關要求的客觀需要。

自2019年全面實施新的政府會計制度以來，很多行政事業(yè)單位存在重固定資產(chǎn)管理、輕存貨管理的現(xiàn)象，在存貨管理上存在著以下問題。

1.存貨管理的意識有待提升。在實行雙基礎、雙分錄、雙核算的政府會計制度兩年多以來，存貨的管理沒有得到足夠的重視，購買的低值易耗品沒有一個較為完整的入庫出庫流程，庫存物品領取具有隨意性，容易造成浪費、滋生腐敗。政府機關重視單價1000元以上的固定資產(chǎn)的管理，對未達到固定資產(chǎn)標準的存貨不夠重視，對各科室使用存貨沒有一個使用數(shù)量、使用物品的統(tǒng)計，容易造成重復購買。

2.缺乏存貨信息系統(tǒng)。信息化管理落后，數(shù)字化程度低，存貨的領取仍然依靠紙質(zhì)記錄或人工記賬，沒有詳細記錄存貨的數(shù)量、品種、類型、質(zhì)量等信息，無法匯總各個部門的使用信息，無法為下一年的采購預算提供明細數(shù)據(jù)。

3.存貨周轉(zhuǎn)效率較低。存貨是單位的一項流動資產(chǎn)，存在著一段時間后使用的特點，占用了單位大部分的流動資金，是單位休眠了的資金。有些行政事業(yè)單位存在著重視購買而輕視管理的思想，存貨采購缺乏計劃性，隨用隨買，采購超量時有發(fā)生，容易導致庫存物資積壓，存貨周轉(zhuǎn)效率較低，資金使用效率不高，同時堆積的很多廢棄物品也增加了倉儲費用，造成了國有資產(chǎn)的浪費甚至流失。

4.缺乏專職專責的采購人員、保管人員和驗收人員。新的政府會計制度下對財務工作的要求越來越細致，但新的工作要求并沒有對應編制的增加，還是傳統(tǒng)的收付實現(xiàn)制的人員配備，缺乏固定編制的專職工作人員。很多工作人員身兼數(shù)職，或者采取購買服務或臨時聘用人員的形式，或者使用學歷低、年齡大、身體弱的工作人員，庫存管理人員整體專業(yè)素質(zhì)不高，造成存貨管理工作沒有連續(xù)性，采購部門與驗收部門、保管部門無法相互獨立，管理難度和管理成本均上升。

1.強化信息化建設，實現(xiàn)物料全程追蹤。行政事業(yè)單位應重塑平臺結(jié)構(gòu)，打造一個數(shù)字化管理平臺，一個信息共享和溝通交流的平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共用、資源共享。該平臺可以分成三個模塊，分別是政府采購模塊、存貨管理模塊、存貨對賬模塊。在政府采購模塊，各個科室的物品使用人可以制作請購單，將該請購單發(fā)送至采購人員，采購人員可以編制訂購單。在政府采購系統(tǒng)訂購所需要的物品時，同時生成采購時間、采購數(shù)量、單價、金額、物品名稱、類別、型號等信息，該政府采購系統(tǒng)可以直接連接到存貨管理模塊，這樣就可以高效統(tǒng)計物品的所有信息。在政府采購系統(tǒng)中還可以設置安全庫存數(shù)量、庫存最高數(shù)量、庫存最低數(shù)量，當達到庫存警戒線數(shù)量時，系統(tǒng)自動發(fā)出提醒，采購人員可以補充庫存。等到采購物資到貨時，由專門的驗收人員進行驗收，并在存貨管理模塊登記驗收記錄，并通知保管員辦理入庫手續(xù)。各個科室領用物資時，保管員要辦理出庫手續(xù)。在存貨管理模塊可以建立各業(yè)務科室之間存貨的共享機制，對存貨進行統(tǒng)一調(diào)配，提高資金的使用效率，同時也能避免重復購買造成的資源浪費。該數(shù)字化管理平臺可以生成物品的庫存金額、庫存天數(shù)、責任科室、責任人員等信息，對物品進行全程定位追蹤。還可以將該平臺延伸至財務部門，便于財務人員對存貨的會計核算和核對。

2.制定績效指標。如何衡量存貨的周轉(zhuǎn)效率？企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)效率=銷售收入/平均存貨成本 ，對行政事業(yè)單位而言，我認為衡量存貨周轉(zhuǎn)效率的指標有庫存天數(shù)、庫存金額、庫存周轉(zhuǎn)效率、過剩庫存數(shù)量、滯留庫存數(shù)量、廢棄庫存數(shù)量等等。在政府機關，如果申請科室的預計使用數(shù)量為100件，而庫存只有50件的話，則庫存周轉(zhuǎn)率就為2。如果申請部門的預計使用數(shù)量為50件，而庫存有100件的話，則庫存周轉(zhuǎn)效率就為0.5。庫存周轉(zhuǎn)率高、滯留庫存數(shù)量少則資金流量的效率就高，可以將該結(jié)果作為確定員工薪酬的依據(jù)，為各個科室的績效考核乃至整個單位的績效考核提供硬性指標，超過規(guī)定的存儲量，要追查原因，落實相關責任人，并妥善處理。作為政府財政資金的監(jiān)督者，審計部門可以將存貨周轉(zhuǎn)效率納入行政事業(yè)單位的領導干部任期經(jīng)濟責任審計工范疇，嚴格監(jiān)督存貨的管理。

3.plan-do-see。存貨管理不是一個單一的管理，而是要結(jié)合整個單位的經(jīng)濟業(yè)務進行的管理。在存貨管理模塊中添加預算編制模塊，各個業(yè)務科室做好下一年的預算安排，準確預測物品的需求量。如何才能做到準確預測呢？一是可以根據(jù)庫存模塊系統(tǒng)上一年的數(shù)據(jù)，并依據(jù)當年的工作量進行調(diào)整。二是采取指數(shù)平滑法，按照月份或季度，滾動預測下一個月份或季度的需求量。各個科室為存貨制定合理的計劃，并根據(jù)計劃執(zhí)行，然后檢查其結(jié)果并作出評估，為下一年的存貨預測提供依據(jù)。

4.供應商維護。JIT（Just In Time）是一種旨在降低庫存、優(yōu)化利用資源一種生產(chǎn)組織方式，通過整合供應商，把JIT系統(tǒng)與供應商的JIT系統(tǒng)聯(lián)結(jié)在一起，將有利于保證物資供應的及時性和可靠性，以最大限度的逼近零庫存。所以，行政事業(yè)單位可以將大型超市，比如天虹、麥德龍、華潤萬家等納入政府采購的范圍，政府采購系統(tǒng)可以直接連接各大超市，共享行政事業(yè)單位和超市的庫存信息和需求預測，采購人員可以直接在政府采購系統(tǒng)訂購所需要的辦公用品，由超市送貨至單位。行政事業(yè)單位應加強與外部供應商的合作，盡量縮短交貨周期，對于日常的辦公用品和辦公日用品可以要求超市1個小時內(nèi)送貨上門。設法以最少的庫存運作，可以削減與存貨相關的成本，減少倉儲、驗收作業(yè)，管理倉庫所需的人員也能夠相應減少，節(jié)約倉儲費用，使得財政資金使用效益得到提升。

針對上述問題和對策，我們擬定了一個行政事業(yè)單位的庫存管理方案。

1.倉庫規(guī)劃管理：確定物資保管場所、安排保管場所的布局，劃分碼放區(qū)域，制作分區(qū)分類保管的貨架，按貨物種類和性質(zhì)分區(qū)，同類物品集中存放，按照商品在倉庫的周轉(zhuǎn)率來安排儲位，周轉(zhuǎn)率越高應離出口越近，貨物堆碼要求整齊合理，盡量將存貨存放在一個地點。

2.物資驗收管理：制作統(tǒng)一格式的物資驗收單，根據(jù)不相容職務相分離的制度，由保管人員以外的驗收人員負責對所有入庫貨物的質(zhì)量、數(shù)量、包裝、規(guī)格、外觀是否完好、完整、有無已經(jīng)使用、銹蝕、破損痕跡等方面進行全面檢查；入庫驗收結(jié)果為合格的貨物可以貼上“合格”標簽，不合格的貨物則記錄下來，并上報采購部門及相關領導。

3.物資出入庫管理：保管員根據(jù)驗收人員的驗收報告、采購人員的入庫單辦理貨物的入庫手續(xù)，保管員要認真核對入庫單上的品名、規(guī)格、包裝及批號等信息，核對無誤后將入庫單信息輸入系統(tǒng)，可以通過條碼技術或者射頻技術將貨物的信息進行批量錄入，計算機系統(tǒng)自動更新存貨明細賬，并與采購訂購單核對。對于一些自動化程度較高、貨物進出頻率高的周轉(zhuǎn)倉庫應考慮采用電子標簽，利用射頻技術對貨物庫存信息進行近距離讀寫，以提高入庫環(huán)節(jié)的工作效率。物資出庫要填寫出庫單，出庫單需經(jīng)科室負責人簽字證明。物資出庫時要按照先進先出的原則發(fā)放物品，保管員要復核物資名稱、數(shù)量、規(guī)格及批次等，并在出庫單上加蓋“貨已付訖”。為全面、真實、準確的反映貨物入庫、出庫及結(jié)存的動態(tài)，倉庫必須為每一種貨物建立倉儲管理明細賬。倉儲管理明細賬應詳細反映庫存貨物的進、出和結(jié)存情況，利用數(shù)據(jù)庫技術對全部貨物的庫存進行動態(tài)管理。

4.物資儲存及盤點：時刻監(jiān)控倉庫的溫度和濕度；根據(jù)物資屬性選擇正確的、科學的方法進行防霉、防腐、防蟲處理。庫存物資要定期盤點、臨時盤點，按照貨物的價值、重要程度、出庫頻率分成不同的等級，分別制定不同的盤點計劃。按照不相容職務相分離的原則，由獨立于保管人員之外的其他人員編制存貨盤點計劃，確定盤點的范圍、重點、方法與時間安排，檢查存貨，填制盤點匯總表，將存貨盤點結(jié)果與存貨明細賬進行核對，證實賬實是否相符，如出現(xiàn)不符，應作出盤盈、盤虧記錄，并及時查找原因。在存貨盤點過程中，還應注意存貨質(zhì)量、有無失效、銹蝕、破損、毀損或變質(zhì)的情況。

5.倉庫安全管理：倉庫需要配備滅火器、消防栓、高溫感應器消防設施，所有倉庫職工都要嚴格遵守保衛(wèi)制度，禁止非本庫人員擅自入庫，倉庫一律嚴禁吸煙。

綜上所述，存貨的管理水平直接影響了政府的形象，政府機關應加強存貨的管理，提高存貨周轉(zhuǎn)率，進而提高整個單位國有資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率，營造高效運行的工作氛圍，促使厲行節(jié)約、反對浪費的節(jié)約型政府的構(gòu)建。

（深圳市南山區(qū)會計核算管理中心）

參考文獻：

[1]于蔚，李倩.《政府會計制度》下公立醫(yī)院接受捐贈的會計處理.財務會計，2021（03）：73

[2]張陸燕.企業(yè)存貨的內(nèi)部控制.財經(jīng)問題研究，2016（6）：74-77.