新常態(tài)下如何做好基層人事檔案管理工作

林淑花

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，企事業(yè)單位的人事管理工作成為當(dāng)前學(xué)術(shù)界熱門(mén)的研究重點(diǎn)，在高校干部人事檔案、人事檔案信息化管理、人事檔案系統(tǒng)、流動(dòng)人員的人事檔案等多個(gè)方面都有大量的學(xué)者參與研究，取得了一定的成果，但是與此同時(shí)也存在著非常多的實(shí)際問(wèn)題，理論概述也有些不足。本文對(duì)新常態(tài)下人事檔案管理工作發(fā)生的變化進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹，針對(duì)在新常態(tài)下人事檔案管理工作存在的不足進(jìn)行討論，基于這些不足提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，供各個(gè)單位人事部門(mén)參考。

新常態(tài)下人事檔案管理工作和傳統(tǒng)人事檔案管理的不同如下：第一，人事檔案管理工作的覆蓋面發(fā)生了變化，在我國(guó)最新頒布的文件中明確指出，人事檔案管理工作管理的檔案資料需要反映到干部的誠(chéng)信以及道德的情況，將人事檔案從簡(jiǎn)單的檔案信息資料提升了一個(gè)階層。第二，管理措施發(fā)生了改變，在原本檔案的基礎(chǔ)上新增加了對(duì)入口關(guān)的管理、對(duì)材料信息完整性的鑒別以及是否嚴(yán)格遵守查閱檔案紀(jì)律等相關(guān)的內(nèi)容，這使得人事檔案管理工作在一定程度上增加了難度。第三，在進(jìn)行人事檔案處理工作的時(shí)候，對(duì)于處理措施的規(guī)定給出了新的尺度，經(jīng)過(guò)紀(jì)檢部門(mén)的調(diào)查，如果發(fā)現(xiàn)了檔案中出現(xiàn)了造假事件，將會(huì)依據(jù)事件的具體情況對(duì)其進(jìn)行處理，最高可以對(duì)人事檔案管理工作人員作出離職的處分，這使得各個(gè)單位基層人員和干部的人事檔案工作具有了更強(qiáng)大的公信力。

對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知有偏差

很多人都認(rèn)為，人事檔案管理工作無(wú)非就是將大家的檔案集中在一起進(jìn)行管理，人事檔案管理員從事的無(wú)非就是保管性質(zhì)的工作，這和單位的重要工作相比沒(méi)有什么要緊的，只要單位員工的人事檔案都能集中集中存放，不會(huì)丟檔不會(huì)泄密，在需要進(jìn)行檔案查詢(xún)的時(shí)候有據(jù)可循就可以了，這種看法顯然過(guò)于片面。這種情況就導(dǎo)致在當(dāng)前有些單位進(jìn)行人事調(diào)配的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，為人事檔案管理工作以及調(diào)配人員后續(xù)的工作造成了非常多的麻煩。更有甚者在一些小型的縣級(jí)事業(yè)單位中，從事人事檔案管理工作的專(zhuān)員居然還是兼職工作的，這會(huì)使人事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性大幅度降低，非常容易導(dǎo)致進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)各種難以預(yù)料的問(wèn)題。

對(duì)人事檔案的管理工作重視程度過(guò)低

人事檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用是無(wú)法代替的，具有絕對(duì)重要的地位，但是由于人事檔案管理并不會(huì)為單位帶來(lái)實(shí)際的效益，這就導(dǎo)致有一部分員工就會(huì)認(rèn)為人事檔案管理工作不需要具備什么樣的能力，從事該工作的人們應(yīng)該也沒(méi)有什么專(zhuān)業(yè)水平，因此對(duì)人事檔案的管理工作沒(méi)有足夠的重視。在這種戴著有色眼鏡看待人事檔案管理工作的情況下，就會(huì)使得事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)所使用的辦公器材、軟件等配套設(shè)施難以得到更新，被時(shí)代遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在身后，與此同時(shí)，由于對(duì)人事檔案管理工作的不重視，就會(huì)導(dǎo)致該部門(mén)難以招到具有真實(shí)能力的人才，人才隊(duì)伍始終得不到良好的建設(shè)。

人事檔案管理制度不夠完善

檔案信息的錯(cuò)誤和混亂對(duì)于有關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展一些活動(dòng)有著非常不利的影響，而造成這些情況的主要原因在于人事檔案管理工作沒(méi)能得到完善。有很多的事業(yè)單位都想要實(shí)行常態(tài)化人事檔案管理，并專(zhuān)門(mén)為此設(shè)定了相關(guān)的管理制度，但是制度在進(jìn)行落實(shí)的時(shí)候卻經(jīng)常出現(xiàn)阻礙，致使制度只能長(zhǎng)期停留在紙面上，檔案在進(jìn)行借閱、傳遞的過(guò)程中依然不能按照制度要求填寫(xiě)完善的檔案?jìng)鬟f通知書(shū)、沒(méi)有建立相關(guān)的檔案借閱手續(xù)，檔案回執(zhí)單填寫(xiě)不及時(shí)等問(wèn)題依舊存在于各事業(yè)單位之中。

為了讓我縣事業(yè)單位的人事管理工作邁向常態(tài)化、正規(guī)化，讓人事檔案工作能夠和時(shí)代與經(jīng)濟(jì)對(duì)接，必須要提高對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)該工作的領(lǐng)導(dǎo)，加大對(duì)該部門(mén)資金的投入，采取切實(shí)可行的措施，讓人事檔案管理工作真正能夠發(fā)揮的作用。

加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的宣傳加快完善檔案管理相關(guān)的法律

事業(yè)單位的工作人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)到，人事檔案管理工作是一件非常重要的工作，是事業(yè)單位各種工作中不可缺少的組成部分，通過(guò)檔案可以反映出一個(gè)人的過(guò)往經(jīng)歷，可以將將一個(gè)人的歷史現(xiàn)實(shí)全貌進(jìn)行反映，為事業(yè)單位進(jìn)行人事工作以及人事決策工作提供非常重要的信息依據(jù)，為我縣的未來(lái)的儲(chǔ)備干部提供充足的參考資料，是一件非常有意義的工作。嚴(yán)格按照檔案管理的要求，制訂工作制度，全力做好文書(shū)檔案的整理、立卷、歸檔和移交工作。幾年來(lái)，單位迎來(lái)了多次的機(jī)構(gòu)變革，本人整理并歸檔文書(shū)檔案100多卷、宗，使一些重要文獻(xiàn)檔案資料得以有效保存，一些重大的機(jī)構(gòu)改革和大事得以記錄在案，為整個(gè)單位的發(fā)展提供重要的查考價(jià)值。認(rèn)真學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)及知識(shí)，并在工作中嚴(yán)守保密紀(jì)律，推動(dòng)相關(guān)工作順利進(jìn)行。

適應(yīng)新時(shí)代人事檔案的新角色不斷提升檔案價(jià)值

人事檔案信息的收集網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)建設(shè)健全，按照檔案信息的生成規(guī)律進(jìn)行定時(shí)定點(diǎn)采集工作，對(duì)新生成檔案信息進(jìn)行定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集等方式，保證檔案信息能夠快速地歸檔。與此同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案資料歸檔工作的宣傳，根據(jù)各個(gè)單位的具體情況，定制相關(guān)的可行性強(qiáng)的檔案歸檔制度，制定一定的措施，保證檔案都能夠按期歸檔。

加強(qiáng)重點(diǎn)檔案信息材料的歸檔工作可以重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面入手：第一，加強(qiáng)對(duì)考核、考察材料的歸檔情況跟蹤，重點(diǎn)將有關(guān)反映人員政治素養(yǎng)以及思想情況的資料進(jìn)行歸檔，對(duì)于能夠反映人員對(duì)黨的方針、政策、路線的執(zhí)行狀況信息以及干部自身品德、情操和作風(fēng)的信息要重點(diǎn)進(jìn)行核實(shí)歸檔；第二，將領(lǐng)導(dǎo)干部在各種學(xué)習(xí)和會(huì)議中領(lǐng)會(huì)到的關(guān)于解放思想、中國(guó)特色社會(huì)主義理論、開(kāi)拓進(jìn)取等方面的材料進(jìn)行重點(diǎn)收集；第三，歸檔的材料應(yīng)該能夠反映出人員的業(yè)務(wù)水平能力、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)以及有關(guān)科研方面能力的資料；第四，要重點(diǎn)完善人員的履歷信息、自傳等能夠客觀真實(shí)將人員經(jīng)歷進(jìn)行記錄的資料，讓人事檔案具有更高的全面性，真實(shí)細(xì)致的地反映人員的全貌。

提高各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)力度 完善檔案管理機(jī)制

無(wú)頭檔案始終是檔案管理工作中需要面對(duì)的難題，在新時(shí)期人事檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)無(wú)頭檔案的形成特點(diǎn)，對(duì)無(wú)頭檔案實(shí)現(xiàn)溯源，完成動(dòng)態(tài)化的檔案管理工作。事業(yè)單位中的檔案部門(mén)不應(yīng)該獨(dú)立進(jìn)行工作，應(yīng)該與組織部門(mén)、人事部門(mén)、勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)等經(jīng)常進(jìn)行聯(lián)系，將人才流動(dòng)和就業(yè)安置等實(shí)際情況進(jìn)行掌握，同時(shí)還應(yīng)該積極地將檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)，把檔案轉(zhuǎn)接到人員調(diào)動(dòng)的部門(mén)，防止檔案和人員之間出現(xiàn)脫節(jié)。人事檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，所以建立、健全、規(guī)范人事檔案管理工作至關(guān)重要。幾年來(lái)及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料100多件，做到無(wú)錯(cuò)漏。積極辦理單位干部職工的職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)聘、人員調(diào)動(dòng)以及人員退休等日常變動(dòng)工作，每年機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的年度測(cè)評(píng)、考核工作，并將測(cè)評(píng)、考核結(jié)果進(jìn)行材料歸檔工作。對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的無(wú)頭檔案要積極進(jìn)行跟蹤管理，將無(wú)頭檔案產(chǎn)生的原因進(jìn)行調(diào)查，積極主動(dòng)地尋找人員的去向，按照相關(guān)的規(guī)定，及時(shí)對(duì)無(wú)頭檔案進(jìn)行處理。由于市場(chǎng)與單位形勢(shì)的變化產(chǎn)生的人員下崗、分流和自動(dòng)離職等情況產(chǎn)生的無(wú)頭檔案，上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)該盡快完善無(wú)頭檔案的管理辦法和制度，讓人事檔案管理工作有所依循。

改變檔案的服務(wù)方式 提升檔案服務(wù)質(zhì)量

在檔案為單位提供服務(wù)的過(guò)程中，必須要樹(shù)立超前的服務(wù)意識(shí)，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該將各個(gè)員工的檔案信息分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，建立相關(guān)的人才信息資源庫(kù)，將人才信息動(dòng)態(tài)掌握，及時(shí)的為有關(guān)部門(mén)以及領(lǐng)導(dǎo)干部提供充足的信息，推薦合適的人才。主動(dòng)為各個(gè)事件提供相應(yīng)的服務(wù)。各級(jí)檔案部門(mén)還行該利用檔案數(shù)據(jù)將單位中人員年齡結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)水平知識(shí)結(jié)構(gòu)等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使得檔案更加具有應(yīng)用的價(jià)值。

由此可見(jiàn)，人事檔案管理工作必須響應(yīng)新時(shí)代的要求，不斷地科學(xué)化、規(guī)范化，不斷與時(shí)俱進(jìn)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)并不簡(jiǎn)單，需要相關(guān)工作人員必須從思想上改變觀念，將人事檔案管理制度進(jìn)行更新，完善檔案的服務(wù)功能，不斷對(duì)管理措施進(jìn)行改進(jìn)，只有這樣才能真正在新常態(tài)下將人事檔案管理工作做細(xì)做好做到位。

（福建省大田縣工業(yè)和信息化局）

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